由于我國中小企業(yè)的信息管理不完善，使中小企業(yè)蒙受了很大的損失。中小企業(yè)實現(xiàn)持續(xù)經(jīng)營的戰(zhàn)略方法，就是要加強信息管理。只有在加強企業(yè)信息管理的前提下，才可能使企業(yè)的發(fā)展與時代的發(fā)展同步。

加強中小企業(yè)的信息管理，首先要理解其重要性和必要性。自從21世紀(jì)以來，我國的經(jīng)濟高速平穩(wěn)發(fā)展，深刻地融入了世界經(jīng)濟之中，國外企業(yè)也不斷進(jìn)入我國市場。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，不但消費者更加依賴信息，而很多外企在中國的競爭中也廣泛地收集各種商業(yè)信息。因此信息成為了21世紀(jì)企業(yè)發(fā)展的主要主要依據(jù)之一，也成為了競爭中的一個重要環(huán)節(jié)。由于我國中小企業(yè)缺乏戰(zhàn)略性眼光，對信息管理不到位，使企業(yè)信息甚至商業(yè)秘密外流，給企業(yè)發(fā)展造成了極大的損失。所以，加強中小企業(yè)的信息管理非常重要，中小企業(yè)加強信息管理是實現(xiàn)持續(xù)經(jīng)營的戰(zhàn)略方法。

加強中小企業(yè)的信息管理，其次要求明確信息管理的內(nèi)容。中小企業(yè)信息管理的內(nèi)容主要可分為外部信息和內(nèi)部信息。外部信息如經(jīng)濟政策、市場供求信息、同行業(yè)信息、消費者信息及資源信息等，內(nèi)部信息包括企業(yè)的商業(yè)運作模式，知識產(chǎn)權(quán)（專利技術(shù)及商標(biāo)等）及核心技術(shù)、企業(yè)文化、客戶信息、管理策略、手段及方法等。例如內(nèi)部行政信息包括：公司行政傳達(dá)的一切文字資料、電子郵件、文件、傳真。具體信息管理表現(xiàn)為上傳下達(dá)、平級傳送的行文管理、資料管理、檔案管理。歸屬于日常行政管理。又如市場信息包括：公司業(yè)務(wù)銷售的客戶文件、來往傳真、電話、客戶檔案；公司業(yè)務(wù)應(yīng)用的電話記錄、報價、合同、方案設(shè)計、投標(biāo)書等原始資料、電子資料、文件、報告等。具體信息管理表現(xiàn)為客戶溝通、文字記錄、資料收集分析、業(yè)務(wù)文件編寫等。歸屬于業(yè)務(wù)經(jīng)營管理。

加強中小企業(yè)的信息管理，再次要了解信息管理的基本要求，一是及時性，二是準(zhǔn)確性。

一是信息的及時性要求。所謂及時就是信息管理系統(tǒng)要靈敏、迅速地發(fā)現(xiàn)和提供管理活動所需要的信息。這里包括兩個方面：一方面，要及時地發(fā)現(xiàn)和收集信息?，F(xiàn)代社會紛繁復(fù)雜，瞬息萬變，有些信息稍縱即逝，無法追憶。因此信息的管理必須最迅速、最敏捷地反映出工作的進(jìn)程和動態(tài)，并適時地記錄下已發(fā)生的情況和問題。另一方面要及時傳遞信息。信息只有傳輸?shù)叫枰呤种胁拍馨l(fā)揮作用，并且具有強烈的時效性。因此，要以最迅速、最有效的手段將有用信息提供給有關(guān)部門和人員，使其成為決策、指揮和控制的依據(jù)。

二是信息的準(zhǔn)確性要求。信息不僅要求及時，而且必須準(zhǔn)確。只有準(zhǔn)確的信息，才能使決策者做出正確的判斷。失真以至錯誤的信息，不但不能對管理工作起到指導(dǎo)作用，相反還會導(dǎo)致失誤。為保證信息準(zhǔn)確，首先要求原始信息可靠，只有可靠的原始信息才能加工出準(zhǔn)確的信息。信息工作者在收集和整理原始材料的時候必須堅持實事求是的態(tài)度，克服主觀隨意性，對原始材料認(rèn)真加以核實，使其能夠準(zhǔn)確反映實際情況。其次是保持信息的統(tǒng)一性和唯一性。一個管理系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)，既相互聯(lián)系又相互制約，反映這些環(huán)節(jié)活動的信息有著嚴(yán)密的相關(guān)性。所以，系統(tǒng)中許多信息能夠在不同的管理活動中共同享用，這就要求系統(tǒng)內(nèi)的信息應(yīng)具有統(tǒng)一性和唯一性。因此，在加工整理信息時，要注意信息的統(tǒng)一，也要做到計量單位相同，以免在信息使用時造成混亂現(xiàn)象。

加強中小企業(yè)的信息管理，最后一步也是最關(guān)鍵的一步，就是如何管理這些信息。隨著科學(xué)技術(shù)特別是信息工程、計算機技術(shù)等高科技技術(shù)的飛速發(fā)展和普及，當(dāng)今世界已進(jìn)入到了信息時代。企業(yè)和組織要求信息處理的數(shù)量越來越大，速度越來超快。為了讓管理者及時掌握準(zhǔn)確、可靠的信息，以及執(zhí)行之后構(gòu)成真實的反饋，一方面必須建立一個功能齊全和高效率的信息管理系統(tǒng)。信息管理系統(tǒng)采用以電子計算機為主的技術(shù)設(shè)備，通過自動化通信網(wǎng)絡(luò)，與各種信息終端相連接，利用完善的通信網(wǎng)及溝通各方面的聯(lián)系，以保證迅速、準(zhǔn)確、及時地收集情況和下達(dá)命令。另一方面必須不斷地完善信息管理制度。信息管理工作必須在加強宏觀控制和微觀執(zhí)行的基礎(chǔ)上，嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，以提高企業(yè)效益和管理效率，服務(wù)于企業(yè)總體的經(jīng)營管理為宗旨。在信息管理工作中要貫徹“提高效率就是增加企業(yè)效益”的方針，細(xì)致到位，準(zhǔn)確快速，在企業(yè)經(jīng)營管理中降低信息傳達(dá)的失誤失真延遲，有力輔助行政管理和經(jīng)營決策的執(zhí)行。只有把信息管理列入戰(zhàn)略管理之中，不斷完善信息管理機制才能確保企業(yè)的運營正?；拍苁蛊髽I(yè)做出科學(xué)決策及有力地應(yīng)對外部市場及競爭對手。

綜上所述，信息管理技術(shù)已經(jīng)是企業(yè)決策的重要依據(jù)，中國中小企業(yè)必須加強完善現(xiàn)代信息管理機制，通過建立信息管理系統(tǒng)和完善信息管理制度，有效防止信息外露，幫助企業(yè)決策和管理，只有這樣才能確保企業(yè)持續(xù)經(jīng)營。

寇北辰，管理資源網(wǎng)專欄人物，寇北辰先生,經(jīng)濟學(xué)博士,管理學(xué)博士,著名管理學(xué)家、教育學(xué)家、經(jīng)濟學(xué)家、五行管理學(xué)創(chuàng)始人,現(xiàn)任中國農(nóng)大MBA導(dǎo)師、中國管理科學(xué)院特邀研究員、上海巨鵬企業(yè)總裁

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