石化企業(yè)設(shè)備檔案是由設(shè)備購置、安裝調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、檢修、報廢等階段產(chǎn)生的科技文件組成。設(shè)備檢修檔案是企業(yè)生產(chǎn)裝置停產(chǎn)時，對設(shè)備進(jìn)行檢修后歸檔的文字、圖表、聲像等科技文件。
　　
　　一、設(shè)備檢修檔案存在的問題
　　
　　1、設(shè)備使用階段檔案收集不全
　?。?）日常堵漏消漏記錄收集不全。目前有些單位對堵漏消漏的記錄不夠重視，忽視歸檔的現(xiàn)象時有發(fā)生。（2）設(shè)備日常管理記錄收集不全。一方面，由于操作人員不及時整理移交，日積月累造成原始記錄堆積；另一方面，有些檔案人員也認(rèn)為日復(fù)一日的原始記錄內(nèi)容千篇一律，重視程度大打折扣，造成存檔不完整。
　　
　　2、設(shè)備檢修期間科技文件管理薄弱
　?。?）設(shè)備檢修現(xiàn)場管理指導(dǎo)不到位。有些檔案部門仍然還在走“你交我存，你借我發(fā)”的老路子，缺乏主動參與精神，或者很少參加相關(guān)專業(yè)會議，到會也極少發(fā)言，或者設(shè)備檢修期間很少深入現(xiàn)場進(jìn)行指導(dǎo)。（2）新購設(shè)備的科技文件收集不到位。大型企業(yè)生產(chǎn)裝置在購置和替換新型設(shè)備時，較大的機(jī)組和重要設(shè)備在收集時會引起各方面的重視，但是,一些小型設(shè)備由于體積小、價格低、安裝簡單，對隨機(jī)文件的收集就顯得重視不夠，收集也不得力，這部分資料的遺缺將為設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)和生產(chǎn)裝置的安全運(yùn)行埋下隱患。（3）設(shè)備檢修結(jié)束科技文件歸檔不及時、不規(guī)范。
　　
　　3、對壓力容器設(shè)備檔案的形成缺乏了解
　　壓力容器設(shè)備是石化企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)的需要和特點(diǎn)，專門制造的非標(biāo)、自制專用設(shè)備，具有“高溫、高壓、易燃、易爆”等特點(diǎn),是企業(yè)安全生產(chǎn)的關(guān)鍵設(shè)備。近年來，壓力容器設(shè)備事故頻發(fā)，給國家財(cái)產(chǎn)、人民生命安全及環(huán)境污染帶來了巨大損失。但是，有些檔案人員只具備收集、歸檔、保管的一般管理知識，平時缺乏對壓力容器等自制設(shè)備檔案形成的了解和學(xué)習(xí)，知識面窄、工作層次淺，遇到設(shè)備檢修需提供利用時就無法全面、準(zhǔn)確、及時、有效地為檢修現(xiàn)場服務(wù)。
　　
　　二、加強(qiáng)設(shè)備檢修檔案管理的對策
　　
　　1、隨時收集，集中歸檔
　　設(shè)備檔案管理既要有集中歸檔的環(huán)節(jié)，還要重視對設(shè)備投入使用后的隨時收集。如日常形成的巡檢記錄、安全記錄、操作記錄、潤滑記錄、消漏補(bǔ)漏記錄、更換備用設(shè)備及密封件記錄等。這些內(nèi)容都是操作人員對設(shè)備使用過程中日積月累形成的重要科技文件，為檢查設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)正常與否提供了準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，技術(shù)人員可以通過分析記錄中蛛絲馬跡的變化制定和編制檢修方案。但是由于按時按日的巡檢記錄大致相同且文件數(shù)量大，歸檔后占空間較多，需要特別關(guān)注的偶然出現(xiàn)的消漏補(bǔ)漏記錄產(chǎn)生的又特別少（有時一年才有一兩次），使得移交和接收的管理人員容易出現(xiàn)忽視遺漏的問題。為此，檔案管理部門應(yīng)制定《設(shè)備檔案隨時收集及歸檔制度》，對巡檢記錄和補(bǔ)漏消漏記錄等內(nèi)容要做到隨時收集，定期集中歸檔，如遇設(shè)備檢修可提前歸檔。只有搞好隨時收集、集中歸檔才能使設(shè)備檔案的管理做到動靜結(jié)合：動態(tài)隨時收集時為靜態(tài)集中歸檔補(bǔ)充內(nèi)容，靜態(tài)集中歸檔管理時又包括動態(tài)隨時收集的補(bǔ)充?！?、深入現(xiàn)場，管理到位
　　一是現(xiàn)場管理到位。檔案人員要主動參加設(shè)備檢修現(xiàn)場召開的一系列專業(yè)會議，在參與和指導(dǎo)的過程中，一方面要學(xué)會借勢開展工作，通過參加專業(yè)會議宣傳依法管理檔案的重要性；介紹檢修過程中執(zhí)行和采取的各種管理制度及措施。另一方面要倡導(dǎo)全員參與管理，工作布置要條理清晰。檔案人員應(yīng)及時通報設(shè)備檢修科技文件的發(fā)放、使用情況，按照檢修進(jìn)度表，隨時布置檔案管理的相關(guān)事宜，并且不斷收集維修現(xiàn)場技術(shù)人員的信息反饋，調(diào)整管理部署，梳理工作細(xì)節(jié)，使參與檢修的相關(guān)人員都能明確檔案部門實(shí)施的專業(yè)管理程序和具體操作內(nèi)容，同心協(xié)力做好現(xiàn)場科技資料的收集工作，將檔案部門獨(dú)家管理變?yōu)槿珕T、全方位的互動管理。檔案部門在管理方面要注重把好三關(guān)：一是發(fā)放關(guān)，根據(jù)檢修現(xiàn)場使用的情況控制發(fā)放份（套）數(shù)（應(yīng)以發(fā)放復(fù)印件為主），發(fā)放時要由檢修單位的兼職檔案人員登記領(lǐng)取。二是檢查關(guān)，在檢修期間檔案人員要到現(xiàn)場檢查使用情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，對需保密的內(nèi)容要監(jiān)督管理到位，對于現(xiàn)場作業(yè)污損的圖紙及時替換，確保檢修工作的順利進(jìn)行。三是回收關(guān)，督促催辦檢修單位工程結(jié)束時將現(xiàn)場使用過的圖紙等科技文件核實(shí)收回，做到維修完、場地清、回收全，并在相關(guān)技術(shù)會上進(jìn)行通報。
　　二是設(shè)備開箱驗(yàn)收到位。檔案人員的收集工作要體現(xiàn)在設(shè)備開箱驗(yàn)收的全過程。首先，檔案人員要掌握新購置設(shè)備的清單和供貨日期，做到心中有數(shù)。其次，要及時到達(dá)第一現(xiàn)場會同使用部門、安裝部門等共同開箱驗(yàn)收，填寫《設(shè)備開箱驗(yàn)收清單》要清晰、準(zhǔn)確、完整，并逐一簽字，所有文件應(yīng)該由檔案部門集中后，統(tǒng)一分類、登記、保管，特別對于小型設(shè)備到達(dá)施工現(xiàn)場后要更加重視，應(yīng)該與其他設(shè)備一樣認(rèn)真對待。經(jīng)驗(yàn)證明，因小失大造成損失的教訓(xùn)屢見不鮮。最后，檔案人員應(yīng)及時復(fù)印、拷貝、發(fā)放，即確保設(shè)備開箱驗(yàn)收收集完整，又能滿足檢修現(xiàn)場人員的及時利用。
　　三是要專業(yè)指導(dǎo)到位。圓滿地完成設(shè)備檢修任務(wù)應(yīng)該做到“硬件設(shè)備的安全運(yùn)行與軟件科技文件的完整歸檔”。檔案人員要深入檢修現(xiàn)場，協(xié)助、指導(dǎo)科技文件的整理工作，才能實(shí)現(xiàn)管理達(dá)標(biāo)的目的，由于設(shè)備檢修現(xiàn)場的施工人員所處的環(huán)境和工作性質(zhì)，對提供的相關(guān)科技文件只突出一個“用”字，欠缺有效管理，特別在檢修后期，往往以設(shè)備成功運(yùn)轉(zhuǎn)為最終目的，對整理、移交等專業(yè)要求了解不夠，認(rèn)識不高。檔案人員應(yīng)充分考慮到這種情況，積極主動地開展工作提供服務(wù)。首先根據(jù)設(shè)備檢修規(guī)模編制鑒別、立卷、編目、裝訂以及歸檔的范圍、時間、份數(shù)、手續(xù)等指導(dǎo)手冊。其次對各施工部門的兼職檔案人員進(jìn)行臨時業(yè)務(wù)培訓(xùn)、召開小型座談會答疑解惑、協(xié)調(diào)解決科技文件管理問題，把主動服務(wù)、有效管理的工作做實(shí)、做活，力爭有創(chuàng)新，有特色。
　　
　　3、嚴(yán)格要求，及時歸檔
　　一是從時間上要意識到設(shè)備檢修人員撤離現(xiàn)場后再發(fā)現(xiàn)收集環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞的危害性，特別是在設(shè)備保修期間出現(xiàn)問題，就無法律依據(jù)可言，檔案的憑證作用就會落空。所以，為保證檢修結(jié)束科技資料按時歸，就應(yīng)該做到在與檢修單位簽訂設(shè)備檢修合同中應(yīng)包括歸檔的時間和內(nèi)容，在檢修結(jié)束后的會簽文件中必須有檔案人員簽字才能結(jié)算維修款項(xiàng)，充分運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段確保設(shè)備維修檔案按時歸檔。
　　二是要從專業(yè)上充分認(rèn)識到價值鑒定分析、質(zhì)量鑒別核查在歸檔前后的重要性。歸檔前：①檔案人員要指導(dǎo)檢修單位的技術(shù)部門對形成的基建、技措、新改造項(xiàng)目的竣工圖、設(shè)備開箱驗(yàn)收、隱蔽工程、國外引進(jìn)等重要科技文件內(nèi)容進(jìn)行完整準(zhǔn)確的價值鑒定。②對形成的密封資料、試運(yùn)行記錄、設(shè)備零部件技術(shù)改造及設(shè)備底圖變更等內(nèi)容應(yīng)該通過鑒定后進(jìn)行組卷，并監(jiān)督檢修單位完整地將原件或復(fù)印件交付機(jī)動、設(shè)備部門備案。③對組卷內(nèi)不能長期保存的書寫材料以及日期、簽字不規(guī)范等問題要嚴(yán)格按照檔案法的要求進(jìn)行整改，對經(jīng)過鑒定沒有保存價值的文件一定要履行審查和批準(zhǔn)的手續(xù)才能剔除銷毀。歸檔后：①為了做好設(shè)備檢修檔案的質(zhì)量鑒別工作，檔案人員還應(yīng)該依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》，經(jīng)過系統(tǒng)整理后，按設(shè)備案卷的排列順序并入“設(shè)備維護(hù)”之中，確保與原設(shè)備檔案保持有機(jī)聯(lián)系。②根據(jù)科技檔案質(zhì)量鑒別的原則，考慮到設(shè)備檢修檔案為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和保證生產(chǎn)裝置安全運(yùn)行的功能因素，只要設(shè)備還在使用，其科技檔案就有保存價值，就要隨同設(shè)備一同保存下去，不能因?yàn)檎加脦齑婵臻g等原因擅自減少已經(jīng)鑒定的歸檔科技文件和保管期限。③為方便設(shè)備檢修檔案日后的利用，還應(yīng)編制相關(guān)專題目錄，并主動通過印發(fā)、網(wǎng)上傳送等手段發(fā)至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員，使設(shè)備檢修檔案發(fā)揮最大功能。
　　
　　4、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高水平
　　加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和專業(yè)培訓(xùn)對做好檔案管理工作異常重要，對提高檔案管理水平十分緊迫。當(dāng)前，尤其應(yīng)注重學(xué)習(xí)、掌握企業(yè)專用設(shè)備——壓力容器檔案形成的過程。壓力容器是石化企業(yè)根據(jù)生產(chǎn)裝置的工藝要求、技術(shù)改造的需要，經(jīng)上級審批進(jìn)行設(shè)計(jì)制造的。前期形成調(diào)查研究、設(shè)計(jì)、試制等文件。后期形成安裝調(diào)、管理使用、維修、改造、報廢等文件。為此，清楚壓力容器的科技文件組成內(nèi)容，特別是掌握好檢修階段壓力容器設(shè)備的制造、安裝、原材料規(guī)格、整體組對、元件焊接、焊縫探傷報告、防腐保溫等科技文件的形成過程，應(yīng)是檔案人員提高自身綜合素質(zhì)的重要面，只有具備了這些專業(yè)知識，才能更好地為設(shè)備檢修服務(wù)好。

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