中國(guó)是一個(gè)文山會(huì)海的國(guó)度，君不見(jiàn)打開電視新聞?lì)l道，從中央到地方，無(wú)不是會(huì)議報(bào)道。好像只有會(huì)議才能顯示領(lǐng)導(dǎo)的存在，好像只有會(huì)議才能解決問(wèn)題，好像離開了會(huì)議，這個(gè)社會(huì)就不能正常運(yùn)轉(zhuǎn)了。

企業(yè)也是如此，沒(méi)有會(huì)議，干部就無(wú)法展示權(quán)威，沒(méi)有會(huì)議，老板就不能發(fā)號(hào)司令。對(duì)一個(gè)企業(yè)而言，其實(shí)會(huì)議本身才真正是問(wèn)題的根源——是一切管理混亂的根源。

沒(méi)有制度或者有制度執(zhí)行不了，靠會(huì)議；有矛盾、有糾紛，積怨多了，靠會(huì)議；有投訴、有質(zhì)量問(wèn)題，沒(méi)有人解決得了，靠會(huì)議；有臨時(shí)任務(wù)、有上級(jí)指令，要布置，靠會(huì)議……總之，沒(méi)有規(guī)范的企業(yè)，一切工作靠會(huì)議。會(huì)議無(wú)規(guī)劃、會(huì)議無(wú)主題、會(huì)議無(wú)目的，會(huì)議隨時(shí)可能召開，會(huì)議隨時(shí)可能延長(zhǎng)、會(huì)議常常老調(diào)重彈，會(huì)議往往議而不決。會(huì)議只是表明管理者在工作，卻不能幫助員工解決多少實(shí)際問(wèn)題。

說(shuō)起開會(huì)，很多企業(yè)的員工都會(huì)心生恐懼。會(huì)議并不殺人，為何會(huì)生恐懼呢？有個(gè)企業(yè)的員工告訴我：對(duì)他們而言，會(huì)議就是煎熬和折磨。說(shuō)好三分鐘的短會(huì)，不超過(guò)半小時(shí)不會(huì)結(jié)束；說(shuō)好二個(gè)鐘頭的會(huì)議，沒(méi)有半天下不來(lái)。領(lǐng)導(dǎo)出差前要開個(gè)會(huì)，叮嚀叮嚀；領(lǐng)導(dǎo)出差后，見(jiàn)聞要介紹介紹，當(dāng)然忘不了對(duì)其出差期間犯錯(cuò)誤的員工要清算清算。領(lǐng)導(dǎo)參觀一下別的企業(yè)，發(fā)現(xiàn)有差距，也要回來(lái)罵罵員工——為什么你們沒(méi)有別人做得好？會(huì)上總是老板或上司在教訓(xùn)員工——好像企業(yè)的所有問(wèn)題都出在員工身上。今天張三挨罵，明天李四被批，下一次不知輪到誰(shuí)。這樣的企業(yè)，員工有沒(méi)有別的病不清楚，但一定少不了會(huì)議恐懼癥。

我曾經(jīng)是無(wú)效會(huì)議的政治犧牲品，就因?yàn)橐淮螌?duì)徒有形式而無(wú)內(nèi)容的冗長(zhǎng)會(huì)議無(wú)法忍受中途退場(chǎng)，導(dǎo)致了我政治生命的終結(jié)——從入黨積極分子變成了永遠(yuǎn)與黨無(wú)緣。當(dāng)我在企業(yè)擔(dān)負(fù)一定的職務(wù)之后，我不敢亂開會(huì)，也不敢開長(zhǎng)會(huì)，每次會(huì)議我都認(rèn)真準(zhǔn)備，每次會(huì)議我都預(yù)報(bào)時(shí)間并且承諾絕不超時(shí)，因?yàn)槲也幌胱约阂渤蔀閯e人中途退場(chǎng)的會(huì)議主持人。我發(fā)現(xiàn)認(rèn)真準(zhǔn)備、掌控得法，會(huì)議也是推動(dòng)工作的有效手段。因此，我想對(duì)會(huì)議的作用、意義以及會(huì)議管理辦法談?wù)剰垏?guó)祥老師個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，以供希望從會(huì)海中解放的企業(yè)借鑒和參考。

一、會(huì)議的基本作用

會(huì)議的作用不外乎布置工作、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、討論事項(xiàng)、分析問(wèn)題、研究對(duì)策，一言以蔽之就是做出決策。

也就是說(shuō)每次會(huì)議都有特定的主題，都有需要解決的問(wèn)題，只要圍繞主題、集思廣益，達(dá)成問(wèn)題解決的目的就行，這樣的會(huì)議才有意義。

二、會(huì)議的管理辦法

一個(gè)企業(yè)每年應(yīng)該召開的會(huì)議其實(shí)是屈指可數(shù)的，固定會(huì)議除了企業(yè)的年度總結(jié)大會(huì)、半年總結(jié)會(huì)、月例會(huì)、周例會(huì)（班組有晨會(huì)或晚會(huì)）之外，其余的會(huì)議都是專題會(huì)議，或是非常規(guī)會(huì)議，也可以稱之為臨時(shí)會(huì)議。

企業(yè)必須建立會(huì)議管理制度或者是會(huì)議http://m.fanshiren.cn召開流程，對(duì)各類會(huì)議的主持人、參加人員、召開地點(diǎn)、會(huì)議召開時(shí)間長(zhǎng)短、會(huì)議發(fā)言順序、會(huì)議成果（如會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議決定等）做出清楚明確的界定，以確保會(huì)議召開的效率和效益。

對(duì)各種臨時(shí)會(huì)議實(shí)行申報(bào)審批制度，可以制訂《臨時(shí)會(huì)議申報(bào)審批表》，對(duì)會(huì)議召開的目的意義、參與人員、討論事項(xiàng)、解決問(wèn)題、會(huì)議時(shí)間地點(diǎn)等事先做出規(guī)劃，事后進(jìn)行跟蹤。讓會(huì)議主持人或召集人做到開會(huì)有目的、有計(jì)劃、有成效。

企業(yè)必須把握一個(gè)原則：可開可不開的會(huì)議堅(jiān)決不開。

企業(yè)如果能將會(huì)議效率與績(jī)效考核掛鉤，那將是最有效的會(huì)議管理。

三、主持會(huì)議的技巧

會(huì)議成敗或作用大小與主持人關(guān)系極為密切，要想會(huì)議取得成效，主持人必須做好以下工作：

1、事先做好規(guī)劃，確定會(huì)議主題、討論重點(diǎn)、解決途徑、發(fā)言順序，并設(shè)計(jì)好自己的建議與具體措施，最好事先告知與會(huì)者會(huì)議的主題；

2、掌控會(huì)議進(jìn)程，啟發(fā)與會(huì)者的參與性和創(chuàng)意思維，讓會(huì)議朝有利問(wèn)題最終解決的方向發(fā)展；

3、及時(shí)機(jī)智打斷無(wú)關(guān)會(huì)議主題的提議和發(fā)言，保持會(huì)議主題不動(dòng)搖；

4、在會(huì)議冷場(chǎng)時(shí)，要主動(dòng)化解緊張局勢(shì)，避免陷入僵局；

5、在會(huì)議討論熱烈時(shí)，要善于引導(dǎo)，對(duì)建議性意見(jiàn)及時(shí)給予鼓勵(lì)；

6、注意眼觀六路、耳聽(tīng)八方，對(duì)內(nèi)向沉穩(wěn)者，主動(dòng)給予發(fā)言機(jī)會(huì)，不使每一個(gè)出席者受冷落；

7、適時(shí)歸納總結(jié)，問(wèn)題解決了，及時(shí)宣布散會(huì)。

8、對(duì)超時(shí)會(huì)議必須征得全體出席人員同意方可延時(shí)，否則宣布擇機(jī)另開。

9、會(huì)議紀(jì)要必須在會(huì)議結(jié)束后半個(gè)工作日內(nèi)發(fā)放到與會(huì)者手中，最好用電腦記錄同步發(fā)放；

10、做好會(huì)議跟蹤，確保會(huì)議決定事項(xiàng)得到落實(shí)。

如果一個(gè)企業(yè)想從會(huì)海中解放，就必須對(duì)會(huì)議進(jìn)行管理。

擴(kuò)展閱讀

版權(quán)聲明：