一、新時期檔案工作中存在的主要問題

　　1.國家檔案信息資源結(jié)構(gòu)沒有體現(xiàn)時代和地方特征?需不斷加以優(yōu)化

　　目前?在國家綜合檔案館保存的檔案中?存在著結(jié)構(gòu)不夠合理的問題。在檔案的來源上?一般僅有本行政區(qū)域一級機構(gòu)的檔案?二、三級機構(gòu)的檔案甚少?而且難以反映我國社會結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)軌以來公有制為主體、多種經(jīng)濟成份并存的立檔單位性質(zhì)多元化的狀況。漂河市5家國家綜合檔案館保管著61 0個全宗的檔案?其中一級機構(gòu)全宗數(shù)為34 7個?二級機構(gòu)全宗數(shù)為173個?89個二級機構(gòu)全宗在市檔案館?縣區(qū)檔案館二級全宗數(shù)量少?有的縣檔案館甚至沒有保管二級機構(gòu)的檔案。來源的單一性決定了館藏檔案不能全面客觀地反映漂河市新時期社會政治經(jīng)濟全貌。二是在檔案的內(nèi)容上?記載國家機關(guān)、社會團體職能活動方面的檔案多?與人民群眾聯(lián)系密切的檔案內(nèi)容少;反映宏觀管理方面的檔案居多?體現(xiàn)地方優(yōu)勢的各類特色檔案少。漂河市國家綜合檔案館的檔案多來自于黨政機關(guān)?其內(nèi)容也主要是反映國家機關(guān)、社會團體職能活動?近年來?雖然在地方特色檔案建設(shè)上下了功夫?但全市保存的地方特色檔案只有65種?還不能真實地全面地反映出漂河地方特色。三是在檔案的門類上?文書檔案居多?專門、科技、聲像、電子等門類檔案的數(shù)量少。全市國家綜合檔案館文書檔案151099卷(件)?專門檔案45678卷(件)?科技檔案1565卷(張)?聲像檔案36687張(盤)?目前館藏檔案還以文書檔案為主。四是在檔案的制成材料和記錄的手段上?書寫或打印的紙質(zhì)檔案居多?照片、錄音、錄像、電子等新型載體檔案少。派河市國家綜合檔案館照片、錄音、錄像、電子檔案共有39206張(盒、盤)?占全部館藏量的15%。

　　2.國家檔案信息資源相對分散保存?不能實現(xiàn)共享

　　隨著社會轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟轉(zhuǎn)制?形成國家檔案資源的主體呈現(xiàn)出利益的多元化格局?國家檔案資源的歸屬與流向?特別是國家綜合檔案館作為對國家和社會有保存價值的檔案的最終流向的地位受到了挑戰(zhàn)。國家檔案資源分散保存趨勢越來越明顯?表現(xiàn)在以下幾個方面:一是實行垂直領(lǐng)導(dǎo)的部門按照規(guī)定不再向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交檔案?如工商、稅務(wù)、商檢、銀行等部門的檔案已經(jīng)國家檔案局同意不再向綜合檔案館移交;二是具有保密性質(zhì)的專業(yè)檔案不向綜合檔案館移交?如公安局、法院、檢察院的檔案?因具有一定的機密性?按照規(guī)定不向綜合檔案館移交;三是綜合檔案館對專業(yè)檔案的接收征集工作力度不夠。一方面是由于綜合檔案館長期以來對專業(yè)檔案接收工作不夠重視;另一方面形成專門檔案的部門受利益驅(qū)使?不愿意將重要的專業(yè)檔案向綜合檔案館移交;檔案行政管理部門也沒有從嚴(yán)執(zhí)法;四是國家綜合檔案館以外的檔案館數(shù)量呈現(xiàn)出增長之勢。除了專業(yè)檔案館外?企業(yè)、事業(yè)單位及村級檔案館的數(shù)量越來越多?這些檔案館的檔案原則上不向綜合檔案館移交。以漂河市為例?市直80多個單位已有30多個單位按照不同的規(guī)定可以不向國家檔案館移交檔案?建行、中行等還投資建起檔案信息中心?這就使國家檔案信息資源呈現(xiàn)出分散保存的趨勢。國家檔案資源分散保存的結(jié)果必定使國家綜合檔案館的館藏缺乏綜合性和顯著的地方特色?而這樣勢必會影響到綜合檔案館功能的發(fā)揮。
3.檔案信息化建設(shè)任務(wù)艱巨?困難重重

　　由于種種原因?在國民經(jīng)濟和社會信息化的宏觀背景下?檔案管理部門卻沒有及時順應(yīng)信息時代發(fā)展的需要?很好地解決思想認(rèn)識、人才、經(jīng)費等方面存在的問題。在信息化建設(shè)上往往表現(xiàn)為思想上不夠重視?認(rèn)識上不夠到位?方向上不夠明確?投人上不夠充足?檔案信息化建設(shè)舉步維艱。加之檔案信息化本身就是一項浩大的工程?對綜合檔案館而言?檔案信息化任務(wù)艱巨?如果沒有人才與經(jīng)費的保證?檔案信息化會永遠是檔案部門一個遙不可及的夢想。漂河市檔案館較早開展了檔案目錄數(shù)據(jù)庫與全文數(shù)據(jù)庫的建立?取得了階段性的成果?但檔案信息化是個龐大的系統(tǒng)工作?還需要付出艱辛的勞動?市檔案館在檔案信息化方面還存在著一些突出的問題?？h區(qū)綜合檔案館的信息化建設(shè)不容樂觀?在經(jīng)費與信息化人才上都存在著不可忽視的問題。

　　4.檔案信息資源的開發(fā)利用工作力度不夠?還沒有真正實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享

　　大力加強檔案信息資源的開發(fā)與利用?是黨和國家對檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求?是檔案事業(yè)適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇?是檔案事業(yè)在新時期實現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展的必由之路。課河市的檔案信息資源的開發(fā)工作取得了一些成績?但隨著漂河各項事業(yè)對檔案信息需求的日益迫切和國家信息化發(fā)展的新形勢?檔案信息資源的開發(fā)利用還存在一些問題?檔案信息資源的社會化服務(wù)水平不夠高?檔案信息開發(fā)利用的手段還比較落后?還沒有真正實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。檔案利用主要依靠手工查找?數(shù)字檔案信息還沒有在檔案利用中發(fā)揮出舉足輕重的作用。

　　二、做好新時期檔案管理與利用工作的對策

　　1.不斷改善國家檔案資源結(jié)構(gòu)

　　檔案部門要結(jié)合新時期經(jīng)濟社會發(fā)展的特點?注重對國家檔案資源中豐富的經(jīng)濟、科技等檔案信息資源的開發(fā)利用?為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟發(fā)展和知識創(chuàng)新提供參考;不斷開發(fā)利用文化、教育等方面的檔案信息資源?促進先進文化建設(shè);充分開發(fā)檔案信息資源中與人民群眾息息相關(guān)的檔案信息資源?維護最廣大人民群眾的根本利益。同時?徹底改變計劃經(jīng)濟體制下形成的檔案工作模式?不斷開闊視野?拓展檔案工作領(lǐng)域?加強對新建領(lǐng)域建檔工作的監(jiān)管力度。此外?國家檔案資源建設(shè)的重心要放在圍繞中心服務(wù)大局的需要上。比如?政府職能正在轉(zhuǎn)向經(jīng)濟調(diào)節(jié)、市場監(jiān)管、社會管理和公共事務(wù)上來?檔案行政管理部門不僅要做好館、室藏檔案存量檔案資源建設(shè)?而且要加強正在形成中的重大社會活動檔案、重點建設(shè)工程檔案、重要科研項目檔案、企業(yè)信用檔案、社區(qū)建設(shè)檔案等增量檔案資源的建設(shè)。只有這樣?國家檔案資源結(jié)構(gòu)才會得到不斷改善?才會充分體現(xiàn)地方特征和時代特征。只要以各級國家綜合檔案館、各級強類檔案室和其他檔案所有者為依托?充分利用法制、行政手段?發(fā)揮檔案館職能?堅持豐富檔案資源與促進檔案資源開發(fā)利用同步發(fā)展?我國的國家檔案資源建設(shè)必將大有作為。
2.對國家檔案資源進行有效整合

　　國家檔案資源的整合?不僅指一般意義上的檔案接收、征集?而且主要是指在我國檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)?分級管理”的體制下?對國家和社會檔案資源的有效配置?以適應(yīng)經(jīng)濟全球化時代增強區(qū)域綜合競爭力需要的一項社會系統(tǒng)工程。對檔案資源進行整合就是要突破其來源的限制?充分集聚各種檔案資源的特殊優(yōu)勢?最終實現(xiàn)區(qū)域范圍內(nèi)檔案資源的高度系統(tǒng)性要求。綜合檔案館作為各級黨委和政府直屬的文化事業(yè)機構(gòu)?要最大限度地集聚國家檔案信息資源?為綜合檔案館發(fā)揮全方位的輻射作用、拓展社會服務(wù)功能存儲充足的能量。首先接收時間要提前?對在三個文明建設(shè)中有較大現(xiàn)實利用價值的檔案?要提前接收進館;其次?接收范圍要擴大?要加強對與人民群眾聯(lián)系密切的檔案的收集?使館藏檔案更加貼近社會需要;三是開展檔案寄存服務(wù)工作。與新經(jīng)濟組織興起和各類破產(chǎn)情況的出現(xiàn)及個人寄存檔案社會需求日益增長的形勢相適應(yīng)?綜合檔案館可開展面向社會的檔案寄存服務(wù)?使其中對國家和社會有重要價值的檔案得以妥善保管;四是建立以綜合檔案館為基地的區(qū)域性檔案目錄中心。建立包括區(qū)縣級以上機關(guān)和各級各類檔案館在內(nèi)的區(qū)域性檔案目錄中心?對區(qū)域性檔案資源實行集中的信息管理?既能緩解檔案實體分級分專業(yè)管理與社會利用之間的矛盾?又能為依法監(jiān)控國家檔案資源的流向與有效整合檔案資源提供必要的條件;五是開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。將加人WTO后經(jīng)清理依然有效的政策性、法規(guī)性現(xiàn)行文件接收進館?開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。

　　3.切實加強檔案信息化建設(shè)

　　檔案管理部門應(yīng)該順應(yīng)信息時代發(fā)展的需要?以檔案信息化建設(shè)為契機?積極應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案管理現(xiàn)代化的探索與實踐?應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)手段與網(wǎng)絡(luò)工具提高開發(fā)檔案資源的能力與水平?認(rèn)真分析信息化建設(shè)對傳統(tǒng)檔案管理模式造成的沖擊?充分認(rèn)識信息化建設(shè)所引發(fā)的檔案工作理論與工作方法的突破與變革;應(yīng)以檔案信息化建設(shè)積極推動檔案工作的變革?在不斷采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門、不斷提高檔案管理與利用現(xiàn)代化水平的同時?以自己獨特的利用服務(wù)方式?為社會提供一種全新的傳播、交流檔案信息的方式與高質(zhì)量的檔案信息產(chǎn)品?使檔案工作更好地為社會發(fā)展服務(wù)?不斷滿足社會對檔案信息的需求。目前?電子政務(wù)建設(shè)是國家信息化建設(shè)的重點工作?從信息化建設(shè)的實際需要看?電子文件歸檔?信息庫建設(shè)?電子檔案的接收等?都應(yīng)納人電子政務(wù)系統(tǒng)。信息化必將對檔案管理與利用工作產(chǎn)生深遠的影響。

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