職務分析是現代人力資源管理所有職能，即人力資源獲取、整合、保持與激勵、控制與調整、開發(fā)等職能工作的基礎和前提，只有做好了職務分析與設計工作，才能據此有效完成以下具體現代人力資源管理工作：（1）制定企業(yè)人力資源規(guī)劃；（2）核定人力資源成本，并提出相關的管理決策；（3）讓企業(yè)及所有員工明確各自的工作職責和工作范圍；（4）組織有效招聘、選拔、使用所需要的人員；（5）制定合理的員工培訓、發(fā)展規(guī)劃；（6）制定考核標準及方案，科學開展績效考核工作；（7）設計出公平合理的薪酬福利及獎勵制度方案；（8）為員工提供科學的職業(yè)生涯發(fā)展咨詢；（9）設計、制定高效運行的企業(yè)組織結構；（10）提供開展人力資源管理自我診斷的科學依據。

開展職務分析，應收集以下信息：（1）工作內容是什么（What）；（2）責任者是誰（Who）；（3）工作崗位及其工作環(huán)境條件等（Where）；（4）工作時間規(guī)定（When）；（5）怎樣操作（How）及操作工具是什么；（6）為什么要這樣做（Why）；（7）對操作人員崗位職責與任職資格，如生理、心理、技能要求是什么（What）；（8）與相關崗位工作人員的關系要求是什么(what)。

為了收集這些用于職務分析的信息，一般采用觀察法、問卷法、關鍵事件分析法、訪談法、工作日志分析法、事故分析法等。其中觀察法、關鍵事件分析法、訪談法、工作日志分析法、事故分析法主要用于定性分析，為定量分析提供科學的分析要素和相關的可量化規(guī)律。問卷法雖然可以用于定性分析，但就目前國內外的使用情況來看，如美國普渡大學（Purdue University）職業(yè)研究中心開發(fā)的“職位分析調查問卷（PAQ）”就主要用于定量分析，以便獲取更為具體、詳細、量化的職務信息。采用問卷法進行職務分析時，首先是通過定性分析，找到有效搜集各種職務信息的分析要素、指標；其次，是用語言恰當描述這些要素、指標；再次，給每一要素指標語句賦予適當的評定等級數字，便可形成一初步職務分析調查問卷；最后，是使用這一初步問卷進行規(guī)范的抽樣試調查，并進行信度、效度檢驗，就可得到一較為科學的正式職務分析調查問卷。使用這一職務分析問卷，就可以達到較為科學的職務分析信息。

不過，一般企業(yè)，如中小企業(yè)只要使用定性分析方法，進行初步的職務分析就足以應付日后的人力資源管理各項工作了。

下面就以一個擁有30人以上，500人以下，集開發(fā)、生產加工、維修、銷售為一體的中小型電子科技企業(yè)為例，詳細談談使用定性分析方法，如觀察法、訪談法、關鍵事件分析法等，開展職務分析工作的關鍵步驟和技術規(guī)范。

步驟一：各類職務信息的初步調查

1．瀏覽企業(yè)組織已有的各種管理制度文件，并和企業(yè)組織的主要管理人員進行交談，對組織中開發(fā)、生產、維修、會計、銷售、管理等職務的主要任務、主要職責及工作流程圖有個大致的了解。

2．準備一個較為粗略的提綱，并確定幾個關鍵的工作崗位和事件，作為深入訪談和重點觀察分析的參考、指南。

3．列出各職務的主要任務、特點、職責、要求等。

步驟二：工作現場的初步觀察

1．對預先確定的關鍵或不太熟悉的工作崗位、現場進行初步觀察。

2．工作現場的初步調查的目的是使分析者熟悉工作現場的工作環(huán)境、條件，了解工作人員使用的工具、設備、機器，一般的工作條件、工作內容、工作環(huán)境特點及工作崗位對工作人員的要求和工作職責。

3．對復雜或不太熟悉的工作設備、流程、環(huán)境及條件親自進行觀察了解，便于進一步分析。

4．最好由熟悉相關工作崗位的人員或由任職人員的上級陪同參加現場觀察，便于了解個工作崗位的情況，并可隨時得到有效的咨詢。

步驟三：深入訪談

1．確定深入訪談的對象，主要是該職務的實際擔任者，如技術開發(fā)、維修、銷售人員等，他有責任完成此工作崗位的各項任務，對調查人員了解職務信息最為直接詳盡；其次，應選擇職工中的典型代表作為訪談對象，如部門經理；當然，關鍵崗位的管理人員也是十分必要的，如總經理、總經理辦公室主任等。

2．根據初步的調查、了解和所應收集的職務分析信息要求，制定較為詳細的結構化訪談提綱。比如，針對電腦光驅維修這一職務，就可以提出這樣的訪談問題： 光驅維修一般包含哪些程序？ 每一維修程序具體應做些什么？ 作為一個光驅維修人員應掌握哪些知識？ 作為一個光驅維修人員的心理、生理、及手腦技能主要應有哪些要求？ 工作中需要哪些人的配合？疲勞情況怎么樣？ 維修工作對工作環(huán)境、工作條件有什么要求？ ……

3．第一次的談話對象最好是基層的管理者，他們能更好地提供有關工作的情況，并能將職責與職務很好地聯(lián)系起來。其次，是從事某一職務的具體工作人員。在這個訪談的過程中，要不斷與關鍵管理崗位的人員溝通。

4．每天的談話對象最好不要超過兩人，談話時間每人不超過三小時，談話過程中最好有較為詳細的記錄，便于分析。

5．針對某一關鍵事件，如顧客投訴公司的產品質量及售后服務，召集各部門關鍵人員進行座談，就可以深入了解開發(fā)、生產、維修、銷售等職務的職責要求及存在的問題等。

步驟四：工作現場的深入觀察

1．深入觀察工作現場，主要是為了澄清、明確或進一步充實通過前期調查和訪談獲得的信息。

2．深入觀察工作現場之前，應擬定需明確的有關問題、信息，如想弄清：每人每天能維修多少臺光驅？維修質量怎么樣？一般工作多長時間后會出現疲勞現象？等等。

3．深入觀察工作現場，最好仍由最初陪同觀察和訪談的基層管理人員一同參加觀察。

4．深入觀察，不應僅僅停留在觀察上，應工作人員多交流，并不斷咨詢相關人員。最好有錄音機進行記錄。

步驟五：職務信息的綜合處理

這一階段的工作較為復雜，需要投入大量的時間對材料進行分析和研究，必要時，還需要用到諸如計算機、統(tǒng)計分析等分析工具和手段。

1．對根據文件查閱、現場觀察、訪談及關鍵事件分析得到的信息，進行分類整理，得到每一職務所需要的各種信息。

2．針對某一職務，根據職務分析所要搜集的八點信息要求，逐條列出這一職務的相關內容。即為初步的職務說明書。

3．職務分析者在遇到問題時，還需隨時與公司的管理人員和某一崗位的工作人員進行溝通。

步驟六：完成職務說明書的撰寫

1．召集整個職務分析工作中所涉及的人員，并給每位分發(fā)一份職務說明書初稿，討論根據以上步驟所制定的職務說明書是否完整、準確。討論要求仔細、認真，甚至每個詞語都要認真斟酌。職務分析專家應認真記下大家的意見。

2．根據討論的結果，最后確定出一份詳細的、準確的職務說明書。

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