會議的備忘錄（描述會議過程的簡短記錄）是由會議秘書作出的關(guān)于討論內(nèi)容的書面記錄。如果秘書負(fù)責(zé)作備忘錄，應(yīng)該保證它們準(zhǔn)確而清晰。
1、要點(diǎn)
備忘錄應(yīng)當(dāng)簡短，并應(yīng)寫成筆記形式。
及時(shí)遞交備忘錄可以促進(jìn)對討論的事項(xiàng)采取果斷行動。
若會議秘書對一個(gè)問題不太明了，就應(yīng)當(dāng)與主席進(jìn)行討論。
備忘錄應(yīng)能讓缺席者完全理解。
2、撰寫清晰的備忘錄
在備忘錄中，秘書應(yīng)當(dāng)記錄會議的時(shí)間和地點(diǎn)，與會者的姓名（如果適當(dāng)），提出的全部項(xiàng)目（但不必包括討論的細(xì)節(jié)）以及作出的全部決定、協(xié)議和任命。在會議過程中做筆記，然后再寫出完整的備忘錄。備忘錄內(nèi)容必須客觀，風(fēng)格簡明、清晰而準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是很重要的，因?yàn)樗赡茏鳛橐院筠q論的依據(jù)。
寫備忘錄時(shí)，必須保證簡短、準(zhǔn)確并且字跡清楚。用數(shù)字標(biāo)出每一個(gè)新要點(diǎn)，這樣就可以明確顯示出一個(gè)要點(diǎn)的結(jié)束及下一個(gè)要點(diǎn)的開始，如果備忘錄特別長，應(yīng)為其作索引。
3、在備忘錄最后定稿前建議主席閱讀一遍
要做的事包括：
（1）確保主席批準(zhǔn)備忘錄。
（2）會議結(jié)束的一兩天內(nèi)分發(fā)備忘錄。
（3）在兩個(gè)會議之間跟蹤那些要采取的行動。
（4）利用備忘錄就一個(gè)正在進(jìn)行的事項(xiàng)編一個(gè)情況報(bào)告，與下次會議的議程一起傳閱。
（5）每次會議上，批準(zhǔn)上次會議的備忘錄并與出席者一起核實(shí)它的正確性。
4、分發(fā)和跟蹤備忘錄
一旦做好備忘錄，應(yīng)迅速將其分發(fā)給有關(guān)人員。如果會上取得一致的決議沒有進(jìn)一步實(shí)施，匯編備忘錄就毫無意義。
備忘錄應(yīng)清楚地指出每個(gè)項(xiàng)目應(yīng)完成的最后期限以及由誰負(fù)責(zé)執(zhí)行。在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間（但必須在下次會議之前），追蹤備忘錄上記錄項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并且將最新的情況呈報(bào)給主席。如果有必要，應(yīng)檢查這些內(nèi)容是否列入下次會議的備忘錄中。

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