由于秘書幫助領(lǐng)導機關(guān)或領(lǐng)導者個人承擔著政務(wù)、機要、信息、管理等工作, 因此, 秘書工作十分重要, 任何領(lǐng)導機關(guān)或者領(lǐng)導者個人, 如果離開了秘書的輔助與服務(wù), 則將會信息阻塞, 事務(wù)纏身, 工作十分不便, 難以正確作出科學決策, 進行現(xiàn)代化的領(lǐng)導。

　　一、秘書工作應發(fā)揮的作用

　　美國前總統(tǒng)艾森豪威爾的私人秘書謝爾曼·亞當斯說: “衡量一個好的總統(tǒng)秘書, 要以他的獻身精神、艱苦奮斗和工作效率為標準, 而不是他的成就和業(yè)績。一切成就屬于總統(tǒng)。”由此可見, 秘書工作是一種具有較強特殊性的職業(yè)。一方面, 這種工作直接為領(lǐng)導服務(wù), 甚至直接參與領(lǐng)導的決策, 對領(lǐng)導機關(guān)和領(lǐng)導者的領(lǐng)導行為影響較大。另一方面秘書工作畢竟不是領(lǐng)導工作, 只能為領(lǐng)導出謀獻策, 而不是出謀劃策。

　　那么, 秘書工作應發(fā)揮什么作用呢? 筆者認為, 各級各類秘書, 總的來說應當起到五種作用: 參謀作用、助手作用、提供信息作用、協(xié)調(diào)作用、耳目作用。

　　參謀、助手作用　秘書有各種層次、工種, 秘書如何發(fā)揮參謀助手作用有多種途徑。秘書的參謀作用不僅體現(xiàn)在提供輔助決策的方案與日常工作的預案等方面, 更多的秘書人員可以在大量的經(jīng)常性工作中, 為領(lǐng)導決策與管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),當好參謀、助手。諸如協(xié)助領(lǐng)導安排一個時期的工作布局; 為領(lǐng)導出主意想辦法, 積極主動地辦文辦事, 完成領(lǐng)導交給的任務(wù)等。

　　提供信息作用　秘書信息服務(wù)于領(lǐng)導的全部決策、管理和指揮工作, 領(lǐng)導者要在眾多的變革的社會政治經(jīng)濟文化生活中進行決策, [論文網(wǎng)LunWenNet.Com]都要以反映事物發(fā)展變化的大量信息為基礎(chǔ)。就通常秘書工作而言, 需要掌握多種信息, 概括起來所提供的信息應包括: 上級信息、內(nèi)部信息、歷史信息、本機關(guān)及下屬單位的有關(guān)情況、資料, 平行地區(qū)、部門的有關(guān)信息、社會信息、國際信息、業(yè)務(wù)信息、科技信息, 本地區(qū)、本部門的發(fā)展歷史資料等。

　　協(xié)調(diào)作用　協(xié)調(diào)是管理的手段, 其實質(zhì)就是統(tǒng)一認識, 調(diào)整關(guān)系, 解決矛盾, 協(xié)調(diào)行動。在新的歷史時期, 領(lǐng)導面臨的問題十分復雜, 接觸的橫向、縱向關(guān)系也千絲萬縷, 改革中會不斷產(chǎn)生大量新的矛盾, 這些矛盾最后都會集中到各機關(guān)領(lǐng)導面前, 要求及時解決。因此, 圍繞改革中出現(xiàn)的矛盾, 協(xié)助領(lǐng)導及時、正確處理, 是新時期秘書協(xié)調(diào)工作中的重要特點。

　　耳目作用　這不是監(jiān)督領(lǐng)導的一言一行, 充當“特工”角色, 而是在領(lǐng)導決策過程中, 權(quán)衡利弊, 根據(jù)調(diào)查研究得出的科學結(jié)論, 大膽向領(lǐng)導提出合理化建議, 對領(lǐng)導者決策實施過程中可能出現(xiàn)的失誤、偏差以及錯誤等, 應在適當場合適時提醒, 以便及時修正。

　　二、秘書工作應注意的幾個問題

　　恩格斯說: 軍官不懂業(yè)務(wù)在參謀部門造成的危害比其它任何部門都大。由于秘書工作處于上呈下達、為領(lǐng)導出謀獻策的特殊地位, 其要求十分嚴格。那么當前機關(guān)秘書工作的問題是什么呢?

　　1、效率低　主要表現(xiàn)為辦公節(jié)奏慢、辦事拖拉, 工作職責不清, 秩序不順, 互相扯皮, 內(nèi)耗較大; 基層或人民群眾辦一件事, 往往要跑很多機關(guān), 蓋很多章, 等很長時間; 還有的在上下機關(guān)之間, 為了溝通情況, 統(tǒng)一認識, 分清職責義務(wù), 常常發(fā)許多文件, 開若干會議, 其實往往在機關(guān)與機關(guān)之間扯皮, 這都屬于內(nèi)耗。

　　2、質(zhì)量差　主要表現(xiàn)為工作不深入, 不具體, 習慣于表面文章, 看來很忙, 其實在制造“文山會海”, 沒有解決多少實際問題。

　　3、狐假虎威　表現(xiàn)在有的秘書身處領(lǐng)導身邊或給某個領(lǐng)導人當專職秘書, 往往是領(lǐng)導有多大, 他也“水漲船高”。動輒打領(lǐng)導者的招牌, 自我介紹不講姓名, 只講我是某某人的秘書, 濫用權(quán)力, 不按領(lǐng)導意圖辦事, 不經(jīng)授權(quán), 私用領(lǐng)導人名義批文件, 寫條子, 發(fā)命令, 為個人辦私事, 以權(quán)謀私, 還有的自作主張, 擅自按自己的想法隨意回答和處理問題。

　　要解決好上述問題, 秘書人員一定要努力學習馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論, 用江澤民同志“三個代表”的重要思想武裝頭腦, 加強自身修養(yǎng), 牢記在社會主義中國, 任何干部都是人民的勤務(wù)員, 應該全心全意為人民服務(wù), 時刻把人民群眾的根本利益放在第一位, 才能在為領(lǐng)導服務(wù)的工作中以及輔助領(lǐng)導進行決策和管理的過程中, 當好領(lǐng)導的參謀和助手。

　　三、秘書工作的地位和職能

　　秘書在一個單位里, 位于領(lǐng)導者近身, 或者說處于機關(guān)中的樞紐地位, 它是領(lǐng)導與機關(guān)內(nèi)外各方面關(guān)系的橋梁。這種地位決定了秘書(含秘書部門) 有以下五個方面的職能。

　　1、樞紐職能　按照系統(tǒng)論的觀點, 全國的黨政領(lǐng)導機關(guān)是一個龐大而嚴密的領(lǐng)導管理體系, 它是由小型系統(tǒng)(如區(qū)、鄉(xiāng)基層) 、中型系統(tǒng)(如省、市) , 大型系統(tǒng)(如中央國家機關(guān)) 所組成的, 在各個級別的系統(tǒng)中, 又有各自的子系統(tǒng), 如黨委系統(tǒng)的組織、宣傳、紀檢、統(tǒng)戰(zhàn)聯(lián)絡(luò)部門; 政府系統(tǒng)的工業(yè)、農(nóng)業(yè)、財貿(mào)、文教衛(wèi)生等系統(tǒng)。這些眾多復雜的系統(tǒng)是以上下級隸屬關(guān)系工作為聯(lián)系方式, 而構(gòu)成一個整體的, 是以具體形式體現(xiàn)上下級領(lǐng)導與被領(lǐng)導的關(guān)系。實現(xiàn)系統(tǒng)中各因素聯(lián)系的,就是秘書部門。所以秘書部門及秘書在機關(guān)中處于承上啟下、溝通左右的樞紐地位, 發(fā)揮著樞紐的職能, 圖1、圖2 說明了這種關(guān)系。



(圖1)



(圖2)

　　2、協(xié)調(diào)職能　任何系統(tǒng)都有自己的運動目的和運動目標。領(lǐng)導管理系統(tǒng)運動的目的就是要實行科學的、有效的管理, 以實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化這一總目標, 要使系統(tǒng)運動沿著正確的軌道運行, 就必須不斷地對運動進行調(diào)節(jié)。各級各類機關(guān)一方面要在管理過程中不斷調(diào)整自己的行動, 另一方面又要采取各種行政手段來協(xié)調(diào)與其他機關(guān)的行動, 以及處理好各種矛盾與關(guān)系。這種調(diào)節(jié)或者協(xié)調(diào)是領(lǐng)導者在管理工作中的重要職責, 而秘書部門正是輔助領(lǐng)導者進行行政協(xié)調(diào)的主要部門。

　　3、輔助決策職能　秘書部門是現(xiàn)代化領(lǐng)導決策系統(tǒng)中的綜合、參謀部門, 在科學決策中的各個過程和環(huán)節(jié), 都是必不可少的。

　　4、“不管部”職能　秘書部門又有“不管部”之稱, 凡是其他職能部門不管的事, 領(lǐng)導都可以交給秘書部門去管。這種“不管部”的職能體現(xiàn)的面很寬, 大致有以下四種類型的工作:

　　(1) 圍繞中心工作任務(wù)　諸如選舉人民代表的工作、植樹造林、廠慶、校運會、發(fā)行國庫券等, 這些任務(wù)常無專門業(yè)務(wù)科室管轄, 需要秘書部門主持或與其他部門配合管理。

　　(2) 臨時發(fā)生的突擊任務(wù)　如本單位發(fā)生天災人禍, 與外單位發(fā)生嚴重糾紛, 或上級交給的臨時緊急任務(wù), 也常由秘書部門去調(diào)查、辦理。

　　(3) 帶全面性的任務(wù)和活動　如一個單位召開全系統(tǒng)會議, 上級機關(guān)友鄰單位來人接待等, 也常由秘書部門承辦。

　　(4) 為領(lǐng)導服務(wù)的其他任務(wù)　如陪同領(lǐng)導深入基層或看望病員, 代表領(lǐng)導參加某些活動等。

　　(5) “窗口”職能　秘書部門又是領(lǐng)導機關(guān)的“窗口”。一切與外界的聯(lián)系和接待, 都首先要經(jīng)過秘書部門, 群眾對機關(guān)的第一印象也是?？疵貢块T的面貌、作風和效率。

　　四、秘書應有的素質(zhì)

　　美國著名政治學家、行政學家懷特對幕僚人員(即秘書工作人員) 應具備的條件與修養(yǎng)作出全面而精辟的論述: “成功地幕僚人員應具有較多的商榷能力, 而非高度的指揮性格; 應具有廣博的知識和豐富的經(jīng)驗, 而非偏狹的專門技能; 要有忍耐與堅持力, 不可有速求決定的傾向; 寧愿居于幕后地位, 不求聞達, 不可固執(zhí)自己的成見或偏見。”懷特先生的這番話對秘書的素質(zhì)構(gòu)成作出了經(jīng)驗性的概括, 很有借鑒意義。

　　秘書是領(lǐng)導的參謀和助手, 一切工作都是協(xié)助領(lǐng)導和為領(lǐng)導服務(wù)的, 秘書人員的積極性也只能在這個前提下去發(fā)揮。這就要求:

　　1 　要有較高的理論素養(yǎng)　馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和江澤民同志關(guān)于“三個代表”的重要思想, 是人們認識世界、改造世界的有力武器和行動指南, 是黨和國家制定路線、方針、政策的指導思想和理論基礎(chǔ)。秘書人員只有掌握了這些基本理論理解其深刻內(nèi)涵, 才能掌握科學的思維方法和工作方法, 才能提高認識世界和改造世界的能力。此外, 還必須學習“哲學”、“政治經(jīng)濟學”、“中共黨史”、“社會發(fā)展史”等, 社會主義中國的秘書由于首先是政治工作者, 其素質(zhì)要求最重要的部分就是學習毛澤東思想、鄧小平理論和江澤民同志“三個代表”的論述, 一個秘書工作者如果缺少這些理論知識, 就沒有正確的政治觀點, 政治上不敏感, 就缺乏政治理論素質(zhì)。

　　2 　要通曉秘書專業(yè)知識　秘書的專業(yè)知識包括兩個方面, 一方面是與秘書工作有直接關(guān)系的秘書專業(yè)知識, 如秘書知識、文書知識等等。另一方面是秘書所在單位或部門的業(yè)務(wù)性知識。鑒于秘書工作的性質(zhì)和任務(wù), 秘書應該是具備廣博知識的“通才”、“雜家”, 又是通曉本專業(yè)的“專才”, 二者是互為作用的辯證關(guān)系。這樣才能成為本單位、本部門的內(nèi)行, 才能當好領(lǐng)導的參謀和助手。

　　3 　要有敏銳的戰(zhàn)略眼光和“超前”意識　秘書人員要認真研究黨政中心工作, 深刻領(lǐng)會領(lǐng)導對所轄工作的戰(zhàn)略意圖、戰(zhàn)略方向、長期或中期特別是近期的管理目標, 幫助領(lǐng)導領(lǐng)會上級的政策意圖, 及時掌握信息, 深入實際正確出謀獻策, 涉及到職責范圍內(nèi)的事, 應根據(jù)情況的發(fā)展變化, 提前準備, 不能“臨時抱佛腳”匆忙上陣、消極應付。

　　4 　要懂得管理學　秘書學是行政管理學的延伸、分支?，F(xiàn)在越來越多的人認識到, 現(xiàn)代秘書應該是綜合性、輔助性的管理人才。秘書人員沒有管理知識, 不懂管理, 就不能搞好秘書工作。秘書人員學習管理學是時代和社會發(fā)展的需要, 也是秘書人員基本職責的需要。擔負現(xiàn)代管理任務(wù)的秘書工作者, 必須學會現(xiàn)代管理知識和管理方法, 必須學會現(xiàn)代管理的基本原理, 學習現(xiàn)代管理的系統(tǒng)論、控制論、信息論的理論和方法, 實現(xiàn)管理組織系統(tǒng)化、管理決策科學化、管理方法定量化、管理手段現(xiàn)代化。

　　總之, 現(xiàn)代社會已發(fā)展成為信息化社會, 全體秘書人員還應當具有改革意識與創(chuàng)新精神, 學習關(guān)于思維科學的知識, 掌握正確的認識論和方法論, 以開拓創(chuàng)造思維能力, 做一個稱職的新時代秘書。

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