企業(yè)e-HR進程中存在的問題和應(yīng)對之策

 作者:朱國成    217


  1.      選對實施團隊。選擇了一個有實力的廠商、一款合適的產(chǎn)品,還需要一支訓(xùn)練有素、經(jīng)驗豐富的實施團隊。因此在招標完成后的談判中,應(yīng)當將實施團隊作為一個重要的考量因素,有必要的還應(yīng)當對項目經(jīng)理進行面試,選擇那些具有豐富的同行業(yè)、同等規(guī)模企業(yè)實施經(jīng)驗的項目經(jīng)理和實施顧問,甚至有必要將項目經(jīng)理及項目團隊主要成員作為附件簽訂到合同中。
  2.      需求梳理馬虎不得。一般來說信息化廠商都有規(guī)范的管理需求梳理文檔,實施顧問也會就管理需求與企業(yè)深入溝通。在這個環(huán)節(jié)上,切不可輕視、馬虎,所謂磨刀不費砍柴工,需求梳理清晰、準確、完備,后續(xù)的實施工作將更為有序和順暢。
  3.      規(guī)范化的項目管理。越是對于規(guī)模大、周期長的項目,越是需要規(guī)范的項目管理,其中最重要的就是定期會議制度,企業(yè)和實施團隊定期溝通項目進度、集中協(xié)調(diào)解決瓶頸問題。
  4.      企業(yè)高層介入和協(xié)調(diào)。高層重視絕對是項目成功的重要因素,高層管理者的適度介入、在關(guān)鍵問題上的協(xié)調(diào)和決策非常重要。
  5.      改變心態(tài)、積極配合。在合同簽訂前,作為甲方的人力資源部門無疑處于相對強勢地位,而合同一旦簽訂,雙方應(yīng)當基于一致目標而強調(diào)團隊合作,而非如某些項目中甲方對實施團隊頤指氣使。在某種程度上,甲方項目工作人員承擔的責(zé)任更大,因為他需要直接對企業(yè)e-HR項目成敗負責(zé)、接受企業(yè)考核。雙方配合有多默契,項目就有多么成功。
  6.      進度控制適度寬松。對項目進度的控制,要適度寬松,其原因在于e-HR實施中總會有各種意外狀況出現(xiàn)。要堅決避免由于急于上線而違反信息化建設(shè)規(guī)律而強行加快項目進度。
  四、系統(tǒng)運行風(fēng)險
  系統(tǒng)建設(shè)完成只是故事的起點,更為重要的是系統(tǒng)的運行。因為在系統(tǒng)運行中還存在著諸多風(fēng)險點,最終會導(dǎo)致系統(tǒng)空置、使用缺乏深度,拖延時間一長必然導(dǎo)致e-HR系統(tǒng)被廢掉。
 ?。ㄒ唬?系統(tǒng)運行風(fēng)險的主要表現(xiàn)及分析
  系統(tǒng)運行風(fēng)險來自于系統(tǒng)的幾類關(guān)鍵用戶,一是業(yè)務(wù)管理人員的使用習(xí)慣和使用規(guī)范,二是直線經(jīng)理和員工的參與度,三是企業(yè)高層的使用價值和用戶體驗。另外,對于那些存在大量下屬單位的集團企業(yè)而言,還存在著總部如何帶動下屬單位規(guī)范和深度應(yīng)用的問題。
  1.      業(yè)務(wù)管理人員的使用習(xí)慣和使用規(guī)范。業(yè)務(wù)管理人員仍然習(xí)慣原有紙質(zhì)操作或者excel方式,尋找各種理由消極使用。必須承認,任何系統(tǒng)都不可能完全滿足業(yè)務(wù)管理人員所有需求,同時在系統(tǒng)使用初期,由于不熟練而帶來一定的學(xué)習(xí)成本,如何盡量縮短學(xué)習(xí)期、建立使用習(xí)慣是一個挑戰(zhàn)。
  2.      直線經(jīng)理和員工的參與度。時常說“直線經(jīng)理是人力資源管理的主體”,同樣,缺乏直線經(jīng)理參與的e-HR系統(tǒng)僅僅是HR的業(yè)務(wù)處理平臺,其價值將大打折扣。而且隨著e-HR的理念和技術(shù)的發(fā)展,全員應(yīng)用正成為基本潮流,員工的參與能夠大幅提高人力資源管理服務(wù)滿意度。而很多企業(yè)
  3.      企業(yè)高層的使用體驗和實際價值。企業(yè)內(nèi)的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)都在爭奪企業(yè)高層的電腦桌面,因為只有當某一系統(tǒng)獲得了高層的關(guān)注和深入?yún)⑴c,這一系統(tǒng)才能夠穩(wěn)步發(fā)展。很多企業(yè)的e-HR系統(tǒng)沒有為高層提供價值,或者高層的使用體驗很差,那么來自企業(yè)高層的質(zhì)疑是個巨大的問題。
  4.      下屬單位規(guī)范和深度應(yīng)用。對于那些具有大量下屬單位的集團企業(yè)而言,如果采用大集中部署模式,過度強調(diào)集中統(tǒng)一、而忽視了下屬單位的個性化需求,這時下屬單位就會消極應(yīng)用系統(tǒng);但更主要的原因則在于下屬單位尚未認識到系統(tǒng)價值,或者缺乏有力的服務(wù)支持。
 ?。ǘ?系統(tǒng)運行風(fēng)險應(yīng)對
  1.        有效的知識轉(zhuǎn)移。為保證企業(yè)的順暢使用,在項目建設(shè)期間廠商應(yīng)當向企業(yè)進行知識轉(zhuǎn)移,通過讓企業(yè)人員充分參與系統(tǒng)建設(shè)為企業(yè)培養(yǎng)系統(tǒng)運行、維護人員,編制出一套完備的系統(tǒng)使用手冊、培養(yǎng)出一位合格的e-HR系統(tǒng)管理員。
  2.        充分的價值實現(xiàn)。企業(yè)中各層面充分參與系統(tǒng)應(yīng)用的前提是各方充分認識到系統(tǒng)對其工作的切實價值。這就需要圍繞各方管理業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中的落地實現(xiàn)帶來的價值提升進行充分展現(xiàn),并就這一問題進行培訓(xùn)和宣貫。
  3.        及時的應(yīng)用服務(wù)。一般來說,系統(tǒng)建成初期各方面人員會有一定的興趣,但是很快就會遇到各種問題,如果這些問題不能得到及時解決,那么馬上就會心生退意,認為系統(tǒng)還不如原來的手工操作方便。因此在系統(tǒng)應(yīng)用初期,企業(yè)e-HR管理員和廠商實施顧問應(yīng)當提供及時的、全方位的技術(shù)支持服務(wù),幫助各類人員盡快度過這一階段。對于大型企業(yè)較復(fù)雜的系統(tǒng),上線后往往需要廠商提供技術(shù)人員駐場服務(wù)。從長期來看,廠商的支持服務(wù)能力則非常重要。
  4.        導(dǎo)入一項管理業(yè)務(wù)。大量的實踐證明,如果系統(tǒng)只是一個基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫,很容易造成“死庫”:由于沒有人力資源業(yè)務(wù)使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)而導(dǎo)致各方缺乏積極性維護數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)準確性無法保證;而一旦基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準確,那么e-HR系統(tǒng)就失去了存在的基礎(chǔ)。經(jīng)驗告訴我們,企業(yè)必須在e-HR系統(tǒng)中優(yōu)先使用一項管理業(yè)務(wù),比如工資管理,這樣才能夠保證系統(tǒng)的應(yīng)用。
  5.        持續(xù)的系統(tǒng)優(yōu)化。企業(yè)必須建立起堅定的決定推進系統(tǒng)使用,雖然任何系統(tǒng)都存在這樣那樣的問題,但是不能因噎廢食,否定人力資源信息化。這既需要企業(yè)在整體規(guī)劃下有步驟有重點的持續(xù)推進,更需要企業(yè)高層和HR的堅定決心,持續(xù)的發(fā)現(xiàn)問題和解決問題,持續(xù)進行系統(tǒng)優(yōu)化。
 

 進程 應(yīng)對 企業(yè) 問題 存在 之策

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