駐外機(jī)構(gòu)，不論是辦事處或是分公司，其實(shí)都是一個企業(yè)的外派執(zhí)行機(jī)構(gòu)，因此，駐外機(jī)構(gòu)的組織架構(gòu)不僅要合理設(shè)置，充分體現(xiàn)“麻雀雖小，五臟俱全”的特點(diǎn)，而且，還要完善職能，狠抓制度建設(shè)與內(nèi)部管理，避免“將在外，君令有所不授”的管理“短板”，那么，駐外機(jī)構(gòu)應(yīng)該如何有效地實(shí)施日常的各項(xiàng)管理制度呢？

　　1、考勤管理：駐外機(jī)構(gòu)由于遠(yuǎn)離企業(yè)本部，其日常活動游離于公司視線之外，因此，作為管理體系中的考勤管理尤其重要，它是駐外機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作順利、有序開展的保障。派出機(jī)構(gòu)的考勤一般以企業(yè)的相關(guān)考勤制度為基準(zhǔn)，比如，行政辦公人員遵循朝九晚五的考勤模式，營銷人員或外務(wù)人員按照月度工作計(jì)劃表進(jìn)行考勤，針對特殊地區(qū)，比如新疆等，工作時間時差要順延2個小時。對于遲到、早退，這樣介定，上班時間開始后30分鐘內(nèi)到崗為遲到，上班時間60分鐘后到達(dá)或下班時間超過30分鐘前離崗為曠工，并對遲到、早退或曠工予以不同程度與數(shù)額的處罰。對于請休假方面，規(guī)定辦事處或分公司負(fù)責(zé)人及其各級下屬所擁有的請休假天數(shù)權(quán)限，并要填寫請假單，履行正常請休假流程，對于無故超假、或不及時銷假，不以程序操作者，予以曠工或罰款處理，以維護(hù)制度的權(quán)威性。

　　2、資料管理：駐外機(jī)構(gòu)在設(shè)立后，會收到企業(yè)本部發(fā)來的各種各樣的文件和資料，對于這些資料，作為駐外機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人，要安排行政人員定期進(jìn)行檢查和整理，確保公司資料、文件的完整與有序性，保證資料查詢的快捷、方便、及時和準(zhǔn)確，并對文件資料進(jìn)行分類管理，如月度計(jì)劃、月度報(bào)告、相關(guān)報(bào)表、人事檔案、往來傳真件、總部資料、日常報(bào)表、審批報(bào)表及光盤廣告帶等，便于銷售督導(dǎo)的審查，如發(fā)現(xiàn)管理不善者，將要求立即改正。駐外機(jī)構(gòu)資料要制定查閱流程，并不得給無關(guān)人員，特別是有關(guān)企業(yè)戰(zhàn)略、新品研發(fā)、薪酬體系、經(jīng)銷商檔案狀況等資料，要做安全保存，有相關(guān)內(nèi)容的電腦要設(shè)置屏保密碼和開機(jī)密碼，機(jī)密資料要設(shè)打開權(quán)限密碼，違反規(guī)定者，要根據(jù)情節(jié)輕重，給以警告或相應(yīng)經(jīng)濟(jì)處罰。此外，駐外機(jī)構(gòu)工作人員，除非工作需要可以上網(wǎng)外，不得瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站，若違反規(guī)定，要給予相應(yīng)的罰款處理。

　　3、財(cái)產(chǎn)管理：駐外機(jī)構(gòu)由于工作需要，須購置各種辦公及生活設(shè)備甚至自行采購一些促銷用品，這些物品都屬于企業(yè)財(cái)產(chǎn)，因此，任何員工都要愛護(hù)和珍惜，不得隨意破壞，駐外機(jī)構(gòu)設(shè)立后，所有財(cái)產(chǎn)都要填寫《財(cái)產(chǎn)清冊登記表》，并傳真回企業(yè)存檔。各駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人為財(cái)產(chǎn)責(zé)任人，富有對財(cái)產(chǎn)的保管和監(jiān)護(hù)權(quán)，對于損壞財(cái)產(chǎn)的行為，要追究財(cái)產(chǎn)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，財(cái)產(chǎn)負(fù)責(zé)人也可以相應(yīng)追究下屬當(dāng)事人的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。對于駐外機(jī)構(gòu)財(cái)產(chǎn)的后期維護(hù)費(fèi)用，應(yīng)納入營銷管理費(fèi)用，參與績效考評。如駐外機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人工作調(diào)動，可以將財(cái)產(chǎn)責(zé)任轉(zhuǎn)移給下任或授權(quán)人，公司對原財(cái)產(chǎn)負(fù)責(zé)人進(jìn)行財(cái)產(chǎn)離任審計(jì)，并要求移交雙方列明財(cái)產(chǎn)清單及使用狀況并簽字確認(rèn)。虛報(bào)財(cái)產(chǎn)、虛報(bào)物品、促銷品、辦公用品價值者，經(jīng)查處，要處以虛報(bào)數(shù)額數(shù)倍以上罰款，嚴(yán)重者予以免職。

　　4、辦公管理：駐外機(jī)構(gòu)作為企業(yè)在外設(shè)置的一個“窗口”，代表著公司的形象和風(fēng)貌。因此，作為駐外機(jī)構(gòu)的所有人員都要在精神狀態(tài)、言談舉止、服飾禮儀等方面，處處展示企業(yè)良好的素養(yǎng)。駐外機(jī)構(gòu)的辦公場所要保持干凈整潔，并不得隨意留宿企業(yè)規(guī)定以外的人員住宿，違反者要予以經(jīng)濟(jì)處罰，辦公人員上班期間，要衣冠整潔、儀表端莊，工作時間內(nèi)不能穿拖鞋、睡衣、聽歌、玩游戲、上網(wǎng)聊天、接待與工作無關(guān)的外人等。辦公區(qū)要突出，所用房子面積要占總面積的50%以上，辦公區(qū)要有明顯的辦公氣氛。駐外機(jī)構(gòu)的人員個人手機(jī)號碼或駐外機(jī)構(gòu)電話號碼更換時必須提前向企業(yè)本部申請，未獲得批準(zhǔn)而更改電話號碼導(dǎo)致公司無法聯(lián)系者，要予以重罰。駐外機(jī)構(gòu)更換地址須先得到企業(yè)相關(guān)部門審核、有關(guān)負(fù)責(zé)人審批，沒有獲得批準(zhǔn)不準(zhǔn)私自搬遷等等。

　　當(dāng)然，作為駐外機(jī)構(gòu)的管理實(shí)施細(xì)則還有很多，不同的行業(yè)、不同的企業(yè)，其駐外機(jī)構(gòu)的管理方式也各不相同，這里限于篇幅，不再一一表述。

　　總之，駐外機(jī)構(gòu)管理制度的執(zhí)行，“成也在人，敗也在人”，企業(yè)本部只有牢牢“抓”住了駐外機(jī)構(gòu)的日常管理與運(yùn)做，強(qiáng)化執(zhí)行力，既適當(dāng)授權(quán)，又有效監(jiān)督，防患于未然，避免內(nèi)部“腐敗”，駐外機(jī)構(gòu)才能煥發(fā)出其特有的天時、地利、人和的優(yōu)勢，從而在企業(yè)本部的領(lǐng)導(dǎo)下，心往一處想，勁往一處使，更好地展現(xiàn)企業(yè)勃勃的發(fā)展生機(jī)，從而讓企業(yè)始終立于不敗之地。

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