潘文富

 

在日常銷售工作中，因各種各樣原因所導致的欠款在所難免。既然無法避免，就得主動管理。在總額限定、風險控制、過程管理等方面采取相應的管理措施。從積極防預著手，控制住總體風險，為后面逐步減少應收賬款打好基礎。

在大多數(shù)公司中，應收款常見的問題有如下幾種：

1、因欠款總額未經(jīng)明確，未設定總的上限額，致使欠款總額持續(xù)擴大，最后導致公司整體周轉(zhuǎn)資金出現(xiàn)問題。

2、由于之前未對單個客戶設定欠款總額，隨意累加欠款，導致客戶結算風險過高。

3、公司對業(yè)務人員經(jīng)手的欠款總額未做設定，導致員工手中掌握過多欠款，一旦業(yè)務員離職，便會給財務造成風險。

4、因公司財務管理不完善，財務人員和業(yè)務員在欠款管理上出現(xiàn)分離現(xiàn)象，導致財務系統(tǒng)無法監(jiān)控到每個客戶每個業(yè)務員的欠款狀況。

管理方向

總體說來，需要公司預先對每個客戶的授信額度乃至每次的欠款額做預先總體設定，并通過核算運用在每次的欠款處理當中。

具體措施：

一、  對公司的欠款總額進行預先設定

在設定公司欠款總額時，應考慮以下幾方面因素：

1、公司的實際周轉(zhuǎn)資金總量

2、公司業(yè)務的實際年度業(yè)務規(guī)模

3、公司實際的利潤水平

4、淡旺季等季節(jié)變化因素

5、外部資金的引入成本

綜合以上幾方面因素，以經(jīng)營安全為前提，便可以設定一個公

司所能承受的最大欠款總額。財務人員在進行每日賬目清理工作中，需要匯總當前實際欠款總額。當總欠款額達到這個警戒線時，財務人員就需要立即上報老板。

二、單個客戶的授信額度

對客戶實行精細化管理，往往可以給公司帶來意想不到的收益。尤其是對單個客戶設定授信額度，能夠幫助公司財務部掌握該客戶的銷售和回款安全底線?？傮w說來，單個客戶的授信額度應綜合考慮以下幾方面因素：

1、客戶的歷史信譽

2、客戶的規(guī)模

3、客戶與公司的業(yè)務量

4、客戶歷史經(jīng)營年限

5、客戶與公司的關系質(zhì)量

綜合上面幾點，對公司的每一個客戶都要單獨設定其最大欠款額。在日常的銷售中，可以分為多張欠單，多次欠款，但欠款總額不能超過預先設定的最大欠款總額。此外，還需要設定該客戶的單次最大欠款額。

在確定了每個客戶的授信額度后，在業(yè)務往來中，當客戶欠款超過這個信用額度時，公司就要果斷停止發(fā)貨，并要求業(yè)務人員對前期欠款進行追繳。

三、單個業(yè)務人員的授信額度

對于每一個業(yè)務員也要根據(jù)其人品和業(yè)務量來設定其個人授信額度。具體說來，每個業(yè)務人員的授信額度應考慮如下因素：

1、業(yè)務員的工作態(tài)度

2、業(yè)務員職務高低

3、業(yè)務員所負責的客戶數(shù)量

4、所負責的客戶類型

5、業(yè)務員在公司的工作年限

通過以上幾個指標來設定每位業(yè)務員所經(jīng)辦的最大欠款總額。每位業(yè)務員可負責多個客戶，經(jīng)手多筆欠款。但其經(jīng)手的各類欠款的總額不能超過公司對其個人所設定的最大欠款額。當業(yè)務員的經(jīng)手欠款總額達到或是超過這個總額時，便應對其限制。例如停止發(fā)貨，或由其上級主管監(jiān)督其收賬。

四、形成財務和業(yè)務部門之間回款管理的聯(lián)動機制

首先，財務部門需要確保實際總欠款額，不得超過公司所設定的最大欠款總額。無論是所有客戶的最大欠款總額相加，還是所有業(yè)務員的最大欠款總額相加都不得超過公司的最大欠款總額。

其次，在日常工作當中，當財務部門發(fā)現(xiàn)某客戶或是某個業(yè)務員的欠款額突然成倍增長，超過常期水平時，就應提醒銷售部門注意重點關注該客戶的經(jīng)營情況以及該業(yè)務員的動向，以便及時規(guī)避資金風險。這種部門之間在回款管理上的聯(lián)動機制，往往可以幫助公司規(guī)避一些人為導致的回款風險。

 

 

 

 

 

該公司最大的欠款總額是300萬，所有客戶的最大欠款總額為260萬，所有業(yè)務員的最大欠款總額為240萬。

在實際操作中，還有一些操作細節(jié)點可供參考

l  把客戶名字和欠款額度合并在一起

由于客戶數(shù)量眾多，為提高財務及開單人員的工作效率，可以將客戶的總欠款額度直接標注在開單系統(tǒng)的客戶名稱中。例如，某超市的最大欠款額度為5萬元，客戶名稱即為：XX超市50K（K代表千元單位）。開單人員一看就知道，這個超市的總欠款上限就是五萬塊。

l  分設記錄賬戶

單客戶欠款總額、單業(yè)務員欠款總額，這二個指標設定后，分別要建立針對每個客戶及每個業(yè)務員的欠款記錄賬戶。在出現(xiàn)每單欠款時，相關金額都要及時記錄進對應的賬戶總欠款額，減掉歷史累計欠款，得出剩余可欠款額。

該累計賬戶，除了在財務開單部門保持動態(tài)更新外，應以月為單位匯總成冊，并于每月１號發(fā)放給業(yè)務人員。這樣可以方便業(yè)務人員直接掌握各客戶的欠款情況，通過簡單的疊加后續(xù)新單的金額可以推算出剩余欠款額。公司要提醒業(yè)務員提前進行貨款回收工作，避免出現(xiàn)額度用完時的結算尷尬。

l  開單前的核算

在每次開單時，首先要調(diào)出該客戶的剩余欠款額度，再調(diào)出經(jīng)辦業(yè)務員的剩余欠款額度。若這兩個數(shù)字指標都在允許值以內(nèi)，可正常開單。若當日的該客戶的開單值，已經(jīng)超過剩余欠款額(超額單)，則要果斷停止開單，并向上級主管申請簽批。

五、當出現(xiàn)欠款超額時

在出現(xiàn)某客戶或是某個業(yè)務人員的欠款超額時，經(jīng)上級主管簽批可以將此單貨物正常發(fā)出。但是要要求業(yè)務人員必須結清貨款。否則，業(yè)務人員可以帶回貨物，以確保客戶欠款額和業(yè)務員工欠款額不得超過設定的欠款額。在業(yè)務員進行單店結算時，可根據(jù)該客戶的實際欠款情況，增加應收貨款的回收壓力，若是已經(jīng)到超額單的情況就必須得收款。若客戶仍然無法結清當天貨款或是前期貨款，業(yè)務員可以將今天的貨物直接帶回。

六、每月集中公布

在每個月底，財務部門需要公布所有客戶的欠款情況。明確到每個客戶的欠款，每個業(yè)務員經(jīng)辦的欠款情況以及總的欠款額度。對于剩余欠款額較少的客戶及業(yè)務員，財務部門需要在公開報表上通過紅字、加粗、畫圈等方式進行標注，以示提醒。

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