我國(guó)傳統(tǒng)文化里關(guān)于用人一直有個(gè)“用人不疑、疑人不用”的說法。現(xiàn)在我們大家都知道，這種說法是不太符合現(xiàn)代企業(yè)管理精神的?，F(xiàn)代企業(yè)管理是一邊懷疑你，一邊還要用你，并且通過各種內(nèi)部控制制度來約束你，讓你即使有壞心眼，也很難做成什么壞事。

在企業(yè)的各種內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)里，最常見的一條原則就是“職責(zé)分割”原則。簡(jiǎn)單來說，就是將完成一件事情要涉及的方方面面的工作分開安排給至少兩個(gè)人，好比打開一個(gè)保險(xiǎn)柜需要兩把鑰匙，而這兩把鑰匙由兩個(gè)人分管。這樣，即使單獨(dú)一個(gè)人有了什么壞心眼，也沒有辦法自己獨(dú)立“作案”。

有人可能會(huì)說，一旦這兩個(gè)人串通，這個(gè)“職責(zé)分割”的安排就沒有用了。是的，確實(shí)如此。所以，企業(yè)里對(duì)于一些非常重要的事情，就要分開安排給三個(gè)人、四個(gè)人，甚至更多。當(dāng)然，做任何一件事情，需要牽涉的人越多，做事效率也往往越低。所以，企業(yè)在內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)上總要考慮“用效率來換安全”。

舉幾個(gè)非常簡(jiǎn)單的財(cái)務(wù)部的例子來說明一下這個(gè)“職責(zé)分割“的道理。例如，天天跑銀行的出納員也負(fù)責(zé)從銀行拿每月的銀行對(duì)帳單。據(jù)我個(gè)人觀察，中國(guó)大概90%以上的企業(yè)都是這樣安排出納員的工作的。很可惜的是，這是一個(gè)典型的沒有貫徹好“職責(zé)分割”原則的工作安排。出納員的工作是掌管企業(yè)的現(xiàn)金和銀行存款。在管理好的企業(yè)里，到了每月月底，會(huì)安排另外一名財(cái)務(wù)人員和出納員一起，盤點(diǎn)一下庫存現(xiàn)金。為什么不能讓出納員自己盤點(diǎn)現(xiàn)金并報(bào)告一個(gè)盤點(diǎn)結(jié)果呢？因?yàn)閷?duì)出納員要有必要合理的“懷疑”－擔(dān)心出納員中飽私囊。

既然對(duì)于庫存現(xiàn)金都要有這樣的“懷疑”和監(jiān)督機(jī)制，對(duì)于金額更大的銀行存款，企業(yè)為什么反而能放心讓出納員自己去拿月底的對(duì)帳單呢？由此可見讓出納員自己去拿銀行對(duì)帳單的不合理性。要知道，偽造一份銀行對(duì)帳單也不是什么太難的事情。反過來說，只是在月末讓另外一名財(cái)務(wù)人員跑一趟銀行拿一下銀行對(duì)帳單，也應(yīng)該不是什么太難的事情。

再舉一個(gè)例子。目前很多企業(yè)對(duì)外付款是通過支票。支票上可能要有兩三個(gè)簽字或公章才能生效。財(cái)務(wù)經(jīng)理為了省事，經(jīng)常把所有的簽章拿在自己手里。這就又是一個(gè)沒有貫徹好“職責(zé)分割”原則的例子。盡管為了得到付款的批準(zhǔn)，可能要填寫一個(gè)請(qǐng)款單，然后部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、企業(yè)總經(jīng)理等等層層審批，但到了最后一個(gè)環(huán)節(jié)，竟然出現(xiàn)了這樣的一個(gè)漏洞：財(cái)務(wù)經(jīng)理自己就可以把一張空白支票“加工”成一張有效的對(duì)外付款的支票。那么，誰來保證財(cái)務(wù)經(jīng)理一定而且只能是按照層層審批過的請(qǐng)款單來開支票的呢？我曾經(jīng)拿類似的問題問一家企業(yè)的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，在那家企業(yè)里，全部的簽章放在一位出納員手里。

那位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人的回答是，這個(gè)人已經(jīng)做了多年的出納工作，他對(duì)這位出納員還是有必要的信任的。

我也沒有給他講上面這些關(guān)于內(nèi)部控制和職責(zé)分割的大道理。我只是告訴他，不怕一萬，就怕萬一。萬一哪一天，這名出納員一時(shí)鬼迷心竅，真得從公司帳戶里轉(zhuǎn)走了幾十萬元或者上百萬元，他作為財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，也會(huì)“吃不了兜著走”的。企業(yè)的總經(jīng)理會(huì)認(rèn)為他的管理水平太低。整個(gè)中國(guó)的財(cái)務(wù)管理理論界和實(shí)務(wù)界都會(huì)把他這個(gè)例子作為反面教材天長(zhǎng)日久地不斷宣講的。

我相信，任何企業(yè)的財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人都是希望防范風(fēng)險(xiǎn)的。如果花一點(diǎn)點(diǎn)兒力氣就能夠降低風(fēng)險(xiǎn)，沒有人不愿意做。而“職責(zé)分割”原則恰恰是這樣一種低成本高效率的內(nèi)控原則。

對(duì)于前面講的例子，還要補(bǔ)充說兩句。有的企業(yè)在拿回來銀行對(duì)帳單后，準(zhǔn)備銀行調(diào)節(jié)表的工作是由出納自己做的，這似乎不是什么太好的監(jiān)控方式，至少，銀行調(diào)節(jié)表應(yīng)該由別人來檢查一下做得對(duì)不對(duì)。有的企業(yè)年底的存貨盤點(diǎn)和固定資產(chǎn)盤點(diǎn)，也是由庫管員自己來執(zhí)行，而沒有安排別人一起來盤點(diǎn)，這同樣不是什么好的監(jiān)控方式。“職責(zé)分割”原則其實(shí)是無處不在的。

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