商務秘書具有一般秘書的共性，但也具有本身的特點。商務秘書的素質(zhì)能力包括學習能力、創(chuàng)新能力、應變能力、數(shù)據(jù)處理能力、經(jīng)濟管理能力、團隊合作等?？梢詮乃膫€方面對商務秘書的素質(zhì)能力進行培養(yǎng)。
　　[關(guān)鍵詞] 商務秘書 素質(zhì) 培養(yǎng)
　　
　　隨著社會發(fā)展，秘書職業(yè)分工的細化，出現(xiàn)了不同行業(yè)的專門秘書。不同的秘書有其共性，但也有其特性。本文將從商務秘書的涵義入手，分析商務秘書的能力素質(zhì)要求及培養(yǎng)模式。
　　一、商務秘書涵義
　　1.國內(nèi)外秘書學界關(guān)于“秘書”的定義
　　(1)秘書，在我國主要是指黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。
　　(2)秘書或秘書工作者是各級領(lǐng)導機關(guān)及領(lǐng)導人員的參謀和助手，主要職責是協(xié)助決策，承辦業(yè)務，摘好行政工作。
　　(3)秘書是專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導處理政務及日常事務并為領(lǐng)導決策及其實施服務的人員。
　　(4)秘書應是主管人員的一位特殊的助手，她(他)掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的貴任感，以實際行動顯示出主動性和正確的判斷力，并在給予的權(quán)力范圍內(nèi)做出決定。
　　(5)秘書是指具有熟練的辦公室工作能力，不需上級教促即能主動負貴，積極進取、干練果斷，能在授權(quán)范圍內(nèi)做出正確決定的經(jīng)理助手。
　　2.盡管定義不盡相同，但一般都包括以下涵義：
　　(1)秘書是組織中為領(lǐng)導者協(xié)助管理的助手，即秘書的輔助功能。
　　(2)秘書是組織中具有有限權(quán)限的管理者，即秘書的執(zhí)行功能。
　　(3)秘書必須具有一定文書處理、辦公技巧，即秘書的專業(yè)性。
　　商務秘書是指在工商企業(yè)中從事秘書工作的專業(yè)秘書。由于工商企業(yè)是以利潤最大化為目標的，性質(zhì)上與國家機關(guān)單位、行政、黨團不同。商務秘書面臨的環(huán)境有其自身特點，因此對商務秘書的素質(zhì)要求也有自身的特點，例如商務秘書更強調(diào)平等合作，商務秘書面臨更多的商業(yè)數(shù)據(jù)處理等。
　　二、商務秘書的素質(zhì)要求
　　與其他行業(yè)秘書比較，商務秘書處于商業(yè)環(huán)境之中，商業(yè)環(huán)境具有多樣性、營利性、易變性和時代性等特點，這對其能力素質(zhì)提出了更高的要求。 要想成為一名合格的商務秘書必需具備良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力、較高的學習應變能力、良好的知識結(jié)構(gòu)、快速處理信息能力、較強的合作能力和人際交往能力。
　　1.良好的心理素質(zhì)和創(chuàng)新能力。商業(yè)創(chuàng)新是企業(yè)生存和發(fā)展的關(guān)鍵。人是否具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力，是決定企業(yè)能否實現(xiàn)經(jīng)營理念創(chuàng)新、科技創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的前提。商務秘書必須時刻保持求新創(chuàng)新的精神狀態(tài)，在固有模式中努力出新招、創(chuàng)新意，如將繁瑣的辦文程序簡化，以多媒體手段管理文檔等，就會使秘書工作的效率不斷提高、方法不斷出新。經(jīng)濟創(chuàng)新的豐富內(nèi)涵和企業(yè)工作的快節(jié)奏，以及秘書工作服務性協(xié)調(diào)性強的特點，要求企業(yè)秘書必須具備良好的心理素質(zhì)。
　　2.較強的學習應變能力。商業(yè)環(huán)境是易變的，新情況時有出現(xiàn)、新知識層出不窮，商務秘書應具有超強的學習能力以適應新的情況。這種學習能力具有以下特點：一是強調(diào)自主學習；二是強調(diào)持久的、終身的學習；三是強調(diào)“工作學習化，學習工作化”；四是強調(diào)“雙環(huán)學習”；五是強調(diào)學會學習；六是強調(diào)學后有新行為；七是強調(diào)組織學習。商務秘書要對各種巨大變革的突發(fā)事件具有應變能力，以適應商業(yè)環(huán)境的多變性。
　　3.良好的知識結(jié)構(gòu)。商務秘書面臨處理行政、經(jīng)濟、法律、商務談判、市場營銷、商業(yè)調(diào)查等中信息和情況的要求，從而對其知識結(jié)構(gòu)提出了更高要求。從商務秘書的各種結(jié)構(gòu)來看，必須要具有文、工、商、農(nóng)和行政、技術(shù)、管理、公關(guān)等方面的專業(yè)人才；從秘書知識要求來看，必須要具有法律學、市場學、價格學、預測學、消費心理學、公關(guān)學、經(jīng)濟法學、行政管理學、運籌學控制論、現(xiàn)代企業(yè)管理及計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應用等知識。我國加人世貿(mào)組織后，對我國各行各業(yè)人員的英語水平要求大大提高。商務秘書都要掌握英語，這是全球多邊貿(mào)易的基本要求。
　　4.較高的信息處理能力。商務秘書要加工處理各種商務信息，要對商務數(shù)據(jù)進行迅速處理為領(lǐng)導提供幫助。這要求商務秘書能熟練應用各種工具、方法提高處理信息能力。例如，隨著電子商務的飛速發(fā)展及外國跨國公司的大量涌人，企業(yè)間的合作與競爭將更多地通過電子商務手段解決，無紙辦公、無紙貿(mào)易將成為現(xiàn)實。同時，每一個辦公室中的秘書面臨的都是與領(lǐng)導等同的網(wǎng)絡(luò)信息資源。
　　5.合作精神和人際交往能力。商業(yè)活動本質(zhì)是平等的自愿基礎(chǔ)上的交易，需要參與方的合作才能實現(xiàn)。商務秘書應具有合作精神，結(jié)成創(chuàng)新團隊進行工作。社會分工越來越細，經(jīng)濟、社會交往的范圍越來越大。信息獲取、經(jīng)濟運作、科學研究以至生活質(zhì)量的提高都離不開與他人的交往。學會合作也是商務秘書的一項重要能力素質(zhì)。商務秘書的職業(yè)特點，使商務秘書處于各種矛盾、各種關(guān)系的中心，特別要求秘書注意建立良好的人際關(guān)系，是自己融入組織環(huán)境之中。
　　三、商務秘書的素質(zhì)培養(yǎng)
　　為了培養(yǎng)商務秘書必需的基本素質(zhì)能力，應著重從以下幾方面入手：
　　1.實施信息培訓制度。必須制定并實施嚴格的信息素質(zhì)培訓制度，強調(diào)針對性、實用性和先進性，加大對商務秘書進行職業(yè)素質(zhì)培訓的力度，增強各種應用、處理信息的能力。
　　2.進行自我教育，更新知識。沒有知識的更新，很難實現(xiàn)工作的創(chuàng)新，一方面組織單位要為秘書的自學和脫產(chǎn)深造創(chuàng)造條件，努力擴大秘書的知識面，使他們不僅熟悉本專業(yè)的基本知識，將現(xiàn)代管理理念運用到實踐中，運用現(xiàn)代管理方法和現(xiàn)代化管理技術(shù)開展管理和輔助管理。
　　3.培育創(chuàng)新思維。秘書工作同其他工作一樣，也有創(chuàng)新問題，無創(chuàng)新就無發(fā)展，無創(chuàng)新思維就無創(chuàng)新工作。秘書人員要在做好服務性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮自己的主觀能動性，積極開動腦筋，對工作任務、工作目標、工作方法有自己獨立的思想和語言。
　　4.加強業(yè)務培訓，提高工作水平。業(yè)務培訓有崗前培訓、參加管理研討班、經(jīng)驗交流等多種形式，目的都是通過理論學習、經(jīng)驗交流，提高秘書的工作能力。

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