OA軟件:管理者的車輪子
作者:何潔冰 65
著名未來(lái)學(xué)家托夫勒最重要的預(yù)言:繼農(nóng)業(yè)革命和工業(yè)革命之后,世界將發(fā)生以互聯(lián)網(wǎng)為標(biāo)志的第三次革命浪潮,進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)社會(huì)。如今,第三次浪潮已經(jīng)成為或正在成為事實(shí),深刻地改變了社會(huì)的信息結(jié)構(gòu)和信息傳遞體制,信息載體正在從以報(bào)紙、書籍為核心的大眾傳媒向互聯(lián)網(wǎng)為核心的網(wǎng)絡(luò)傳媒轉(zhuǎn)變,生產(chǎn)要素也從資本向知識(shí)轉(zhuǎn)變。社會(huì)基礎(chǔ)的改變帶來(lái)了競(jìng)爭(zhēng)規(guī)則從以規(guī)模制勝到以效率制勝,從大魚吃小魚,向快魚吃慢魚的轉(zhuǎn)變。對(duì)于管理者,應(yīng)該適應(yīng)社會(huì)的這種轉(zhuǎn)變,借助高效的管理工具,結(jié)合自己優(yōu)秀的管理才能,執(zhí)行自己的管理思想,最大化創(chuàng)造管理效益。
數(shù)字商業(yè)時(shí)代,管理者遭遇的難題
企業(yè)內(nèi)部信息溝通的廣度、深度、質(zhì)量、效率存在不足;有些工作,如果沒有親自督促,要么放任自流要么無(wú)人負(fù)責(zé),致使完美無(wú)缺的策略,因?yàn)榈貌坏搅己玫膱?zhí)行而流產(chǎn);事情和最初的目標(biāo)背道而馳,卻不知道是那個(gè)環(huán)節(jié)、哪個(gè)人身上出了紕漏;一項(xiàng)工作,幾個(gè)人簽字的正常流程走下來(lái),耗費(fèi)很長(zhǎng)時(shí)間,貽誤商機(jī);企業(yè)部門資料管理混亂,重要文件常常不知所蹤;職員離職,帶來(lái)重要資料遺失或泄露的隱患!無(wú)法隨時(shí)隨地掌握企業(yè)的全面情況,出差數(shù)天工作即堆積如山。
數(shù)字商業(yè)時(shí)代,管理環(huán)境發(fā)生了巨大的變化。日益細(xì)化的分工,倍數(shù)地增加了個(gè)體和個(gè)體之間,團(tuán)隊(duì)和團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作,同時(shí)更細(xì)化了各個(gè)分工崗位的權(quán)利和責(zé)任;用知識(shí)創(chuàng)造的工作越來(lái)越多,管理、監(jiān)督的精確度要求不斷提高;信息量爆增,溝通數(shù)量和質(zhì)量都在要求提升;知識(shí)、創(chuàng)新是將來(lái)最核心的競(jìng)爭(zhēng)能力,知識(shí)管理是各類組織未來(lái)最重要的管理任務(wù)。處在一個(gè)復(fù)雜、多變的管理環(huán)境中,作為一個(gè)出色的企業(yè)管理者,優(yōu)秀的管理才能毋焉質(zhì)疑是必須的。但優(yōu)秀的管理思想,離開了優(yōu)秀的管理工具來(lái)實(shí)踐,出色的策略構(gòu)思,離開了完整的執(zhí)行,它也只能停留在意識(shí)狀態(tài),不能轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的效益。
OA軟件,管理思想的機(jī)器化
計(jì)算機(jī)的出現(xiàn),使我們身邊的很多事情變的簡(jiǎn)單和規(guī)范。90年代初期WORD的出現(xiàn),幫助人們從繁重的事物工作中解脫出來(lái),但它僅僅是一種個(gè)人辦公軟件。90年代后期,隨著對(duì)協(xié)同化辦公與知識(shí)管理的需求日益強(qiáng)烈,企業(yè)級(jí)的辦公管理軟件以及實(shí)踐企業(yè)家管理思想的管理工具應(yīng)運(yùn)而生。辦公自動(dòng)化軟件(簡(jiǎn)稱OA)是結(jié)合先進(jìn)的管理思想,從廣泛的用戶需求中抽象出通用模型,并利用群件技術(shù)和Web技術(shù)開發(fā)的軟件產(chǎn)品,其主要作用是提高組織內(nèi)部協(xié)作效率、信息效率,并幫助個(gè)人實(shí)現(xiàn)輕松辦公、提高管理效率,它是管理者借以實(shí)踐對(duì)群體管理的工具,是組織網(wǎng)絡(luò)辦公、協(xié)同辦公的軟件。
如果把管理思想比做一部車,那么管理工具應(yīng)該就是車輪子,是它使得管理思想轉(zhuǎn)動(dòng)起來(lái)并飛速前行。而辦公自動(dòng)化軟件就是使管理者從千頭萬(wàn)緒的辦公工作中解脫出來(lái),使企業(yè)重新注入靈活、效率和規(guī)范因子的管理工具。顯然,優(yōu)秀的管理工具是幫助管理者、組織在競(jìng)爭(zhēng)中制勝的利器。
OA軟件:形成、傳播、發(fā)展企業(yè)習(xí)慣的好工具
管理者最大的任務(wù)就是一個(gè)戰(zhàn)略、策略制定并監(jiān)督執(zhí)行,在這過(guò)程中,關(guān)鍵核心不是目標(biāo)的設(shè)定,而是執(zhí)行的過(guò)程控制。國(guó)外的很多大型組織或企業(yè),經(jīng)過(guò)上百年的發(fā)展,不斷發(fā)展壯大,形成了高效、規(guī)范、程序化的管理機(jī)制,這是一種企業(yè)習(xí)慣,支持組織完整執(zhí)行戰(zhàn)略步驟,實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。近年來(lái),他們正在運(yùn)用包括OA軟件在內(nèi)的IT技術(shù)將這種企業(yè)習(xí)慣機(jī)器化,支撐組織高效、健康運(yùn)轉(zhuǎn)。
OA軟件的目標(biāo)是幫助客戶快速地建立起一個(gè)彈性、靈活、高效的電子化協(xié)同辦公與知識(shí)管理環(huán)境。以國(guó)內(nèi)專業(yè)的辦公自動(dòng)化軟件廠商合強(qiáng)軟件的合強(qiáng)智能辦公系統(tǒng)為例,它主要實(shí)現(xiàn)了四個(gè)方面的功能。
● 建立內(nèi)部通訊平臺(tái); ● 實(shí)現(xiàn)工作流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化;
● 建立信息發(fā)布平臺(tái); ● 實(shí)現(xiàn)文件管理的自動(dòng)化。
OA軟件的這些功能將幫助管理者實(shí)現(xiàn)以下的目的。
首先是讓管理工作變得輕松輕松。原因來(lái)自三方面:一、信息流通快,以前兩三天處理一個(gè)報(bào)告的事,在平臺(tái)上可以壓縮在一個(gè)小時(shí)以內(nèi);二、文件和工作都被自動(dòng)、有序的流轉(zhuǎn),在辦工作、待半工作清晰明了。相當(dāng)于給使用者安排了一個(gè)虛擬秘書,大大減低工作量。三、信息發(fā)布平臺(tái)使無(wú)效會(huì)議減少。
其次是協(xié)作性、靈活性顯著提高。20世紀(jì),福特汽車的創(chuàng)始人首先倡導(dǎo)了專業(yè)化分工的產(chǎn)業(yè)模式,是一個(gè)偉大的創(chuàng)新。但在專業(yè)化效率日漸提高的今天,部門和部門、環(huán)節(jié)和環(huán)節(jié)之間協(xié)作效率高低,就成為組織提升整體競(jìng)爭(zhēng)能力新的驅(qū)動(dòng)因素。OA軟件不僅幫助你建設(shè)無(wú)邊界組織,消除企業(yè)的信息死角,成為企業(yè)上下左右溝通潤(rùn)滑劑。而且提高了企業(yè)的部門間的協(xié)作能力,提高了團(tuán)隊(duì)精神。
第三、管理效率提高了。在OA平臺(tái)上,可以了解每項(xiàng)業(yè)務(wù)、每個(gè)人的進(jìn)度和狀態(tài),了解哪些地方、哪個(gè)環(huán)節(jié)有改善的余地、挖掘的潛力,并借此提高組織的工作效率和管理效率。
第四、規(guī)范性增強(qiáng)。在辦公自動(dòng)化平臺(tái)上,人的意志無(wú)法改變程序運(yùn)行,一切都得按照既定規(guī)則、公司制度行使。同時(shí),相應(yīng)的責(zé)任權(quán)利對(duì)應(yīng)相應(yīng)的權(quán)利,杜絕越權(quán)超作,防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn),增加了監(jiān)督性,
最重要一點(diǎn)就是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理。文檔管理的自動(dòng)化,一是可以使優(yōu)秀員工思想、技能不斷積累和創(chuàng)新。二是即時(shí)管理、更新每個(gè)部門的各種資料,例如客戶資料,使得組織可以減低人員離職時(shí)所帶來(lái)的人事成本等。
第三次浪潮的到來(lái),使得對(duì)效率的追求正在演變成整體競(jìng)爭(zhēng)能力的衡量標(biāo)準(zhǔn)??萍嫉倪M(jìn)步使得企業(yè)可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)提升效益,ERP實(shí)現(xiàn)企業(yè)的資源效率,財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)企業(yè)資金效率,OA軟件則提升企業(yè)的信息效率、協(xié)作效率、辦公效率和管理效率,成為組織提升整體競(jìng)爭(zhēng)能力的必需品。
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每一個(gè)管理者在現(xiàn)實(shí)的組織生活中,都會(huì)面對(duì)這樣一個(gè)十分現(xiàn)實(shí)而又無(wú)法回避的問題:我需要的究竟是什么呢?是金錢?是優(yōu)越的工作條件?是職位的快速晉升和權(quán)力的無(wú)限膨脹?是工作的最佳績(jī)效,是員工的高度滿意度,還是
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春秋時(shí)期,祁奚,即祁黃羊,是晉國(guó)大夫,后任中軍尉。有-次,晉國(guó)國(guó)君晉平公問祁黃羊:“南陽(yáng)縣缺個(gè)縣官,你看應(yīng)該派誰(shuí)去比較合適呢祁黃羊毫不遲疑地回答說(shuō):“叫解狐去最合適了,他一定能夠勝任的晉平公很驚奇地問
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董栗序:管理者必看的溝通電影《千里走 2023.03.28
這是一個(gè)真實(shí)的故事?! ∵@是一部由張藝謀導(dǎo)演的繼《英雄》、《十面埋伏》之后“回歸真實(shí)”中的一部好影片。影片中主人公在麗江確有其人,幾個(gè)演員由真人扮演,據(jù)說(shuō)老謀子是無(wú)意間獲悉這個(gè)故事,被這個(gè)故事感動(dòng),
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應(yīng)該怎樣做最好的中層管理者? 2023.02.21
前言:中層管理者是企業(yè)人才的中堅(jiān)力量,他們的素質(zhì)好與差、能力能否得到充分發(fā)揮,直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展。如果把一個(gè)企業(yè)比做一個(gè)人,高層管理者就是大腦,要思考企業(yè)的方向和戰(zhàn)略;中層就是脊梁,要去協(xié)
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