復(fù)盤是項(xiàng)目結(jié)束后必不可少的階段，好的復(fù)盤會議能夠有效地促進(jìn)團(tuán)隊(duì)成長。今天，阿里項(xiàng)目管理專家鹿迦以自身的經(jīng)驗(yàn)，為大家分享如何做好一個項(xiàng)目的復(fù)盤。這篇文章分成兩個部分，第一部分簡單闡述對這種回顧會議的理解，認(rèn)識會議的真正價(jià)值;第二部分是分享個人操作的團(tuán)隊(duì)回顧會議流程。

在阿里天貓新零售的天地會項(xiàng)目中，因?yàn)槲覅⑴c的團(tuán)隊(duì)是成立不到2個月的feature team，再加上團(tuán)隊(duì)成員來自于多個不同的BU(有釘釘?shù)摹⑻熵埿铝闶鄣?、手淘?，團(tuán)隊(duì)處在一個快速磨合成長期，在合適的節(jié)點(diǎn)上開展一個有效的團(tuán)隊(duì)回顧會議(也可以叫做復(fù)盤會議)可以對團(tuán)隊(duì)成長和進(jìn)化起到一個非常明顯的加速作用。

抱著這樣的信念，我們上周組織了一個團(tuán)隊(duì)回顧會議，基于團(tuán)隊(duì)成員的反饋這個會議算是取得了令人滿意的結(jié)果，大家不僅加深了相互的了解、公開暴露了一些團(tuán)隊(duì)中隱藏的問題，更幫助大家對這些問題做了比較深入的探討和分析，并產(chǎn)出了可落地的行動。

一、我理解的團(tuán)隊(duì)回顧會議

回顧會議(retrospective meeting)是來自敏捷方法scrum，這個會議是Scrum檢視與調(diào)整的一個重要的環(huán)節(jié)，在這個會議上，我們鼓勵團(tuán)隊(duì)對自己的開發(fā)過程進(jìn)行改進(jìn)，并確定什么樣的調(diào)整可以使下一迭代的效率更高、結(jié)果更令人滿意和更易于工作。

就像我們頻繁的迭代和交付是為了快速地獲得外部用戶的反饋，進(jìn)而幫助我們做產(chǎn)品需求的調(diào)整一樣，每個迭代的回顧會議就是想更快地得到大家對團(tuán)隊(duì)工作問題和改進(jìn)點(diǎn)的反饋，幫助團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的工作效能和能力的不斷提升。

但是開好回顧會議并不簡單，甚至我認(rèn)為回顧會議是團(tuán)隊(duì)中最難開好的一個會議，但開好了也是價(jià)值最大的一個會議。我們整理了一下，認(rèn)為這個會議可能達(dá)到的五個層次：

1.單向宣講式的回顧會議：團(tuán)隊(duì)管理者事先完成了整個回顧分析，會上只是面向團(tuán)隊(duì)成員做一個回顧結(jié)論的宣講和說明。很明顯，這種層次的回顧會議不僅很有可能不能發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)最重要的問題，更不利的是很難讓結(jié)論取得團(tuán)隊(duì)成員發(fā)自內(nèi)心的認(rèn)同。

2.各自表達(dá)式的回顧會議：團(tuán)隊(duì)成員沒有真的想敞開內(nèi)心參與回顧會議，往往只是迫于會上的點(diǎn)名而擊鼓傳花式地各自講自己的內(nèi)容和觀點(diǎn)，對其他人的觀點(diǎn)沒有回應(yīng)，也沒有質(zhì)疑。這是明顯的團(tuán)隊(duì)成員害怕沖突的表現(xiàn)，團(tuán)隊(duì)成員之間沒有真正的融合，背后真正的問題可能是沒有建立團(tuán)隊(duì)成員之間的信任。

3.爭論推責(zé)式的回顧會議：大家搶著發(fā)言，但是氣氛緊張，經(jīng)常有不禮貌地打斷他人講話的情況出現(xiàn)，大家都極力避免責(zé)任被認(rèn)定到自己的頭上，往往需要老板在最終的時候決策。定責(zé)式的回顧會議是我們需要極力避免的，這個不是我們回顧會議的目標(biāo)，定責(zé)的行動往往會導(dǎo)致大家關(guān)閉溝通的門，導(dǎo)致真正的問題被掩蓋。

4.發(fā)散討論式的回顧會議：回顧中拋出的問題很多，討論的的過程中往往還會從一個問題跳躍到其他問題上，導(dǎo)致會議中涉及的論點(diǎn)不斷發(fā)散，最終往往由于問題過多，沒有時間也沒辦法形成能落地的結(jié)論。沒有結(jié)論的會議，也就沒有辦法拿到最終的會議價(jià)值。

5.聚焦共創(chuàng)式的回顧會議：明確回顧的目標(biāo)是通過團(tuán)隊(duì)共創(chuàng)的方式發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)持續(xù)進(jìn)化的機(jī)會，鼓勵大家用坦誠、合作、成長的心態(tài)挖掘團(tuán)隊(duì)改進(jìn)的機(jī)會，并通過區(qū)分優(yōu)先級以在最有價(jià)值的機(jī)會點(diǎn)上切實(shí)落地改進(jìn)的行動。這個層次才是我們理想的情況，是我們追求的目標(biāo)。

二、可參考的回顧會議流程

我們操作的回顧會議基本流程是參考了《Agile Retrospectives》這本書中所劃分的會議5個階段：

1.準(zhǔn)備;

2.收集數(shù)據(jù);

3.產(chǎn)生見解;

4.確定改進(jìn)項(xiàng);

5.結(jié)束會議。

那我就按這幾個階段來講講怎么做。

2.1 準(zhǔn)備

準(zhǔn)備階段其實(shí)是非常重要的，一些初次主持回顧會議的同學(xué)往往會忽視這個階段，一上來就讓大家寫小卡片，這樣不僅效果不好，次數(shù)多了更給人枯燥重復(fù)、走形式的感覺。

準(zhǔn)備階段我往往會選擇做下面幾件事：

設(shè)定一個安全的環(huán)境

回顧會議不僅僅希望大家能參與進(jìn)來，更重要的是能敞開心扉，大家沒有顧慮地把問題暴露出來，找到改進(jìn)的辦法。但事實(shí)是肯定有人擔(dān)心回顧會議會成為一個批判會議，在認(rèn)為這個會議的目的是找到這個迭代中犯錯的那個人，并把他拎出來痛批一頓，看以后還有誰敢再犯。如果這樣大家肯定會有所保留，擔(dān)心說錯話，會議上就找不到真正的問題。

一般我們會直接聲明這個會議的目的，絕對沒有想追究任何人的責(zé)任的意思。不僅如此，我們還需要在會議過程中避免討論任何個人責(zé)任的問題。

了解與會人的心態(tài)

這是個很有意思的事情。會議本來就令人沮喪，更何狀是回顧會議這種看似是錦上添花的會議。與會者都是帶著什么心態(tài)來參加的呢?這里有一種非常有意思的收集與會者心態(tài)的小活動，叫做“ESVP”：

Explorer (探索者);Shopper (推銷者);Vacationer (度假者);Prisoner (囚犯)。

這四個角色代表了四種與會的心態(tài)，可以通過與會者不記名的投票(匿名的在貼紙上寫上代表自己真實(shí)心態(tài)的角色首字母)，統(tǒng)計(jì)完現(xiàn)場公開結(jié)果，就能知道會議室里大家的實(shí)際心態(tài)情況。統(tǒng)計(jì)的結(jié)果不一定總讓人歡欣鼓舞，但這個小小的活動往往能有效的喚起大家內(nèi)心的思考，幫忙確定會議的基調(diào)，很有價(jià)值。

激活大家的發(fā)言欲望

事實(shí)證明，一個會議上，如果一開始大家就可以不需要發(fā)言，只是聽，那么很大機(jī)會大家在整個會議上都將保持沉默，沒有什么想說的，盡管會議中后期你希望更多人參與發(fā)言。辦法是一開始就破冰。簡單常用的方法是讓大家按座位順序輪流用一個詞形容他/她對這個迭代的感受。只讓用一個詞說實(shí)話非常難，不過沒關(guān)系，這個時候大家就會開始腦子飛快的轉(zhuǎn)起來了，到底哪個詞比較合適。這樣不僅把大家?guī)У搅嘶仡櫟乃悸防?，更重要的是大家一開始就有機(jī)會開口表達(dá)自己的想法了。

把大家?guī)У竭@個迭代歷史的回憶中來

在開始收集數(shù)據(jù)之前，讓大家先回憶這個迭代到底發(fā)生了什么，這個至關(guān)重要，不然暴露的問題很可能變成天馬星空的抱怨。上面用一個詞描述這個迭代的感受是一個很好的方法，但除此之外還有心情曲線法也是很有意思的方式。方法很簡單，就是讓大家畫一條基于時間軸(標(biāo)注團(tuán)隊(duì)的關(guān)鍵時刻或里程碑)的心情曲線。如圖是一個團(tuán)隊(duì)真實(shí)的曲線結(jié)果，每個人都不一樣，分享這個曲線的過程甚至能加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)成員的相互了解，加強(qiáng)信任感。

2.2 收集數(shù)據(jù)

收集數(shù)據(jù)一般包含收集做得好的部分，做得不好的部分，有時還會創(chuàng)新想法部分。這個環(huán)節(jié)是回顧會議最具代表性的，發(fā)貼紙，然后大家各自寫，一個問題一張貼紙……如下圖就是一個真實(shí)的例子：

上面這個方式用得非常廣泛，就不多講了。除此之外還有一些變形的方式：

通過視覺化的、隱喻性的方法做引導(dǎo)，比如帆船回顧法。

模擬論壇接力留言的方式，一個問題一張A4紙，大家按順序傳遞加上自己的簡介，通過書寫來收集數(shù)據(jù)。

2.3 產(chǎn)生見解

收集到了數(shù)據(jù)只是第一步，如果順利，到此為止我們就能收集到大量的、反應(yīng)真實(shí)情況的好的和需要改進(jìn)的點(diǎn)。接下來我們需要整理了。

先分類，因?yàn)榇蠹沂歉髯元?dú)立寫的，所以肯定會有重復(fù)的，所以把同類的放到一起我們才能讓滿墻的紙片不那么凌亂。分類需要花一點(diǎn)時間，但這個過程也是剛好讓大家都了解其他人寫了什么的好機(jī)會，所以我往往會邀請組員上來和我一起來做分類，一個人做卡片宣讀，允許大家討論，一個人把相同意思的卡片貼到一起。

對做得好的部分，我們需要提出來鼓勵大家，希望我們能堅(jiān)持下來，甚至做得更好。這個部分在實(shí)際操作中往往比較忽視，大家更愿意快點(diǎn)調(diào)到待改進(jìn)部分。無論如何，如果發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)士氣低落，需要鼓勵的話，這時就是很好的機(jī)會，每個做得好的地方你都能有感而發(fā)。

對待改進(jìn)的部分，這個是本次會議的核心內(nèi)容，不過很不幸，往往團(tuán)隊(duì)總結(jié)出來的待改進(jìn)方面會比較多(>5個就算多吧)，可會議時間有限，對這個部分，我們首先要做的就是確定優(yōu)先級最高的核心問題(不超過3個)。確定的辦法最常用的就是投票，比如每人兩票。

2.4 確定改進(jìn)項(xiàng)

當(dāng)我們確定了待改進(jìn)的重點(diǎn)之后，我們就需要討論得出針對這些問題的改進(jìn)方案。

不過別急，不要這么快就跳到了改進(jìn)方案上來，針對問題我們要先分析問題的根源，找到問題最根本的原因，我們再針對原因采取改進(jìn)行動，這樣才能對問題做到根本的解決。

魚骨圖或5W的方法尋找問題根源

最常見的方法有魚骨圖法，如下圖，使用方法就不解釋了，大家自己google。

還有一個理論就是5個WHY，也是一個很好用的方法。

分組討論

討論尋找問題根源的的過程往往非常費(fèi)時，這里常用的一個方式是把組員分組，每個小組專門討論一個問題，我們可以限時讓他們討論出問題的根源和推薦出改進(jìn)計(jì)劃，這樣我們一個能節(jié)省時間，更有價(jià)值的是可以調(diào)動每一個成員的積極參與度。

SMART的改進(jìn)計(jì)劃

一個老調(diào)重彈的就是所有的改進(jìn)計(jì)劃都必須是SMART的，SMART原則也不介紹了。這點(diǎn)說得容易，但做起來往往困難很大，大家非常容易產(chǎn)出一些類似建議一樣的東西，完全沒辦法執(zhí)行。這里給大家一個小竅門，在每產(chǎn)出一個action的時候就問一下大家“這個action可以執(zhí)行嗎?能判斷是否完成嗎?”，這樣往往就能幫忙準(zhǔn)確判斷是否SMART。

避免產(chǎn)出過多改進(jìn)計(jì)劃

當(dāng)然還有一個陷阱就是改進(jìn)計(jì)劃過多，到時候團(tuán)隊(duì)根本沒有時間完成這么多的改進(jìn)計(jì)劃，這個也需要排優(yōu)先級;還有超出團(tuán)隊(duì)能力范圍的改進(jìn)要避免，不然也沒法落實(shí)。

2.5 結(jié)束會議

結(jié)束會議如果有必要的話我們可以簡單對本次會議的組織做個總結(jié)建議，可以幫助我們提高下次回顧會議的組織能力。

但我最喜歡的結(jié)束會議的方式是讓大家每個人通過一張紙片的形式感謝團(tuán)隊(duì)里的一個人，并附上理由。我覺得這是一個很好的激勵團(tuán)隊(duì)更多合作和相互幫助的好辦法。寫好紙片之后，我會請大家當(dāng)眾宣讀一下卡片內(nèi)容，并親手交給自己感謝的人，紙片格式如下：

三、提供幾個需要注意的地方

1.一般情況不建議團(tuán)隊(duì)的經(jīng)理參加回顧會議。這有悖于準(zhǔn)備環(huán)節(jié)中提到的設(shè)立一個安全的環(huán)境，大家會擔(dān)心在會議上暴露團(tuán)隊(duì)問題會對他們績效產(chǎn)生不好的影響。但也有一種情況我們需要經(jīng)理在場，那就是團(tuán)隊(duì)已經(jīng)積累了很多非常嚴(yán)重的問題，但是經(jīng)理可能都不大了解情況，大家都期盼的經(jīng)理在場能聽到并推動解決這些問題。

2.會議產(chǎn)生的改進(jìn)計(jì)劃怎么有效地跟蹤?一般我們建議把這些action之間放到團(tuán)隊(duì)下個迭代的工作列表中，和普通開發(fā)工作一樣對待跟蹤，只有這樣才能有效地使得改進(jìn)落地。

3.前后回顧會議產(chǎn)出相同或類似的改進(jìn)計(jì)劃。這說明老問題一直沒有解決，有的時候會發(fā)現(xiàn)每次改進(jìn)計(jì)劃都完成了，但是老問題仍然還在。一般如果想改進(jìn)能力或是外部依賴的問題往往會導(dǎo)致這樣的情況，這些不像團(tuán)隊(duì)自己的流程那樣能立竿見影，面對這樣的問題，團(tuán)隊(duì)最好能計(jì)劃一些長期的(周期跨迭代的)改進(jìn)計(jì)劃，下次回顧會議可以監(jiān)控進(jìn)展，而不是提重復(fù)的問題。

4.如果需要，別忘了在回顧會議前面簡單過一下上次回顧會議產(chǎn)出的改進(jìn)計(jì)劃完成情況。

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