管理文件和資料控制程序
.目的
規(guī)定了質(zhì)量體系管理文件在運(yùn)行過(guò)程中的控制要求，以確保質(zhì)量體系運(yùn)行的各場(chǎng)合都能得到和使用相應(yīng)文件的有效版本。
2.適用范圍
適用于本廠質(zhì)量體系運(yùn)行中的管理文件和資料的控制活動(dòng)。
3.定義
文件和資料的管理：指與質(zhì)量體系有關(guān)文件的形成直到歸檔、更改、保管的全過(guò)程管理。
4.職責(zé)
4.1質(zhì)保部質(zhì)管室負(fù)責(zé)質(zhì)量體系管理文件的控制和管理。
4.2各職能部門負(fù)責(zé)相關(guān)的管理性文件的編寫(xiě)，并負(fù)責(zé)各自專用文件及資料的管理。
5.工作程序
5.1文件的分類
5.1.1工廠的質(zhì)量體系文件分為四個(gè)層次：
a.第一層次為《質(zhì)量手冊(cè)》；
b.第二層次為《程序文件》；
c.第三層次為《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》等；
d.第四層次為《質(zhì)量記錄》。
5.1.2文件和資料分為內(nèi)、外部文件和資料以及受控文件和非受控文件。
5.2文件的編制
5.2.1《質(zhì)量手冊(cè)》在管理者代表領(lǐng)導(dǎo)下由質(zhì)保部負(fù)責(zé)編制。
5.2.2《程序文件》由各職能部門主管負(fù)責(zé)編制。
5.2.3《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》等由技術(shù)開(kāi)發(fā)部或有關(guān)部門負(fù)責(zé)編制。
5.2.4《質(zhì)量記錄》的第一版表式隨《程序文件》一起編制。
5.2.5其它管理文件由相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)編制。
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5.2.6《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》、《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》、《質(zhì)量記錄》的編制格式和標(biāo)識(shí)按照《質(zhì)量體系文件編寫(xiě)導(dǎo)則》要求執(zhí)行。
5.3文件的審批權(quán)限
5.3.1文件和資料在發(fā)布前由授權(quán)人員審批其適用性。
a.《質(zhì)量手冊(cè)》由管理者代表審核、廠長(zhǎng)批準(zhǔn)；
b.《程序文件》由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、管理者代表批準(zhǔn)；
c. 《技術(shù)類文件》、《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)》等由有關(guān)職能部門主管領(lǐng)導(dǎo)審定；
d. 其它管理文件，屬部門級(jí)工作文件由各部門主管審核，部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，屬工廠級(jí)文件由部門領(lǐng)導(dǎo)審核、廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。
5.3.2批準(zhǔn)后的文件由質(zhì)保部發(fā)布。
5.4文件的發(fā)放和使用
5.4.1文件管理部門負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識(shí)，文件受控目錄由文件管理部門提出，管理者代表批準(zhǔn)，受控文件加蓋“受控文件”印章，并注分發(fā)號(hào)。
5.4.2文件的發(fā)放
a.《質(zhì)量手冊(cè)》按審批的范圍發(fā)放；
b.《程序文件》按審批的范圍發(fā)放；
c.其他文件的發(fā)放，按編制部門建議的范圍經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)放。
d.文件的發(fā)放由文件管理人員填寫(xiě)《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》，按批準(zhǔn)發(fā)放范圍發(fā)放文件。
5.4.3文件領(lǐng)用人在《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》上簽名。領(lǐng)取具有唯一分發(fā)號(hào)和加蓋“受控文件”印章的文件，便于控制。
5.4.4工廠內(nèi)不得使用擅自復(fù)印的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)由文件管理人員收回銷毀。
5.4.5當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時(shí)，文件使用人填寫(xiě)《文件領(lǐng)用申請(qǐng)表》到文件管理部門辦理更新手續(xù)，文件管理員負(fù)責(zé)將破損文件銷毀，并做好記錄。
5.4.6當(dāng)文件使用人將文件丟失，必須重新辦理文件領(lǐng)出手續(xù)，但必須在領(lǐng)用中
做出說(shuō)明（必要時(shí)作出檢討），文件管理員在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)，注明丟失文件作廢，
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必要時(shí)文件管理員通知有關(guān)使用部門，防止誤用。
5.4.7對(duì)使用的文件不得隨意涂改或抽取某頁(yè)另外保存，如對(duì)文件理解不清時(shí)，由該文件的編制部門負(fù)責(zé)解釋。
5.5文件的更改
5.5.1如文件需要更改時(shí)，應(yīng)由文件更改提出人或提出部門負(fù)責(zé)填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》，說(shuō)明更改原因，對(duì)重要的更改（如技術(shù)參數(shù)）還應(yīng)附有充分的證明材料。
5.5.2文件更改的審核、批準(zhǔn)應(yīng)由原審批部門進(jìn)行，若指定其他部門審批時(shí)，該部門應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料。
5.5.3文件更改申請(qǐng)批準(zhǔn)后，由文件管理員根據(jù)批準(zhǔn)的《文件更改申請(qǐng)單》意見(jiàn)實(shí)施更改，并按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》的名單發(fā)放更改后的文件，同時(shí)收回作廢的舊文件，以確保各部門所使用的文件均為有效版本。
5.6文件的換版與作廢
5.6.1文件更改一般以換頁(yè)形式進(jìn)行，但必須在更改狀態(tài)欄中注明更改序號(hào)；文件需進(jìn)行大幅度的修改，應(yīng)進(jìn)行換版，原版本文件作廢，換發(fā)新版本。
5.6.2作廢的文件由文件管理員按《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》收回并記錄，作廢文件加蓋“作廢”印章。需銷毀的作廢文件，由文件管理員填寫(xiě)《文件銷毀申請(qǐng)表》，文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。需作資料保留的作廢文件，申請(qǐng)人填寫(xiě)《文件留用申請(qǐng)單》，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由文件管理員加蓋“作廢留用”印章可留用。
5.7文件的管理
5.7.1文件經(jīng)編制審核批準(zhǔn)后，由文件管理員列入《質(zhì)量體系文件清單》并填寫(xiě)《歸檔文件資料目錄臺(tái)帳》，存檔保管，存入軟盤(pán)的文件也由文件管理員例行歸檔登記、標(biāo)識(shí)。為防止文件的丟失，所有存入軟盤(pán)的文件均應(yīng)有備份，每月檢查一次。
5.7.2需臨時(shí)借閱文件的人員，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可借閱文件，借閱者
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應(yīng)在指定日期歸還文件，到期不歸還者由文件管理員追回驗(yàn)收，原版文件一律不準(zhǔn)外借，以防止丟失或缺損。
5.7.3文件編制部門的負(fù)責(zé)人每年進(jìn)行一次適宜性審核（外來(lái)文件的審核，由技術(shù)開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)）。文件管理員應(yīng)每半年全面檢查各類在用文件的有效性，對(duì)于各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
5.8文件的保存
文件的保存按規(guī)定的地點(diǎn)和方式有序存放，以便存取，質(zhì)量文件的保存應(yīng)嚴(yán)格管理，存放地點(diǎn)應(yīng)具有防水、防火、防盜設(shè)施，以確保文件的完整性。
6.相關(guān)文件和記錄
QR/SH05.01-01《質(zhì)量體系文件清單》
QR/SH05.01-02《文件更改申請(qǐng)單》
QR/SH05.01-03《歸檔文件/資料目錄臺(tái)帳》
QR/SH05.01-04《文件發(fā)放領(lǐng)用登記表》
QR/SH05.01-05《文件銷毀申請(qǐng)單》
QR/SH05.01-06《文件留用申請(qǐng)單》
QR/SH05.01-07《文件領(lǐng)用申請(qǐng)表》

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