會議組織技能訓(xùn)練
一、 確認(rèn)哪些因素使會議有效或無效
二、確認(rèn)有效組織會議的行為類型和觀念
三、掌握如何使會議更有效的技能
會議工作調(diào)查表
在這部分，要求你回憶你及組織的其他人如何組織會議，并把結(jié)果記錄在下面兩個項目下：
一、 你是如何組織會議的。
二、其他人是如何組織會議的。
什么原因致使會議無效
一、 沒有搞清會議的真正目的
二、使簡單的問題復(fù)雜化
三、持續(xù)時間太長
四、 發(fā)言者過于健談
五、 拖延決定和行動]
使會議成為有效的因素
一、 預(yù)先清楚會議的目的
二、與會者做好會議準(zhǔn)備
三、問題、議程和時間不因情景而變
四、 限制集思廣議的范圍是必要的
五、 根據(jù)要討論的問題限制出席的人數(shù)
六、 手頭要掌握全部有關(guān)信息
七、 掌握會議的精髓
八、 決策的制定和行動方案的制定要恰如其分
有效的會議需要
一、 群體的溝通
二、提高討論的質(zhì)量
三、為討論提供一個結(jié)構(gòu)性清單
四、 建立團(tuán)隊意識
組織會議的工作
在許多組織中，會議受挫是件很普通的事。通常，人們花費許多時間空談，而不是討論應(yīng)如何做。
在會議中，你的角色是變化的。有時你是作為會議的組織者、召集人或會議主席；也有時你作為一個別人主持會議的參加者。然而，不管是哪種情況，你對會議的有效性都負(fù)有責(zé)任，而不應(yīng)浪費自己和別人的時間。
管理者經(jīng)常這樣指責(zé)會議：
1． 沒有真正的目標(biāo)。
2． 使簡單的問題復(fù)雜化。
3． 持續(xù)的時間過長。
4． 發(fā)言者過于健談。
5． 拖延決定和行動。
這些指責(zé)并非沒有道理。如果我們能考慮以下幾個方面，會議是能取得成功的。
1． 預(yù)先弄清會議的目的。
2． 與會者事先作好會議準(zhǔn)備。
3． 議題、議程和時間不因情景而變。
4． 有必要對"集思廣議"給予一定的限制。
5． 根據(jù)要討論的問題對與會人員做一定的限制。
6． 與會者手上要掌握全部有關(guān)信息。
7． 把握會議的精髓。
8． 決策和行動方案的制定要恰如其分。
要使會議變得有效，應(yīng)注意：
1． 群體的溝通。
2． 提高討論的質(zhì)量。
3． 為討論提供一個結(jié)構(gòu)性的清單。
4． 建立團(tuán)隊意識。
會議工作評價表
這部分訓(xùn)練的目的在于給你一個評價的機(jī)會，即依據(jù)你所參加有效會議的經(jīng)驗，考慮哪些因素致使會議有效，而又有哪些因素致使會議無效。同時，你還要根據(jù)你作為一個會議的組織者、主持者或會議主席時，對會議所起的作用，或是僅僅作為一個參加者時對會議所做的貢獻(xiàn)。
在這張表的第一部分，你需要評價兩個會議，一個是你認(rèn)為有效的，一個是無效的。你要考慮兩類問題，一類是什么因素影響了這兩個會議有效或無效，第二類是在這兩次會議中，你和其他的人對會議的有效或無效扮演了什么樣的角色。
在這張表的第二部分，你要與小組的其他成員分享你在會議工作中的經(jīng)驗和感受。
第一部分
獨立地考慮并完成表中的每個項目，并寫下你的分析結(jié)果。你所寫的應(yīng)當(dāng)是真實可信的，而且也是在第二部分討論中希望與你同伴所分享的。
1． 回憶你最近所參加的會議，選擇一個你認(rèn)為是有效的會議。在評價表中第一欄，簡要描述該會議的目的。
2． 在評價表的第二欄中，你要列出你覺得致使會議成功的因素。
3． 在評價表的第三欄中，你簡要描述為使該會議成功，你和你的同事做了哪些貢獻(xiàn)。
4． 在評價表的第四欄中，描述該會議的結(jié)果。這一結(jié)果可能是一項決策、解決爭議或開始一個行動等。
5． 現(xiàn)在你回憶一個特別不成功的會議。在評價表第一欄中簡要描述你或其他人所確認(rèn)的會議目的。
6． 在評價表的第二欄中，列舉出你認(rèn)為致使會議無效的因素。
7． 在評價表的第三欄中，說說你和你的同事在這一不成功的會議中所做的貢獻(xiàn)。
8． 在評價的最后一欄里，記述會議的結(jié)果（如果有的話）。
有效會議評價表
會議的目的：
致使會議成功的因素：
你和你的同事在使會議成功中所做的貢獻(xiàn)：
會議的主要結(jié)果：
其他想說明的問題：
無效會議評價表
會議的目的：
致使會議成功的因素：
你和你的同事在使會議成功中所做的貢獻(xiàn)：
會議的主要結(jié)果：
其他想說明的問題：
　
第二部分
根據(jù)下面的要求進(jìn)行小組討論，與你的同伴分享你認(rèn)為有確實根據(jù)的信息。
1. 翻閱評價表第二欄，看看所列出的影響因素，對于有效會議和無效會議哪些因素是相同的。把它們寫下來，并根據(jù)你的經(jīng)驗補(bǔ)充你認(rèn)為應(yīng)包括而在評價表中沒有列出的因素。
二、翻閱評價表第三欄，列出在有效會議和無效會議中有貢獻(xiàn)的行為和態(tài)度類型。并根據(jù)你的經(jīng)驗補(bǔ)充你認(rèn)為致使會議有效或無效的行為和態(tài)度。
三、考慮第四欄（會議的結(jié)果），哪些結(jié)果象預(yù)期的那樣獲得成功，或者用其他的方法更好些？
如何組織會議工作
下面這些要點會幫助你主持的會議更為有效。
一、 會前準(zhǔn)備
1． 確定會議是否必要。能否通過其他方式使會議準(zhǔn)備解決的問題更有效地獲得解決？
2． 確定會議的目的。你試圖達(dá)成什么樣的結(jié)果？會議準(zhǔn)備做出什么樣的決定？準(zhǔn)備取得什么的行動方案？
3． 準(zhǔn)備議事日程。列出與會議目的有關(guān)的項目。依重要程度進(jìn)行項目排序。把有關(guān)項目歸并為一組。限定每個項目的商議時間。
4． 收集所有與會議所議項目有關(guān)的信息。如果太長、太多，將其要點摘錄出來。
5． 會前將會議議事日程和整理好的文件在與會人中間傳閱。
6． 根據(jù)要討論的問題限定與會人員。
7． 在正式開會之際，查看一下是否有新的信息。如果有，需簡要告訴大家。
二、會議期間控制
1． 敘述會議的目的。
2． 核對并記錄與會者。
3． 根據(jù)議事日程順序提出每個項目，然后進(jìn)行討論，征求有關(guān)與會者的意見。
4． 給每一個人表述自己意見的機(jī)會。
5． 控制討論過程。如果發(fā)生與論題無關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)上，應(yīng)及時引導(dǎo)到議題本身。
6． 如果討論變得復(fù)雜，出現(xiàn)各種不同的見解時，你要根據(jù)自己的理解將各種觀點加以概括。
7． 堅持預(yù)定的時間，不要拖延。
8． 在每個項目討論結(jié)束后加以概括，以便決策或達(dá)成結(jié)論。
9． 在會議結(jié)束時，對已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。如確有必要進(jìn)一步討論，可以推遲到下一次會議。
10． 確定下次會議的議題和時間。
三、會后工作
1． 在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時間及標(biāo)準(zhǔn)。表明下次會議的日期和時間。
2． 根據(jù)會議，對執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督和檢查。
如何參加會議
下面這些要點能幫助你更有效地參加他人主持的會議。
一、 會前準(zhǔn)備
1． 閱讀議事日程和有關(guān)材料，確切掌握會議的目的，確認(rèn)所列項目中哪些項目與自己有關(guān)。
2． 根據(jù)確認(rèn)的項目考慮自己應(yīng)持什么觀點，態(tài)度和如何表達(dá)。
3． 攜帶所有有關(guān)材料參加會議。
二、會議期間
1． 注意傾聽，保持安靜。僅當(dāng)需要發(fā)表自己見解或被征詢意見的時候，進(jìn)行簡潔明確的發(fā)言。不要隨意參加與自己無關(guān)項目的討論。
2． 對涉及你工作的決策、行動計劃做記錄。
四、 會后
1． 閱讀備忘錄或會議記錄，注意那些與你有關(guān)的決策和行動計劃。
2． 記下與你有關(guān)的行動計劃的具體細(xì)節(jié)，包括時間和標(biāo)準(zhǔn)。并對自己的執(zhí)行加以控制。

會議改善計劃
最后一部分的內(nèi)容，要求你認(rèn)真考慮前面所評價的最無效會議。根據(jù)前面所列出的要點，確定你應(yīng)如何組織會議工作。
請獨立完成下面內(nèi)容
一、 你自己能通過什么方法改善參與（或組織）會議的方式。
二、如何使別人改善參與會議的方式。
會議組織技能訓(xùn)練