文字溝通技能訓(xùn)練
文字溝通技能訓(xùn)練
目的
一、 通過(guò)對(duì)目前的和期望的文字溝通效果，確認(rèn)改善的領(lǐng)域。
二、通過(guò)掌握有效的文字溝通技能，獲取更好的結(jié)果。
三、培養(yǎng)和發(fā)展文字溝通技能。
文字溝通分析單
閱讀下面的各項(xiàng)內(nèi)容和要求，完成后面的分析表。
1． 在分析表的第一欄，根據(jù)你的工作填寫(xiě)那些你經(jīng)常要寫(xiě)給他們文字材料的人（或一類人）的姓名（或職務(wù)）。
2． 我們將文字溝通材料分為三類：
"肯定"的文字溝通；
"否定"的文字溝通；
指示做什么的文字溝通。
在分析中，我們要把精力集中在最常用的文字溝通材料上--信件，包括備忘錄，便條和各種類型的信?，F(xiàn)在，開(kāi)始填寫(xiě)第一欄，然后確定寫(xiě)給每個(gè)人的文字溝通材料類型（即"肯定"型、"否定"型和指示做什么類型），并把它們填寫(xiě)在第二欄里。
3． 在第三欄中確定這些信件屬于下面兩種情況的哪一種：
由你直接寫(xiě)給他們的；
對(duì)他們的文字溝通材料的回復(fù)。
4． 在第四欄，根據(jù)對(duì)你工作的重要程度，將第一欄填寫(xiě)的受信人進(jìn)行排序。
5． 在第五欄，根據(jù)你寫(xiě)給第一欄人的困難程度進(jìn)行程序。如果需要，可做補(bǔ)充說(shuō)明。
6． 檢視已填寫(xiě)的所有內(nèi)容，確定應(yīng)對(duì)哪類文字溝通材料加以重視，并把你的決定記在第六欄中。
分析表
主要受信人 “肯定”
“否定”
“指示” 直接回復(fù) 受信人的
重要程度 寫(xiě)給受信人
的困難程度 是否應(yīng)
加以注意 備 注
　　 　 　 　
文字溝通
一、 有效的文字溝通
1． 傳達(dá)必要的、精確的信息。
2． 發(fā)信者的表述對(duì)特定的情境應(yīng)是恰如其分的。
二、提高文字溝通水平應(yīng)注意三個(gè)階段
1． 寫(xiě)作準(zhǔn)備階段：
思考：
寫(xiě)給誰(shuí)？
寫(xiě)什么？
為什么？
提綱：
主要點(diǎn)
使用索引卡
整理：
按邏輯排列各要點(diǎn)的位置
去掉無(wú)關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容
2． 寫(xiě)作過(guò)程
文字溝通有三種主要類型：
① 肯定型
② 否定型
③ 指示型
① 寫(xiě)肯定型：
直接給出好的消息
解釋好消息
用好的祝愿結(jié)束
② 寫(xiě)否定型：
用"緩沖"式的自然敘述開(kāi)頭
在給出壞消息之前加以解釋
告訴壞消息
如果可能，建議某些可能的選擇
用好的祝愿結(jié)尾
③ 寫(xiě)指示型：
以一種具有吸引受信人注意力的敘述開(kāi)始
表述建議或要求，及可能的利益
清楚地指示受信者應(yīng)如何去做
鼓勵(lì)克服困難，盡早完成工作。
3． 檢查
① 是否表述準(zhǔn)確。
② 是否有不適當(dāng)?shù)拿枋觥?
③ 有否文法、文字上的錯(cuò)誤。
文字溝通技法概要
要想通過(guò)文字的溝通達(dá)到預(yù)期的結(jié)果，表達(dá)的準(zhǔn)確性是至關(guān)重要的。在工作中，人們經(jīng)常要用文書(shū)的形式來(lái)轉(zhuǎn)達(dá)信息；因而文字溝通的有效性是管理者必須熟練掌握的一種基本管理技能。
文字溝通的內(nèi)容千差萬(wàn)別，但其寫(xiě)作可歸結(jié)為三個(gè)階段：
1． 寫(xiě)作前的準(zhǔn)備階段；
2． 寫(xiě)作過(guò)程階段；
3． 寫(xiě)作后的檢查階段。
1． 寫(xiě)作前的準(zhǔn)備
① 思考：
a) 寫(xiě)給誰(shuí)--你是寫(xiě)給誰(shuí)看的。
b) 寫(xiě)什么--確認(rèn)你所要發(fā)送出去的信息。如果你是回復(fù)一個(gè)信函，就要分析交弄清回復(fù)的關(guān)鍵點(diǎn)。
c) 為什么--為什么需要寫(xiě)？達(dá)到的目的是什么？
② 提綱
把你準(zhǔn)備寫(xiě)的關(guān)鍵全都列出來(lái)，這對(duì)爾后的寫(xiě)作及修改都有幫助。
③ 整理
根據(jù)提綱，把你所要表達(dá)的要點(diǎn)按邏輯編排順序，去掉那些無(wú)關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容。
完成上述三步，就可以著手寫(xiě)了。
2． 寫(xiě)作過(guò)程
有人曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：在寫(xiě)作過(guò)程中，寫(xiě)作的目的要絕對(duì)清楚地牢記心中。在信件寫(xiě)作方面，雖然內(nèi)容千差萬(wàn)別，但大致可以分為三類：
（1） 轉(zhuǎn)達(dá)肯定的信息；
（2） 轉(zhuǎn)達(dá)否定的信息；
（3） 轉(zhuǎn)達(dá)指示的信息；
（1） 轉(zhuǎn)達(dá)肯定信息信件的寫(xiě)作方式。
這類信件可能是同意某種請(qǐng)示，提供一個(gè)機(jī)會(huì)，或者是一些好的消息。在寫(xiě)這類信件的時(shí)候，可按下列格式進(jìn)行：
a) 直接了當(dāng)?shù)亟o受信者好消息，使之高興。
b) 然后解釋這個(gè)好消息，目的是解除受信者可能產(chǎn)生的一些疑問(wèn)。
c) 用好祝愿來(lái)結(jié)束信件，目的是使受信人知道，你在與他分享愉快的感覺(jué)。
（2） 轉(zhuǎn)達(dá)否定信息信件的寫(xiě)作方式。
這種信件可能是對(duì)要求的一種否定，或者是一個(gè)壞消息。下面幾點(diǎn)是寫(xiě)這類信件時(shí)的格式：
a)信的開(kāi)始以一種自然的、漸進(jìn)的方式敘述，為受信者接受壞消息先行輔墊。
b)在給出壞消息之前給出一些背景方面的信息，對(duì)受信者進(jìn)行暗示，使之有進(jìn)一步的思想準(zhǔn)備。
c)給出壞的消息，要清楚、準(zhǔn)確。不能使受信者產(chǎn)生誤解。
d)如果有可能的話，建議選擇其他方式，這樣做減緩受信人的心理壓力，使之易于接近現(xiàn)實(shí)。
e)用良好的祝愿結(jié)束信件。不要為壞消息辯解，以免引起反感。
（3） 轉(zhuǎn)達(dá)指示的信件寫(xiě)作方式。
這類信件一般是指示他人進(jìn)行某項(xiàng)工作，開(kāi)展某些活動(dòng)、同意你的見(jiàn)解或提供你的信息等。下列幾點(diǎn)是寫(xiě)作這類信件應(yīng)注意的：
a) 信件的開(kāi)頭對(duì)受信人應(yīng)具有吸引力，使其有興趣讀下去。吸引受信人的方法可以用直接的提問(wèn)（例：你想獲得……），也可以是直接的敘述（例：這是你……），或者是一種命令式的口氣。
b) 表述事實(shí)、要求或建議。當(dāng)這些與某種利益有關(guān)時(shí)，使受信者屈從。
c) 清楚地指示受信者如何去做。
d) 鼓勵(lì)受信者克服困難，盡快完成任務(wù)。
3． 寫(xiě)畢后的檢查。
信件完成以后，應(yīng)檢查：
a) 是否有不準(zhǔn)確的地方，如錯(cuò)誤的描述、夸大的事實(shí)、忽略的問(wèn)題或錯(cuò)誤的數(shù)字、日期等。
b) 有否文法、文字上的錯(cuò)誤。
文字溝通練習(xí)
第一部分
寫(xiě)一封信或便條，應(yīng)清楚地、簡(jiǎn)明扼要地表達(dá)你要說(shuō)明的問(wèn)題。下面是一項(xiàng)練習(xí)，要求每個(gè)學(xué)員寫(xiě)一封信，然后分成兩至三人一組，互相傳閱你們所寫(xiě)的信，并根據(jù)各自對(duì)信的不同見(jiàn)解進(jìn)行討論。
信的背景材料。
1． 這是一封復(fù)信，信中你要拒絕來(lái)信者的請(qǐng)求。
2． 來(lái)信者是一位骨干員工，他提出脫產(chǎn)進(jìn)修的要求。
3． 在寫(xiě)信前，先新聞?dòng)浾咭幌履闶种械挠嘘P(guān)材料，然后獨(dú)立完成它，寫(xiě)在下面的空白處。
第二部分
下面分組，相互傳閱信件，就下面幾個(gè)項(xiàng)目完成對(duì)信的評(píng)價(jià)：
1． 是否清楚地表達(dá)了自己的目的。
2． 信的結(jié)構(gòu)是否符合前面所講的要求。
3． 換種方式表達(dá)是否效果更好。
4． 對(duì)文字進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)的內(nèi)容如下：
（1） 信中有否使用不常用的詞句？如有，請(qǐng)把它們記下來(lái)，考慮用什么詞句來(lái)替代；
（2） 信中有沒(méi)有容易引起受信人誤解的地方，如果有是哪些，應(yīng)如何修正這些表達(dá)。
（3） 信中寫(xiě)了多少句話，數(shù)一下記下來(lái)。
（4） 數(shù)一下每句話的字?jǐn)?shù)各為多少，畫(huà)出一張分類表，例如10個(gè)字以下的句子有3個(gè)，10至15個(gè)字的句子有2個(gè)等。
5． 討論信件能否更簡(jiǎn)潔些。
6． 重新寫(xiě)過(guò)這封信，并談?wù)動(dòng)惺裁锤惺堋?
文字溝通能力訓(xùn)練
（之二）
一、 目的
1． 在前面訓(xùn)練的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高文字溝通技能。
2． 此訓(xùn)練為提高群體間的文字溝通能力。
3． 培養(yǎng)溝通文字的準(zhǔn)確性。
二、訓(xùn)練內(nèi)容安排
1． 管理游戲
2． 小組討論
三、時(shí)間安排
大約三個(gè)小時(shí)。
教師指導(dǎo)概要
序號(hào) 內(nèi) 容 時(shí) 間
1
2
3
　
4
5
6
7
8 講述課程安排
向?qū)W員講清游戲規(guī)則和注意事項(xiàng)
將學(xué)員分組，每組人數(shù)不少于兩人，共四組，發(fā)放材料，進(jìn)行拼裝，材料為一張拼成的圖形、拼圖規(guī)則和拼塊
老師給出答案和信息統(tǒng)計(jì)結(jié)果，分發(fā)分析及討論提綱進(jìn)行小組討論
每組派一名代表，發(fā)表本小組的討論結(jié)果，并組織課堂討論
小組討論，總結(jié)收獲
再拼一組圖型，用總結(jié)的方法
教師做簡(jiǎn)要總結(jié) 5分鐘
5分鐘
50分鐘
　
40分鐘
20分鐘
25分鐘
30分鐘
5分鐘
備注 　
游戲規(guī)則
一、 將學(xué)員分為四個(gè)小組，每組至少兩人。
二、游戲需要四個(gè)相鄰的小房間。如果沒(méi)有條件，可選大禮堂、或戶外場(chǎng)地，各組彼此不能影響。
三、每組桌子上只準(zhǔn)有紙和筆。
四、 發(fā)給每組一張拼圖結(jié)果圖形和一組硬紙拼圖片。
五、 每組選一名傳送員，他不能說(shuō)話，也不能指導(dǎo)如何拼圖，只負(fù)責(zé)傳遞書(shū)面信息和硬紙片，并觀察溝通效果、溝通障礙，以便討論時(shí)用。
六、 每個(gè)小組應(yīng)用最大的創(chuàng)造力和最有效的方法努力實(shí)現(xiàn)小組的目標(biāo)--尋找出拼出大希臘十字的方法。
七、 當(dāng)哪個(gè)小組找出實(shí)際拼出十字的辦法并有證明的根據(jù)時(shí)，通知指導(dǎo)老題。
八、 組內(nèi)溝通可以自由口頭交流，小組間溝通時(shí)，只能通過(guò)聯(lián)絡(luò)卡。
九、 拼塊轉(zhuǎn)移應(yīng)遵循兩條規(guī)則：第一，每小組均可根據(jù)其他小組的要求轉(zhuǎn)遞任何拼塊，也可向其他小組申請(qǐng)任何拼塊；第二，每小組桌上至少保留三塊。
十、 不得將拼塊向一個(gè)小組轉(zhuǎn)移，因?yàn)樵谌粘９ぷ髦校豢赡苡梢粋€(gè)群體承擔(dān)全部任務(wù)。
拼圖結(jié)束后，每小組根據(jù)老師所給的答案，進(jìn)行分析和討論。
組間溝通聯(lián)絡(luò)卡
送： 小組
自： 小組
一、 拼塊轉(zhuǎn)移要求：
二、有關(guān)拼圖結(jié)果的見(jiàn)解：
三、其他建議
信息分析表
逐一分析每張收到的聯(lián)絡(luò)卡，將所有溝通內(nèi)容分為三類：有效的信息、無(wú)效的信息和引起混亂的信息，并分析和推論原因，填入表中。
有效的信息摘要 有效的原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 　
無(wú)效的信息摘要 無(wú)效的原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 　
引起混亂的信息摘要 產(chǎn)生混亂的原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10 　
討論提綱
討論的目的在于認(rèn)清如何避免出現(xiàn)文字溝通中的錯(cuò)誤。
一、 文字溝通的障礙是什么？
二、應(yīng)該如何進(jìn)行有效的文字溝通？
三、應(yīng)改善哪方面的溝通技巧？
四、總結(jié)本組的經(jīng)驗(yàn)、見(jiàn)解和建議，并選一人代表本組發(fā)言。
要點(diǎn)記錄
文字溝通技能訓(xùn)練