文件與資料控制程序
1． 目的
對公司所有的文件和資料進(jìn)行控制，確保相關(guān)部門和人員能夠得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。
2．適用范圍
本程序適用于與公司有關(guān)的所有文件與資料。
3．職責(zé)
3.1總經(jīng)辦是文件與資料控制的管理部門。
3.2各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制和對接收之文件與資料的保管與維護(hù)及其使用前的培訓(xùn)。
4.定義
4.1受控文件：維持本公司質(zhì)量管理體系運作，相關(guān)部門必須遵照執(zhí)行的文件。受控文件在發(fā)放之前由總經(jīng)辦蓋“受控”章識別，發(fā)放和回收時均應(yīng)辦理登記手續(xù)。
4.1.1用于指導(dǎo)本公司質(zhì)量體系運行及操作的指導(dǎo)性文件，分四級：
a.一級文件：質(zhì)量手冊；
b.二級文件：程序文件；
c.三級文件：作業(yè)文件(作業(yè)規(guī)程、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、管理辦法、責(zé)權(quán)利書等)；
d.四級文件：質(zhì)量記錄格式。
4.1.2外來文件：包括行業(yè)、地區(qū)、國家、國際標(biāo)準(zhǔn)；客戶提供的技術(shù)文件、圖紙；國家頒布的有關(guān)政策、法規(guī)。
4.2非受控文件:質(zhì)量文件的參考資料或與產(chǎn)品品質(zhì)無直接關(guān)系的文件。分發(fā)及回收時辦理登記手續(xù)，修訂時可不作版本控制，廢止后按規(guī)定回收銷毀。
a.部門管理文件；
b.公司級管理文件：內(nèi)容涉及多個部門，需由多個部門協(xié)調(diào)配合才能完成某項業(yè)務(wù)并以公司名義發(fā)出的文件。

編號：S-QP-01 版/修：A/0 頁碼：第2頁，共6頁
5.工作程序（附流程圖）
5.1文件與資料的編制、批準(zhǔn)
5.1.1質(zhì)量手冊和程序文件由總經(jīng)理指派專人編制，其它文件與資料由各相關(guān)職能部門編制。
5.1.2文件與資料審批：
文件類型 文件名稱 初審 核準(zhǔn)
受控文件 質(zhì)量手冊、程序文件 管理者代表 總經(jīng)理
作業(yè)文件、質(zhì)量記錄 部門主管 管理者代表
非受控文件 部門管理文件 部門主管 總經(jīng)辦
公司級管理文件 總經(jīng)辦 總經(jīng)理
5.2文件與資料的編號、版本號、修改狀態(tài)號規(guī)則
5.2.1文件版本號用大寫英文字母A、B、C……依次排序。
5.2.2文件修改狀態(tài)號用阿拉伯?dāng)?shù)字0、1、2、3……表示。
5.2.3文件與資料編號規(guī)則：
質(zhì)量手冊：
S—QM—XX
流水號
質(zhì)量手冊代號
公司代號
程序文件：
S—QP—XX
流水號
程序文件代號
公司代號
作業(yè)文件：
S QW XX
流水號
作業(yè)文件代號
公司代號
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質(zhì)量記錄:
AA——BB —— XX
流水號
崗位編號
部門編號
其它文件與資料:
S— AA— BB— XX—CC
流水號
年度末二位數(shù)
崗位編號
部門編號
公司代號
部門編號：
總經(jīng)辦 01 業(yè)務(wù)部 02 設(shè)計部 03 財務(wù)部 04 人事行政部 05
企管部 06 公宣部 07 電腦部 08 設(shè)備部 09 發(fā)展計劃部 10
質(zhì)管部 11 工廠部 12 綢莊部 30
5.3文件與資料的發(fā)布
5.3.1經(jīng)批準(zhǔn)的質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄表統(tǒng)一由文控員編目，并負(fù)責(zé)填制“受控文件清單”，報管理者代表審批發(fā)放。
5.3.2部門內(nèi)部管理文件發(fā)放前，必須報總經(jīng)理備案。
5.3.3所有經(jīng)批準(zhǔn)的文件與資料均由文控員負(fù)責(zé)發(fā)放，并必須在“文件收發(fā)登記表”上簽字。
5.3.4發(fā)放的受控文件在封面蓋“受控”章。
5.4文件與資料的修改和作廢
5.4.1每年年底對質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)文件的有效性進(jìn)行評審，必要時可以作出修改。

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5.4.2文件的修改，由申請修改的部門填寫“文件修訂申請表”，報總經(jīng)辦核準(zhǔn)批，轉(zhuǎn)相關(guān)職能部門草擬修訂內(nèi)容，遞交原審批部門負(fù)責(zé)人審批。
5.4.3形成文件的基本條件發(fā)生重大變化，因而需進(jìn)行大幅度修改時，由原編制部門進(jìn)行換版，原文件收回作廢。
5.4.4經(jīng)審批后的“文件修訂申請表”由總經(jīng)辦保存，并執(zhí)行5.3。
5.5文件與資料的存檔、銷毀。
5.5.1已發(fā)行的文件與資料的原稿（正本），均由文控員列冊存檔，保存的原版文件加蓋“原版文件”章。
5.5.2各類表單、記錄由相關(guān)部門或指定人員按規(guī)定保存期限存檔，保存期終止時交文控員按規(guī)定程序銷毀。
5.5.3現(xiàn)場使用的文件可置于現(xiàn)場，非現(xiàn)場使用的文件由使用部門集中保管。
5.5.4已作廢的文件和資料由總經(jīng)辦文控員負(fù)責(zé)收回，收回的失效文件需加蓋“作廢”章。
5.5.5收回的失效文件資料和過期表單、記錄積存時間已達(dá)到銷毀時限的規(guī)定時，由文控員填寫“文件記錄銷毀申請單”，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后按規(guī)定程序銷毀。
5.6文件與資料的使用和更新
5.6.1頒發(fā)有效版本文件時，必須同時回收失效文件，回收數(shù)量是原頒發(fā)數(shù)量，并登記“文件收發(fā)登記表”。
5.6.2確有保留需要的文件，由使用人員填寫“文件留用申請單”經(jīng)部門主管同意，總經(jīng)辦批準(zhǔn)、備案后，在保留的失效版本上加蓋“參考使用”章，作為特殊情況留用。
5.6.3文件使用部門因文件丟失、損壞、缺頁等，可以用書面方式向總經(jīng)辦申請，由文控員核實并對責(zé)任人按制度處罰后，予以補發(fā)。
5.6.4文件補發(fā)程序同5.3.3-5.3.4。
5.6.5總經(jīng)辦資料室需準(zhǔn)備一套文件與資料的副本，并加蓋“副本”章。由文控員負(fù)責(zé)版本或修改版的及時更新。
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5.6.6 總經(jīng)辦每年6月、12月底或文件專管人離職時，依據(jù)“文件收發(fā)登記表”、 “受控文件清單”核查現(xiàn)場使用的文件與資料是否完整、有效。
5.7外來文件的控制
5.7.1總經(jīng)辦應(yīng)將外來文件登錄于“外來文件管制表”，并視類別填寫送閱單，在文件上加蓋“受控”章，分送給需要部門傳閱，按規(guī)定時間及時回收。
5.7.2國家法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及可能影響公司整體作業(yè)的外來文件，總經(jīng)辦需列冊存檔。
5.7.3外來文件由責(zé)任部門（使用部門）受控使用后，交總經(jīng)辦文控員存檔。
5.7.4總經(jīng)辦文控員每年至少全面核查一次被本公司利用的外來文件的版本變化情況，如有版本升級、變更等情況，需填寫“外來文件變更報告表”，報請管理者代表批準(zhǔn)后獲取，并按照5.7.1-5.7.3管理。
5.8文件的對外控制
5.8.1一切文件(含受控文件和非受控文件)須嚴(yán)格遵守《桑芭絲公司保密規(guī)定》，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得外發(fā)、外傳、外借，不得查閱、復(fù)制、抄錄。
5.8.2經(jīng)批準(zhǔn)可外發(fā)的文件，按照5.3.3執(zhí)行。
6.相關(guān)文件
6.1《質(zhì)量記錄控制程序》
6.2《桑芭絲公司保密規(guī)定》
7.記錄
7.1 文件修訂申請單 　
7.2 文件收發(fā)登記表 　
7.3 受控文件清單 　
7.4 文件記錄銷毀申請單 　
7.5 文件留用申請單 　
7.6 外來文件管制表 　
7.7外來文件變更報告表
文件與資料控制程序