協(xié)商、溝通與信息交流控制程序
　目的
通過與相關(guān)方及公司員工的協(xié)商、溝通與信息交流，確保有關(guān)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境的信息溝通，使所有受到質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境影響的員工及其他相關(guān)方參與和支持公司的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，并吸取相關(guān)方的合理建議和意見，進(jìn)一步改進(jìn)公司的質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系。
2　范圍
適用于公司質(zhì)量管理、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系的協(xié)商、溝通與信息交流管理。
3　職責(zé)
3.1　最高管理者負(fù)責(zé)對(duì)重大質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息的決策。
3.2　管理者代表負(fù)責(zé)對(duì)重大質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息的處理。
3.3　綜合管理部負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、行業(yè)主管部門、其他相關(guān)方及公司內(nèi)部的信息交流、傳遞和處理。
3.4　工會(huì)代表員工參與職業(yè)健康安全和環(huán)境管理事務(wù)。參與有關(guān)職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、程序等的討論、決策。
3.5　各有關(guān)部門負(fù)責(zé)與相關(guān)方進(jìn)行信息交流、傳遞和處理，并向綜合管理部或管理者代表通報(bào)傳遞和處理情況。
3.6　各有關(guān)部門負(fù)責(zé)相應(yīng)職能范圍內(nèi)的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息交流。
4　管理內(nèi)容與方法
4.1　內(nèi)部信息
4.1.1　內(nèi)部信息內(nèi)容包括：
—— 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況；
—— 法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及其他要求；
—— 顧客要求過程、危險(xiǎn)源和環(huán)境因素調(diào)查、評(píng)價(jià)及更改信息；
—— 企業(yè)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境目標(biāo)、指標(biāo)及質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理方案；
—— 各部門的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境職責(zé)：
—— 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境培訓(xùn)的信息；
—— 監(jiān)測(cè)、測(cè)量結(jié)果；
—— 不符合與預(yù)防糾正措施的信息；
—— 質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系內(nèi)部審核結(jié)果的信息；
—— 管理評(píng)審結(jié)果的信息；
—— 員工的建議與意見。
4.1.2　綜合管理部負(fù)責(zé)按規(guī)定要求將所要傳達(dá)的企業(yè)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系運(yùn)行過程中的上述各種信息及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)至各部門主管。
4.1.3　工會(huì)作為員工代表機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)組織員工積極參與管理體系的有關(guān)事務(wù)，負(fù)責(zé)收集員工的意見和建議，并在員工與行政中建立溝通、協(xié)商交流的橋梁和渠道。
4.1.4　部門的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息由各部門主管按規(guī)定要求負(fù)責(zé)將其匯總至綜合管理部，各部門之間的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息交流由各部門間相互傳達(dá)。
4.1.5　內(nèi)部信息的接收和處理
4.1.5.1　體系運(yùn)行信息，包括企業(yè)的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案等，由最高管理者公布或授權(quán)管理者代表公布，綜合管理部向各部門發(fā)布，再由各部門傳達(dá)。
4.1.5.2　由下往上傳遞的信息，包括員工的意見、建議及投訴等，接收和處理的方式為：
—— 有關(guān)人員向各部門的主管匯報(bào)，將質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境保護(hù)方面的信息轉(zhuǎn)交至綜合管理部，員工的建議與意見經(jīng)研討后，由綜合管理部通過所在部門給予答復(fù)；
—— 員工向其代表機(jī)構(gòu)工會(huì)反映或工會(huì)召開員工座談會(huì)，收集有關(guān)意見、建議信息，向綜合管理部或其他相關(guān)部門反映。
4.1.5.3　橫向傳遞的信息，包括法律、法規(guī)、及其他要求，質(zhì)量因素、危險(xiǎn)源和環(huán)境因素的識(shí)別、評(píng)價(jià)與更改、監(jiān)測(cè)測(cè)量的結(jié)果、不符合糾正措施等，由各部門與綜合管理部之間進(jìn)行信息傳遞。
4.1.5.4　對(duì)信息交流中涉及的質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全的重要問題要采取對(duì)策并及時(shí)傳達(dá)到員工。
4.1.5.5　全體員工應(yīng)參與質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針的制定、評(píng)審，工會(huì)作為員工代表，參與制定決策。
4.1.5.6　全體員工應(yīng)接受適宜的培訓(xùn)，了解掌握相應(yīng)的質(zhì)量管理、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理技術(shù)、方法。
4.2　外部信息
4.2.1　外部信息內(nèi)容包括：
—— 質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針的公開；
—— 與相關(guān)方溝通的信息，對(duì)合同方施加影響、控制、管理或進(jìn)行調(diào)查的信息；
—— 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境法律法規(guī)獲取或變更的信息；
—— 應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)的信息；
—— 相關(guān)方的投訴，包括周圍居民、上級(jí)主管部門、新聞媒體及質(zhì)量監(jiān)督、職業(yè)健康安全和環(huán)境保護(hù)主管部門。
4.2.2　外部信息的傳達(dá)方式：
4.2.2.1　質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針：
由綜合管理部負(fù)責(zé)提供質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針樣稿、登記備案并對(duì)外公布，同時(shí)作好發(fā)放記錄；
4.2.2.2　與相關(guān)方建立聯(lián)絡(luò)：
各職能部門負(fù)責(zé)各自職能范圍內(nèi)的與相關(guān)方聯(lián)絡(luò)。
4.2.3　外部投訴的接收與處理：
4.2.3.1　當(dāng)外部信息涉及對(duì)公司的重大質(zhì)量事故、職業(yè)健康安全和環(huán)境事故或施工影響投訴時(shí)、或政府部門通過現(xiàn)場(chǎng)檢查而提出的強(qiáng)制性要求，直接向公司投訴的，由綜合管理部填寫《信息交流表》，并調(diào)查核實(shí)，由管理者代表提出處理意見，責(zé)成責(zé)任部門或相關(guān)供方采取相應(yīng)緩解措施，以削減由于事故或施工而造成的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境影響，并由責(zé)任部門向外部相關(guān)方就投訴的處理實(shí)施情況進(jìn)行書面回復(fù)。
4.2.3.2　直接向供方投訴的，供方應(yīng)向綜合管理部或工程部匯報(bào)，并由綜合管理部或工程部填寫《信息交流表》，負(fù)責(zé)調(diào)查核實(shí)，提出糾正措施，并由責(zé)任部門向外部相關(guān)方就投訴的處理實(shí)施情況進(jìn)行書面回復(fù)。同時(shí)，應(yīng)將有關(guān)處理情況向綜合管理部通報(bào)。
4.2.3.3　綜合管理部可視情況的嚴(yán)重程度決定是否向管理者代表或最高管理者報(bào)告。管理者代表負(fù)責(zé)投訴實(shí)施過程中的協(xié)調(diào)工作。
對(duì)于因技術(shù)、資金等問題一時(shí)無法落實(shí)措施的，由整改部門提出書面意見，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)、并根據(jù)情況將其轉(zhuǎn)化為目標(biāo)與指標(biāo)。
4.3　各類信息的傳遞方式
4.3.1　有關(guān)相關(guān)方的投訴及政府部門的要求，由有關(guān)部門作好記錄，并填寫《信息記錄表》，由綜合管理部負(fù)責(zé)管理。
4.3.2　有關(guān)內(nèi)部信息由發(fā)出信息部門填寫在《信息記錄表》或其他有關(guān)表格上進(jìn)行傳遞。
4.3.3　各類信息也可由各部門通過文件、記錄、電話、電于郵件等各種形式及時(shí)進(jìn)行相互傳遞和溝通，但應(yīng)確保信息傳達(dá)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，在必要的情況下，應(yīng)能夠出示信息傳遞的可追溯性證據(jù)。
4.4　工作會(huì)議
公司每年召開質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境工作會(huì)議，通過工程協(xié)調(diào)會(huì)協(xié)商、交流、通報(bào)有關(guān)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)
協(xié)商、溝通與信息交流控制程序