0105管理性文件編寫規(guī)定(doc)
設(shè)備制造有限公司管理標(biāo)準(zhǔn) QG/ZTC0105-1998 管理性文件 編寫規(guī)定 1998-5-1發(fā)布 1998-5-1實施 設(shè)備制造有限公司 發(fā)布 管理性文件編寫規(guī)定 QG/ZTC0105-1998 1 目的和適用范圍 為了指導(dǎo)各部門正確、規(guī)范地編寫各類管理性文件，特制定本規(guī)定。 本規(guī)定適用于本公司管理性文件（管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、考核標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量手冊和程 序文件）的編寫格式和規(guī)則。 2. 相關(guān)文件 本規(guī)定引用了以下相關(guān)文件： QG/ZT0101-1998《標(biāo)準(zhǔn)化管理標(biāo)準(zhǔn)》 QG/ZTC0101-1998《管理性文件編號辦法》 GB/T1.1-1995《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則—第一單元：標(biāo)準(zhǔn)化的起草與表述規(guī)則 第一部分：標(biāo)準(zhǔn)編寫的基本規(guī)定》 3 職責(zé)和職權(quán) 3.1 企管辦職責(zé) 3.1.1企管辦負責(zé)收集、匯總、編號和綜合平衡各類管理性文件； 3.1.2負責(zé)管理性文件的規(guī)范化審核，提出修改意見； 3.1.3組織有關(guān)人員對管理性文件進行討論或會簽； 3.1.4負責(zé)檢查考核管理性文件的執(zhí)行情況。 3.2其他部門負責(zé)本單位管理性文件的編寫。 4 管理性文件的確定及基本要求 4.1凡在日常工作中重復(fù)出現(xiàn)及可能對公司產(chǎn)生重大影響的管理活動，均應(yīng)編制相應(yīng)的管 理性文件，將其工作流程、基本要求、相應(yīng)措施等以文字實施確定下來。 4.2文體 為使所有讀者易于理解，管理性文件的編寫應(yīng)盡可能簡單、明了。 4.3統(tǒng)一 不僅每一項標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，而且在一系列配套標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，結(jié)構(gòu)、文體和術(shù)語均應(yīng)保持一致。相 關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)及其條文的編號應(yīng)盡可能完全相同。在每一項標(biāo)準(zhǔn)或一系列標(biāo)準(zhǔn)中應(yīng)始終 使用同一術(shù)語表達某一特定概念。 管理性文件的用紙，原則上使用標(biāo)準(zhǔn)16K規(guī)格紙，縱向橫書。 設(shè)備制造有限公司 1998-5-1批準(zhǔn) 1998-5-1實施 QG/ZTC0105-1998 4.4實施 管理性文件的制定，應(yīng)有利于實施和引用。 5 管理性文件的編寫 5.1各分公司、各部門在編寫管理性文件時，應(yīng)力求文件的可操作性，切忌做成空洞的理 論匯編。 5.2管理性文件可根據(jù)需要采用條文或表格形式。 5.3應(yīng)將標(biāo)準(zhǔn)要求同僅用于參考指導(dǎo)的敘述明確區(qū)分開來（動詞形式見附一）。 5.4管理標(biāo)準(zhǔn)的編寫內(nèi)容與格式（見附二） 5.4.1目的與適用范圍 這部分應(yīng)明確該標(biāo)準(zhǔn)編寫的目的，標(biāo)準(zhǔn)的主題及其所包括的各方面，目的的一般格式 為：“為了……，特制定本標(biāo)準(zhǔn)?！?；適用范圍的一般格式為：“本標(biāo)準(zhǔn)適用于……?！?5.4.2相關(guān)文件（引用標(biāo)準(zhǔn)） 這部分應(yīng)明確該標(biāo)準(zhǔn)引用或配合使用的管理性文件的名稱及其編號，而引用這些文件 對使用該標(biāo)準(zhǔn)是必不可少的。如果沒有引用，這部分可省略。 5.4.3職責(zé)和職權(quán) 這部分應(yīng)明確該標(biāo)準(zhǔn)所涉及的管理職能，確定該標(biāo)準(zhǔn)的歸口管理部門及相關(guān)部門的職責(zé) 和職權(quán)，以便分工配合，提高工作效率。 5.4.4管理內(nèi)容 該部分是標(biāo)準(zhǔn)的核心，應(yīng)明確規(guī)定該項管理工作的具體內(nèi)容、工作程序、工作要求、各 部門的相應(yīng)職責(zé)和工作流程，其條文詳略可根據(jù)文體涉及的范圍和管理事項的繁簡程度 而定。有附件（附錄）時，應(yīng)在相關(guān)文字后注明附件序號，一般格式為：“（見附(）”。 5.4.5標(biāo)準(zhǔn)的書眉線 除附件外的標(biāo)準(zhǔn)正文每頁均應(yīng)加書眉線，書眉線上方應(yīng)居中書寫標(biāo)準(zhǔn)編號。 5.4.6標(biāo)準(zhǔn)的終結(jié)線 標(biāo)準(zhǔn)條文結(jié)束后，應(yīng)在附加說明與管理內(nèi)容之間畫一條粗實線做為終結(jié)線，其長度約 為版面寬度的四分之一。 5.4.7附加說明 在標(biāo)準(zhǔn)終結(jié)線下，以“附加說明”四字為標(biāo)題，分行列出以下內(nèi)容： “本標(biāo)準(zhǔn)由(((部門提出。 本標(biāo)準(zhǔn)由(((部門歸口管理。 本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人(((?！?QG/ZTC0105-1998 5.4.8附件 第一個附件應(yīng)另起一頁書寫?！案?”應(yīng)寫在左起頂格位置。通常，每一附錄另起一頁書寫 ，當(dāng)有多個附錄且較短時，可接排?！?5.5工作標(biāo)準(zhǔn)的編寫內(nèi)容與格式（見附三） 5.5.1工作標(biāo)準(zhǔn)分為部門工作標(biāo)準(zhǔn)（簡稱為工作標(biāo)準(zhǔn)）和個人工作標(biāo)準(zhǔn)（一般稱為崗位責(zé) 任制），具體編寫格式可參照管理標(biāo)準(zhǔn)的格式要求進行。 5.5.2主要內(nèi)容包括： a. 目的與適用范圍； b. 部門職責(zé)； c. 崗位職責(zé)（附崗位機構(gòu)圖）； d. 附加說明。 5.6考核標(biāo)準(zhǔn)的編寫內(nèi)容與格式 考核標(biāo)準(zhǔn)可單獨制定，也可與工作標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合制定。如單獨制訂則應(yīng)按QG/ZTC0101- 1998《管理性文件編號辦法》有關(guān)規(guī)定編號，如與工作標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合編制，可不獨立編號。其 編寫格式宜采用表格形式。 5.7質(zhì)量體系程序文件的編寫內(nèi)容與格式（見附四） 5.7.1程序文件采用表格形式。 5.7.2程序文件的編寫要求可參照管理標(biāo)準(zhǔn)進行，主要包括以下內(nèi)容： a. 目的與適用范圍； b. 相關(guān)文件； c. 目標(biāo)和原則； d. 職責(zé)和職權(quán)； e. 管理內(nèi)容與方法； f. 質(zhì)量記錄 6 管理性文件的制定和審批 6.1各部門針對本部門的工作性質(zhì)和實際情況，就日常工作中重復(fù)出現(xiàn)的事務(wù)及可能對公 司產(chǎn)生重大重大影響的管理活動，擬訂管理性文件初稿，送企管辦協(xié)調(diào)平衡，必要時或 涉及重大事項可由企管辦召集有關(guān)人員進行討論、修改。 6.2將經(jīng)討論達成一致意見后的文件，按照QG/ZTC0101《管理性文件編號辦法》的有關(guān)規(guī)定 統(tǒng)一編號后，報送主管副總及相關(guān)副總審核，無異議后，由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)實施并簽署 實施意見。 6.3總經(jīng)理批準(zhǔn)的管理性文件由歸口管理部門企管辦行文發(fā)布。 QG/ZTC0105-1998 6.4質(zhì)量體系文件（質(zhì)量手冊、程序文件）由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)實施；質(zhì)量體 系文件的更改原則上由原審核單位審核，總經(jīng)理授權(quán)管理者代表批準(zhǔn)實施。 6.5管理化文件在實施過程中，各分公司、各部門如對有關(guān)條款存有異議或?qū)嵤┲邪l(fā)現(xiàn)不 切合實際之處，可向企管辦提出修改意見。 6.6發(fā)布實施的管理性文件應(yīng)報送集團公司企管辦備案。 附加說明 本規(guī)定由企管辦提出并起草。 本規(guī)定由企管辦歸口管理。 本規(guī)定主要起草人。 附一 動詞形式 表1- 1中的動詞形式，用于表達那些要嚴(yán)格遵從才能符合標(biāo)準(zhǔn)且不允許與其偏離的要求。 表1-1 要求 |動詞形式 |等效的表述 | |應(yīng) |應(yīng)該……；要求……；其要求為……；不得不……； | | |只有……才允許；必須…… | |不應(yīng) |不允許……；要求不……；要求不得……；不應(yīng)該…… | |注： | |除在不得已的情況下，不得使用必須（一定要）； | |表示禁止時，不得用不可以代替不應(yīng)； | |表示一種指導(dǎo)規(guī)則，使用祈使語氣，如“打開記錄儀?！?| 表1- 2中的動詞形式，用于表達在幾種可能性中被推薦作為特別適用的一種，而未提及但也不 排除其他的可能性，或用于表達一定的行動步驟是受到推薦的，但又不是必須要求的， 或（以否定形式）用于表達某種可能性或行動步驟是不贊成但也不禁止。 表1-2 推薦 |動詞形式 |等效的表述 | |宜 |建議…… | |不宜 |建議不…… | 表1-3中的動詞形式，用于表達在標(biāo)準(zhǔn)界限范圍內(nèi)允許的行動步驟。 表1-3 允許 |動詞形式 |等效的表述 | |可以 |允許；準(zhǔn)許；許可 | |不必 |不要求；不需要 | |注： | |可以表示由標(biāo)準(zhǔn)表達的允許，而能（表1-4）則與標(biāo)準(zhǔn)使用者的能力或| |提供給他的可能性有關(guān)。 | |在這種場合不要使用能代替可以。 | |在這種場合不得使用可能或不可能。 | 表1- 4中的動詞形式，用于說明材料、物資的或者是因果關(guān)系的可能性和潛在能力。 表1-4 可能 |動詞形式 |等效的表述 | |能 |會……；能夠……；可能……；有……可能 | |不能 |不會……；不能……；不可能……；沒有……可能 | 附二—1 正泰集團成套設(shè)備制造有限公司管理標(biāo)準(zhǔn) QG/ZTC((((-(((( ((管理標(biāo)準(zhǔn) ((((-(-( 發(fā)布 ((((-(-( 實施 正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 發(fā)布 附二—2 正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 (((管理標(biāo)準(zhǔn) QG/ZTC((((-(((( 1 目的和適用范圍 2 相關(guān)文件 3 職責(zé)和職權(quán) 4 管理內(nèi)容 附加說明 本標(biāo)準(zhǔn)由(((提出。 本標(biāo)準(zhǔn)由(((歸口管理。 本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人(((。 正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 ((((-(-(批準(zhǔn) ((((-(-(實施 附三—1 正泰集團成套設(shè)備制造有限公司工作標(biāo)準(zhǔn) QZ/ZTC((((-(((( (((( 工作標(biāo)準(zhǔn) ((((-(-( 發(fā)布 ((((-(-( 實施 正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 發(fā)布 附三—2 正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 ((((工作標(biāo)準(zhǔn) QZ/ZTC((((-(((( 1 目的和適用范圍 2 部門職責(zé) 3 崗位職責(zé) 3.1崗位機構(gòu)圖（見附(） 附加說明 本標(biāo)準(zhǔn)由(((提出。 本標(biāo)準(zhǔn)由(((歸口管理。 本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人(((。 正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 ((((-(-(批準(zhǔn) ((((-(-(實施 附四—1 正泰集團成套設(shè)備制造有限公司程序文件 QC/ZTC((-(( (((程序 ((((-(-( 發(fā)布 ((((-(-( 實施 正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 發(fā)布 附四—2 |正泰集團成套設(shè)備制造有限公司 | |級別：((((級 |(((程序 |編號：QC/ZTC((-(( | |編制：((( | |版本號/修訂碼：(/(( | |批準(zhǔn)：((( | |第(頁 共(頁 | | | |1 目的與適用范圍 | | | | | | ...
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