01程序文件--文件控制程序(doc)
程 序 文 件 GB/T19001-2000 [pic] 山東鳳凰城發(fā)展有限公司 二○○二年五月九日 |山東鳳凰城發(fā)展有限公司 程序文件 |Q/FHC.CX.01-2002 | |文件控制程序 | | | |版本：A 第0次修改 | | |第1頁 共4頁 | |1 目的 | |對質(zhì)量管理體系文件的批準(zhǔn)、發(fā)放、更改進行控制，確保文件規(guī)范、適用、充分、| |有效，為質(zhì)量活動的正常、有效開展提供準(zhǔn)確的依據(jù)。 | |2 范圍 | |適用于山東鳳凰城發(fā)展有限公司質(zhì)量管理體系要求的任何媒體形式的質(zhì)量管理體系| |文件、技術(shù)文件的控制，包括適當(dāng)范圍的外來文件。 | |3 職責(zé) | |3.1 | |質(zhì)量工作小組是質(zhì)量管理體系文件的歸口管理部門，負責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件及其| |相關(guān)文件的控制。 | |3.2 | |公司辦公室是管理性文件的歸口管理部門，負責(zé)制度、辦法和法律法規(guī)類外來文件| |及電子文件的控制。 | |3.3設(shè)計部負責(zé)建筑標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、設(shè)計圖紙等技術(shù)性文件的控制。 | |3.4 各職能部門負責(zé)本部門文件的控制。 | |4 工作程序 | |4.1 文件類別： | |4.1.1 按其性質(zhì)分為以下幾類： | |a) 質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)； | |b) 質(zhì)量手冊； | |c) 程序文件； | |d) 制度、辦法、作業(yè)指導(dǎo)書等管理性文件； | |e) 規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、圖樣等技術(shù)性文件； | |f) 相關(guān)外來文件； | |g) 質(zhì)量記錄表式等。 | |4.1.2 按其載體分為： | |a) 書面文件； | |b) 電子文件； | |c) 樣本文件。 | |4.2 文件編制與審批 | |4.2.1 | |管理者代表負責(zé)組織質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊的編制，由總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。| |山東鳳凰城發(fā)展有限公司 程序文件 |Q/FHC.CX.01-2002 | |文件控制程序 | | | |版本：A 第0次修改 | | |第2頁 共4頁 | |4.2.2 | |質(zhì)量工作小組負責(zé)組織程序文件和其他體系文件的編制，由管理者代表簽發(fā)。 | |4.2.3 | |各職能部門負責(zé)專用文件的編制，由主管領(lǐng)導(dǎo)審簽，到文件歸口管理部門登記備案| |。 | |4.2.4 | |外來文件中的法律、法規(guī)、條例由公司辦公室確定分發(fā)范圍，標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范由設(shè)計部| |確定分發(fā)范圍，并報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 | |4.2.5 | |所有需要編號的文件，均由發(fā)放部門按《質(zhì)量管理體系文件分類及編號規(guī)定》進行統(tǒng)| |一編號。 | |4.2.6 所有文件應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、充分、適宜，可操作性強。 | |4.3 文件發(fā)放與管理 | |4.3.1 | |質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、程序文件等體系文件，由質(zhì)量工作小組加蓋“受 | |控”章和分發(fā)號后，按分發(fā)范圍發(fā)放，接收部門和接收人員在《文件發(fā)放/回收登記 | |表》上相應(yīng)欄內(nèi)簽字。 | |4.3.2 | |制度、方法、作業(yè)指導(dǎo)書等管理性文件，由公司辦公室加蓋“受控”章和分發(fā)號后，| |按分發(fā)范圍發(fā)放，接收部門和接收人員在《文件發(fā)放/回收登記表》上相應(yīng)欄內(nèi)簽字 | |。 | |4.3.3 標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、圖樣等技術(shù)性文件，由設(shè)計部確定分發(fā)范圍，辦公室加蓋“受 | |控”章和分發(fā)號后，按分發(fā)范圍發(fā)放，接收部門和接收人員在《文件發(fā)放/回收登記 | |表》上相應(yīng)欄內(nèi)簽字。 | |4.3.4 | |各職能部門的專用文件，加蓋紅色部門行政公章及分發(fā)號作為受控標(biāo)識，按分發(fā)范| |圍發(fā)放，接收部門和接收人員在《文件發(fā)放/回收登記表》上相應(yīng)欄目內(nèi)簽字。 | |4.3.5 | |外來文件由公司辦公室加蓋紅色部門行政公章及分發(fā)號作為受控標(biāo)識，按分發(fā)范圍| |發(fā)放，接收部門和接收人員在《文件發(fā)放/回收登記表》上相應(yīng)欄目內(nèi)簽字。 | |4.3.6 各使用部門若需進行二次分發(fā)，應(yīng)建立本部門《文件收發(fā)/回收登記表》。 | |4.3.7 各部門均建立《文件清單》，以便控制。 | |4.3.8 需保密文件，加注密級標(biāo)識，并在《文件發(fā)放/回收登記表》和《文件清單》備 | |注欄內(nèi)注明密級。 | |山東鳳凰城發(fā)展有限公司 程序文件 |Q/FHC.CX.01-2002 | |文件控制程序 | | | |版本：A 第0次修改 | | |第3頁 共4頁 | |4.3.9 質(zhì)量記錄表式不必加蓋“受控”標(biāo)識。 | |4.3.10 以公文系統(tǒng)或磁盤發(fā)放的電子文件，由主管領(lǐng)導(dǎo)對發(fā)放范圍確認、在審批 | |表上簽字后，由公司辦公室執(zhí)行，并應(yīng)“加密”，只限規(guī)定人員閱讀。 | |4.3.11 各類文件均由分發(fā)單位負責(zé)管理和控制，確保在使用場所獲得適用文件的 | |有效版本。 | |4.3.12 | |需臨時借用或復(fù)制文件，由文件發(fā)放部門在《文件借閱/復(fù)制登記表》上登記，收回 | |時在備注欄中記錄。原始文件一律不外借。保密文件借閱，須經(jīng)發(fā)放部門負責(zé)人批| |準(zhǔn)。 | |4.3.13 當(dāng)文件破損程度影響到使用時，應(yīng)及時到文件發(fā)放部門進行更換，交回破 | |損文件，補發(fā)新文件。新文件的分發(fā)號仍沿用原文件的分發(fā)號。 | |4.3.14 若文件使用人將文件丟失，應(yīng)寫出書面申請，重新領(lǐng)用。文件發(fā)放部門給 | |出新的分發(fā)號，在收發(fā)登記本中注明原分發(fā)號作廢。 | |4.3.15臨時性文件應(yīng)注明有效日期，由各部門負責(zé)人審批簽字，以審批人簽字作為| |受控標(biāo)識，超出有效日期后，自行作廢。 | |4.4文件修改 | |4.4.1 文件如需修改，文件使用部門或編寫部門填寫《文件修改申請表》。 | |4.4.2《文件修改申請表》由修改申請部門負責(zé)人審批后報文件管理部門核準(zhǔn)，并經(jīng) | |原審批人審批。 | |4.4.3 文件修改意見批準(zhǔn)后，由文件發(fā)放部門在規(guī)定執(zhí)行日前按原發(fā)放范圍下發(fā)《 | |文件修改通知單》，并依此對各個質(zhì)量活動場所的文件進行修改，修改可采取下列 | |方式： | |a)文件使用部門可依據(jù)通知單要求在原文上修改。 | |b)當(dāng)文件修改幅度較大或一頁上修改次數(shù)多于5次時，可采取換頁。因文件修改引 | |起頁數(shù)變化時，增加的頁數(shù)依次為nA、nB…（n為原來頁碼）；頁數(shù)減少時，原來頁| |碼保留空白頁。 | |c)文件多次修改，已影響到正常使用，或需要大幅度修改時，應(yīng)進行換版。新版文|...
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