0303綜合檔案管理標準(doc)
正泰集團成套設備制造有限公司管理標準 QG/ZTC0102-1998 綜合檔案管理標準 1998-5- 發(fā)布 1998-5- 實施 正泰集團成套設備制造有限公司 發(fā)布 正泰集團成套設備制造有限公司 綜合檔案管理標準QG/ZTC0701-1998 1. 目的與適用范圍 本標準規(guī)定了綜合檔案管理原則與管理體制，檔案的收集、檔案的鑒別、檔案的整理、 檔案的保管、檔案的利用，庫房、檔案、銷毀管理，圖樣的更改、補充管理，檔案圖書 借閱管理，檔案的統(tǒng)計工作管理辦法。 1998－8－ 發(fā)布 1998－8－ 實施 正泰集團成套設備制造有限公司 發(fā)布 一、主題內容和適用范圍 二、相關文件 《中華人民共和國檔案法》 三、職責 4、綜合檔案管理原則管理體制 4.1綜合檔案管理涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、工程等各部門、各公司歸本公司經(jīng)理分工領導 ，由本公司綜合管理辦公室歸口管理，并列入企業(yè)領導議事日程，作為考核企業(yè)有關領 導人政績的一部分。 4.2本公司檔案工作，實行統(tǒng)一領導，分級管理原則，本公司設綜合檔案室，配備專職檔 案人員，它是檔案、資料的貯存基地和利用中心，并負責監(jiān)督、指導、統(tǒng)籌、協(xié)調、組 織、管理本公司各部門、各公司檔案、資料工作。各部門、各公司由負責人指定配備專 、兼職檔案員，負責檔案、資料收集、整理立卷、案卷管理。 5、綜合檔案的收集管理 5.1收集范圍 5.1.1產(chǎn)品生產(chǎn)方面：有產(chǎn)品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件、原材料檢驗、產(chǎn)品生 產(chǎn)過程和生產(chǎn)調度工作過程中形成的各種文件、材料等。 5.1.2經(jīng)營銷售方面：有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)營管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件 材料、市場經(jīng)濟信息、廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。 5.1.3設備儀器方面：有設備儀器的圖樣和技術文件，設備儀器安裝，調試和驗收過程中 的技術性，憑證性文件材料，設備儀器的運行、維修記錄、設備改進、改裝和報廢的文 件材料等。 5.1.4技術管理方面：有質量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科 技情報等所形成的各種文件材料等。 5.1.5科技研究方面：有科技研究準備、研究實驗、總結鑒定、成果獎勵，推廣應用等各 階段工作形成的計劃、記錄、報告及技術性往來文件資料等。 5.1.6物資供應方面：有物資、原材料外協(xié)件采購、訓存保管、供應和工具管理中形成的 各種文件材料。 5.1.7人事勞資方面：有定額、定員和勞動調配以及勞動工資、安全生產(chǎn)、勞動保護等工 作中形成的各種文件材料，教育培訓方面，有干部、職工教育和技術培訓、人事的文件 材料等。 5.1.8財務管理方面（包括計劃、財會、統(tǒng)計）：有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證 和文件等。 5.1.9工程建議方面：有工程依報性，基礎性的文件材料、工程設計、施工、驗收等文件 材料。 5.1.10聲像實物方面：有產(chǎn)品、科研、設備、基建項目：市以上領導開臨檢查指導工作 等重大活動、本公司重大活動所拍攝的照片、錄像（底片），錄音、錄像帶，還有獎旗 、獎狀、獎杯、獎章、證書、獎品、贈品等材料。 5.1.11綜合、后勤方面：辦公用品和生活用品、用房、保衛(wèi)治安、通訊設備、環(huán)境綠化 等過程中所成的文件材料。 5.1.12黨、工、團、婦方面：在各項工作中形成的文件材料。 5.2收集時間 5.2.1凡生產(chǎn)、經(jīng)營、設備、技術、計劃統(tǒng)計、物資、勞動工資、工事保衛(wèi)、教育培訓、 行政等工作中形成的文件材料，由各部門、各公司兼職檔案保管負責收集整理立卷，經(jīng) 各部門、各公司負責人審定后，在第二年第一季度，向綜合檔案室歸檔。 5.2.2科研、工程建設，在工程或項目通過鑒定投產(chǎn)后，三個月內由部門指定專人負責， 將檔案材料整理立卷，由工程或項目負責人審定后，向綜合檔案歸檔。 5.2.3聲像實物在各項活動后，由有關部門整理好隨時歸檔。 5.2.4財務檔案，要在第二年第二季度前，由財務部門負責立卷，裝訂成冊，統(tǒng)好案卷目 標，由財會部門保管一年后，由立卷人寫好說明，再由部門負責人審定后，向綜合檔案 室歸檔。 5.3文件材料收集要求。 5.3.1收集的文件材料必須完整、準確、齊全、字跡端正禁用賀珠筆、鉛筆，要用墨水書 寫，傳真件必須做到及時復印、層次分明，符合其形成規(guī)律。 5.3.2收集圖樣及技術文件要完整性審查簽字程序執(zhí)行。 5.3.3收集文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復與請示、轉閱 文件與原件、多種文字形成的同一文件，不得分開，分別要立在一起，文電應合一立卷 。 5.3.4不同年度的文件一般不得歸入同一卷內,但跨年度的請示與批復,歸入復文的年度內 立卷,沒有復文的,歸入請示的年度內立卷，跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷。非訴 訟案件放在結案年立案。其它文件材料立卷，按有關規(guī)定執(zhí)行。 5.3.5收集時，各部門、各公司應由兼職檔案人員填寫檔案移交目錄，一式三份，經(jīng)綜合 檔案室專職檔案人員驗收簽章后，雙方各執(zhí)一份，另一份作檢索用。 5.3.6產(chǎn)品試制定型，科研成果鑒定，基建工程竣工驗收，必須由檔案部門參加。收集文 件材料完整、準確、統(tǒng)一。 6、檔案的鑒別 6.1各種文件收集，按《檔案法》規(guī)定與實際利用價值，編制檔案保管期限表，檔案期限分 永久、長期、短期三種，由本公司主管副經(jīng)理、專業(yè)技術人員和檔案人員等相關人員參 加鑒別小組確定。 7、檔案的整理 根據(jù)一定的原則和方法，將經(jīng)過鑒別的材料，以檔案材料分類為特征，裝訂成內容條理 、系統(tǒng)的專門案卷，并不斷地對檔案的內容進行補充。 7.1檔案的分類 7.1.1檔案分類就是根據(jù)檔案材料的性質、內容和名稱等屬性，把性質相同、內容和名稱 等屬性，把性質相同、內容上互有聯(lián)系的集中在一起，不同的區(qū)別開來，使檔案成為一 個條理清晰、內容系統(tǒng)的有機體系。 7.2檔案的技術加工 7.2.1在管理過程中形成的一些材料，不但其書寫形式的不符合，檔案工作的要求，而且 其規(guī)格和外形也很不規(guī)則，作為檔案不便于保存，因而在檔案材料整理的過程中必須進 行必要的技術加工，使其符合檔案管理的要求。 7.3檔案材料的排列、編目和裝訂 7.3.1檔案材料的排列就是將各類型的材料按照一定的順序排列起來，其作用在于通過排 列，使每一份文件都有一個固定的位置，使之更條理、更系統(tǒng)地反映各類內容，更進一 步地體現(xiàn)分類的作用。 7.3.2所謂編目就是編制目錄。目錄是所保管的檔案材料的清單，是著錄案卷或文件內容 成分并按一定次序編排的一覽表。它對檔案材料所在的位置起固定和指引作用。 7.3.3裝訂是固定檔案整理成果的重要一環(huán)，必須做好。 8、檔案的保管 8.1凡國家正式批準或本公司主管副經(jīng)理以上領導劃定的各項密級文件檔案。凡本公司經(jīng) 營重大決策，重要科研成果、工程建設，產(chǎn)品的工藝、底圖、財務、人事、合同、協(xié)議 書中提出保管的部分，均屬密級檔案范圍。 8.2凡查閱密級的檔案，須經(jīng)本公司主管副經(jīng)理以上領導批準后，限在檔案室內查閱，不 得復印或摘抄。 8.3由綜合檔案室統(tǒng)一保管的文件材料，任何部門和個人不得私自提供贈送或出賣給外單 位及個人，不得任意帶出本單位，違者嚴肅處理。 8.4檔案人員要嚴格執(zhí)行保管紀律，對密級檔案要重點保管，嚴格檔案借閱手續(xù)，并不得 隨便談論檔案中秘密資料，以防失密，發(fā)現(xiàn)泄密現(xiàn)象，按情節(jié)輕重，予以處理。 9、檔案的作用 9.1檔案信息開發(fā)利用要重點服務于改善企業(yè)經(jīng)營管理，提高產(chǎn)品質量、降低物資消耗和 增加經(jīng)濟效益等方面。 9.2編制和交流檔案資料目錄，在內部逐步實行擴大開架范圍。 9.3在檔案資料進行加工整理、匯編專題資料或編制產(chǎn)品科研成果，基建工程簡介，文摘 和數(shù)據(jù)手冊，圖表手冊，市場信息，用戶反映，國內外同行生產(chǎn)情況介紹等。 9.4檔案開發(fā)利用必須嚴格執(zhí)行檔案保密管理規(guī)定。 9.5檔案利用是檔案管理的根本目的，綜合檔案室應編制必須的檢索工具（目錄、索引、 卡片）為查找利用創(chuàng)造條件，做到調卷迅速準確。 10、庫房、檔案、銷毀管理 10.1非檔案管理人員不得擅自進入庫房。需要進入時，必須由檔案管理人員陪同下方可 進入。 10.2庫內資料、柜架、設備必須擺放整齊、排列科學、不得在庫內抽煙、飲食、喧嘩及 發(fā)生其他違反管理規(guī)定的行為。 10.3庫內應保持整潔、空氣流通、光線充足、溫濕度適宜、定期打掃衛(wèi)生、在場地許可 的情況下，盡量做到綜合管理辦公室、查閱室分開。 10.4庫房保持做好七防(防火、防水、防盜、防光、防污染、防有害氣體、防有害生物) 。 10.5定期安全檢查，發(fā)現(xiàn)不安全因素，及時匯報并采取措施，消滅事故隱患，確保庫房 安全。 10.6要定期進行庫藏檔案的清理核對工作，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案 ，要及時進入修補和復制，以延長檔案使用期。 10.7堅持文明管理，檔案分類清楚、檢索明確，做到查閱調卷迅速，歸卷上架及時，確 保卷本完整。 10.8對超過保管期限的檔案，由綜合檔案室定期列出清冊，提出銷毀申請，經(jīng)鑒定小組 通過，由本公司主管副經(jīng)理批準，方可進行。并應報請保衛(wèi)部門人員參加監(jiān)毀。 11、圖樣的更改、補充管理 11.1更改內容較小時，可直接在圖畫“杠改”、 “刮改”，應在更改處做“更改標記”。 11.2更改內容較多時，應另出新圖代替，原來圖樣作廢。新圖列入原圖樣目錄，并且注 明新代替的原圖號。作廢的圖樣注明新圖的編號，根據(jù)需要另行保管。 11.3整個保管單位內圖樣作廢，由新圖代替時，應重新編制保管單位，并且注明保管單 位編號。原保管單位標注新保管單位的編號后，根據(jù)需要另行保管。 12、檔案圖書借閱管理 12.1綜合檔案是本公司生產(chǎn)、經(jīng)營、科技、基建等活動中積累的文件材料，是今后生產(chǎn) 經(jīng)營發(fā)展的重要依據(jù)，是科技和設計工作的必要條件，所以企業(yè)員工不得擅自查閱。 12.2凡本公司人員，因工作需要，經(jīng)公司副總經(jīng)理以上批準，并辦理登記手續(xù)，均可向 綜合檔案室查閱。 12.3查閱檔案只限室內查閱、查閱時不得任意更改、涂劃、拆散、剪挖、轉借、攜帶外 出，如有違反，檔案管理員有權停止使用，情節(jié)嚴重者，報請主管領導，嚴肅處理。 12.4歸還檔案時需經(jīng)檔案管理員檢查無誤后，方能簽收。 12.5查閱檔案確需外借（不包括密級檔案），須經(jīng)檔案主管部門批準，一般限三天內交 還，如需延期，要辦理延期手續(xù)。 12.6借閱圖書時，應辦理借閱手續(xù)，當面清點，借期不得超過半月，科技圖書僅供專業(yè) 人員借閱，每人不得超過二本，借期半月，凡超期不補辦手續(xù)者，一律停止借閱。 13、檔案統(tǒng)計工作管理 建立健全現(xiàn)有庫藏檔案概況：檔案資料開發(fā)利用概況。圖樣和技術文件更改情況。各種 圖樣、文件資料復制情況。上級檔案業(yè)務普查與年報。檔案管理“五率”（歸 檔率、完整率、準確率、查準率、查全率）的專業(yè)統(tǒng)計工作。 13.1建立健全檔案歸案，檔案查閱，利用效果反饋登記，做好各類檔案數(shù)量，檔案利用 人次，利用效果登記，各型號圖樣曬發(fā)單，圖樣技術文件更改等原始記錄，確保專業(yè)統(tǒng) 計數(shù)據(jù)準確、可靠。 13.2檔案管理人員，應不斷加強業(yè)務學習，明確檔案統(tǒng)計范圍與區(qū)劃，如實填寫登記， 完善統(tǒng)計匯總，確保統(tǒng)計質量。 14、檢查與考核 14.1本標準由本公司綜合管理辦公室歸口管理，每年進行一次全面檢查貫徹執(zhí)行情況， 并將檢查結果寫成總結，除報有關部門外，反饋給企管辦。 14.2本標準的執(zhí)行情況，結合檢查考核有關部門，有關人員的部門工作標準及個人工作 標準一并檢查考核。 附加說明 本標準由行政辦提出。 本標準由企管辦歸口管理。 ----------------------- [pic]
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