0701科技檔案管理標準(doc)
設備制造有限公司管理標準 QG/ZTC0102-1998 科技檔案管理標準 1998-7- 發(fā)布 1998-8- 實施 集團制造有限公司 發(fā)布 科技檔案管理標準QG/ZTC0701-1998 1. 目的與適用范圍 為了建立和健全科學技術檔案工作，保證科技檔案完整、正確、系統(tǒng)、安全和有效利 用，完善日常技術管理工作，充分發(fā)揮科技檔案在企業(yè)生產中的作用，特制訂本標準。 本標準適用于本公司產品（包括設計、工藝、工裝、標準）檔案、基本建設檔案及設 備技術檔案、科研、新產品檔案、引進技術檔案和科技照片等科技檔案的管理工作。 2 職責和職權 2.1工程技術部科技檔案室職責 2.1.1科技檔案室是科技檔案的歸口管理部門 2.1.2科技檔案室應對歸檔的科技檔案及時進行分類、編目、登記、統(tǒng)計和其他必要的加 工整理，并逐步運用現(xiàn)代化的科技檔案管理手段。 2.1.3應為各單位充分利用科技檔案創(chuàng)造一切條件。 2.2其他部門應將科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔列入科技工作程序和科研、生 產、基建等計劃，列入有關人員職責并形成制度，進行考核。 3 科技檔案的收集、歸檔 3.1本公司科技檔案以集中統(tǒng)一管理為原則，實行文書檔案與科技檔案分立管理的辦法， 由檔案管理員對全公司的科技檔案實施集中統(tǒng)一管理，不允許任何人長期保存科技文件 資料。 3.2歸檔的科技資料必須經(jīng)過審批簽字手續(xù)，內容完整，字跡圖形整齊清晰，圖面符合要 求。 3.3新產品在通過鑒定后的一個月內，負責產品設計的人員應將產品圖樣、設計文件、工 藝文件及鑒定文件等整理齊全后向檔案管理員辦理交接、歸檔手續(xù)。 3.4一般設備、儀器儀表等資料應在安裝竣工并驗收合格后存檔，重大專用設備、自制設 備、精密設備和大型設備等必須在開箱當場清點后由檔案管理員將隨機文件收齊存檔， 如有需要可復制供給。 3.5所有引進技術資料（包括技術交流資料）均應由科技檔案室統(tǒng)一存檔、管理。 4 科技檔案的整理 4.1資料歸檔后，檔案管理員應立即進行整理、分類、存檔、建卡、編寫目錄等工作。 4.2科技檔案應按照科學管理方法進行分類，按類存放，便于檢索和識別。 4.3底圖應按成套產品保管，同時復印一份蘭圖組成卷冊存檔。 制造有限公司1998-7- 批準 1998-8- 實施 QG/ZTC0701-1998 4.4客戶的技術檔案應按客戶名稱分類，單獨存檔，妥善保管，并做好保密工作。 4.5經(jīng)系統(tǒng)整理的科技檔案應達到以下要求： 4.5.1編制卷內目錄和頁號； 4.5.2蘭圖按A4折疊裝訂； 4.5.3底圖盡量平放，A2以上的底圖無法平放時，允許卷放，嚴禁折疊； 4.5.4字跡整齊，圖面清晰，不準使用鉛筆和圓珠筆書寫。 5 科技檔案的借閱 5.1本公司員工因工作需要，可借閱一般性蘭圖檔案，借閱時須辦理借閱登記手續(xù)，且不 得帶出公司；只有一套的蘭圖檔案，不得借出檔案室。 5.2關鍵、重要和引進的技術檔案，除直接負責該產品的技術人員可登記借閱外，一般不 允許其他人員借閱，如有特殊需要，須經(jīng)部門負責人批準。 5.3外單位人員一律不得借閱本公司資料，特殊情況須由來人持介紹信并經(jīng)主管總經(jīng)理批 準，方可借閱，但僅限在科技檔案室內查閱。 5.4借閱檔案資料應當面點清，借閱者應妥善使用，負責安全保密，不得遺失，嚴禁涂改 、亂畫、抽頁、撕裂、拆卷或擅自轉借。 5.5借閱檔案資料一般應在一周內歸還，最長不得超過一個月，檔案管理員應及時對過期 未還者進行催辦；檔案資料歸還時，檔案管理員應當面點清、檢查，對損壞資料者，管 理員有權向有關主管人員請示處理意見。 5.6底圖、底稿一般不得外借，當因設計更改或更新復制等原因必須外借時，應辦理借閱 登記手續(xù)，更改或復制后應及時歸還。 5.7檔案管理員必須對科技檔案的完整、保密和安全負責，有權拒絕不符合規(guī)定的查檔或 借閱。 6 科技檔案的復制和發(fā)放 6.1生產需要的產品圖樣和設計、工藝等技術文件，由檔案管理員按分發(fā)范圍的規(guī)定，負 責曬（復）印和分發(fā)到有關部門，并做好分發(fā)登記。 6.2有關部門應指定專人（兼職）負責檔案資料的簽收、保管、整理、裝訂、送存和返還 等工作。 6.3外協(xié)加工用圖，由外協(xié)單位填寫復制申請單，由計劃生產部負責人審批簽字后，向檔 案管理員申請曬發(fā)，檔案管理員應做好分發(fā)登記。 6.4非生產用復制圖應辦理申請手續(xù)，經(jīng)審批后曬發(fā)，并加蓋“參考”等專用章，當更改時 不予調換。 6.5外單位需要的復印圖應經(jīng)主管總經(jīng)理審批簽字后方可復印。 6.6檔案管理員應在分發(fā)的蘭圖上注明分發(fā)部門編號和分發(fā)日期。 6.7分發(fā)的復印圖必須清晰，如有模糊不清，管理員應將其調換并及時銷毀舊圖。 QG/ZTC0701-1998 7 科技檔案的保管 7.1科技檔案的保管場所必須清潔、通風，做好防盜、防火、防潮、防曬、防霉和防蛀等 工作，嚴禁煙火或堆放雜物。 7.2為確保檔案的安全，蘭圖和底圖應分開保管。 7.3檔案管理員應定期對檔案進行整理和檢查，確保檔案完整和安全，每年年底進行一次 全面檢查，確保帳、卡、圖（文件）一致。 7.4檔案管理員調動或離職時，應做好移交工作，在接收人核對并簽字，完成移交手續(xù)后 方可調動或離職。 附加說明 本標準由工程技術部科技檔案室提出。 本標準由綜合管理辦公室歸口管理。 本標準主要起草人白云龍。
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