其他機(jī)構(gòu)采購物流流程
其他機(jī)構(gòu)采購物流流程 3．1 其他機(jī)構(gòu)采購的特點 其他機(jī)構(gòu)主要是指社會上存在的一些專業(yè)團(tuán)體及社會服務(wù)機(jī)構(gòu)，如各種職業(yè)團(tuán)體、業(yè) 余團(tuán)體、專業(yè)學(xué)會、行業(yè)協(xié)會、學(xué)校、醫(yī)院、衛(wèi)生保健組織、新聞機(jī)構(gòu)、圖書館、博物 館、文藝團(tuán)體、基金會、福利和慈善機(jī)構(gòu)等。這些機(jī)構(gòu)一般不以贏利為目的而向社會提 供一定的服務(wù)，可以將這些機(jī)構(gòu)稱之為非贏利組織。非贏利組織采購者與生產(chǎn)企業(yè)和中 間商一樣，都屬于中間顧客，非贏利組織要根據(jù)職責(zé)范圍內(nèi)的使用對象的需要進(jìn)行相應(yīng) 的商品采購。 然而，這些非贏利組織的商品采購也具有自身的一些特點： ⑴　經(jīng)費預(yù)算受到限制。由于非贏利組織的日常運轉(zhuǎn)活動經(jīng)費主要來自政府財政撥款 和社會捐助，經(jīng)費預(yù)算與支出受到嚴(yán)格控制。其采購遵循量需而出，量入而出的原則， 不能隨意突破。 ⑵　采購程序更加復(fù)雜。非贏利組織的采購是為了滿足其服務(wù)對象的需要，要受到公 眾的監(jiān)督及許多規(guī)章制度的約束。為了使有限的資金發(fā)揮更大的效用，非贏利組織必須 制定規(guī)范的采購程序，采購人員只能嚴(yán)格按照規(guī)定的條件購買，缺乏自主性。非贏利組 織采購過程的參與者眾多，程序也更復(fù)雜。 ⑶　高質(zhì)量和低價格是影響購買決策的最關(guān)鍵因素。由于受到經(jīng)費預(yù)算的限制，大多 數(shù)非贏利組織在采購時往往更傾向于選擇報價更低的供應(yīng)商。但是，非贏利組織購買商 品是為了維持組織運行和履行組織職能的需要，所購商品的質(zhì)量和性能既要能夠保證這 一目標(biāo)的實現(xiàn)，又要使目標(biāo)群體對使用該產(chǎn)品或服務(wù)感到滿意。所以非贏利組織在采購 時不能一味地強(qiáng)調(diào)價格低廉，同時對產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量有著很高的要求。 2. 其他機(jī)構(gòu)采購的方式 非贏利組織的商品采購方式一般包括以下幾種： 3．2．1 公開招標(biāo)選購 采購部門通過傳媒發(fā)布廣告或發(fā)出信函，公布你采購目標(biāo)商品、規(guī)格、數(shù)量和有關(guān)具 體要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定的期限內(nèi)進(jìn)行投標(biāo)。通過開標(biāo)，將會選擇報價最低的符合要 求的投標(biāo)者來供貨。 3．2．2 合同談判選購 非贏利組織的采購部門可以同時和出選出來的若干供應(yīng)商就某一采購項目的價格和有 關(guān)交易條件進(jìn)行談判，從中選擇符合要求的供應(yīng)商簽訂采購合同。這種方式主要適合于 復(fù)雜的采購工程項目，因為它們需要巨大的研究開發(fā)費用和面臨巨大的風(fēng)險。 3．2．3 日常性采購 指非贏利性組織為了維持日常辦公和組織運行的需要而進(jìn)行采購。這類采購所需資金 較少，購買者對商品也比較熟悉。政府購買者通常采取現(xiàn)金支付的方式進(jìn)行采購，如購 買辦公桌椅、小型辦公設(shè)備及文具等。 3．3 其他機(jī)構(gòu)商品采購流程 非贏利組織經(jīng)常要采購一些商品，采購的商品可分為內(nèi)部自用物品的采購和對外服務(wù) 物品的采購，內(nèi)部自用物品是指根據(jù)工作需要而需采購的自用品，如自用設(shè)備和辦公用 品；而對外服務(wù)物品是指為客戶服務(wù)所需要的相關(guān)物品。在明確了以上的商品需求之后 ，非贏利組織就可以著手進(jìn)行相應(yīng)的商品采購了。非贏利組織商品采購的流程簡圖如8- 9所示。 [pic] ⑴　申購。申購責(zé)任人按照申購單(資產(chǎn)管理處統(tǒng)一印制)的要求逐項填寫。 ⑵ 審批。申購單經(jīng)項目負(fù)責(zé)人簽批，送經(jīng)主管部門核對后送資產(chǎn)管理處采購。 ⑶ 采購方式的確定。根據(jù)申購單報送的采購項目和金額，資產(chǎn)管理處的采購小組提出采購 意見。①符合招標(biāo)條件的，進(jìn)行公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)；②不符合招標(biāo)條件的，進(jìn)行競爭性 談判采購，詢價采購或單一來源采購(包括定點采購)。 ⑷ 采購。要經(jīng)過這樣幾個環(huán)節(jié)：① 招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)進(jìn)行公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)的，由采購小組組織招投標(biāo)活動，專家、 用戶代表、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成評標(biāo)委員會，推薦中標(biāo)單位，并由相關(guān)部門進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督；② 競爭性談判采購、詢價采購，由資產(chǎn)管理處的采購小組與申購單位責(zé)任人共同商定3個（ 含）以上的供應(yīng)商進(jìn)行談判、詢價并最后確定供應(yīng)商；③ 單一來源采購（包括定點采購），由資產(chǎn)管理處的采購小組與申購責(zé)任人共同確定供應(yīng) 商；④ 進(jìn)口器材的采購由采購小組參照上述辦法確定供應(yīng)商，但申購單必須送資產(chǎn)管理處物資 設(shè)備科，以配合外貿(mào)公司辦理進(jìn)關(guān)手續(xù)、辦理減免稅手續(xù)、配合海關(guān)在五年監(jiān)管期內(nèi)對 進(jìn)口貨物的監(jiān)管等；⑤ 自購器材由各采購小組參照上述辦法確定供應(yīng)商。 ⑸　簽署合同。要經(jīng)過這樣幾個環(huán)節(jié)：① 資產(chǎn)管理處的采購小組將招標(biāo)結(jié)果、競爭性談判采購、詢價采購和單一來源采購的結(jié)果 經(jīng)申購責(zé)任人確認(rèn)，并由申購單位與供應(yīng)商簽訂技術(shù)協(xié)議或條款；② 采購小組與供應(yīng)商進(jìn)行最后商務(wù)談判，資產(chǎn)管理處代表本機(jī)構(gòu)簽署合同；③ 因科學(xué)研究和教學(xué)工作需要進(jìn)口的器材，以及國際組織、外國政府、外國友好團(tuán)體、個 人、華僑、港、澳、臺同胞無償贈送的進(jìn)口儀器、設(shè)備、物品，由資產(chǎn)管理處統(tǒng)一與代 理進(jìn)口的外貿(mào)公司和海關(guān)聯(lián)系，辦理接受贈送批文、報關(guān)批文和免稅手續(xù)。 ⑹ 合同的執(zhí)行。合同正式簽訂生效后，資產(chǎn)管理處的采購小組即對合同進(jìn)行跟蹤管理：① 根據(jù)合同規(guī)定，必須預(yù)付款的，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)辦理；② 催促供應(yīng)商履行合同，按時交貨；③ 將供應(yīng)商履行合同情況和發(fā)貨時間通知申購責(zé)任人，讓申購單位做好接貨和驗收前的準(zhǔn) 備工作；④ 組織提貨、送貨；⑤ 申購單位組織驗收小組按合同規(guī)定的技術(shù)條款進(jìn)行驗收。驗收過程中如出現(xiàn)與合同不符 或質(zhì)量問題，立即通知資產(chǎn)管理處采購小組聯(lián)系供應(yīng)商解決；⑥ 驗收報告由驗收小組成員簽字，申購單位在規(guī)定的時限內(nèi)入帳后將驗收報告送交資產(chǎn)管 理處，以辦理報銷手續(xù)；⑦ 付款和報銷手續(xù)由資產(chǎn)管理處的物資會計統(tǒng)一到機(jī)構(gòu)財務(wù)處辦理； ⑺ 維修服務(wù)。儀器設(shè)備在使用過程中出現(xiàn)故障，需要供應(yīng)商解決的，使用單位可直接與供 應(yīng)商聯(lián)系。若聯(lián)系后不能妥善解決的，可要求資產(chǎn)管理處的采購小組協(xié)助聯(lián)系解決。 以上是非贏利組織的采購流程，而要實現(xiàn)采購商品的實體轉(zhuǎn)移就要涉及相應(yīng)的物流作 業(yè)。商品采購的物流作業(yè)系統(tǒng)包括包裝、裝卸與搬運、運輸與倉儲等環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)的物 流作業(yè)內(nèi)容可參看零售商的商品采購物流作業(yè)。 ----------------------- 申購 審批 采購方式確定 采購 簽署合同 合同執(zhí)行 資料歸檔 圖8-9 商品采購流程示意圖
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