1文件控制程序(doc)
文件控制程序 1.0目的: 本程序確定了本公司文件管理系統(tǒng)，以保證本公司文件與資料按程序制作、分發(fā)、回收 、更改，使管理體系得以有效運行。 2.0適用范圍: 適用于本公司ISO9001:2000/ISO14001:1996質(zhì)量及環(huán)境管理體系有關(guān)的文件和資料的控 制。 3.0定義： 3.1管理類文件：指公司質(zhì)量/環(huán)境手冊、運行程序文件、管理制度等。 3.2技術(shù)規(guī)范類文件：產(chǎn)品企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗化驗標(biāo)準(zhǔn)等。 3.3外部文件：地方/國家/國際標(biāo)準(zhǔn)/法律法規(guī)及客戶或相關(guān)方提供的所有影響產(chǎn)品質(zhì)量 及環(huán)境的文件。 3.4手冊：質(zhì)量/環(huán)境體系的第一級文件，闡述公司的質(zhì)量/環(huán)境方針并描述公司質(zhì)量/環(huán) 境管理體系的文件。 3.5運行程序文件：質(zhì)量/環(huán)境管理體系的第二級文件，描述一個部門或多個部門共同配 合完成某項工作應(yīng)遵循的原則。 3.6作業(yè)指導(dǎo)書：質(zhì)量體系的三級文件，描述一個工作或一個工序由何人在何地采取何 種方法以達到何種效果的指導(dǎo)性文件。 3.7記錄：完成某項工作的證據(jù)（記錄依據(jù)《記錄控制程序》進行管理）。 4.0 職責(zé): 4.1總經(jīng)理 4.1.1批準(zhǔn)質(zhì)量/環(huán)境手冊、運行程序等文件； 4.1.2監(jiān)督質(zhì)量/環(huán)境管理體系的推動與執(zhí)行。 4.2.管理者代表 4.2.1負(fù)責(zé)質(zhì)量/環(huán)境手冊、運行程序文件的審核； 4.2.2組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員編寫文件； 4.2.3推動質(zhì)量/環(huán)境管理體系的運行，并定期向總經(jīng)理匯報。 4.3各部門 4.3.1負(fù)責(zé)各自職責(zé)范圍內(nèi)相關(guān)文件的編寫與審核。 4.4辦公室 4.4.1負(fù)責(zé)全公司所有質(zhì)量/環(huán)境管理體系文件的發(fā)放、保管、回收，確保各部門能及時 得到有效文件的支持。 4.4.2統(tǒng)籌本公司受控文件的編號。 4.4.3負(fù)責(zé)定時將最新的文件清單進行管理。 5.0 工作程序 5.1文件的制訂與批準(zhǔn) |文件類別 |制訂者 |審核者 |批準(zhǔn)者 | |質(zhì)量/環(huán)境手冊 |管理者代表 |管理者代表 |總經(jīng)理 | |運行程序 |各部門相關(guān)人員 |管理者代表 |總經(jīng)理 | |作業(yè)指導(dǎo)書 |部門相關(guān)人員 |管理者代表 |總經(jīng)理 | |其它文件 |部門相關(guān)人員 |管理者代表 |總經(jīng)理 | 5.2文件的編號 5.2.1質(zhì)量/環(huán)境手冊的編號： 質(zhì)量/環(huán)境手冊用HTQEM- 01表示（HT表示華太），發(fā)放副本文件時在“受控副本”印章處填寫發(fā)放號,如001、002等 。 5.2.2運行程序文件的編號 質(zhì)量及環(huán)境管理體系程序文件用HTQEP表示，按照程序文件出現(xiàn)的先后順序在QEP后加- 01、02等表示，發(fā)放副本文件時在“受控副本”印章處填寫發(fā)放號,如001、002等。 5.2.3作業(yè)指導(dǎo)書（含企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)文件、管理制度等）的編號 作業(yè)指導(dǎo)書等三級文件用QB-XX- XXX表示，XX表示部門代碼，如生產(chǎn)為SC，辦公室為BG，XXX表示順序號；企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)用Q/ HTXXX-XXXX表示，XXX表示序號，XXXX表示年份。 5.2.4記錄的編號 記錄用HT-R.XX表示，R表示記錄即表格， XX表示順序號。 5.3文件的分發(fā)及回收 5.3.1文件經(jīng)審核/批準(zhǔn)后,送交辦公室, 辦公室填寫《受控正本文件清單》。 5.3.3辦公室根據(jù)《文件發(fā)放批準(zhǔn)及發(fā)放記錄表》對原稿文件進行復(fù)印。 5.3.4辦公室在副本上加蓋“受控副本”印章并編號后及時分發(fā)給公司相關(guān)人員，接收人員 檢查文件頁數(shù)等是否相符，在《文件發(fā)放批準(zhǔn)及發(fā)放記錄表》上簽收。 5.3.5若文件需傳真或分發(fā)到公司外部，需經(jīng)過管理者代表批準(zhǔn)，由辦公室加蓋“非受控 ”印章后方可。 5.4文件的修訂、作廢與銷毀 5.4.1當(dāng)文件不適合實際運作時,文件需要重新編制或修訂,由提出更改的部門或人員填 寫《文件更改申請單》,經(jīng)批準(zhǔn)后由文件原制訂人或其職位替代者進行修訂。 5.4.2辦公室根據(jù)相關(guān)文件的舊版發(fā)放記錄回收舊版,且在舊版上加蓋“作廢”印章，副本 可即時銷毀，正本由辦公室加蓋“作廢保留”印章保存一年后銷毀，并將回收情況認(rèn)真記 錄在《文件發(fā)放批準(zhǔn)及發(fā)放記錄表》上。 5.4.3新文件的分發(fā)同5.3。 5.4.4當(dāng)文件修改不影響文件的實質(zhì)內(nèi)容時(如:頁碼、編號、文字等錯誤)，可由原制訂 人或其職位替代者在文件的正本和副本上簽名確認(rèn)，辦公室不作版本變更及回收。 5.4.5對于每次文件更新時，辦公室應(yīng)及時更新《受控正本文件清單》，以反映所有文件的 最新版本。 5.4.6當(dāng)文件使用人員離開該工作崗位時，辦公室應(yīng)對其使用文件進行回收。 5.5文件的補發(fā) 5.5.1受控文件一經(jīng)發(fā)放，任何人未經(jīng)允許不得涂改、復(fù)印、傳真、損壞，若因工作需要 補發(fā)文件，相關(guān)部門須寫申請經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后由辦公室進行補發(fā)，同時應(yīng)將情況如 實記錄在《文件發(fā)放批準(zhǔn)及發(fā)放記錄表》上。 5.6文件的版本規(guī)定 首次發(fā)行用“A/0”表示，A表示版本，0表示修改狀態(tài)。 5.7文件和資料的管理 5.7.1所有受控文件的正本均由辦公室保管，辦公室的資料嚴(yán)格按編碼原則予以歸檔，以 便查閱。 5.7.2若文件無明確的生效日期，以辦公室第一次發(fā)放的日期為生效日期，辦公室需將 文件發(fā)放到需要的地方。 5.8外來文件的管理 5.8.1外來文件如地方、國家、國際標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等，由檔案室保存原件，各部門使 用須到檔案室辦理領(lǐng)用手續(xù)，辦公室填寫《外來文件登記/發(fā)放記錄表》或《適用的法律法 規(guī)清單》。 6.0相關(guān)文件 質(zhì)量/環(huán)境管理體系各層次文件 7.0記錄 7.1受控正本文件清單 7.2文件發(fā)放批準(zhǔn)及發(fā)放記錄表 7.3外來文件登記、發(fā)放記錄表 7.4適用的法律法規(guī)清單 7.5文件更改申請單
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