信息采購(gòu)物流流程(doc11頁(yè))
信息采購(gòu)物流流程 3．1 信息采購(gòu)的含義與應(yīng)用 3．1．1 信息采購(gòu)的含義 簡(jiǎn)單地說(shuō)，信息采購(gòu)就是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，借助計(jì)算機(jī)管理企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)。具體說(shuō)來(lái) ，開(kāi)展信息采購(gòu)的企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)上公布所需的產(chǎn)品或服務(wù)的內(nèi)容，供相應(yīng)的供應(yīng)商選擇； 采購(gòu)企業(yè)通過(guò)電子目錄了解供應(yīng)商的產(chǎn)品信息；通過(guò)比較選擇合適的供應(yīng)商，然后，下 訂單并開(kāi)展后續(xù)的采購(gòu)管理工作。也叫電子化采購(gòu)、電子商務(wù)采購(gòu)、網(wǎng)上采購(gòu)。 閱讀助手 2000年4月4日，ECantata國(guó)際網(wǎng)絡(luò)公司上海辦事處與Motorola上海尋呼產(chǎn)品有限公司 聯(lián)合進(jìn)行了一次基于Internet技術(shù)平臺(tái)的在線工業(yè)采購(gòu)，所采購(gòu)的產(chǎn)品全部用于該廠的 本季度實(shí)際生產(chǎn)；由ECanlata和Motorola公司共同確定供應(yīng)商，按照新的流程成功完成 了此次采購(gòu)任務(wù)；在線采購(gòu)結(jié)果比預(yù)期節(jié)約費(fèi)用32%，節(jié)省時(shí)間80%以上。 在傳統(tǒng)模式下，Motorola公司的采購(gòu)是通過(guò)物料部的采購(gòu)師進(jìn)行的：首先由采購(gòu)師組 織供應(yīng)商的認(rèn)證工作，通過(guò)上門調(diào)查、產(chǎn)品認(rèn)證、試生產(chǎn)、供貨跟蹤等手段，在供應(yīng)商 資料庫(kù)中確認(rèn)出能供應(yīng)該產(chǎn)品的供應(yīng)商。之后，在某一約定的時(shí)間段內(nèi)，通過(guò)電話詢問(wèn) 或招投標(biāo)的方式，得到供應(yīng)商的報(bào)價(jià)井挑選其中報(bào)價(jià)最低的作為中標(biāo)者，與之進(jìn)行后續(xù) 的合約工作。傳統(tǒng)采購(gòu)全過(guò)程較長(zhǎng)、重復(fù)工作很多，目由于傳統(tǒng)模式的報(bào)價(jià)方案不適應(yīng) 于價(jià)格變化較快的產(chǎn)品，往往會(huì)在經(jīng)濟(jì)上受到損夫。 在4月4日的電子商務(wù)采購(gòu)中，由于采用了在線逆向竟價(jià)的先進(jìn)概念，不同的供應(yīng)商可 以在網(wǎng)絡(luò)匕看到價(jià)格的不斷下降，激烈的竟?fàn)幒洼喠黝I(lǐng)先的賽跑感覺(jué)將促使供應(yīng)商不斷 降低價(jià)格，在相當(dāng)短的時(shí)間內(nèi)，把價(jià)格降到傳統(tǒng)詢價(jià)或招投標(biāo)無(wú)法達(dá)到的程度。而與此 同時(shí)，賣方也降低了營(yíng)銷成本、獲得了市場(chǎng)機(jī)會(huì)。 在該次采購(gòu)中，三家供應(yīng)商參加竟?fàn)?。?jīng)過(guò)簡(jiǎn)單的軟件培訓(xùn)和模擬竟價(jià)，各個(gè)企業(yè)都 對(duì)進(jìn)行在線采購(gòu)充滿興趣，對(duì)獲取最后的訂單信心十足。13：30——14：00，在正式拍賣 的半個(gè)小時(shí)內(nèi)，各家企業(yè)都竟相報(bào)價(jià)，進(jìn)行了數(shù)十輪的激烈竟?fàn)?，最后的勝利者的?bào)價(jià) 比原來(lái)預(yù)期的采購(gòu)價(jià)格低了200元左右，節(jié)約的采購(gòu)成本高達(dá)32%之多。 電子商務(wù)是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和新經(jīng)濟(jì)管理理論的發(fā)展而出現(xiàn)的一種新興的商務(wù)方式。 由于采購(gòu)是企業(yè)直接面對(duì)市場(chǎng)的第一個(gè)窗口，因此電子商務(wù)的發(fā)展將在未來(lái)徹底改變現(xiàn) 在的采購(gòu)管理模式，進(jìn)行信息采購(gòu)是將來(lái)采購(gòu)方法發(fā)展的一個(gè)方向，信息采購(gòu)能成為當(dāng) 今采購(gòu)管理的重要趨勢(shì)，在于通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)以及其他外部網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使眾多 的交易企業(yè)實(shí)時(shí)地進(jìn)行信息溝通、訪問(wèn)電子目錄，從而以最低的采購(gòu)成本獲取經(jīng)濟(jì)利益 最大的產(chǎn)品。信息采購(gòu)的潛在運(yùn)用還包括訂單跟蹤、資金轉(zhuǎn)賬、產(chǎn)品計(jì)劃和進(jìn)度安排、 收據(jù)確認(rèn)等，從而最終加速企業(yè)運(yùn)作、縮短前置時(shí)間，同時(shí)把大量的人力資源從繁瑣的 事務(wù)性工作中解放出來(lái)，全面降低企業(yè)采購(gòu)管理的成本。信息采購(gòu)能蓬勃發(fā)展，原因還 在于它具有快速、低成本整合上下游資源和信息的能力。 3．1．2 信息采購(gòu)的應(yīng)用 信息采購(gòu)的基本手段建立電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)（EDI）。利用EDI可以及時(shí)、準(zhǔn)確地掌握 供應(yīng)與需求的情況，按照準(zhǔn)時(shí)物流的要求，采購(gòu)或物流中心可以很快做出物流的決定。 通過(guò)建立EDI系統(tǒng)，上下游產(chǎn)業(yè)之間建立了電子自動(dòng)訂貨系統(tǒng)和實(shí)現(xiàn)了決算、檢驗(yàn)、庫(kù)存 的電子化。 通過(guò)EDI系統(tǒng)，物料供應(yīng)商可以獲得許多優(yōu)點(diǎn)：⑴ 通過(guò)掌握需求方的信息，可以在某種程度上有計(jì)劃生產(chǎn)，從而減少庫(kù)存；⑵ 由于實(shí)現(xiàn)了電子化，可以減少銷售費(fèi)用，比如沒(méi)有傳票了，減少了傳票成本；⑶ 由于信息的同步化，可以減少錯(cuò)誤生產(chǎn)和供貨，也可以向需求方及時(shí)反饋情況，讓需求 方了解生產(chǎn)狀況；⑷ 在供應(yīng)商與采購(gòu)商共同開(kāi)發(fā)商品的時(shí)候，通過(guò)信息互通可以加快開(kāi)發(fā)速度。 EDI系統(tǒng)給采購(gòu)方也帶來(lái)了不少好處：⑴ 由于采購(gòu)數(shù)據(jù)直接傳輸給物流中心，可以防止由于物料供應(yīng)不及時(shí)帶來(lái)的損失，例如日 本日化生產(chǎn)企業(yè)花王與零售商佳斯客在建立EDI后，佳斯客的缺貨率減少了一半；⑵ 通過(guò)電子訂貨系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)采購(gòu)，提高了商品周轉(zhuǎn)率，佳斯客的庫(kù)存周轉(zhuǎn)率提高了30 %；⑶ 削減了流通成本，采購(gòu)方不需要建立庫(kù)存從而大大節(jié)約了費(fèi)用。 建立EDI系統(tǒng)對(duì)物流企業(yè)來(lái)講也有很多好處：⑴ 實(shí)現(xiàn)了物流作業(yè)的集約化。需求方為了降低成本和庫(kù)存，只在必要的時(shí)間、按必要的數(shù) 量、采購(gòu)必要的商品，這就使物流企業(yè)出現(xiàn)多頻率、小批量配送的勢(shì)頭，但這種配送方 式導(dǎo)致配送次數(shù)和車輛增加、加劇交通擁擠和廢氣增加等問(wèn)題。物流企業(yè)EDI系統(tǒng)掌握了 更多及時(shí)的信息，從而可以在配送中更加集約化；⑵ 為物流企業(yè)自身減少庫(kù)存，甚至實(shí)現(xiàn)無(wú)庫(kù)存創(chuàng)造了條件。物流中心最大的負(fù)擔(dān)是庫(kù)存較 多，建立EDI系統(tǒng)后，各生產(chǎn)商將貨物送到配送中心后進(jìn)行點(diǎn)檢，然后按照采購(gòu)要求直接 用運(yùn)輸工具送到物流中心的出口，卡車司機(jī)馬上將貨物運(yùn)到商店，物流中心也實(shí)現(xiàn)了無(wú) 庫(kù)存化。這種技術(shù)在國(guó)外稱為“交叉對(duì)接”；⑶ 利用EDI還可以做到共同配送。傳統(tǒng)的物流配送是以專業(yè)的品種和單一的貨主為對(duì)象的， 這就造成了運(yùn)送設(shè)施的浪費(fèi)，如果獲得了更多的信息就可以實(shí)現(xiàn)混合配送與共同配送。 混合配送就是將食品、日用品、酒、化妝品等同時(shí)配送，共同配送就是物流中心同時(shí)給 兩家以上的競(jìng)爭(zhēng)貨主進(jìn)行配送。 3．2 企業(yè)實(shí)施信息采購(gòu)的優(yōu)勢(shì) 傳統(tǒng)采購(gòu)管理面臨的問(wèn)題如信息狹窄、不及時(shí)、不準(zhǔn)確、采購(gòu)數(shù)據(jù)流失等，都將在實(shí) 施電子商務(wù)的過(guò)程中逐步消失，電子商務(wù)的發(fā)展可以為采購(gòu)部門帶來(lái)許多直接的好處。 3．2．1 實(shí)時(shí)性 電子商務(wù)由于突破了時(shí)空的限制，可以實(shí)時(shí)地獲得供應(yīng)商、產(chǎn)品、價(jià)格等市場(chǎng)因素， 并極大地拓寬了采購(gòu)部門的視野，市場(chǎng)空間從原先局限的空間一下子擴(kuò)大到全球范圍。 3．2．2 潛在賣主多，選擇余地大 互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)采用世界統(tǒng)一的TCP/IP協(xié)議，統(tǒng)一的協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)使互聯(lián)網(wǎng)具有自由開(kāi)放的特性 ，為其迅速發(fā)展提供了可能和前提。作為一種功能強(qiáng)大的通訊工具，互聯(lián)網(wǎng)具有BBS公告 板、USENET新聞組、交談室、電子郵件等多種高效而經(jīng)濟(jì)的工具可供使用?；ヂ?lián)網(wǎng)上存 在著分布于世界各地的大量賣主，實(shí)行信息采購(gòu)有助于企業(yè)擴(kuò)大采購(gòu)范圍，發(fā)現(xiàn)新的合 格供應(yīng)商，從而開(kāi)辟新的原材料供應(yīng)渠道，穩(wěn)定和優(yōu)化原材料的供應(yīng)。利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)， 開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷具有突出的優(yōu)勢(shì)，能夠?qū)a(chǎn)品說(shuō)明、市場(chǎng)調(diào)查、廣告宣傳、顧客服務(wù)、促 銷和公關(guān)等多種營(yíng)銷活動(dòng)有機(jī)地整合在一起，實(shí)現(xiàn)營(yíng)銷組合的綜合效益。所以，伴隨著 企業(yè)網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷活動(dòng)的不斷擴(kuò)展和延伸，網(wǎng)絡(luò)上的賣主將以較大的規(guī)模迅速增加，信息采 購(gòu)的選擇余地也將不斷擴(kuò)大。 3．2．3 獲取采購(gòu)數(shù)據(jù)本身的價(jià)值 傳統(tǒng)的采購(gòu)管理對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)基本或根本不予管理，因此傳統(tǒng)的管理就將蘊(yùn)涵極大價(jià)值 的數(shù)據(jù)信息白白浪費(fèi)了?，F(xiàn)在通過(guò)電子商務(wù)，管理人員可以立即獲取并分析過(guò)去的或現(xiàn) 在的交易信息，并為未來(lái)的采購(gòu)提供決策支持?jǐn)?shù)據(jù)。目前有很多企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到電子商 務(wù)對(duì)采購(gòu)管理的重要性，并試圖運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息共享，訪問(wèn)電子目錄等，但這些還 只是電子商務(wù)的一些表層應(yīng)用?？梢灶A(yù)見(jiàn)，在不遠(yuǎn)的將來(lái)，其他潛在的電子商務(wù)應(yīng)用如 訂單跟蹤、資金轉(zhuǎn)賬、產(chǎn)品計(jì)劃、進(jìn)度安排、收據(jù)確認(rèn)等也將得到廣泛應(yīng)用，并直接改 變未來(lái)的采購(gòu)管理模式?？傊?，電子商務(wù)對(duì)采購(gòu)管理的影響將在企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃中得到 體現(xiàn)，而不是僅僅對(duì)采購(gòu)管理戰(zhàn)術(shù)性的改變。 3．2．4 獲得采購(gòu)的主動(dòng)權(quán) 首先，電子化采購(gòu)中，企業(yè)充分考慮其實(shí)際要求，再提出對(duì)產(chǎn)品的采購(gòu)要求。其次， 產(chǎn)品價(jià)格是競(jìng)價(jià)的結(jié)果，采購(gòu)商將自己所需的產(chǎn)品信息在網(wǎng)上公布出來(lái)，供應(yīng)商展開(kāi)價(jià) 格與質(zhì)量的競(jìng)爭(zhēng)，勝者負(fù)責(zé)將質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的商品送到采購(gòu)商指定的地點(diǎn)。最后，采購(gòu)商可 以與供應(yīng)商隨時(shí)進(jìn)行溝通，獲得即時(shí)的售后服務(wù)。 3．2．5 降低采購(gòu)成本 電子化采購(gòu)在降低成本方面是全方位的，從物資的價(jià)格到各種人工服務(wù)費(fèi)用都將會(huì)有 大幅度的下降，這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，采購(gòu)企業(yè)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全方位的 選擇，改變過(guò)去人工采購(gòu)時(shí)供應(yīng)商數(shù)量的局限性，企業(yè)可以在更大范圍內(nèi)進(jìn)行比較，從 中選擇報(bào)價(jià)和服務(wù)最優(yōu)的供應(yīng)商；另一個(gè)方面，采購(gòu)過(guò)程基本可在辦公室通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行 ，采購(gòu)與供應(yīng)雙方大部分面對(duì)面接觸將被信息傳輸所代替，可大大節(jié)省交易費(fèi)用，并且 可以有效避免暗箱操作。 3．2．6 優(yōu)化庫(kù)存管理 電子化采購(gòu)需用計(jì)劃從編報(bào)到實(shí)施銜接緊密，并有效控制，不會(huì)產(chǎn)生較大延誤，這樣 可使庫(kù)存定額達(dá)到最優(yōu)化的水平，可以合理降低庫(kù)存資金，又可避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)。 3．2．7 保證采購(gòu)質(zhì)量 在傳統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)中，因?yàn)橛腥饲?、回扣的影響，并且采?gòu)的范圍相對(duì)較小，只能“ 貨比三家、五家”，采購(gòu)中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題也時(shí)有發(fā)生，直接影響企業(yè)的安全生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)效 益。在電子化采購(gòu)的過(guò)程中，可以在較大范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商，可以做到“貨比百家、千家 ”，找到質(zhì)量和價(jià)格最為理想的合作伙伴的可能性增大。如果對(duì)供應(yīng)商提供信息有疑問(wèn)， 還可以進(jìn)行實(shí)地考察，防止質(zhì)量事故的發(fā)生。 3．2．8 提高采購(gòu)效率 在信息采購(gòu)的過(guò)程中，采購(gòu)與供應(yīng)雙方內(nèi)部的煩瑣手續(xù)都將得到簡(jiǎn)化，信息傳遞會(huì)更 快捷、方便，過(guò)去要在十天半月才能生成的買賣合同，在電子化采購(gòu)平臺(tái)中可以即時(shí)完 成，這樣就會(huì)大大提高采購(gòu)效率；另外，電子化采購(gòu)實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)信息的數(shù)字化、電子化 ，減少了重復(fù)錄入的工作量，也使人工失誤的可能性降到了最低限度。互聯(lián)網(wǎng)上信息資 源豐富、信息傳遞快捷且費(fèi)用低廉，不僅能使企業(yè)降低采購(gòu)過(guò)程中的搜索費(fèi)用和交易成 本，也能使其有效地縮短采購(gòu)周期，提高采購(gòu)效率。由于互聯(lián)網(wǎng)是開(kāi)放的，網(wǎng)上的競(jìng)爭(zhēng) 是透明的，產(chǎn)品價(jià)格的不斷下降已是不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)，所以信息采購(gòu)還能使企業(yè)獲 取廉價(jià)供應(yīng)、節(jié)約采購(gòu)成本，并進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)其采購(gòu)活動(dòng)的合理化。美國(guó)食品巨商RJRNab isco就曾指出，該公司采用傳統(tǒng)的定貨方式，完成一筆定貨的費(fèi)用是70美元，而采用信 息采購(gòu)方式只需0.93美分，而且采購(gòu)周期大大縮短、采購(gòu)效率大為提高。 3．2．9 改善物流管理，創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì) 信息采購(gòu)雖能為企業(yè)帶來(lái)諸多益處，但僅靠信息采購(gòu)，不足以建立和保持企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng) 中的優(yōu)勢(shì)地位。因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)是開(kāi)放的，競(jìng)爭(zhēng)者也能很好地應(yīng)用信息采購(gòu)。為創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu) 勢(shì)，企業(yè)必須推進(jìn)信息采購(gòu)向縱深發(fā)展，進(jìn)一步改善企業(yè)的整體物流管理水平。為此， 有必要對(duì)企業(yè)從原材料購(gòu)進(jìn)到產(chǎn)品儲(chǔ)運(yùn)的整個(gè)物流過(guò)程進(jìn)行總體規(guī)劃，實(shí)行供應(yīng)鏈管理 ，實(shí)現(xiàn)運(yùn)作過(guò)程的重組和優(yōu)化，以加快信息傳遞、共享信息資源，從而有效地協(xié)調(diào)和控 制物料的流動(dòng)，更好地滿足顧客的需求并盡可能地降低經(jīng)營(yíng)成本，最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì) 效益。信息采購(gòu)為企業(yè)進(jìn)一步利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)，改善物流管理，實(shí)行供應(yīng)鏈管理，創(chuàng) 造競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)奠定了基礎(chǔ)。 3．3 采購(gòu)管理中的信息交流 進(jìn)行信息采購(gòu)需具備一些實(shí)施的條件，標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)信息采購(gòu)不同于個(gè)人網(wǎng)上采購(gòu)，需 要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換、記是結(jié)算、保證信譽(yù)與供應(yīng)等硬件和軟件；并且需要網(wǎng)上安全保護(hù)、 電子商務(wù)法律、EDI、網(wǎng)上支付結(jié)算、實(shí)物配送、網(wǎng)絡(luò)人才等條件的支持，一個(gè)完整的電 子商務(wù)系統(tǒng)應(yīng)該是企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合。企業(yè)的信息處理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)暢通的信息 交流的關(guān)鍵，一般將此系統(tǒng)分成信息交流系統(tǒng)和對(duì)外信息傳遞系統(tǒng)。采購(gòu)系統(tǒng)是建立在 公司內(nèi)部信息系統(tǒng)基礎(chǔ)之上的，公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)是建立在分布式技術(shù)基礎(chǔ)之上的， 與外部的INTERNET通過(guò)防火墻連接，與外界供應(yīng)商建立聯(lián)系。公司內(nèi)部各部門通過(guò)WEB服 務(wù)器訪問(wèn)數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器。 3．3．1 內(nèi)部信息交流系統(tǒng) 關(guān)于信息處理系統(tǒng)的解決方案有很多，但他們對(duì)采購(gòu)管理的關(guān)注卻很少，有的系統(tǒng)甚 至不支持采購(gòu)管理信息的處理?，F(xiàn)有的MRP或MRPⅡ以及現(xiàn)在流行的ERP系統(tǒng)都不能很好的 支持基于供應(yīng)鏈的采購(gòu)管理，甚至缺乏專門為采購(gòu)管理設(shè)置的數(shù)據(jù)庫(kù)。因?yàn)?，他們只?慮如何合理的應(yīng)用企業(yè)內(nèi)部的資源來(lái)提高效率，降低成本，而沒(méi)有考慮應(yīng)用企業(yè)外部資 源來(lái)創(chuàng)造價(jià)值。也有一些專用的采購(gòu)管理信息處理系統(tǒng)，但它們多是獨(dú)立于其它系統(tǒng)之 外的一個(gè)獨(dú)立系統(tǒng)，沒(méi)有很好的和企業(yè)的其它系統(tǒng)集成起來(lái)。下面將介紹一個(gè)集成與企 業(yè)管理信息系統(tǒng)的采購(gòu)信息處理系統(tǒng)。圖9-2為這個(gè)系統(tǒng)的示意圖。 采購(gòu)信息處理系統(tǒng)于企業(yè)管理信息系統(tǒng)的中央服務(wù)器連接。中央服務(wù)器為采購(gòu)管理子 系統(tǒng)提供物資需求信息和庫(kù)存信息（在實(shí)現(xiàn)零庫(kù)存后此信息將不被提供）。采購(gòu)管理子 系統(tǒng)將對(duì)信息進(jìn)行匯總、加工、分析、處理，根據(jù)物資情況數(shù)據(jù)庫(kù)和供應(yīng)商情況數(shù)據(jù)庫(kù) ，生成對(duì)供應(yīng)商的聯(lián)系單（“聯(lián)系單”是一種供應(yīng)商與企業(yè)協(xié)商制訂的信息交流標(biāo)準(zhǔn)）。 聯(lián)系單中包含有物資需求情況、參考價(jià)格、供貨要求等信息。供應(yīng)商將處理此聯(lián)系單， 并回復(fù)一個(gè)聯(lián)系單?；貜?fù)聯(lián)系單中包含預(yù)備供貨信息、供貨價(jià)格等信息?；?..
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