4業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(doc)
業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程 1. 目的 規(guī)范業(yè)主檔案的保管與跟蹤工作。 2. 適用范圍 適用于物業(yè)管理處業(yè)主檔案的保管與跟蹤。 3. 職責 1. 服務中心主管負責監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。 2. 服務中心負責依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。 4. 程序要點 1. 業(yè)主檔案內容 1. 經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》。 2. 經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責任書》。 3. 《業(yè)主家庭情況登記表》。 4. 《鑰匙領用登記表》。 5. 《業(yè)主證領用登記表》。 6. 《業(yè)主入住驗房表》。 7. 《裝修申請審批表》、相關圖紙及裝修施工隊資料。 8. 《違章處理通知單》及處理結果資料。 9. 業(yè)主的有關證件復印件。 10. 其他應保存的資料。 2. 檔案盒（夾）的制作 1. 根據(jù)檔案盒（夾）的規(guī)格準備相應的檔案標貼紙。 2. 在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由 組織機構、名稱組成，如： ×××－×·×－S·W－業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理有限公司××管理處公共事務部 管理的業(yè)主檔案。 3. 將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（夾）左側立面距頂部3cm位置上，并排列 在檔案柜中。 3. 將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒（夾）內。 4. 按檔案盒（夾）內的各檔案排列順序將檔案有關內容登記在《業(yè)主檔案目錄》內，內 容包括：序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。 5. 業(yè)主檔案的跟蹤： 1. 當發(fā)生下列情況變化時，服務中心副主管應將變化情況記錄在業(yè)主檔案中： a. 通訊電話聯(lián)絡方式發(fā)生變化時； b. 業(yè)主發(fā)生更替時。 2. 業(yè)主檔案跟蹤管理：由服務中心副主管負責每季度進行一次家庭情況的普查 ，對拖欠管理費、水電費和其他服務費一個月以上的業(yè)主，管理員應至少 每隔15天跟蹤一次。 6. 業(yè)主檔案屬絕密檔案，特殊情況如需查閱須報管理處，經(jīng)服務中心副主管辦理登記 手續(xù)后方可查閱。 7. 業(yè)主檔案應永久保存。 8. 具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進行管理。 9. 本規(guī)程執(zhí)行情況作為公共事務部檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。 5. 記錄 《業(yè)主檔案目錄》 6. 相關支持文件 《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
4業(yè)主檔案管理標準作業(yè)規(guī)程(doc)