MY2-001-文件控制程序(doc)
鶴山市美業(yè)棉紡織企業(yè)有限公司 文 件 名 稱：文件控制程序 文 件 編 號：MY2-001 版 本 號：A 編 制： 審 批： 日 期：2004/7/1 日 期：2004/7/5 修訂記錄 |頁 號 |頁 版 |修 改 內(nèi) 容 |批 準 人 |修 改 日 期 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 1 目的 有效控制與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，確保文件各使用處所使用的文件為最新或 有效版本。 2 范圍 適用于本公司與質(zhì)量體系有關(guān)的文件的控制。 3 職責 3.1 各部門負責相關(guān)文件的編制、使用和保管。 3.2 管理者代表負責組織質(zhì)量手冊的編寫以及程序文件和三級文件的審批。 3.3 總經(jīng)理負責質(zhì)量手冊的審批。 3.4 辦公室文控員負責文件分發(fā)回收管理，負責質(zhì)量體系文件正本的保管。 3.5 管理者代表負責組織對現(xiàn)有體系文件的定期評審。 3.6 各部門專（兼）資料員負責本部門與質(zhì)量有關(guān)的文件的簽收、管理。 4 工作內(nèi)容 4.1 文件分類及保管 4.1.1 公司質(zhì)量體系文件結(jié)構(gòu)和類別如下： a. 一級文件:質(zhì)量手冊。 b. 二級文件:程序文件。 c. 三級文件:作業(yè)指導書、操作規(guī)程、檢驗規(guī)范、管理制度等。 d. 四級文件:表格、報告和質(zhì)量記錄等。 e. 外來文件:標準、上級文件、法律法規(guī)等。 4.1.2 質(zhì)量管理體系文件“受控正本”由辦公室文控員保存。 4.1.3 質(zhì)量管理體系文件“受控副本”由各相關(guān)部門自行保存、使用。 4.1.4 公司的管理性文件,如各種行政管理制度、外來的管理性文件由辦公室保存。與質(zhì) 量管理體系有關(guān)的政策、法規(guī)等文件由辦公室文控員保存。 4.2 文件的編號與編寫格式按《文件的編號與編寫格式規(guī)定》執(zhí)行。 4.3 文件的編寫、審批 文件發(fā)放前應(yīng)得到批準，以確保文件是適宜的。 4.3.1 質(zhì)量手冊由管理者代表組織編寫，經(jīng)總經(jīng)理批準后發(fā)布。 4.3.2 程序文件和三級文件由各職能部門編寫，經(jīng)管理者代表審批后發(fā)布。 4.4 文件的受控情況 文件分為“受控”和“非受控”兩大類。凡與質(zhì)量體系運行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控文件 。對“受控文件正本”由辦公室文控員在文件每頁背面加蓋紅色“受控文件正本”印章并保 存。對所有副本在封面或每頁正面適當位置加蓋紅色“受控文件副本”印章并注明發(fā)文號 進行控制。未加蓋“受控” 印章的文稿只作為參閱資料。 4.5 文件發(fā)放與回收 4.5.1 文件發(fā)放前，由管理者代表確定分發(fā)部門及分發(fā)數(shù)量。由辦公室文控員填寫《文件分 發(fā)表》進行管理。使用部門在《文件分發(fā)表》上簽收。 4.5.2 為辨別文件最新版本狀況，以防止過時或失效文件被誤用，辦公室文控員應(yīng)按文件 類別建立《文件總覽表》，并在制定、變更文件時，更新為最新內(nèi)容。 4.5.3 當文件修訂、變更或作廢時，由辦公室文控員在《文件分發(fā)表》上簽收過時無效的文 件。 4.6 文件補發(fā)申請 使用部門當文件因破損、遺失或其他原因需要申請補發(fā)時，必須填寫《文件補發(fā)申請 單》，經(jīng)管理者代表批準，交辦公室文控員按以下規(guī)定辦理文件補發(fā)。 4.6.1 當補發(fā)申請的原因為破損時，辦公室文控員接到申請單后，必須在回收破損文件后 補發(fā)新文件，發(fā)文號不變。 4.6.2 當補發(fā)申請的原因為遺失時，辦公室文控員接到申請單后在備注欄內(nèi)注明原發(fā)文號 失效。補發(fā)新文件，并給新文件以新的發(fā)文號。 4.7 文件的保存、作廢與銷毀 4.7.1 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件都必須分類存放在清潔、通風、干燥、安全的室內(nèi)。 4.7.2 各部門文件應(yīng)指定專人保管。辦公室文控員每季度對各部門文件保管情況進行檢查 。 4.7.3 任何人不得在受控文件上亂涂畫改，確保文件的清晰、易于識別和檢索。 4.7.4 任何人不得將受控文件私自外借或復印。 4.7.5 所有失效或作廢文件由辦公室文控員及時從所有發(fā)放或使用場所收回。確保防止作 廢文件的誤用。 4.7.6 過時文件若因特殊原因，如法律規(guī)定或供以后參考用而需加以保留時，應(yīng)由辦公室 文控員蓋上 “作廢留用”章后留存。并至少保存到下次文件更改時。 4.7.7 過時文件若不需加以保存時，由辦公室文控員統(tǒng)一回收，立即銷毀或蓋“作廢”章后 予以處理。 4.8 文件的更改 4.8.1 當發(fā)行的文件有內(nèi)容變更需求時，由提議人填寫《文件變更申請單》，提出變更理由 、文件項次編號、建議變更內(nèi)容及變更方式，由原審批部門審批簽字后，轉(zhuǎn)辦公室 文控員。 4.8.2 當文件變更幅度涉及文件內(nèi)容的三分之一以下時，由辦公室文控員按文件變更申請 單內(nèi)容修訂后，更改頁版號，將新的變更頁發(fā)行并收回無效頁，在原《文件分發(fā)表 》上記錄，并在修改頁中注明修訂日期和批準人。 4.8.3 文件經(jīng)過一次或幾次變更后，變更幅度達文件內(nèi)容的三分之一以上時，或管理者代 表認為有必要改版時，應(yīng)進行換版。原版本文件作廢，換發(fā)新版本。換新版本時， 應(yīng)更改版本號，而頁版號則從“01”開始。 4.9 文件的借閱、復印 借閱、復制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫《文件借閱、復印申請單》。經(jīng)管理者 代表審批后向辦公室文控員借閱、復印。并在《文件借閱、復印記錄》上登記。復印的受 控文件按非受控文件處理。 4.10 外來文件的控制 4.10.1 收到外來文件的部門，應(yīng)識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。 4.10.2 品管部負責收集相關(guān)的國際、國家、行業(yè)標準的最新版本。交辦公室文控員統(tǒng)一編 號，加蓋“受控文件”印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標準收回。 4.10.3 各部門要把上述標準及其他與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件填入《文件總覽表》，并 報辦公室備案。 4.10.4 當外來文件需要轉(zhuǎn)換成內(nèi)部文件時應(yīng)按《文件編號與編寫格式規(guī)定》執(zhí)行。 4.11 每年3月由管理者代表組織對現(xiàn)行的質(zhì)量管理體系文件進行定期評審。各部門結(jié)合平 時使用情況進行適時評審。必要時按4.8進行更改。 4.12 對承載媒體不是紙張的文件的控制，也應(yīng)參照執(zhí)行上述規(guī)定。 4.13 作為質(zhì)量記錄的文件應(yīng)執(zhí)行《質(zhì)量記錄控制程序》。 5 相關(guān)文件 5.1 MY3-001 《文件編號與編寫格式規(guī)定》 5.2 MY2-002 《質(zhì)量記錄控制程序》 6 質(zhì)量記錄 6.1 《文件總覽表》 6.2 《文件分發(fā)表》 6.3 《文件補發(fā)申請單》 6.3 《文件變更申請單》 6.5 《文件借閱、復印申請單》 6.6 《文件借閱、復印記錄》
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