財務部管理制度
財務部管理制度 為加強酒店管理，規(guī)范酒店財務行為，提高經(jīng)濟效益，根據(jù)《企業(yè)財務通則》制定本制度 ： 一、貨幣管理制度 1. 酒店的貨幣資金包括現(xiàn)金、銀行存款和信用證存款，銀行匯票存款、銀行本票 存款、在途貨幣資金、外埠存款等其他貨幣資金； 2. 酒店對外付款一般采用轉帳結算方式，如采用現(xiàn)金結算，應符合《現(xiàn)金管理暫 行條例》及其《實施細則》規(guī)定； 3. 酒店管理當局，必須建立健全內(nèi)部牽制、控制制度； 1. 現(xiàn)金內(nèi)部控制，實行分工負責制，相互牽制，實行錢帳分離，現(xiàn)金收支出 納，會計核算憑證，通過會計相互監(jiān)督； 2. 空白銀行憑證和預留印鑒要分開保管，不得一個人兼任； 4. 建立健全嚴格的開支審核、審批制度： 1. 在規(guī)定范圍內(nèi)使用現(xiàn)金（現(xiàn)金限額待定），所有超限額的支出，必須以支 票或其它轉帳結算方式進行結算，特殊情況，須總經(jīng)理親筆簽字批準， 方可付現(xiàn)； 2. 所有開支必須經(jīng)過授權審核人審批，報送總經(jīng)理批準，實行一支筆的審批 制度； 5. 出納應根據(jù)酒店制定的付款和費用核銷的有關規(guī)定，認真審核每筆業(yè)務，是否 辦理了相應的審批手續(xù)，不符合規(guī)定的應退回；如出納憑不符合手續(xù)的憑證 付款的，由出納負責追回，造成損失的應予賠償； 6. 出納收取各營業(yè)點的現(xiàn)金，必須于當日16：00時前全部存入銀行不得坐支現(xiàn)金 和挪用現(xiàn)金，違者按偷竊論處； 7. 出納保險柜內(nèi)，不得存放個人財物，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，全部沒收； 8. 周轉金是酒店財務部借支給酒店各營業(yè)點收款崗的專項款項，只可用于收錢找 零，支付客人預收款，外幣兌換等用途，不得擅自挪用和轉借他任； 9. 各營業(yè)點收銀員在收取錢，物品等需在帳單，報表上加蓋私章，以示責任； 10. 出納報帳完畢后，須在原始單據(jù)上加蓋核銷印章或現(xiàn)金付訖，轉帳付訖印章 ，以示原始單據(jù)已報銷； 11. 收銀員，出納員在操作運作中，收取的假幣及現(xiàn)金的短款由責任人自行全額賠 付，遵循長繳短賠的原則； 12. 核定庫存現(xiàn)金，收銀員周轉金限額（收銀周轉金，實行三班交接），庫存現(xiàn)金 ，周轉金最高限額，一般只保留3000元（待定），嚴禁用不符合財務制度的 憑證頂替庫存現(xiàn)金，周轉金； 13. 嚴格執(zhí)行各營業(yè)點收銀員，周轉金每班交接制度，認真記錄好每班交接情況， 嚴格登記； 14. 酒店銷售商品，提供勞務和往來結算而收到的款項，應及時入帳管理和核算， 任何人不得拖延，禁止保留帳外公款，公款私存 ，嚴禁白條抵庫； 15. 實行對庫存現(xiàn)金、周轉金和銀行存款經(jīng)常性的檢查和突擊性抽查制度（每星期 至少檢查一次）， 并做好記錄，杜絕弊端發(fā)生； 16. 會計人員、收銀員如因工作調(diào)整或不需周轉金，必須辦理相關的交接及退款手 續(xù)，交接時，應有監(jiān)交人在場的情況下進行，由移交人編寫移交清單，經(jīng)接 交人核對后，必須由移交人、接交人、監(jiān)交人三方簽字，一式三份； 17. 嚴禁將客人給予的小費私人占有，若客人給予小費，應將小費投入小費箱中； 18. 嚴禁采購物品及辦理其它業(yè)務索要回扣（包括禮品），若供應商、客戶執(zhí)意要 給予回扣（包括禮品），應如數(shù)交公；若私自占有，按貪污論處； 19. 嚴禁私賣不屬于酒店的商品及物品、物料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有此情況，追究當事人及 部門經(jīng)理的責任，并按所持商品或物品物料價格的十倍罰款； 二．外匯管理制度 1. 外匯的收入支出必須按國家外匯管理局的“外匯管理條例”執(zhí)行，嚴格 收支管理工作。 2. 每天營業(yè)收入中的外幣，收銀員必須詳細記錄在營業(yè)收入報表中，連同收費單 證一并繳交出納進帳。 3. 營業(yè)收入中的外匯轉帳憑證，在收到憑證的每二天即委托銀行轉帳。 4. 外匯現(xiàn)金必須當天送存銀行，一切營業(yè)收入的外匯現(xiàn)金，不得坐支，外匯的收 支必須通過銀行辦理。 5. 賓客交外幣結帳，一律按當天中國銀行兌換現(xiàn)鈔的匯率折算人民幣，不得擅自 更匯率的比值，也不得取整舍零作匯率折算人民幣，必須根據(jù)當日外匯牌價 兌換。 6. 嚴禁套取外幣，也不得違章代辦兌換手續(xù)，嚴禁利用職務之便，私自兌換外幣 。 三．借支款項規(guī)定 1. 借款包括采購借款、工程借款及業(yè)務借款； 2. 酒店各部門凡因零星采購、修理，因公出差等需用款項（包括現(xiàn)金、支票）， 由用款人填制借支單，詳細說明用途及需借款金額，經(jīng)部門經(jīng)理審批，并按 借款審批權限，逐級送審； 3. 按規(guī)定程序辦理借款，原借款單一律存放在財務，會計憑單入帳，借款人須在 借款事由完成三天內(nèi)或一周內(nèi)（待定），辦理報銷沖抵手續(xù)，還款或報銷抵 帳時，財務將借款單返還借款人，逾期未辦理的，在本人當月工資中扣除， 直到扣完為止； 4. 借款人第一次借款尚未報銷，原則上不予辦理再借； 5. 一律不準私人借用公款； 6. 超越審批權限的借款，出納有權拒付，倘若出現(xiàn)越權的借款，出納要承擔全部 責任； 四、發(fā)票管理規(guī)定 為了加強發(fā)票的管理，杜絕違規(guī)現(xiàn)象的發(fā)生，安全保管和正確使用發(fā)票，制定如下規(guī)定 ： o 發(fā)票的使用 1. 各經(jīng)營部門只要經(jīng)濟活動已經(jīng)發(fā)生，收銀員已經(jīng)收取款項，才能提供稅務發(fā)票 ，沒有發(fā)生經(jīng)營活動，原則上不能對外提供發(fā)票； 2. 對于發(fā)生經(jīng)營活動要求多開發(fā)票，收銀員應先請示部門經(jīng)理，同意后方可辦理 ，并規(guī)定如下： a) 房務部：住宿客人要求多開發(fā)票，原則上不多開，特殊情況（金額較小 不超過1000元），由部門經(jīng)理簽字，按10%代扣稅金； b) 餐飲部：客人消費結帳要求多要定額發(fā)票，原則上不能提供，但金額較 ?。ú怀^500元），由部門經(jīng)理簽字，并按10%代扣稅金； c) 沒有消費，客人要求虛開不應給予，特殊情況須總經(jīng)理簽字批準，并到 財務部辦理； o 發(fā)票的領用 1. 發(fā)票內(nèi)部領用由收銀領班統(tǒng)一領用保管，營業(yè)點收銀員到收銀領班處領用和注 銷； 2. 收銀領班根據(jù)所需發(fā)票的領用數(shù)額，到財務部核單員處領取和注銷； o 發(fā)票的保管 1. 發(fā)票存根聯(lián)由收銀領班集中統(tǒng)一交由財務部核單員； 2. 不能缺頁； 3. 開票錯誤必須連同存根聯(lián)一起，三聯(lián)同時作廢，并注明“填錯作廢”； 4. 不得拆本使用發(fā)票； 五、收銀業(yè)務周轉金管理規(guī)定 1. 收銀業(yè)務周轉金的發(fā)放：財務部經(jīng)理根據(jù)業(yè)務需要擬定收銀業(yè)務周轉金數(shù)額（） ，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由財務部發(fā)放，并掛前廳收銀處往來； 2. 收銀業(yè)務周轉金的使用：收銀業(yè)務周轉金是酒店財務部借支給酒店各營業(yè)點收款 崗的專項款項，只可用于收款找零、支付預收款、外幣兌換等用途，不得擅自 挪用，如有緊急情況需用于其他用途，須經(jīng)財務部經(jīng)理、總經(jīng)理審批； 3. 收銀業(yè)務周轉金的內(nèi)部控制：由財務部和各使用部門共同控制； a) 各營業(yè)點收款崗的業(yè)務周轉金，日常管理由各使用部門收款員負責，并報財 務部備案； b) 各收銀點收銀員需建立業(yè)務周轉金每班交接制度，設立交接登記簿，記錄每 班交接情況； c) 各部門指定專人須定期檢查核對本營業(yè)點業(yè)務周轉金，每星期至少檢查一次 ，并做好檢查記錄； d) 財務部指定專人負責檢查各營業(yè)點周轉金，可采用定期或不定期的方式檢查 ，每月至少檢查四次，月末須將檢查情況向財務部經(jīng)理匯報； 4. 業(yè)務備用金的交回： a) 如因業(yè)務量減少而減少的周轉金，須經(jīng)財務部經(jīng)理核準后，應立即通知各 收銀點將多余的款項及時交回財務部； b) 如因業(yè)務調(diào)整或不需周轉金，收銀員應及時辦理相關的交接手續(xù)（需2名監(jiān)交 人在場）； 六、收銀管理規(guī)定 1. 嚴格遵守酒店的規(guī)章制度和《員工手冊》； 2. 嚴格遵守酒店的財務管理制度及貨幣資金管理制度； 3. 嚴格按規(guī)定的收銀、投幣程序進行操作； 4. 嚴格遵守保險室的管理規(guī)定； 5. 嚴格按規(guī)定發(fā)放鑰匙，并作好相應的記錄； 6. 嚴禁私自兌換外幣，不得挪用周轉金或將周轉金借給他人； 7. 快速、準確地為客人提供結帳服務； 8. 認真做好每一班的交接記錄，并做好相關的信息傳遞； 9. 嚴格按實際消費開具發(fā)票，不得多開、虛開發(fā)票，不得將空白發(fā)票聯(lián)撕給客人 ； 10. 負責填制有關報表，整理營業(yè)單據(jù)，以便稽核； 11. 對于超出自身職權的事情，應及時向主管匯報，不得擅自處理； 12. 對本班未能完成的工作應清楚地交于下一班完成； 13. 未經(jīng)許可，不得私自換班、改班； 14. 對假幣及現(xiàn)金短款，由責任人自行全額賠付，遵循長繳短賠的原則，不得長吞 短缺； 15. 嚴格按規(guī)定使用公共設備設施，按正常程序操作電腦，積極參加培訓，提高自 身素質(zhì)及專業(yè)技能； 16. 未經(jīng)許可，不得將與工作無關的書籍和包裹帶入工作崗位； 17. 按時參加財務部及所在部門例會； 18. 尊重上級，服從分配，按時完成上級安排的其他工作； 七、應收帳款管理制度 1. 應收款項是指酒店在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的各種應收和預付款，包括應收票據(jù) ，應收帳款，預付帳款和其它應收款等； 2. 酒店一般采用現(xiàn)金結算方式，避免應收款的發(fā)生，如遇特殊情況需賒銷的，應 嚴格按照酒店審批程序和權限，并根據(jù)購貸方信用確定其賒銷的限額和期限 ； 3. 酒店在生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的各種應收款，應積極催收，貫徹誰經(jīng)辦、誰追款 ，誰審批、誰負責的原則，保證應收款項順利收回，做好資金回籠； 4. 未經(jīng)批準擅自給客戶賒銷造成損失的，追究責任人責任； 5. 擔保掛帳，只有部門經(jīng)理以上的人員才能擔保掛帳，擔保人應在單據(jù)上親筆簽 字，方可生效； 6. 擔保人對自己擔保的掛帳應在一個月內(nèi)由其本人負責催收結清，財務人員予以 配合； 7. 收銀員根據(jù)掛帳協(xié)議，將帳務作相應處理，及時催收，收到帳款時，將帳款及 時交于財務，不得坐支和挪用； 八、固定資產(chǎn)管理制度 1. 酒店購置固定資產(chǎn)必須全部納入內(nèi)部核算和管理，并將其實物和價值分開管理 ，購置固定資產(chǎn)的原始憑證及其有關的合同由財務部保管（合同的正式文本 酒店應至少有兩份，行政辦一份，財務部一份）。對實物的管理應建立固定 資產(chǎn)卡片，卡片詳細列明固定資產(chǎn)的名稱、單價、預計使用年限、折舊率等 ，并定期與財務核對，做到帳物相符，帳卡相符； 2. 固定資產(chǎn)實行分級歸口管理制度，分級是按照固定資產(chǎn)的使用地點，由酒店內(nèi) 部各部門或各人管理，歸口是指按照固定資產(chǎn)的用途進行管理，各部門設備 歸各部門管理，各部門對使用及分管的固定資產(chǎn)的用途進行管理，各部門設 備歸各部門管理，各部門對使用及分管的固定資產(chǎn)負責，確保其安全、完整 ，加強保養(yǎng)和維護，充分發(fā)揮其效用； 3. 已購置的固定資產(chǎn)，因使用部門內(nèi)部調(diào)撥，應由調(diào)出部門填制“固定資產(chǎn)交接單 ”，經(jīng)調(diào)撥雙方確認，一式三份，一份交財務辦理財產(chǎn)轉移手續(xù)，一份連同固 定資產(chǎn)卡片交調(diào)入使用部門造冊入帳，另一份作為調(diào)出部門注銷在冊的固定 資產(chǎn)及日后查對； 4. 因個人責任造成固定資產(chǎn)毀損、丟失的，應根據(jù)情節(jié)的輕重追究管理部門，使 用部門以及責任人的責任，并給予相應的處罰； 5. 對于酒店固定資產(chǎn)單位價值較高，使用時間較長的設施設備（如攝像機、投影 儀等），應由工程部指派專人保管，進行日常維護，保管人員工作變動時要 辦理相應的交接手續(xù)； 6. 使用部門因營業(yè)或工作需要，需購置新添固定資產(chǎn)應書面提出購置申請并填寫 “固定資產(chǎn)申請表”（如屬更新，應同時提出原物品處理意見），填報新增固 定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價值呈總經(jīng)理審批； 7. 已購置的固定資產(chǎn)因閑置需轉讓，應將轉讓固定資產(chǎn)處理報告連同轉讓金交財 務部，而財務部根據(jù)有效審批報告注銷在冊的固定資產(chǎn)，并作相關的帳務處 理； 8. 定期或不定期的對固定資產(chǎn)進行清查盤點，并將盤點情況表報送有關部門，對 固定資產(chǎn)盤盈、盤虧及毀損、轉讓和報廢的處理，由固定資產(chǎn)歸口、管理部 門或責任人填寫固定資產(chǎn)基本情況及其有關說明送財務部、工程部批示處理 意見后報總經(jīng)理批準實施； 九、會計檔案的管理制度 1. 建立健全財務檔案保管管理制度； 2. 酒店每年形成的會計檔案，應由財務部按照歸檔要求裝訂成冊，并編寫時間和 編號； 3. 會計檔案應為本酒店財務工作提供便利，外單位借用時須經(jīng)財務負責人同意和 總經(jīng)理批準，原則上不得借出，如有特殊情況，經(jīng)批準并辦理借用手續(xù)后方 可借出，且不得拆散原卷冊，并應限期歸還； 4. 會計檔案必須進行嚴格的管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便，同時嚴 格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴禁損毀、散失和泄密； 十、倉庫物資管理制度 1. 酒店所有物資應按類別分別管理； 2. 倉管員必須嚴格遵守自己的工作職責，保管好所有物資，并登記物資明細帳， 做好進倉物資的驗收及出庫物資的發(fā)貨； 3. 對所有物品帳卡都需設置“最高存量、最低存量”，以利于庫存物資的存量管理 ； 4. 所有倉庫物資需經(jīng)財務部、使用部門、采購員三方同時在場驗收后方可入庫； 5. 各類鮮貨、蔬菜到貨時，必須認真清點、過秤（安排專人監(jiān)秤）并做好記錄； 6. 驗收過程中，若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量要求及規(guī)格、數(shù)量等與“申購單”上的要求，不符的物 資，拒絕進倉，...
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