八、公司發(fā)貨管理規(guī)定
八、公司發(fā)貨管理規(guī)定 第一條 交運期限 1．凡遇下列情況之一者，物料管理應于一日前辦妥“成品交運單”，并于一日內(nèi)交運 。 （1）計劃產(chǎn)品接獲客戶的“訂貨通知單”時的交貨日期。 （2）內(nèi)銷、合作外銷訂制品，依客戶需要的日期。 2．直接外銷訂制品繳庫后，配合結(jié)關(guān)日期交運。 第二條 發(fā)貨總體規(guī)定 1．物料管理部門接到“訂貨通知單”時，經(jīng)辦人員應依產(chǎn)品規(guī)格及訂貨通知單編號順 序列檔，內(nèi)容不明確應即時反映業(yè)務部門確認。 2．因客戶業(yè)務需要，收貨人非訂購客戶或收貨地點非其營業(yè)所在地的，依下列規(guī)定 辦理： （1）經(jīng)銷商的訂貨、交貨地點非其營業(yè)所在地，其“訂貨通知單”應經(jīng)業(yè)務部門主管 核簽方可辦理交運。 （2）收貨人非訂購客戶應有訂購客戶出具的收貨指定通知方可辦理交運。 （3）物料管理部門接獲“訂制（貨）通知單”方可發(fā)貨，但有指定交運 日期的，依其指定日期交運。 （4）訂制品（計劃品）在客戶需要日期前繳庫或“訂貨通知單”注明“不得提前交運” 的，物資管理部門若因庫位問題需提前交運時，應先聯(lián)絡業(yè)務人員轉(zhuǎn)知客戶同意，且收 到業(yè)務部門的出貨通知后始得提前交運，若是緊急出貨時，應由業(yè)務部門主管通知物料 管理部門主管先予以交運，再補辦出貨通知手續(xù)。 （5）未經(jīng)辦理繳庫手續(xù)的成品不得交運，若需緊急交運時需于交運同時辦理繳庫手 續(xù)。 （6）訂制品交運前，物料管理部門如接到業(yè)務部門的暫緩出貨通知時，應立即暫緩 交運，等收到業(yè)務部門的出貨通知后再辦理交運。緊急時可由業(yè)務部門主管先以電話通 知物料管理部門主管，但事后仍應立即補辦手續(xù)。 （7）“成品交運單”填好后，須于“訂貨通知單”上填注日期，“成品交 運單”編號及數(shù)量等以了解交運情況，若已交畢結(jié)案則依流水號順序整理歸檔。 第三條 承運車輛調(diào)派與控制 1．物料管理部門應指定人員負責承運車輛與發(fā)貨人員的調(diào)派。 2．物料管理部門應于每日下午四時以前備好第二天應交運的“成品交運單”，并通知 承運公司調(diào)派車輛。 3．如承運車輛可能于營業(yè)時間外抵達客戶交貨地址，成品交運前，物料管理科應將 預定抵達時間通知業(yè)務部門轉(zhuǎn)告客戶準備收貨。 第四條 內(nèi)銷及直接外銷的成品交運 1．成品交運時，物料管理部門應依“訂制（貨）通知單”開立“成品交運單”，由業(yè)務 部門開立發(fā)票，客戶聯(lián)發(fā)票核對無誤后寄交客戶，存根聯(lián)與未用的發(fā)票于下月二日前回 送會計部門。 2．“訂貨通知單”上注明有預收款的，在開列“成品交運單”時，應在“預收款”欄內(nèi)注 明預收款金額及發(fā)票號碼，分批交運的，其收款以最后一批交貨時為原則，但“訂貨（制 ）通知單”內(nèi)有特殊規(guī)定者例外。 3．承運車輛入廠裝載成品后，發(fā)貨人及承運人應于“成品交運單”上簽章，第一、二 聯(lián)經(jīng)送業(yè)務部門核對后第一聯(lián)業(yè)務部門存，第二聯(lián)由會計核對入賬，第三、四、五聯(lián)交 由承運商于出貨前核點無誤后始得放行。經(jīng)客戶簽收后第三聯(lián)送交運客戶，第四、五聯(lián) 交由承運商送回物料管理部門，把第四聯(lián)送回業(yè)務部門依實際需要寄交指運客戶，第五 聯(lián)承運商持回，據(jù)以申請運費第六聯(lián)物料管理部門自存。 第五條 客戶自運 1．客戶要求自動時，物料管理部門應先聯(lián)絡業(yè)務部門確認。 2．成品裝載后，承運人于“成品交運單”上簽認，依另行規(guī)定辦理。 第六條 直接外銷的成品交運 1．物料管理部門應于結(jié)關(guān)前將成品運抵指定的碼頭或貨柜場以減少額外費用（如特 驗費監(jiān)視費等）。 2．成品交運時，物料管理部門應依“外銷訂貨通知單”開列“成品交運單”一式六聯(lián)， 第四、五聯(lián)，交由承運商送碼頭或貨柜場的報關(guān)行簽收后，第四聯(lián)免送客戶仍存于物料 管理部門，第五聯(lián)經(jīng)報關(guān)簽收后由承運人持回，據(jù)此申請費用。 3．外銷發(fā)票正聯(lián)送業(yè)務部門收存，存根聯(lián)與未用的發(fā)票則于下個月二日前匯總送會 計部門。 4．成品需于廠內(nèi)裝柜時應依下列規(guī)定辦理： （1）物料管理部門應于接到業(yè)務部門領(lǐng)柜通知后，即聯(lián)絡貨柜入廠裝運。 （2）裝柜時應依客戶要求的裝柜方式作業(yè)，裝畢后貨柜應以封條加封。 第七條 成品交運單的更正 “成品交運單”因交運內(nèi)容更改成填單錯誤需要更正時，依下列規(guī)定辦理： 1．“內(nèi)銷交運單”的更正： （1）尚未交運：開單人員應于原單錯誤處更正，并加蓋更正章，如果難以更正，則 將原單各聯(lián)加蓋“本單作廢”字樣，重開“成品交運單”辦理交運。作廢的“成品交運單”第 一聯(lián)留倉運科，其余各聯(lián)依序裝訂成冊送會計科核對存檔，另開錯誤的發(fā)票則加蓋“作廢 ”章存于原發(fā)票本。 （2）已交運，開單人員應立即開立“交運更正單”內(nèi)銷第一、二、三聯(lián)送業(yè)務部門核 對后，第一聯(lián)業(yè)務部門存，第二聯(lián)送會計，第三聯(lián)依實際需要轉(zhuǎn)送交運客戶，第四聯(lián)寄 送客戶，第五、六聯(lián)存于倉運部門。 （3）如發(fā)票已送客戶，因錯誤而需重開者，應將新開發(fā)票連同“交運更正單”第四聯(lián) 送業(yè)務部門轉(zhuǎn)交客戶，并需督促客戶取回原開發(fā)票。 2．“外銷成品交運單”的更正： （1）尚未交運：比照本條第一款第一條的規(guī)定辦理。 （2）已交運：經(jīng)辦人員應立即至交運的碼頭或貨柜場辦理“裝箱單”等報關(guān)文件的更 正，并立即開立“交運更正單”，其流程與發(fā)票的更正比照第一款的規(guī)定辦理。 （3）“交運更正單”不得作為出廠憑證。 第八條 成品交運單簽收回聯(lián)的審核及責任追究 1．審核：物料管理部門收到“成品交運單”簽收回聯(lián)有下列情況者，應即附有關(guān)單據(jù) 送業(yè)務部門轉(zhuǎn)客戶補簽； （1）未蓋“收貨章”。 （2）“收貨章”模糊不清難以辨認，或非公司名稱全稱。 （3）其他用途章（如公文專用章）充當收貨章。 2．責任追究：物料管理部門于每月10日前就上月份交運的簽收回聯(lián)尚未收回的，應 立即追究責任，并依合同規(guī)定罰扣運費，同時應于月度前收集齊全，依序裝訂成冊送會 計科核對存查。 第九條 運費審核 1．物料管理部門每月接獲承運公司送回的“成品交運單”簽收回聯(lián)”、“運費明細表”及 發(fā)票存根，應于5日內(nèi)審核完畢，送回會計科整理付款。 2．物料管理部門審核運費時，應檢視開單出廠及客戶簽收等日期，是否有逾期送達 或違反合同規(guī)定，均依合同規(guī)定罰扣運費。 3．若“成品交運單”簽收回聯(lián)有相關(guān)條文的簽收異常者，除依規(guī)定辦理外，其運費也 應暫緩支付。 第十條 成品領(lǐng)用與發(fā)票逾月處理 1．物料管理部門收到領(lǐng)用部門開立的“成品領(lǐng)用單”經(jīng)審核無誤后，依其請領(lǐng)數(shù)量發(fā) 貨。 2．業(yè)務部門每月初時把上月已出貨未開立發(fā)票的客戶，訂貨（制）單、品名規(guī)格、數(shù)量 、交運地點及原因與對策填立于“發(fā)票逾月未開列匯總表”一式兩份，一份業(yè)務部門存， 一份送財務部門以便核對。
八、公司發(fā)貨管理規(guī)定