辦事處財(cái)務(wù)管理
前 言 二十一世紀(jì)是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)全球化的電子商務(wù)時(shí)代，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善 和發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)也將日趨激烈，企業(yè)要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中生存下來(lái)，就必須強(qiáng)化 內(nèi)部管理，降低生產(chǎn)成本和各項(xiàng)費(fèi)用，爭(zhēng)創(chuàng)效益，加速企業(yè)的資金積累，并不斷擴(kuò)大規(guī) 模，增強(qiáng)實(shí)力，完善和鞏固產(chǎn)品的市場(chǎng)銷(xiāo)售網(wǎng)絡(luò)，提高市場(chǎng)服務(wù)意識(shí)，使公司產(chǎn)品極大 地占領(lǐng)市場(chǎng)，這樣才能保證在變幻沒(méi)測(cè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。 辦事處是公司的前沿陣地，擔(dān)負(fù)著公司產(chǎn)品市場(chǎng)銷(xiāo)售的重要角色，辦事處管理的好壞關(guān) 系著公司的前途和命運(yùn)，嚴(yán)重地影響著公司的生存和發(fā)展，因此加強(qiáng)辦事處的管理，規(guī) 范辦事處的行為，保持辦事處的活力是市場(chǎng)發(fā)展的需要，也是企業(yè)發(fā)展的希望之所在。 因此，為了規(guī)范和完善辦事處的管理，維護(hù)公司利益，促進(jìn)公司的健康發(fā)展，根據(jù)公司 的要求和安排，對(duì)公司所屬各辦事處的財(cái)務(wù)人員（經(jīng)理及經(jīng)理助理）進(jìn)行市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)財(cái)務(wù) 有關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，具有非常重要的意義。 目前，我公司的市場(chǎng)銷(xiāo)售是專銷(xiāo)商制的營(yíng)銷(xiāo)方式，基于這種方式的特點(diǎn)，辦事處不 涉及公司的貨物和貨款，只是兼顧開(kāi)拓市場(chǎng)、鞏固網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)一些日常費(fèi)用和資產(chǎn)的保 管和使用，不需要進(jìn)行財(cái)務(wù)核算、編制財(cái)務(wù)報(bào)表，所以，辦事處的財(cái)務(wù)工作較為簡(jiǎn)單， 管理不復(fù)雜，只要大家按照公司的各項(xiàng)管理規(guī)定進(jìn)行操作，認(rèn)真負(fù)責(zé)，增強(qiáng)責(zé)任心和服 務(wù)意識(shí)，相信大家一定能把辦事處的財(cái)務(wù)工作做好。本次培訓(xùn)主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行 ： 1. 公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu) 2. 辦事處財(cái)務(wù)分工、職責(zé)、權(quán)限和要求 3. 日常工作必備的財(cái)務(wù)知識(shí) 4. 辦事處費(fèi)用的管理 5. 借款及報(bào)帳程序與原則 6. 固定資產(chǎn)和低值易耗品的管理 7. 其他需要協(xié)助的工作 一、公司財(cái)務(wù)系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu) 1．財(cái)會(huì)部職責(zé) 財(cái)會(huì)部是公司會(huì)計(jì)工作機(jī)構(gòu)，是公司經(jīng)營(yíng)管理的重要組成部分，是公司經(jīng)濟(jì)管理中心， 負(fù)責(zé)對(duì)公司的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行反映和監(jiān)督，并向公司的領(lǐng)導(dǎo)決策層提供準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息， 同時(shí)具有在公司的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中進(jìn)行事前預(yù)測(cè)、事中監(jiān)督、事后分析的職能。財(cái)務(wù)部參與 銷(xiāo)售工作主要有如下職責(zé)： 1. 負(fù)責(zé)參與銷(xiāo)售目標(biāo)的制定和銷(xiāo)售業(yè)績(jī)的考核評(píng)定工作。 2. 負(fù)責(zé)銷(xiāo)售費(fèi)用計(jì)劃的制定、管理、監(jiān)督工作。 3. 負(fù)責(zé)辦事處工資、費(fèi)用的劃撥以及辦事處費(fèi)用的審批核銷(xiāo)工作。 4. 負(fù)責(zé)公司儲(chǔ)運(yùn)費(fèi)用的監(jiān)督、管理、審批和核報(bào)。 5. 負(fù)責(zé)銷(xiāo)售回款的錄入和銷(xiāo)售收入的核算，以及銷(xiāo)售報(bào)表的編制和分析。 6. 負(fù)責(zé)公司提貨單的審批、市場(chǎng)信用政策的制定以及市場(chǎng)信用額發(fā)放管理。 7. 負(fù)責(zé)市場(chǎng)相關(guān)人員的離崗財(cái)務(wù)審計(jì)以及相關(guān)人員的財(cái)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)。 8. 負(fù)責(zé)公司廣告費(fèi)用的審查、備案和廣告材料的領(lǐng)用審批。 基于以上職責(zé)可以看出，財(cái)會(huì)部具有管理和服務(wù)雙重性，既要對(duì)市場(chǎng)實(shí)施監(jiān)控，又要向 市場(chǎng)提供強(qiáng)有力的后勤服務(wù)，以確保銷(xiāo)售渠道的暢通和穩(wěn)固發(fā)展。 2．財(cái)會(huì)部的組織結(jié)構(gòu) 財(cái)會(huì)部為適應(yīng)市場(chǎng)的發(fā)展要求下設(shè)財(cái)會(huì)銷(xiāo)售課，具體負(fù)責(zé)有關(guān)銷(xiāo)售方面的業(yè)務(wù)，并分 設(shè)市場(chǎng)銷(xiāo)售會(huì)計(jì)、銷(xiāo)售費(fèi)用會(huì)計(jì)、市場(chǎng)審計(jì)和開(kāi)票文員等崗位，詳細(xì)見(jiàn)財(cái)會(huì)部組織結(jié)構(gòu) 圖。 我們學(xué)習(xí)和了解了財(cái)務(wù)系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)及職責(zé)，有助于我們對(duì)公司財(cái)務(wù)工作的認(rèn)識(shí)， 同時(shí)有利于我們之間的日常溝通與工作中的配合。 二、辦事處的財(cái)務(wù)分工、職責(zé)、權(quán)限和要求 辦事處的財(cái)務(wù)工作目前的業(yè)務(wù)雖然不涉及財(cái)務(wù)核算和編制財(cái)務(wù)報(bào)表，只是涉及簡(jiǎn)單的業(yè) 務(wù)收支和日常事務(wù)的管理，但也比較瑣碎，如果沒(méi)有一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，不具 備財(cái)務(wù)人員應(yīng)有的職業(yè)道德和責(zé)任心，工作肯定有所被動(dòng)，為了更好地讓辦事處的財(cái)務(wù) 人員開(kāi)展工作，明確自己工作性質(zhì)和任務(wù)，特對(duì)辦事處財(cái)務(wù)人員的職責(zé)、權(quán)限和要求簡(jiǎn) 述如下。 1. 分工 辦事處經(jīng)理：批準(zhǔn)各項(xiàng)費(fèi)用的收支，對(duì)辦事處費(fèi)用開(kāi)支的真實(shí)性及欠款負(fù)責(zé)，相當(dāng) 于財(cái)務(wù)主管。傳達(dá)公司對(duì)辦事處各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度，控制辦事處各項(xiàng)費(fèi)用的開(kāi)支，合理 分配并保障辦事處人員的利益等。 辦事處經(jīng)理助理：兼出納職責(zé)，對(duì)辦事處的現(xiàn)金及記帳負(fù)責(zé)。 商務(wù)代表：有權(quán)了解辦事處的任務(wù)，提成點(diǎn)，獎(jiǎng)金的分配方案及各項(xiàng)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，從 而增加財(cái)務(wù)透明度。 2. 職責(zé) 1. 負(fù)責(zé)辦事處現(xiàn)金和銀行存款的管理，建立內(nèi)部牽制制度，對(duì)貨幣資金的收付業(yè)務(wù)做到手 續(xù)完備，確保資金的安全。 2. 負(fù)責(zé)現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳以及個(gè)人往來(lái)帳的登記工作，確保帳帳、帳證、帳款 、帳實(shí)相符。 3. 負(fù)責(zé)辦事處有關(guān)人員因業(yè)務(wù)需要的借支和費(fèi)用的核銷(xiāo)工作。 4. 負(fù)責(zé)將真實(shí)、合理、合法的有效單據(jù)寄送到公司審批核銷(xiāo)。 5. 負(fù)責(zé)與公司進(jìn)行帳務(wù)核對(duì)工作，實(shí)行專款專用的原則，確保資金的合理和有效使用。 6. 負(fù)責(zé)所轄經(jīng)銷(xiāo)商匯款的確認(rèn)以及訂單的傳遞，確保公司貨款的及時(shí)回籠和經(jīng)銷(xiāo)商貨物的 及時(shí)到位，保證市場(chǎng)貨源的充足。 7. 負(fù)責(zé)辦事處固定資產(chǎn)和低值易耗品管理，建立備查帳，實(shí)行領(lǐng)用登記制度 8. 協(xié)助辦事處經(jīng)理管理日常事務(wù)，包括經(jīng)銷(xiāo)商檔案的建立和經(jīng)銷(xiāo)商信用資料的整理，真正 起到助理作用。 9. 負(fù)責(zé)有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)表的報(bào)送，做到填報(bào)及時(shí)、數(shù)字準(zhǔn)確、內(nèi)容真實(shí)，確保財(cái)務(wù)信息的暢通 。 3. 權(quán)限 根據(jù)辦事處財(cái)務(wù)工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，以及職責(zé)要求，辦事處財(cái)務(wù)人員（辦事處經(jīng)理及經(jīng) 理助理）具有下列權(quán)限： 1. 有權(quán)要求辦事處的所有員工遵守公司的財(cái)經(jīng)紀(jì)律，執(zhí)行公司的各項(xiàng)財(cái)務(wù)制度。 2. 有權(quán)制止違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律的行為的發(fā)生。 3. 有權(quán)對(duì)不真實(shí)、不合理、不合法的報(bào)銷(xiāo)憑證拒絕受理。 4. 有權(quán)對(duì)不符合規(guī)定的各項(xiàng)費(fèi)用拒絕報(bào)銷(xiāo)。 5. 有權(quán)在公司的規(guī)章制度內(nèi)制定適合本辦事處的各項(xiàng)操作規(guī)程，幫助經(jīng)理完善辦事處的各 項(xiàng)管理。 4. 職業(yè)要求 由于辦事處財(cái)務(wù)人員所從事的工作與其他工作性質(zhì)不同，需要我們有高度的自覺(jué)性和高 度的責(zé)任感，為此特提出如下要求： 1. 要加強(qiáng)學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)方面的理論知識(shí)，增長(zhǎng)才干，提高自身素質(zhì)； 2. 要遵守職業(yè)道德，敬業(yè)愛(ài)崗，恪盡職守，遵紀(jì)守法； 3. 要清正廉潔，自尊自愛(ài)，嚴(yán)于律己； 4. 要堅(jiān)持原則，公正無(wú)私，熱情服務(wù)； 5. 要實(shí)事求是，自我約束，依法照章理財(cái)； 6. 要厲行節(jié)約，講求效益，反對(duì)浪費(fèi)； 7. 要耐心細(xì)致，任勞任怨，不圖名利； 8. 要虛懷若谷，敢于同弄虛作假等不良行為作斗爭(zhēng)，維護(hù)公司利益。 三、日常工作必備的財(cái)務(wù)知識(shí) 目前，我們辦事處從事財(cái)會(huì)工作的同志，大都沒(méi)有經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，雖然 辦事處的財(cái)務(wù)工作不是專業(yè)性很強(qiáng)，但也有必要了解一些財(cái)務(wù)方面的基礎(chǔ)知識(shí)，這對(duì)我 們的日常工作會(huì)有好處?，F(xiàn)就日常工作所接觸的有關(guān)財(cái)務(wù)知識(shí)簡(jiǎn)述如下： （一）貨款收取方式 1. 支票 1. 特許收取支票的區(qū)域是：廣州、中山、佛山 2. 收取支票時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)： 1) 支票上填制的日期均為大寫(xiě)，如：壹玖玖玖年零肆月零壹日 2) 收款人必須是：TCL國(guó)際電工（惠州）有限公司 3) 金額欄里大小寫(xiě)金額必須一致 4) 開(kāi)具支票單位在支票上的印章必須清晰 3. 對(duì)于廣州、中山、佛山等可收取遠(yuǎn)期支票的，其累積金額不能超 過(guò)伍萬(wàn)元，提貨必須付電匯或現(xiàn)款。 4. 收取的支票只有一聯(lián)，收到支票后能在當(dāng)?shù)劂y行結(jié)算的就近結(jié)算。 否則，必須在第二天內(nèi)送至公司財(cái)務(wù)部門(mén)背書(shū)，財(cái)務(wù)部門(mén)將在收 到支票當(dāng)日內(nèi)背書(shū)，且送還營(yíng)銷(xiāo)策劃部主辦，營(yíng)銷(xiāo)策劃部主辦應(yīng) 在當(dāng)日用特快專遞寄回辦事處。 5. 辦事處助理必須在支票開(kāi)具日期的十天內(nèi)，到銀行辦理轉(zhuǎn)賬，否 則支票過(guò)期作廢，（支票有效期為十天）。 6. 在銀行辦理完轉(zhuǎn)賬后，辦事處人員應(yīng)在第一時(shí)間內(nèi)，將進(jìn)賬單傳 真回公司予以確認(rèn)。辦事處必須在當(dāng)日用特快專遞將進(jìn)賬單原件 寄回公司營(yíng)銷(xiāo)策劃部主辦，財(cái)務(wù)部門(mén)則在收到進(jìn)賬單原件后方才 入賬。 7. 主辦需登記支票開(kāi)具時(shí)間，及進(jìn)賬單傳真時(shí)間。并留存郵寄底單， 對(duì)支票的跟蹤負(fù)責(zé)。 8. 如果在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，導(dǎo)致支票作廢，將對(duì)責(zé)任人按支票面 額的0.5%罰款。（各環(huán)節(jié)責(zé)任人為辦事處經(jīng)理、財(cái)務(wù)責(zé)任人、營(yíng) 銷(xiāo)策劃主辦、儲(chǔ)運(yùn)員。） 2. 匯票 1. 匯票的收款人名稱必須寫(xiě)為：TCL國(guó)際電工（惠州）有限公司 不能添加或漏寫(xiě)，如：惠州TCL國(guó)際電工惠州有限公司，為無(wú)效匯票。 2. 收款賬號(hào)必須是我公司在銀行開(kāi)立的賬號(hào)，不得有誤。為保證匯票及時(shí)解匯，辦事處應(yīng) 要求經(jīng)銷(xiāo)商盡量在我公司開(kāi)立帳號(hào)的相應(yīng)銀行開(kāi)出匯票，盡量做到行對(duì)行。如：當(dāng)?shù)?中行對(duì)惠州中行、當(dāng)?shù)剞r(nóng)行對(duì)惠州農(nóng)行。 3. 收到匯票后，任何人員不能擅自涂改匯票。 4. 收取匯票時(shí)應(yīng)注意匯票有兩聯(lián)，且一、二聯(lián)必須一致。第二聯(lián)必須有收款人名稱及鋼印 的收款金額，大小寫(xiě)金額必須一致。 5. 匯票的解匯期限一般為一個(gè)月，辦事處應(yīng)盡快將匯票寄予給公司營(yíng)銷(xiāo)策劃部主辦，確保 其在有限期限內(nèi)解匯。 6. 收取匯票時(shí)應(yīng)注意檢查我公司所開(kāi)立賬戶的銀行是否在匯票指定解匯的范圍內(nèi)。如：寧 波海邦公司的匯票就曾標(biāo)明在華東三省一市使用，惠州不在其范圍內(nèi)。 7. 匯票是準(zhǔn)許轉(zhuǎn)讓的，如有特殊標(biāo)明“不得轉(zhuǎn)讓”，則不可背書(shū)轉(zhuǎn)讓。收到該種匯票時(shí)，營(yíng) 銷(xiāo)部與財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)互予以提示。最終責(zé)任在財(cái)務(wù)部，如發(fā)生此類(lèi)失誤，財(cái)務(wù)部門(mén)相關(guān) 責(zé)任人應(yīng)受到票面金額的0.3%的罰款。 8. 匯票解匯期限： （1）、匯票解匯期限是指財(cái)務(wù)部門(mén)收到匯票原件去銀行解匯至收到 銀行的收款通知單 的期限，節(jié)假日順延。 （2）、匯票開(kāi)出行與匯票上注明的收款行為同一銀行的，一般在3 天 內(nèi)解匯到賬。（銀行需查詢的除外，下同）。 （3）、匯票開(kāi)出行與匯票上注明的收款行不是同一銀行的，一般需 3-5天解匯到賬。 （4）、匯票開(kāi)出行是惠州未設(shè)分行的銀行，如：交通銀行、招商銀行、上海浦東銀發(fā)展 行、光大銀行、華夏銀行等。一般在一 個(gè)星期解匯到賬。 三、電匯 1. 電匯憑證上的收款人必須為我公司在銀行開(kāi)立賬戶的名稱，即TCL國(guó)際電工（惠州）有 限公司。不能擅自添加或漏寫(xiě)。 2. 電匯時(shí)所填寫(xiě)的收款行和收款賬號(hào)必須一致。 如：惠州市中行475370001810013818-1208（正確） 市中行金暉辦4753700018100013818-1208（錯(cuò)誤） 市中行金暉辦018100016（正確） 惠州市中行018100016（錯(cuò)誤） 3. 電匯到賬期限一般為4- 6天，星期六、日順延。電匯時(shí)最好選匯出行與收款行同一銀行，付款單位應(yīng)盡量避 免在信用社付款，因?yàn)樾庞蒙缬袎嚎畹目赡苄浴?3. 銀行承兌匯票 1. 銀行承兌匯票的收款人和收款賬號(hào)的要求與普通匯票相同。 2. 有關(guān)法規(guī)規(guī)定交通銀行、中信實(shí)業(yè)銀行、光大銀行、華夏銀行不能向本系統(tǒng)未設(shè)立銀行 機(jī)構(gòu)的地區(qū)簽發(fā)銀行承兌匯票。我公司所在地均未開(kāi)設(shè)上述銀行，辦事處在收取銀行承 兌匯票時(shí)應(yīng)注意開(kāi)票銀行。 3. 銀行承兌匯票的有效收款期限最長(zhǎng)為六個(gè)月。 4. 收取的銀行承兌匯票只有一聯(lián)，辦事處人員必須在銀行承兌匯票辦理完三天內(nèi)將原件寄 予回公司營(yíng)銷(xiāo)策劃部主辦。公司只有在收到原件并確認(rèn)無(wú)誤，才能通知營(yíng)銷(xiāo)策劃部發(fā)貨 。請(qǐng)各辦事處作好經(jīng)銷(xiāo)商的工作，以免引起不必要的麻煩，消除此方式的金融風(fēng)險(xiǎn)。 五、商業(yè)承兌匯票 1、我公司暫不收取商業(yè)承兌匯票。 6. 現(xiàn)金 1. 公司一般不準(zhǔn)收取現(xiàn)金貨款，如確實(shí)需要收取的，須報(bào)副總經(jīng)理批準(zhǔn)。一次性收取現(xiàn)金 5萬(wàn)元以下的，由部門(mén)經(jīng)理派出有擔(dān)?？煽康娜藛T收取。5萬(wàn)元以上的須有財(cái)務(wù)部門(mén)人 員陪同收取。收取的現(xiàn)金不能過(guò)夜，否則應(yīng)事先請(qǐng)示副總經(jīng)理同意。 2. 現(xiàn)金交款人不能以存折或信用卡形式付款，如有此種情況財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒收。 3. 付款人到公司財(cái)務(wù)部門(mén)直接交款的，如為大額現(xiàn)金（1萬(wàn)元以上的）財(cái)務(wù)人員將陪同付 款人到銀行清點(diǎn)并存入銀行賬戶。 （二）現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的記賬方法 一般情況，公司不直接用現(xiàn)金撥付給辦事處，而是直接通過(guò)銀行將辦事處的費(fèi)用、借款 和工資匯付給辦事處，辦事處在收到公司匯款時(shí)應(yīng)記入銀行存款日記賬的借方，同時(shí)要 在摘要欄寫(xiě)清款項(xiàng)的來(lái)由，是日常費(fèi)用借支，還是某項(xiàng)專項(xiàng)費(fèi)用的借款（如工程提成借 支），或是其他用途的款項(xiàng)（如公司匯付的辦事處員工工資）等。辦事處從銀行存款支 取現(xiàn)金時(shí)，將支取金額記入銀行存款日記賬的貸方，同時(shí)在現(xiàn)金日記賬的借方（或增加 方）記入同等金額，使用現(xiàn)金時(shí)（如業(yè)務(wù)員借款，支付員工工資等），記入現(xiàn)金日記賬 的貸方（或減少方），并將摘要寫(xiě)清楚（如某某員工借款或支付某某工資等），記入每 一筆賬后要計(jì)算出結(jié)存額（期末余額=期初余額+本期借方發(fā)生額- 本期貸方發(fā)生額），并將結(jié)果記入余額欄，做到日清月結(jié)、賬款相符，另外也要將有效 單據(jù)保管好（如借據(jù)、報(bào)銷(xiāo)的差旅費(fèi)和發(fā)票等）。 （三）記帳要求和記帳錯(cuò)誤更正方法 （1）記帳要求 記帳是指依據(jù)審核無(wú)誤的會(huì)計(jì)憑證，按照規(guī)定的程序和制度，在帳簿中記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的 活動(dòng)。對(duì)記帳工作總的要求是：登記及時(shí)，字跡工整，內(nèi)容完善，數(shù)字準(zhǔn)確，摘要清楚 ，文字簡(jiǎn)潔，...
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