辦公自動(dòng)化系統(tǒng)
第三部分 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 3.1企業(yè)信息化管理的現(xiàn)狀 隨著企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，傳統(tǒng)模式下的外延式和規(guī)模化的發(fā)展越來(lái)越受到挑戰(zhàn)，企 業(yè)的規(guī)?；l(fā)展已經(jīng)遇到了瓶頸，而企業(yè)信息化建設(shè)的目的便是通過(guò)數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)對(duì)企 業(yè)運(yùn)作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制和反饋，達(dá)到知識(shí)的積累更新和技術(shù)的創(chuàng)新，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè) 的內(nèi)涵式和創(chuàng)新式發(fā)展。 企業(yè)已經(jīng)在信息化的道路上走了很長(zhǎng)的時(shí)間 ，各種軟件已經(jīng)在普遍的使用。但是，這些資源之間仍未被集成起來(lái)，每一個(gè)信息系統(tǒng) 都是孤立的，信息的流動(dòng)速度不夠快，信息的共享程度相當(dāng)?shù)?。這樣就使企業(yè)的信息化 出現(xiàn)了很多新的問(wèn)題，比較集中的表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 3.1.1、信息的膨脹 大多數(shù)企業(yè)所處理的信息量正在迅速膨脹，平均每12－18個(gè)月就會(huì)擴(kuò)展一倍，這種幾何 級(jí)數(shù)的增長(zhǎng)速度的確使得很多人員感到無(wú)所適從。 3.1.2、信息的孤島 企業(yè)采用各種相互獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)，在部分提高了效率的同時(shí)，這些系統(tǒng)的 相互獨(dú)立性也為企業(yè)的整體管理設(shè)置了障礙，它們?nèi)狈σ粋€(gè)統(tǒng)一的界面，沒(méi)有相互連接 的信息渠道，數(shù)據(jù)通常都被封存在企業(yè)的不同數(shù)據(jù)庫(kù)、主機(jī)、文件服務(wù)器上，數(shù)據(jù)之間 缺少應(yīng)有的關(guān)聯(lián)性。 3.1.3、信息的非結(jié)構(gòu)化 信息的結(jié)構(gòu)化就是需要讓系統(tǒng)內(nèi)的信息按照的一定的方式能方便的被呈現(xiàn)給需要查詢信 息的人員手中。對(duì)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)只占到企業(yè)全部信息與知識(shí)的10%左右， 其他的90%都是數(shù)據(jù)庫(kù)難以存取到的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。而對(duì)于企業(yè)決策者來(lái)說(shuō)，往往一個(gè)備 忘錄、一封郵件等這些"死角"里會(huì)隱藏了非常重要的信息資源。 3.1.4、信息的非個(gè)性化 董事會(huì)、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)員工、客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等等，這些都是企業(yè)信息的提 供者和需求者，他們所切入的角度和關(guān)注重點(diǎn)是不一樣的，這種“個(gè)性化”體現(xiàn)在各個(gè)方 面，如：信息內(nèi)容、訪問(wèn)權(quán)限、訪問(wèn)頻次、門戶差別等等。而現(xiàn)在的企業(yè)信息化系統(tǒng)往 往是“千人一面”，只實(shí)現(xiàn)了“如果你肯找，最終反正能找到”的這樣一種被動(dòng)式、大眾化 的信息提供方式，而沒(méi)有實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的信息存取。 3.2企業(yè)面臨的問(wèn)題 信息的膨脹，信息的孤島，信息的非結(jié)構(gòu)化，信息的非個(gè)性化 將會(huì)給我們帶來(lái)明顯的問(wèn)題： o 整體效率低下 高層決策、管理者無(wú)法及時(shí)準(zhǔn)確掌握企業(yè)各方面的信息，從而造成決策管理困難、 決策管理失誤、決策的管理延誤等； 任務(wù)、工作無(wú)法及時(shí)、準(zhǔn)確進(jìn)行跟蹤和掌握； 傳統(tǒng)事務(wù)處理方式手續(xù)煩雜，效率低下； o 工作運(yùn)轉(zhuǎn)不暢 為執(zhí)行某個(gè)任務(wù)，但由于信息的不流暢，導(dǎo)致各方在等待中浪費(fèi)資源。企業(yè)機(jī)構(gòu)分 布廣泛，傳統(tǒng)的聯(lián)絡(luò)、運(yùn)轉(zhuǎn)方式已遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)前瞬息萬(wàn)變、高效率、實(shí)時(shí)性、低 成本的要求；推脫問(wèn)題，避免責(zé)任，抱怨對(duì)方導(dǎo)致的結(jié)果是整個(gè)工作鏈的斷缺。 o 信息流通不暢 人員之間、部門之間、企業(yè)與客戶、企業(yè)與合作伙伴等之間無(wú)法保持緊密聯(lián)系，信 息流通不暢；合適的信息，不能在合適的時(shí)候到達(dá)合適的人手中，造成很多信息的 延誤。 更多問(wèn)題的提出： o 如何實(shí)現(xiàn)企業(yè)全面地、持續(xù)性的發(fā)展和提高？ o 如何贏得市場(chǎng)？ o 如何使企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)得到積累，共享和創(chuàng)新？ o 如何保持良好的客戶關(guān)系？ o 如何有效地進(jìn)行成本控制？ o 如何動(dòng)態(tài)地支持企業(yè)機(jī)構(gòu)和流程的變化？ o 如何與客戶、供應(yīng)商、合作伙伴形成緊密的價(jià)值鏈？ o 如何在企業(yè)內(nèi)部形成緊密的協(xié)同工作關(guān)系？ o 如何使信息共享化、結(jié)構(gòu)化和個(gè)性化？ o 如何將準(zhǔn)確的信息第一時(shí)間傳遞給準(zhǔn)確的人？ o 如何獲得商業(yè)智能和準(zhǔn)確決策？ 如何提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而在高度競(jìng)爭(zhēng)的全球化經(jīng)濟(jì)體系里獲得成功？ 3.3 OA系統(tǒng)簡(jiǎn)述 浪潮辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）是以公文流轉(zhuǎn)和知識(shí)管理平臺(tái)為核心的企業(yè)協(xié)同管理 全面解決方案。系統(tǒng)采用Internet/Intranet技術(shù)，客戶端全部采用瀏覽器（IE），包括 內(nèi)部各類信息的交流、公文的自動(dòng)流轉(zhuǎn)、內(nèi)部的電子郵件系統(tǒng)和工作流程的制定集成等 功能。為企業(yè)的內(nèi)部管理提供一整套穩(wěn)定安全的解決途徑。另外，浪潮O(jiān)A系統(tǒng)為用戶提 供了標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口，方便用戶的功能擴(kuò)充，集成用戶現(xiàn)有的各類業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，充分 利用用戶的各種資源信息，達(dá)到數(shù)據(jù)共享、信息共享的目的。因此，浪潮O(jiān)A系統(tǒng)既是一 套辦公自動(dòng)化應(yīng)用軟件，也是一個(gè)企業(yè)信息協(xié)作的基礎(chǔ)平臺(tái)。 3.4 浪潮O(jiān)A系統(tǒng)特點(diǎn) 3.4.1 跨平臺(tái)運(yùn)行 實(shí)現(xiàn)真正意義上的跨平臺(tái)運(yùn)行，即：同一套程序編碼可以在多種硬件平臺(tái)和操作 系統(tǒng)上運(yùn)行，以便企業(yè)可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要和投資能力選擇最佳平臺(tái)，并且?guī)椭髽I(yè)順 利實(shí)現(xiàn)不同應(yīng)用水平階段的平滑過(guò)渡。 3.4.2 支持多種應(yīng)用系統(tǒng)資料交換 適用于企業(yè)已經(jīng)建立了各自的應(yīng)用系統(tǒng)。在電子商務(wù)時(shí)代，企業(yè)將會(huì)要求新系統(tǒng) 也能與原有系統(tǒng)進(jìn)行資料交流和集成，從而有效利用已有投資。例如，已經(jīng)采用財(cái)務(wù) 軟件的用戶，希望整個(gè)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)也能與目前的財(cái)務(wù)系統(tǒng)資料共享。 3. 系統(tǒng)高度集成 進(jìn)入系統(tǒng)的資料要能根據(jù)事先的設(shè)定以及管理工作的內(nèi)在規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，傳遞 到相關(guān)的功能模塊中，達(dá)到資料高度共享和系統(tǒng)的高度集成。 4. 高度模塊化 軟件系統(tǒng)在設(shè)計(jì)和開發(fā)過(guò)程中要保證各子系統(tǒng)、子系統(tǒng)中的各項(xiàng)功能，甚至每一 個(gè)應(yīng)用程序的高度模塊化。只有這樣才可以實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)的自由剪裁和重新配置。對(duì)系 統(tǒng)的剪裁不僅是對(duì)子系統(tǒng)的取舍，還包括對(duì)子系統(tǒng)內(nèi)部各項(xiàng)功能的剪裁，這樣可以達(dá) 到根據(jù)大、中、小型用戶的不同需求配置系統(tǒng)的目的。而浪潮管理系統(tǒng)正是以此為開 發(fā)依據(jù)，保證了能滿足蘭生公司的個(gè)性化需求。 5. 分布式應(yīng)用系統(tǒng) 新一代的管理軟件系統(tǒng)是超大規(guī)模的，它將不再是集中在同一局域網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器上 的系統(tǒng)，因此支持分布式應(yīng)用和分布式數(shù)據(jù)庫(kù)是未來(lái)管理軟件的一個(gè)特征。 6. 真正面向電子商務(wù)應(yīng)用 隨著電子商務(wù)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)各種對(duì)外的業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括一般行政性工作，也 已經(jīng)延伸到了 Internet 上?？蛻舴降娜肆Y源管理信息系統(tǒng)支持這樣的拓展功能：在 Internet上以多種方式實(shí)現(xiàn)招聘活動(dòng)，進(jìn)行遠(yuǎn)程的網(wǎng)絡(luò)化的人力資源管理，等等。我 們將從企業(yè)的實(shí)際出發(fā)來(lái)設(shè)計(jì)電子商務(wù)工作模式。 7. 高可靠性和安全性 大規(guī)模的系統(tǒng)、分布式應(yīng)用、廣泛的網(wǎng)絡(luò)連接需要系統(tǒng)具有更高的可靠性和更強(qiáng) 的安全控制。遠(yuǎn)程通信線路故障、多用戶操作沖突、共享資料的大量分發(fā)與傳遞，需 要管理系統(tǒng)有超強(qiáng)的穩(wěn)定性，并能夠?qū)Τ霈F(xiàn)的各種意外情況做出正確處理。 黑客入侵、越權(quán)操作等現(xiàn)象需要管理系統(tǒng)有健全的安全防線。對(duì)系統(tǒng)內(nèi)部資料記錄的 存取及刪改權(quán)限的管理，系統(tǒng)操作日志的建立都是必不可少的安全措施。 8. 支持企業(yè)的工作流程定義與企業(yè)重組 激烈競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境，需要企業(yè)不斷地改變自己以適應(yīng)外部環(huán)境的變化。企業(yè)兼 并、內(nèi)部重組、工作流程改變是經(jīng)常發(fā)生的事情。企業(yè)間甚至可以為了一個(gè)共同的目 標(biāo)，臨時(shí)組成跨越國(guó)家與地域限制的虛擬企業(yè)集團(tuán)。浪潮的WIS系統(tǒng)能夠支持小到某項(xiàng) 業(yè)務(wù)流程重新定義，大到企業(yè)的合并、分離、重組以及虛擬企業(yè)的重組操作。 9. 面向個(gè)性化的設(shè)計(jì) 管理軟件所面對(duì)的是一個(gè)充滿個(gè)性化的世界，不能要求所有企業(yè)都按同一模式運(yùn) 做。因此，浪潮的WIS系統(tǒng)有非常靈活的設(shè)計(jì)。在輸出接口、運(yùn)算公式、業(yè)務(wù)邏輯、業(yè) 務(wù)關(guān)聯(lián)等諸多方面都能留給用戶足夠的自由空間，允許用戶通過(guò)設(shè)置建立符合自己需 求的應(yīng)用系統(tǒng)。 3.4.10 支持智能化的信息處理功能 電子商務(wù)時(shí)代所帶來(lái)的巨大信息量是人力處理所不能完成的，管理系統(tǒng)中必須加 入一定的智能化處理功能，才能協(xié)助人們有效地完成各項(xiàng)管理工作。WIS系統(tǒng)中的 BI（Business Intelligence） ——商業(yè)智能功能主要有以下幾種： 1. 智能化業(yè)務(wù)過(guò)濾和處理功能 2. 智能化計(jì)劃優(yōu)化功能 3. 智能化資料分析功能 11. 備可擴(kuò)展的業(yè)務(wù)框架，有標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)外接口 管理思想的發(fā)展、用戶需求的變化與多樣性，使得任何的應(yīng)用系統(tǒng)都無(wú)法覆蓋所有用戶 的所有實(shí)際需求，因此WIS系統(tǒng)有一個(gè)易于擴(kuò)展的框架結(jié)構(gòu)。這種框架結(jié)構(gòu)使得開發(fā)商今 后對(duì)軟件的維護(hù)和擴(kuò)展變得更為容易，也使應(yīng)用系統(tǒng)的客戶化和二次開發(fā)變得簡(jiǎn)單。 3.5系統(tǒng)構(gòu)架 3.6 系統(tǒng)規(guī)劃 3.6.1 公文處理系統(tǒng) 公文處理系統(tǒng)包括收文管理、發(fā)文管理以及檔案管理等多個(gè)系統(tǒng)。 浪潮O(jiān)A系統(tǒng)公文處理系統(tǒng)的特點(diǎn) 公文處理一般包括收文、發(fā)文、傳閱件等，系統(tǒng)的使用單位按照其內(nèi)部公文處理流程 的需要自行配置流程，并可隨時(shí)修改和增加業(yè)務(wù)流程。 系統(tǒng)提供文件列表顯示當(dāng)前用戶需處理的文件、已處理未歸檔的文件和所有的文件， 并按照事先配置好的查詢規(guī)則執(zhí)行查詢。 在公文流轉(zhuǎn)的每一步都有嚴(yán)格的權(quán)限檢驗(yàn)，如：文件傳遞權(quán)、擬辦權(quán)、收文登記權(quán)、 歸檔權(quán)、編輯權(quán)等。 每個(gè)文件都生成流程跟蹤表，清晰地反映該文件的處理過(guò)程，責(zé)任明確，處理時(shí)間精 確到秒，便于催辦、督辦。 對(duì)于有實(shí)際困難而不能利用計(jì)算機(jī)辦公的用戶可以制定他人代為辦理相關(guān)事宜，同時(shí) 系統(tǒng)將有授權(quán)代理記錄。 浪潮O(jiān)A系統(tǒng)公文處理系統(tǒng)的功能 3.6.1.1收文管理 完成單位的外來(lái)公文（例如：外經(jīng)委、海關(guān)、稅務(wù)等等）的分類、登記、批閱、辦理 、歸檔、銷毀、查詢等全過(guò)程的處理。 3.6.1.2. 發(fā)文管理 完成單位內(nèi)部和對(duì)外的公文（協(xié)同）起草、審批、簽發(fā)、發(fā)布、歸檔、銷毀、查詢等 處理。 3.6.1.3.檔案管理 對(duì)系統(tǒng)中辦理過(guò)的所有文檔進(jìn)行歸檔，以備日后查詢、借閱。 3.6.1.4.案卷管理 由檔案管理員按照用戶的實(shí)際應(yīng)用建立案卷的基礎(chǔ)信息（包括根據(jù)案卷的機(jī)密性或 者允許閱覽的范圍對(duì)案卷進(jìn)行機(jī)密級(jí)別的規(guī)定），并完成對(duì)案卷基礎(chǔ)信息的管理工作。 3.6.1.5.文檔管理 對(duì)提交歸檔的文件資料進(jìn)行組卷、移卷、拆卷、分卷、銷毀等管理，并提供強(qiáng)大的 搜索查詢處理，實(shí)現(xiàn)完整的檔案計(jì)算機(jī)化管理。 o 提供多重權(quán)限框架，能夠根據(jù)自身需要有效定制訪問(wèn)控制體系。在文件庫(kù)、文件夾或 文件級(jí)的權(quán)限均分成管理者、編輯者、作者、讀者 4類。 o 三類文件庫(kù)模板。文件庫(kù)數(shù)量可根據(jù)需要?jiǎng)?chuàng)建，基本分以下三種類型：
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