電算化管理辦法
電算化系統(tǒng)管理辦法 目 錄 第一章總則 第二章會計(jì)電算化系統(tǒng)崗位責(zé)任制度 第三章電算化的實(shí)施 第四章會計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度 第五章會計(jì)電算化系統(tǒng)軟、硬件管理制度 第六章會計(jì)電算化系統(tǒng)會計(jì)檔案管理制度 第七章附則 電算化系統(tǒng)管理辦法 第一章總則 第一條為推行公司管理現(xiàn)代化、自動化，提高財(cái)務(wù)會計(jì)工作效率，加強(qiáng)電算化管理，特 制定本辦法。 第二章會計(jì)電算化系統(tǒng)崗位責(zé)任制度 第二條核算系統(tǒng)人員分工 　　為適應(yīng)會計(jì)工作電算化后會計(jì)工作重點(diǎn)的轉(zhuǎn)移和崗位的變動，需要對財(cái)會人員的工 作內(nèi)容和任務(wù)以及相互分工做出調(diào)整。 會計(jì)人員工作崗位劃分為: 會計(jì)主管、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、制單、復(fù)核及審核、會計(jì)報(bào)表、檔案管理、出納 。以上崗位中系統(tǒng)管理員不得兼管出納工作、出納人員不得兼任操作人員。 第三條核算系統(tǒng)人員組成 核算系統(tǒng)由系統(tǒng)管理員、會計(jì)電算化操作員、數(shù)據(jù)審核員和會計(jì)管理員組成。 　?。?）系統(tǒng)管理員：負(fù)責(zé)核算系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的建立，組織協(xié)調(diào)系統(tǒng)的日常運(yùn)行操作， 提出軟件修改的意見；發(fā)現(xiàn)和解決操作故障，及時(shí)糾正數(shù)據(jù)差錯(cuò)；負(fù)責(zé)檢查和督促系統(tǒng) 各類人員的工作，負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安全保密工作；負(fù)責(zé)對系統(tǒng)硬件設(shè)備的檢查及故障處理工 作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)及程序的正確性和適應(yīng)性的維護(hù)。發(fā)生不可處理的 錯(cuò)誤，應(yīng) 及時(shí)與銷售單位技術(shù)人員取得聯(lián)系，及時(shí)解決發(fā)生的錯(cuò)誤。一般由計(jì)算機(jī)專業(yè)人員負(fù)責(zé) 。 　?。ǎ玻?jì)電算化操作員：負(fù)責(zé)所分管的財(cái)會工作，做好分管的原始憑證的匯集和 記帳憑證編制及預(yù)處理工作。負(fù)責(zé)審查輸入憑證的預(yù)處理，整理輸入憑證、編制記帳憑 證、進(jìn)行核算工作。負(fù)責(zé)系統(tǒng)的操作運(yùn)行，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)登錄、打印各種帳表數(shù)據(jù)，嚴(yán)格遵 守操作規(guī)程，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)正確性的校核，發(fā)現(xiàn)故障應(yīng)及時(shí)報(bào)告系統(tǒng)管理員。同時(shí)應(yīng)做好 會計(jì)數(shù)據(jù)的備份。由具有合格證的會計(jì)人員負(fù)責(zé)。 　?。ǎ常徍藛T：負(fù)責(zé)對輸入憑證的代碼及數(shù)據(jù)的完整性和正確性的審核，保證輸出 帳表數(shù)據(jù)的完整性和正確性。由不是輸入憑證的另一人負(fù)責(zé)。 　?。ǎ矗?jì)檔案管理員：負(fù)責(zé)存檔數(shù)據(jù)軟盤、程序軟盤、帳表、憑證和各種資料的 保管工作，做好軟件、數(shù)據(jù)及資料的安全保密工作。作好會計(jì)數(shù)據(jù)的備份工作。 　?。ǎ担?jì)主管和出納員的職責(zé)與手工方式下的職責(zé)一樣，區(qū)別在于必須對會計(jì)電 算化比較了解，并充分利用會計(jì)電算化提供的各種會計(jì)資料。 第四條會計(jì)電算化系統(tǒng)各類人員崗位責(zé)任制 （1）系統(tǒng)管理員責(zé)任制 　　① 負(fù)責(zé)會計(jì)電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行，做到合法、安全、 可靠、可審計(jì)的要求。在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)到場，并組織有關(guān)人員盡快恢復(fù)正常 運(yùn)行。 ② 定期檢查軟、硬設(shè)備的運(yùn)行情況；負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行中軟、硬件故障的消除工作；負(fù)責(zé)系統(tǒng) 的安裝和調(diào)試工作；按規(guī)定的程序?qū)嵤┸浖耐暾浴⑦m應(yīng)性和正確性的維護(hù)。 　?、蹍f(xié)調(diào)本系統(tǒng)各類人員之間的工作關(guān)系。 　?、?檢查會計(jì)憑證的預(yù)處理工作，確保各類輸入數(shù)據(jù)符合系統(tǒng)的要求。 　?、?負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)輸出帳表、憑證數(shù)據(jù)的正確性和及時(shí)性檢查工作。 ⑥ 負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各有關(guān)資源（包括硬件設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)及文檔資料等）的調(diào)用、修改和更 新的審批手續(xù)。 　?、哓?fù)責(zé)本系統(tǒng)運(yùn)行的安全性、正確性、及時(shí)性檢查工作。 　?、?做好本系統(tǒng)操作運(yùn)行情況的總結(jié)工作，并提出更新軟件或修改軟件的需求報(bào)告。 　?、?負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各類人員的工作質(zhì)量考評，并提出任免意見。 　?、馔晟片F(xiàn)有的管理制度，并制定崗位責(zé)任與經(jīng)濟(jì)責(zé)任考核制度。 　?。ǎ玻?jì)電算化操作員責(zé)任制 　　① 負(fù)責(zé)本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出帳表的打印工作。嚴(yán)格按照輸入憑證做好數(shù)據(jù) 輸入操作，輸入完畢進(jìn)行自檢核對工作，核對無誤后交審核員復(fù)核；在輸入操作中，如 發(fā)現(xiàn)輸入憑證有疑問或錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員或?qū)Ｂ殨?jì)員反映，不得擅自作廢 或修改；發(fā)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)與憑證不符時(shí)，應(yīng)按憑證數(shù)據(jù)予以修正。 　?、趪?yán)格按照系統(tǒng)操作說明進(jìn)行操作。 　?、?當(dāng)天的日記帳數(shù)據(jù)，做到當(dāng)天登錄。登錄后即打印出當(dāng)天的帳表，做到當(dāng)日帳當(dāng)日清。 日記帳輸入應(yīng)做好日清，在月末應(yīng)將核對無誤的明細(xì)帳和科目匯總表打印輸出。 　?、?月末打印系統(tǒng)所有的明細(xì)帳、總分類帳、會計(jì)報(bào)表和自動轉(zhuǎn)帳憑證。 　?、?每次操作完畢，應(yīng)及時(shí)做好各類備份數(shù)據(jù)和存檔數(shù)據(jù)。 　?、拮⒁獍踩Ｃ埽髯缘牟僮骺诹畈坏秒S意泄露，備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管。 　?、?系統(tǒng)操作過程中發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告，并做好故障記錄和上機(jī)記錄等事 項(xiàng)。 　　（３）審核員責(zé)任制 　?、?負(fù)責(zé)憑證數(shù)據(jù)的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性。 　?、?負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)正確性的審核工作。 ③ 對不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證，退還各有關(guān)人員更正、補(bǔ)齊后，再行審核 。 　　④ 對于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數(shù)據(jù)不予簽章確認(rèn)。 （４）會計(jì)檔案管理員責(zé)任制 　　① 負(fù)責(zé)本系統(tǒng)各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類帳表、憑證、資料的備份和存檔保管工作。 　?、?做好各類數(shù)據(jù)、資料、憑證的安全保密工作，不得擅自出借。 　?、?按規(guī)定期限，向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)及存檔數(shù)據(jù)。 （５）專職會計(jì)員責(zé)任制 　?、?按分管的內(nèi)容匯集材料收發(fā)、領(lǐng)退單、銷售發(fā)票、工資變動及停止發(fā)放等各類單據(jù)。 　?、?在規(guī)定的期限內(nèi)，根據(jù)原始憑證準(zhǔn)確編制會計(jì)記帳憑證。 　　③ 編制會計(jì)憑證應(yīng)符合財(cái)會制度的要求。做到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確；代碼要合法、恰當(dāng)、 摘要應(yīng)簡明規(guī)范。 ④ 如果專職會計(jì)人員兼會計(jì)電算化系統(tǒng)操作員，則應(yīng)遵守會計(jì)電算化系統(tǒng)操作員的責(zé)任制 。 第三章電算化的實(shí)施 第四條領(lǐng)導(dǎo)與組織 為搞好公司會計(jì)電算化工作，公司成立一個(gè)臨時(shí)性的會計(jì)電算化領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對會計(jì) 電算化工作的組織、領(lǐng)導(dǎo)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)，可由總經(jīng)理或財(cái)務(wù)副總經(jīng)理親自領(lǐng)導(dǎo)。 公司成立會計(jì)電算化實(shí)施小組，具體負(fù)責(zé)會計(jì)電算化實(shí)現(xiàn)工作。該小組主要由財(cái)務(wù)會計(jì) 人員和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)人由財(cái)務(wù)主管擔(dān)任。在完成會計(jì)電算化任務(wù)后，小組 撤銷。 當(dāng)本公司缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，或?qū)I(yè)力量較弱時(shí)，可聘請外部專家、顧問參與咨詢。 第五條規(guī)劃 會計(jì)電算化工作應(yīng)按一般投資項(xiàng)目的工作規(guī)程，進(jìn)行可行性分析。實(shí)施小組應(yīng)提交編制 好的可研報(bào)告，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。 電算化會計(jì)信息系統(tǒng)開發(fā)須遵照軟件工程的生命周期法進(jìn)行，開發(fā)方案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批 準(zhǔn)。 領(lǐng)導(dǎo)小組重點(diǎn)審查電算化會計(jì)信息系統(tǒng)開發(fā)的費(fèi)用預(yù)算。 費(fèi)用主要包括電腦硬件及輔助設(shè)備的購買、升級或添置，軟件開發(fā)或購買，人員培訓(xùn)， 調(diào)研論證，甩手帳的轉(zhuǎn)制費(fèi)用。 為加快公司會計(jì)電算化速度，公司可外購商品化會計(jì)軟件，或接受上級主管部門推薦的 行業(yè)性通用軟件。 第六條基礎(chǔ)工作整理 (1)做好手工會計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)范化工作。 ①重新核對各類憑證、帳簿，做到帳證、帳帳、帳實(shí)相符。對其中的 混亂、歷史遺留 問題、差異，調(diào)整到最低水平。 ②清理往來帳戶和銀行帳戶。對串戶、未達(dá)帳項(xiàng)、呆帳和壞帳及時(shí)核銷或沖銷。 （2）做好各類帳證表資料格式規(guī)范化工作： ①劃分保留和修改的內(nèi)容； ②對部分會計(jì)資料格式重新設(shè)計(jì)或修改； ③記帳憑證摘要欄進(jìn)一步規(guī)范，簡明扼要。 （3）將會計(jì)核算程序化： ①事先確定錄入、審核、記帳等數(shù)據(jù)傳遞次序； ②規(guī)定操作員執(zhí)行數(shù)據(jù)傳遞次序的時(shí)間責(zé)任。 （4）其他需要重新確定的工作： ①各種會計(jì)核算方法； ②成本核算方法； ③折舊計(jì)提方法； ④工資提取與發(fā)放辦法 第七條制度調(diào)整 在電算化后，會計(jì)核算制度應(yīng)作調(diào)整： 會計(jì)科目保留漢字會計(jì)科目名稱，一級會計(jì)科目編碼符合會計(jì)準(zhǔn)則要求： 出納員、程序員不得兼任憑證錄入工作，不得進(jìn)行系統(tǒng)操作； 現(xiàn)金、銀行日記帳可用活頁式帳頁，并按天打?。?一般帳簿可根據(jù)工作需要，按月、季、年度打印，業(yè)務(wù)量較少的帳簿可滿面頁打?。?在所有記帳憑證數(shù)據(jù)已存于電腦條件下，用總分類帳戶本期發(fā)生額對照表替代總分類帳 ； 在記帳后如發(fā)生憑證錄入錯(cuò)誤，應(yīng)使用“紅字”沖帳法予以糾正，編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖 銷憑證，重新修改。 第八條運(yùn)行驗(yàn)收 （1）對會計(jì)軟件試運(yùn)行。主要工作有： ①初始化。各類會計(jì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和歷史數(shù)據(jù)的輸入。 ②手工與計(jì)算機(jī)處理結(jié)果的雙向?qū)Ρ扰c檢驗(yàn)。 ③電算化內(nèi)部管理制度的建立。 （ 2） 手工與計(jì)算機(jī)處理結(jié)果的雙向?qū)Ρ扰c檢驗(yàn)的主要內(nèi)容： ①各種核算方法的正確性的檢驗(yàn)，發(fā)生偏差及時(shí)調(diào)整。 ②科目體系的正確性的檢驗(yàn)，看其是否適應(yīng)核算、報(bào)表、管理和會計(jì)制度的要求。 ③操作熟悉程度的考查或操作失誤的糾正。發(fā)生差錯(cuò)時(shí)如屬人為原因，確定責(zé)任人， 及時(shí)糾正其習(xí)慣性操作錯(cuò)誤和會計(jì)處理錯(cuò)誤。 ④會計(jì)軟件程序錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤的糾正，必要時(shí)通知有關(guān)人員及時(shí)修改、完善。 （ 3） 試運(yùn)行期間，手工與計(jì)算機(jī)會計(jì)核算兩套系統(tǒng)并行運(yùn)行，本階段前期以手工方 式為主，后期以電算為主。此間合法的憑證仍為手帳憑證。 （4）試運(yùn)行3個(gè)月以上的，如兩套體系檢驗(yàn)一致，則可提出驗(yàn)收申請。 （ 5）按照財(cái)政行政管理部門規(guī)定的會計(jì)電算化驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和程序，準(zhǔn)備相關(guān)驗(yàn)收材料， 向有關(guān)主管部門申請驗(yàn)收。 （6）在驗(yàn)收合格后，公司會計(jì)系統(tǒng)正式甩掉手帳，而用電腦軟件運(yùn)行。實(shí)施小組做好 文件、資料的收集、整理和歸檔等善后處理多余。 第四章會計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度 第九條系統(tǒng)使用管理 （１）為保證會計(jì)電算化系統(tǒng)的安全可靠運(yùn)行, 必須對系統(tǒng)的操作使用做出嚴(yán)格的控制。 　?。ǎ玻┰跁?jì)電算化系統(tǒng)投入運(yùn)行前, 由系統(tǒng)管理員確定本電算化系統(tǒng)的合法有權(quán)使用人員及其操作權(quán)限, 并報(bào)單位主管審核批準(zhǔn)后在系統(tǒng)內(nèi)授予其使用權(quán)。運(yùn)行中需要增減使用人員, 按同樣手續(xù)辦理。 　?。ǎ常Ω魇褂萌藛T明確劃分使用操作權(quán)限, 形成適當(dāng)?shù)姆止恐? 健全內(nèi)部控制制度。 　?。ǎ矗┍緯?jì)電算化系統(tǒng)原則上專機(jī)專用, 謝絕無關(guān)人員使用機(jī)器做其他工作。 　?。ǎ担┰O(shè)立“計(jì)算機(jī)使用登記簿”，任何人均須登記方可用機(jī)。 （６）任何人員不得直接打開數(shù)據(jù)庫文件進(jìn)行操作，不允許隨意增刪改數(shù)據(jù)、原程序和 數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)。 （７）出納人員不允許進(jìn)行系統(tǒng)性的操作。 （８）操作人員應(yīng)嚴(yán)格在規(guī)定范圍內(nèi)對系統(tǒng)進(jìn)行操作，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的輸入、運(yùn)算、記帳和 打印有關(guān)帳表。 （９）存檔數(shù)據(jù)、軟盤、 帳表和文檔資料等由系統(tǒng)管理員按規(guī)定指派專人統(tǒng)一復(fù)制、核對和保管。 （１０）系統(tǒng)管理員必須做好日常檢查監(jiān)督工作, 發(fā)現(xiàn)不規(guī)范使用應(yīng)及時(shí)制止, 并采取措施避免同樣情況再次發(fā)生。 第十條上機(jī)操作規(guī)程 （１）操作人員必須是合法有權(quán)使用人員, 經(jīng)過培訓(xùn)合格并經(jīng)系統(tǒng)管理員正式認(rèn)可后, 才能上機(jī)操作。 （２）操作人員上機(jī)操作前后, 應(yīng)進(jìn)行上機(jī)操作登記, 必須填寫真實(shí)姓名、上機(jī)時(shí)間、操作內(nèi)容，供系統(tǒng)管理員檢查核實(shí)。 （３）操作人員上機(jī)前應(yīng)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作, 盡量減少占用機(jī)器時(shí)間, 提高工作效率。 （４）操作人員的操作密碼應(yīng)注意保密, 不能隨意泄露, 密碼要不定期變更。 　　（５）操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作, 不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作。 　?。ǎ叮┎僮魅藛T應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù)，不得擅自修改憑證數(shù)據(jù)（專職會計(jì)員， 則應(yīng)保證輸入的數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)的一致性）。如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，應(yīng)在輸入前及時(shí)反映給憑證 編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)，在記帳前發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，可按憑證進(jìn)行修改 ，如在記 帳后發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機(jī)內(nèi)，任何人不能隨意修改帳目 。 　　（７）每次上機(jī)工作完畢后都要作好工作備份，以防發(fā)生意外事故，備份的數(shù)據(jù)軟 盤，應(yīng)由財(cái)務(wù)處保管，下次上機(jī)備份要與機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)復(fù)核無誤后方可開始運(yùn)行。 　　（８）在系統(tǒng)運(yùn)行過程中, 操作人員如要離開工作現(xiàn)場, 必須在離開前退出系統(tǒng), 以防止其他人員越權(quán)操作。 （９）任何人如有偽造，非法涂改變更，故意毀壞命令程序、數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等 行為，依照《會計(jì)法》，將受到行政處分，情節(jié)嚴(yán)重的要追究法律責(zé)任。 第十一條帳務(wù)處理程序 （1）帳務(wù)系統(tǒng)初始化:在初次建立會計(jì)電算化系統(tǒng)時(shí), 需要進(jìn)行系統(tǒng)初始化工作, 在會計(jì)主管授權(quán)下進(jìn)行設(shè)置會計(jì)科目、帳本格式、憑證類型、期初余額等項(xiàng)內(nèi)容的設(shè) 定。 　?。ǎ玻?wù)系統(tǒng)更改：系統(tǒng)正常運(yùn)行期間，任何對帳務(wù)系統(tǒng)的修改變動，必須得到 會計(jì)主管的批準(zhǔn)。 　　（３）日常帳務(wù)處理： 　　　?、?憑證處理: 　　會計(jì)電算化系統(tǒng)輸入的記帳憑證分兩種，即：機(jī)制記帳憑證和手工編制的記帳憑證 。記帳憑證要嚴(yán)格按照國家財(cái)會制度規(guī)定編制，對不真實(shí)、不合理的原始數(shù)據(jù)、憑證不 予受理，對記載不確...
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