第19章 外包與采購管理
第19章 外包與采購管理 1 19.1 介紹 1 19.2 外包管理 2 19.2.1 目的 2 19.2.2 角色與職責 2 19.2.3 啟動準則 2 19.2.4 輸入 2 19.2.5 主要步驟 3 [Step1] 選擇最合適的承包商 3 [Step2] 簽訂外包合同 4 [Step3] 監(jiān)控外包開發(fā)過程 4 [Step4] 外包開發(fā)成果驗收 5 19.2.6 輸出 6 19.2.7 結(jié)束準則 6 19.2.8 度量 6 19.3 采購管理 6 19.3.1 目的 6 19.3.2 角色與職責 6 19.3.3 啟動準則 6 19.3.4 輸入 7 19.3.5 主要步驟 7 [Step1] 選擇最合適的供應商 7 [Step2] 簽訂采購合同 8 [Step3] 采購物品驗收 8 19.3.6 輸出 9 19.3.7 結(jié)束準則 9 19.3.8 度量 9 19.4 實施建議 9 第19章 外包與采購管理 外包與采購管理（Outsourcing and Procurement Management, OPM）是指外包管理和采購管理，目的是選擇合適的承包商和供應商，并依據(jù)合同進行有 效的管理。 外包與采購管理過程域是SPP模型的重要組成部分。本規(guī)范闡述了外包與采購管理過 程域的兩個主要規(guī)程： ← 外包管理 [SPP-PROC-OPM-OM] ← 采購管理 [SPP-PROC-OPM-PM] 上述每個規(guī)程的“目標”、“角色與職責”、“啟動準則”、“輸入”、“主要步驟”、“輸出 ”、“完成準則”和“度量”均已定義。 本規(guī)范適用于國內(nèi)IT企業(yè)的軟件研發(fā)項目。建議用戶根據(jù)自身情況（如商業(yè)目標、研 發(fā)實力等）適當?shù)匦薷谋疽?guī)范，然后推廣使用。 19.1 介紹 軟件業(yè)是一個高速變化、新技術層出不窮的行業(yè)，同時又是人力資源成本相對較高的 行業(yè)。企業(yè)需要采用外包和采購形式來獲取待開發(fā)產(chǎn)品的部件，最大限度地從社會分工 合作、資源共享中獲益。 一般地，在立項階段，產(chǎn)品負責人應當進行“Make-or- Buy決策”，確定待開發(fā)產(chǎn)品的哪些部分應當“采購”、“外包開發(fā)”或者“自主研發(fā)”。外包 管理與采購管理的流程如圖19-1所示。 圖19-1 外包管理與采購管理流程圖 外包管理和采購管理是機構的公共職能，有條件的機構應當設立外包管理員和采購管 理員兩個角色。由于外包管理和采購管理都是為具體的項目服務的，因此需要項目成員 的協(xié)作才能把工作做好。如果機構沒有外包管理員和采購管理員的話，由項目經(jīng)理兼此 角色。 外包管理過程產(chǎn)生的主要文檔有： ← 《外包開發(fā)競標邀請書》，模板見 [SPP-TEMP-OPM-OM-BID]。 ← 《承包商評估報告》，模板見 [SPP-TEMP-OPM-OM-EVALUATE]。 ← 《外包開發(fā)合同》，模板見 [SPP-TEMP-OPM-OM-CONTRACT]。 ← 《外包開發(fā)過程監(jiān)控報告》，模板見 [SPP-TEMP-OPM-OM-MONITOR]。 ← 《外包開發(fā)成果驗收報告》，模板見 [SPP-TEMP-OPM-OM-ACCEPTANCE]。 采購管理過程產(chǎn)生的主要文檔有： ← 《采購競標邀請書》，模板見 [SPP-TEMP-OPM-PM-BID]。 ← 《供應商評估報告》，模板見 [SPP-TEMP-OPM-PM-EVALUATE]。 ← 《采購合同》，模板見 [SPP-TEMP-OPM-PM-CONTRACT]。 ← 《采購物品驗收報告》，模板見 [SPP-TEMP-OPM-PM-ACCEPTANCE]。 19.2 外包管理 19.2.1 目的 o 從多個候選承包商中選擇最合適的承包商，與其簽訂外包開發(fā)合同，并依據(jù)合同監(jiān)控外 包開發(fā)過程以及驗收成果。 19.2.2 角色與職責 o 機構外包管理員邀請一些項目成員、同行專家、財務人員、市場人員等人組成臨時的外 包管理小組。機構外包管理員為該小組的負責人。 19.2.3 啟動準則 o 在立項階段，有關人員已經(jīng)進行了“Make-or- Buy決策”，確定了需要外包的產(chǎn)品部件（通稱外包項目）。 19.2.4 輸入 o “Make-or-Buy決策”產(chǎn)生的文檔，主要是對外包產(chǎn)品部件的描述。 19.2.5 主要步驟 [Step1] 選擇最合適的承包商 o [Step1.1] 起草《外包開發(fā)競標邀請書》 外包管理小組起草《外包開發(fā)競標邀請書》，主要內(nèi)容包括： ← 外包項目基本信息 ← 外包產(chǎn)品部件的詳細說明 ← 一些要求和約束 o [Step1.2] 制定“承包商評估標準” 外包管理小組制定“承包商評估標準”，主要評估因素有： ← 開發(fā)方案是否令人滿意？ ← 開發(fā)周期是否可以接受？ ← 性能價格比如何？ ← 能否提供較好的服務（維護）？ ← 是否具有開發(fā)相似產(chǎn)品的經(jīng)驗？ ← 承包商以前開發(fā)的產(chǎn)品是否有良好的質(zhì)量？ ← 承包商的開發(fā)能力與管理能力如何？ ← 承包商的資源（人力、財力、物資等）是否充足并且穩(wěn)定？ ← 承包商的信譽如何？外界對其評價如何？ ← 承包商是否已經(jīng)取得業(yè)界認可的證書如ISO質(zhì)量認證、CMM 2級以上認證？ ← 承包商的地理位置是否合適？ 外包管理小組可以根據(jù)實際情況適當修改上述評估標準。 o [Step1.3] 競標邀請 ← 外包管理小組與候選承包商建立聯(lián)系，分發(fā)《外包開發(fā)競標邀請書》以及相關材料 。 ← 外包管理小組整理并保存候選承包商提交的“應標書”以及相關材料。 o [Step1.4] 粗篩選 ← 外包管理小組按照“承包商評估標準”對候選承包商進行粗篩選，剔除明顯不合格 的承包商。在此評估過程中，外包管理小組可能要和候選承包商進行交流（如面 談、電話交談）。評估結(jié)論記錄在《承包商評估報告》之中。 ← 通過了粗篩選的候選承包商將進入下一輪評估，轉(zhuǎn)向 [Step1.5]。 o [Step1.5] 評估候選承包商的綜合競爭力 ← 外包管理小組按照“承包商評估標準”逐一評估候選承包商的綜合競爭力，給出排 名。在此評估過程中，外包管理小組要和候選承包商進行深入的交流（如面談、 電話交談）。評估結(jié)論記錄在《承包商評估報告》之中。 o [Step1.6] 評估風險 ← 外包管理小組逐一評估與候選承包商建立外包合同的風險，評估結(jié)論記錄在《承包 商評估報告》之中。 o [Step1.7] 確定承包商 ← 外包管理小組根據(jù) [Step1.5] 和 [Step1.6] 的結(jié)論，挑選出最合適的承包商。 ← 外包管理小組產(chǎn)生完整的《承包商評估報告》。 [Step2] 簽訂外包合同 o [Step2.1] 協(xié)商 外包管理小組和承包商就《外包開發(fā)合同》的主要條款進行協(xié)商（談判），達成共識。 協(xié)商的重點包括： ← 承包金額和付款方式 ← 產(chǎn)品交付方式和交付日期 ← 違約處理 ← 開發(fā)計劃 ← 監(jiān)控計劃 ← 驗收計劃 ← 維護計劃 o [Step2.2] 起草合同 ← 外包管理小組和承包商按照指定的模板共同起草《外包開發(fā)合同》。 o [Step2.3] 簽訂合同 ← 外包管理小組和承包商仔細審查《外包開發(fā)合同》中的每個條款，確保合同沒有錯 誤和隱患。 ← 合同雙方的代表（具有法律效律的人）在《外包開發(fā)合同》上簽字，此后合同生效 。 [Step3] 監(jiān)控外包開發(fā)過程 o [Step3.1] 進展檢查 外包管理小組按照《外包開發(fā)合同》中的“監(jiān)控計劃”，定期檢查承包商的開發(fā)進展 情況，并記錄到《外包開發(fā)過程監(jiān)控報告》之中。進展檢查的重點是： ← 實際進度是否與計劃相符？ ← 承包商的投入（人力、物力、財力）是否充分？ o [Step3.2] 質(zhì)量檢查 ← 外包管理小組按照《外包合同》中的“監(jiān)控計劃”，組織人員對承包商的工作成果進 行技術評審、測試，或者參與承包商組織的技術評審和測試，以保證工作成果的 質(zhì)量符合要求。外包管理小組將評審結(jié)論記錄到《外包開發(fā)過程監(jiān)控報告》之中。 o [Step3.3] 糾正偏差 ← 外包管理小組根據(jù)進展檢查和質(zhì)量檢查的結(jié)論，督促承包商糾正工作偏差。如果 需要更改合同、產(chǎn)品需求或開發(fā)計劃，則按照變更控制規(guī)程處理。 [Step4] 外包開發(fā)成果驗收 o [Step4.1] 驗收準備 ← 承包商將待驗收的工作成果準備好，并將必要的材料提前交給外包管理小組。 ← 外包管理小組慎重地組織驗收人員。 ← 外包管理小組與承包商確定驗收的時間、地點、參加人員等。 o [Step4.2] 審查與測試 ← 成果審查。驗收人員審查承包商應當交付的成果，如代碼、文檔等等。確保這些 成果是完整的并且是正確的。驗收人員將審查結(jié)果記錄在《外包開發(fā)成果驗收報告 》之中。 ← 驗收測試。驗收人員對待交付的產(chǎn)品進行全面的測試，確保產(chǎn)品符合需求。驗收 人員將測試結(jié)果記錄在《外包開發(fā)成果驗收報告》之中。 o [Step4.3] 問題處理 如果驗收人員在審查與測試時發(fā)現(xiàn)工作成果存在缺陷，則外包管理小組應當視問 題的嚴重性與承包商協(xié)商，給出合適的處理措施。 ← 如果工作成果存在嚴重的缺陷，則退回給承包商。承包商應當給出糾正缺陷的措 施，雙方協(xié)商第二次驗收的時間。如果給驗收方帶來損失，應當依據(jù)合同對承包 商作出相應的處罰。 ← 如果工作成果存在一些輕微的缺陷，則承包商應當給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié) 商是否需要第二次驗收。 o [Step4.4] 成果交付與簽字 ← 當所有的工作成果都通過驗收后，承包商將其交付給外包管理小組。 ← 雙方的責任人簽字認可。 ← 外包管理員通知本機構的財務人員，將合同余款支付給承包商。 19.2.6 輸出 o 《外包開發(fā)競標邀請書》 o 《承包商評估報告》 o 《外包開發(fā)合同》 o 《外包開發(fā)過程監(jiān)控報告》 o 《外包開發(fā)成果驗收報告》 19.2.7 結(jié)束準則 o 所有應交付的工作成果都已經(jīng)通過驗收。 o 本規(guī)程所有的文檔都已經(jīng)產(chǎn)生。 19.2.8 度量 o 外包管理員統(tǒng)計工作量和文檔的規(guī)模，匯報給項目經(jīng)理以及有關領導。 19.3 采購管理 19.3.1 目的 o 從多個候選供應商中選擇最合適的供應商，與其簽訂采購合同，并依據(jù)合同驗收產(chǎn)品部 件。 19.3.2 角色與職責 o 機構的采購管理員邀請一些項目成員、同行專家、財務人員、市場人員等人組成臨時的 采購管理小組。采購管理員為該小組的負責人。 19.3.3 啟動準則 o 在立項階段，有關人員已經(jīng)進行了“Make-or- Buy決策”，確定了需要采購的產(chǎn)品部件。 19.3.4 輸入 o “Make-or-Buy決策”產(chǎn)生的文檔，主要是對需采購的產(chǎn)品部件的描述。 19.3.5 主要步驟 [Step1] 選擇最合適的供應商 o [Step1.1] 起草《采購競標邀請書》 采購管理小組起草《采購競標邀請書》，主要內(nèi)容包括： ← 需采購的產(chǎn)品部件的詳細說明 ← 一些要求和約束 o [Step1.2] 制定“供應商評估標準” 采購管理小組制定“供應商評估標準”，主要評估因素有： ← 供應商的產(chǎn)品部件的功能是否符合本產(chǎn)品的需求？ ← 供應商的產(chǎn)品部件的質(zhì)量是否令人滿意？ ← 供應商的產(chǎn)品部件的性能價格比是否令人滿意？ ← 供應商的供貨周期是否可以接受？ ← 供應商能否提供較好的服務（維護）？ ← 供應商的信譽如何？外界對其評價如何？ ← 供應商是否已經(jīng)取得業(yè)界認可的證書如ISO質(zhì)量認證、CMM 2級以上認證？ o [Step1.3] 競標邀請 ← 采購管理小組與候選供應商建立聯(lián)系，分發(fā)《采購競標邀請書》以及相關材料。 ← 采購管理小組整理并保存候選供應商提交的“應標書”以及相關材料。 o [Step1.4] 粗篩選 ← 采購管理小組按照“供應商評估標準”對候選供應商進行粗篩選，剔除明顯不合格 的供應商。在此評估過程中，采購管理小組可能要和候選供應商進行交流（如面 談、電話交談）。評估結(jié)論記錄在《供應商評估報告》之中。 ← 通過了粗篩選的候選供應商將進入下一輪評估，轉(zhuǎn)向 [Step1.5]。 o [Step1.5] 評估候選承包商的綜合競爭力 ← 采購管理小組按照“供應商評估標準”逐一評估候選供應商的綜合競爭力，給出排 名。在此評估過程中，外包管理小組要和候選供應商進行深入的交流（如面談、 電話交談）。評估結(jié)論記錄在《供應商評估報告》之中。 o [Step1.6] 評估風險 ← 采購管理小組逐一評估與候選供應商建立采購合同的風險，評估結(jié)論記錄在《供應 商評估報告》之中。 o [Step1.7] 確定供應商 ← 采購管理小組根據(jù) [Step1.5] 和 [Step1.6] 的結(jié)論，挑選出最合適的供應商。 ← 采購管理小組產(chǎn)生完整的《供應商評估報告》。 [Step2] 簽訂采購合同 o [Step2.1] 協(xié)商 采購管理小組和供應商就《采購合同》的主要條款進行協(xié)商（談判），達成共識。協(xié)商 的重點包括： ← 采購金額和付款方式 ← 產(chǎn)品部件交付方式和交付日期 ← 違約處理 ← 驗收計劃 ← 維護計劃 o [Step2.2] 起草合同 ← 采購管理小組和供應商按照指定的模板共同起草《采購合同》。 o [Step2.3] 簽訂合同 ← 采購管理小組和供應商仔細審查《采購合同》中的每個條款，確保合同沒有錯誤和 隱患。 ← 合同雙方的代表（具有法律效律的人）在《采購合同》上簽字，該合同生效。 [Step3] 采購物品驗收 o [Step3.1] 驗收準備 ← 采購管理小組慎重地組織驗收人員。 ← 采購管理小組與供應商確定驗收的時間、地點、參加人員等。 ← 供應商將待驗收的物品準備好。 o [Step3.2] 審查與測試 ← 成果審查。驗收人員審查供應商應當交付的物品，如代碼、文檔等等。確保這些 成果是完整的并且是正確的。驗收人員將審查結(jié)果記錄在《采購物品驗收報告》之 中。 ← 驗收測試。驗收人員對采購物品進行全面測試，確保采購物...
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