調(diào)查問卷-IFS
紅塔仁恒紙業(yè)有限公司 系統(tǒng)需求調(diào)研核查問卷 廣州萬迅電腦軟件有限公司 2001年10月31日 目 錄 1、公司概況(公司領導) 3 2、信息系統(tǒng)（信息） 5 3、銷售（銷售部） 8 4、財務（財務部） 11 5、成本（財務部） 14 6、設備（設備部） 15 7、供應（供應部） 18 8、生產(chǎn)計劃（調(diào)度長、生產(chǎn)部） 22 9、生產(chǎn)調(diào)度（總調(diào)度室） 25 10、研發(fā)（技術部） 27 11、工藝管理（技術部） 29 12、質(zhì)量管理 32 1、公司概況（公司領導） 系統(tǒng)需求調(diào)研核查問卷——IFS 資料準備 1. 公司及部門組織結(jié)構(gòu)圖 見‘1、公司及部門組織結(jié)構(gòu)’ 2. ISO9000管理文件和相關制度 同12.質(zhì)量管理‘資料準備1’ 3. 公司和各部門的量化目標 1. 紅仁字2001（02）號《關于下發(fā)2001年公司生產(chǎn)、經(jīng)營、質(zhì)量考核指標的通知 》 2. 紅仁字2001（08）號《關于實行工資獎勵系數(shù)與生產(chǎn)三耗、三率掛鉤的決定》 3. 紅仁字2001（09）號《關于實行11項成本項目定額考核的決定》 4. 高層瀏覽和審批的主要報表和單據(jù) 4．1報表 1. 調(diào)度記錄（總調(diào)室） 2. 生產(chǎn)快報（生產(chǎn)部） 3. 生產(chǎn)周報（生產(chǎn)部） 4. 生產(chǎn)月報（生產(chǎn)部） 5. 生產(chǎn)年報（生產(chǎn)部） 6. 月生產(chǎn)計劃及完成情況（生產(chǎn)部） 7. 質(zhì)量日報（技術部） 8. 質(zhì)量周報（技術部） 9. 質(zhì)量月報（技術部） 10. 會計報表（財務部） 11. 成本報表（財務部） 12. 成品出入庫月報（銷售部） 13. #1機木漿原料收發(fā)結(jié)存月報表（供應部） 14. #2機木漿原料收發(fā)結(jié)存月報表（供應部） 15. 木漿原料收發(fā)結(jié)存月報匯總表（供應部） 16. #1機化工原料收發(fā)結(jié)存月報表（供應部） 17. #2機化工原料收發(fā)結(jié)存月報表（供應部） 18. 化工原料、木漿出庫及庫存各月對照圖（供應部） 19. #1機紙機易耗品收發(fā)結(jié)存月報表（供應部） 20. #2機紙機易耗品收發(fā)結(jié)存月報表（供應部） 21. #1機、#2機包裝材料收發(fā)結(jié)存月報表（供應部） 4．2單據(jù) 1. 付款審批單 2. 旅差費報銷單據(jù) 3. 報銷單據(jù)封面 4. 采購物資計劃申請表 5. 外商投資企業(yè)進口物資申請表 6. 拱北海關加工貿(mào)易合同登記備案審批作業(yè)表 7. 拱北海關加工貿(mào)易合同延期審批表 8. 拱北海關加工貿(mào)易合同（協(xié)議）變更申請表 9. 拱北海關加工貿(mào)易（異地報關、深加工結(jié)轉(zhuǎn)）分冊申請表 10. 中華人民共和國海關進口貨物報關單 11. 中華人民共和國海關出口貨物報關單 12. 進出口貨物免稅申請表 13. 內(nèi)銷補稅聯(lián)系單 討論內(nèi)容 1. 主要負責人對信息管理系統(tǒng)的了解。 高層管理人員對ERP的支持和了解非常重要，關系到項目的成敗。 2. 對信息管理系統(tǒng)投入的設想。 合理項目的預算是項目成功的保證。 3. 對上系統(tǒng)希望解決哪些目的？有無量化的目標（多選） o 引入國外造紙同行的經(jīng)驗 o 整理企業(yè)內(nèi)部流程 o 解決企業(yè)面臨一些困惑或不足 o 整合企業(yè)信息 o 控制成本 o 其它 4. 主要解決哪些問題？評價系統(tǒng)實施成功/失敗的標準是什么？ 如果高層對這些有清楚的認識，才能保證有的放矢。 5. 現(xiàn)在的信息系統(tǒng)MIS在哪些方面不能滿足公司？ 如何避免選擇一個與原來相差不多的系統(tǒng)和明確自己的需求 6. 對造紙業(yè)信息系統(tǒng)同其他系統(tǒng)的差別？ 現(xiàn)在很多信息信息系統(tǒng)針對離散制造，而紅塔的流程制造可能不支持，這樣影響解決 方案 7. 是否需要從辦事處直接訪問系統(tǒng)？ 對項目日后的營運費用進行評估 8. 公司未來一兩年內(nèi)，公司的戰(zhàn)略、經(jīng)營和架構(gòu)？ 對以后系統(tǒng)的發(fā)展和解決方案的接口會有很大的影響。例如電子商務、人力資源，新 廠房。新架構(gòu)… 9. 對實施信息管理系統(tǒng)的方式？ o Big Bang o 分布實施 前者講求“一步到位”，屬于變革，后者講求“Step by Step”，更傾向于改善。 10. 對于國內(nèi)外軟件系統(tǒng)的優(yōu)缺點？ 從功能、價格和國情等各方面各有優(yōu)勢 11. 對現(xiàn)在很多企業(yè)實施ERP等管理系統(tǒng)的成敗看法？ 對風險的看法和如何規(guī)避風險 12. 現(xiàn)在希望信息化管理覆蓋對哪些部分？（多選） o 財務 o 分銷（庫存、采購、銷售） o 計劃和排產(chǎn) o 設備管理（維護、控制配件等維護成本、DCS） o 質(zhì)量（QCS） o 其它 13. 如何看待在實施過程中，相應的組織和職能的沖突和調(diào)整？ 不可避免，同以往的工作方式是有區(qū)別，那么如何調(diào)整和何種支持原則決定實施方 式。 2、信息系統(tǒng)（信息部） 系統(tǒng)需求調(diào)研核查問卷——IFS 資料準備 1. 崗位/部門職責說明 詳見“信息部職位描述”。 2. 《部門工作流程表》 詳見“信息部業(yè)務流程（圖）匯總”，此資料根據(jù)文件整理，請按目前實際情 況進行項目的刪減和添加，并準備相應的業(yè)務流程程序說明和流程圖。 3．現(xiàn)有MIS系統(tǒng)介紹 4．現(xiàn)有系統(tǒng)形成的需求記錄 5．所有需要信息管理系統(tǒng)管理的表格和單據(jù) 討論內(nèi)容 ***將初步答案填寫在相應問題下，待調(diào)研時，在軟件商協(xié)助下進一步修改、完善。 1. 公司現(xiàn)有的硬件配置情況（服務器、工作站、網(wǎng)絡設備等）。 了解現(xiàn)在的系統(tǒng)能否滿足未來的發(fā)展和預計的投資，中和考慮價格和系統(tǒng)穩(wěn)定性。 2. 目前現(xiàn)有的系統(tǒng)有哪些（數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、應用系統(tǒng)等），分別實現(xiàn)什么功能？目前使用狀 況如何？希望以后的系統(tǒng)軟（前臺、后臺）硬件怎樣？ 通過對原來使用系統(tǒng)的了解，可以掌握現(xiàn)在企業(yè)的水準和人員的水準。 3. 對公司將來的應用系統(tǒng)的安全管理？估計最大用戶數(shù)有多少個？使用各個模塊的用戶？ a) 外部：防火墻等 b) 內(nèi)部：權限管理采用方法等（多選） c) 按人員設定（Security By Person） d) 按職位設定（Security By Position） e) 上級主管可以就其本身權限范圍內(nèi)之功能，自行授權予下屬 f) 提供權限復制及對調(diào) g) 提供對使用者或程序設定權限功能 4. 造紙行業(yè)、紅塔的特點和信息管理系統(tǒng)的控制特點 收集和了解企業(yè)的特點。例如： i. 配方穩(wěn)定而且單一，配方結(jié)構(gòu)簡單；相當于一個X型的物料清單。 ii. 產(chǎn)品在卷料階段是以噸（或公斤）作為計量單位的，而板裝的最終成品卻以令為 計量單位，在工序中間就存在一個單位轉(zhuǎn)換的問題。 5. 信息部門保留現(xiàn)在各部門的實際業(yè)務流程和認為可改進的流程？如何收集各職能部門的 實際需求，做了哪些修改？記錄？請描述各業(yè)務部門對系統(tǒng)的主要需求？ 通過現(xiàn)在的MIS系統(tǒng)了解企業(yè)，會事半功倍。 6. 現(xiàn)在企業(yè)物料分類及分類碼﹑物料編碼規(guī)則﹑產(chǎn)品清單﹑ BOM類型﹑BOM的編制方法等是否有完整、系統(tǒng)的定義和管理方法。是否需要優(yōu)化？如 何解決替代件的查詢？ 通過初步的了解，現(xiàn)在紅塔仁恒的物料編碼同國外的造紙同行有較大的差別，是否 能接受國外的方法？ 7. 物料的計量單位(采購單位﹑庫存單位﹑銷售單位)﹑計量單位的轉(zhuǎn)換﹑物料的生產(chǎn)/采 購提前期﹑物料損耗﹑訂購批量﹑計劃方法是否有完整的定義和現(xiàn)成的數(shù)據(jù)？ 如有這些基礎數(shù)據(jù)將減少實施的風險和縮短實施時間。 8. 目前現(xiàn)有業(yè)務流程中存在什么問題？對現(xiàn)有的業(yè)務過程希望有什么改善？如果使用新的 電腦系統(tǒng)，最希望系統(tǒng)能解決什么問題？ 好的IT管理者應該有很多想法。 9. 文件檔案備份作業(yè)管理要求（多選） o 可設定各檔案之保留時間，可分別以年、月、日作為單位來設定 o 提供歷史數(shù)據(jù)庫，與業(yè)務數(shù)據(jù)庫共享一套 10. 打印管理，是否需要（多選） o 打印文件可以透過打印管理工具，直接E-mail及FAX o 打印管理控制，每個用戶僅能查詢自己所產(chǎn)生之報表 o 待打印文件可選擇輸出至Microsoft Excel及Word o 用戶可選擇每一報表之打印份數(shù) o 可設定各使用者存于系統(tǒng)中之報表數(shù)目 o 報表可視狀況而決定馬上執(zhí)行、批次執(zhí)行或利用Report Server執(zhí)行 o 用戶可自定報表之表尾格式 11. 報表執(zhí)行 o 可分散在多臺計算機上同時執(zhí)行 o 批次作業(yè)可以 o 可預作排程 12. 批次作業(yè)管理 o 設定特定日期 (Date)或特定周日 (Day)執(zhí)行 o 可查詢每一批次作業(yè)之實際激活時間、實際結(jié)束時間及執(zhí)行狀況 13. 是否要從外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入數(shù)據(jù)？何種格式？例如 o 客戶訂單以XML轉(zhuǎn)入 o 采購及外包單以XML轉(zhuǎn)出 14. 原來的MIS系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與以后系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導入？ 過去企業(yè)的數(shù)據(jù)不能丟掉，但如何導入到新系統(tǒng)中，省力/省錢的平衡 3、銷售（銷售部） 系統(tǒng)需求調(diào)研核查問卷——IFS 資料準備 1. 崗位/部門職責說明 詳見“銷售部職位描述”。 2. 《部門工作流程表》 詳見“銷售部業(yè)務流程（圖）匯總”，此資料根據(jù)文件整理，請在‘是否使用’一欄 中注明‘用’或‘不用’，并在‘有無新增’ 一欄中填寫‘無’或‘新增內(nèi)容’，并準備相應的業(yè)務流程程序說明和流程圖。 3. 業(yè)務單證、報表樣張 詳見“銷售部業(yè)務單證一覽表”，此資料根據(jù)文件整理，請在‘是否使用’一欄中注 明‘用’或‘不用’，并在‘有無新增’ 一欄中填寫‘無’或‘新增內(nèi)容’，并準備相應單證、報表樣張。 4. 相關制度、規(guī)范文件 詳見“銷售部相關制度、規(guī)范文件” ，此資料根據(jù)文件整理，請在‘是否使用’一欄中注明‘用’或‘不用’，并在‘有無新增’ 一欄中填寫‘無’或‘新增內(nèi)容’，并準備相應文件。 討論內(nèi)容 ***將初步答案填寫在相應問題下，待調(diào)研時，在軟件商協(xié)助下進一步修改、完善。 1. 產(chǎn)品的種類和規(guī)格以及包裝方法 例如： |公司 |克重 |質(zhì)量 |包裝規(guī)格 |單位 | | | |等級 |合格品 | | | |紅塔仁恒 |250g/m2, |A, B, |A, B, |板 |正度 |令 | |高檔涂布 |300g/m2 |C, 等外|C, |裝 | | | |白卡紙 |（暫不知道） | | | | | | | | | | | |大度 | | | | | | | |特度 | | | | | | | |非標 | | | |350 g/m2，400 |一級、 |一級 |卷筒 |公斤 | | |g/m2，（暫不知 |二級、 |二級 | | | | |道） |等外？ | | | | 2. 是否有處理外幣銷售業(yè)務？ 3. 是否希望評價客戶的信用額度？是否根據(jù)信用額度來決定放帳額及是否接單？ 4. 是否每月有給客戶發(fā)出對帳單/催款通知？ 5. 對于各個辦事處或銷售網(wǎng)點的庫存管理如何？ 6. 對于產(chǎn)品的交貨運輸時間如何管理？ 好的系統(tǒng)能支持企業(yè)在不同運輸手段的時間和費用管理，為準時交貨提供方便 7. 在銷售過程（售前、售后）中，是否需要向客戶提供服務？服務包括哪些內(nèi)容？ 服務的流程是如何實現(xiàn)的？ 8. 銷售預測是如何進行的？一般預測的期間有多長，預測與實際銷售是否接近？ 9. 銷售與生產(chǎn)、采購等部門是如何銜接的，業(yè)務溝通的形式有哪些（單據(jù)、口頭等 ），目前的溝通是否存在問題（準確性、及時性、可追溯性）？ 10. 產(chǎn)品的價格策略是如何制定的？依據(jù)是什么？在銷售過程中如何執(zhí)行？控制的手 段有哪些？ 對報價進行控制，例如定義最低報價？如何調(diào)整產(chǎn)品的報價？能否批量調(diào)整產(chǎn) 品報價 11. 是否對銷售情況進行分析？ 例如：哪種產(chǎn)品被哪個客戶訂購了多少？ 哪種產(chǎn)品銷售收入最多？ 哪種產(chǎn)品獲利潤最大？哪種產(chǎn)品哪個地區(qū)購買的最多? 哪種產(chǎn)品哪類客戶購買的最多？ 哪個業(yè)務員簽訂的訂單額最大？每個銷售員收回的貨款情況如何？某個客戶、 分公司的訂單、銷售情況如何？ 12. 是否做到對每一個地區(qū)的每一個業(yè)務員的訂單、回款、傭金進行集中集成管理？ 如果把有關的政策制定好，能否根據(jù)銷售和回款自動的計算傭金？ 13. 客戶、業(yè)務員的銷售業(yè)績獎勵的策略有什么內(nèi)容（折扣、返還、傭金等）？如何 執(zhí)行? 14. 是否有對每個客戶進行利潤分析？如何做？ 15. 確定是否接單的依據(jù)是什么？（如根據(jù)生產(chǎn)能力及庫存來決定等） 如何根據(jù)生產(chǎn)能力及庫存來決定是否接單？ 16. 銷售訂單的供貨模式有多少種？（存貨、直接生產(chǎn)、研發(fā)生產(chǎn)、轉(zhuǎn)運等） 17. 是否有隨時跟蹤每張銷售合同/訂單的執(zhí)行情況(交貨量，收款額，投訴等)？如 何跟蹤？ 18. 是否有對退貨及客戶投訴進行分析？ 19. 是否需要記錄每一個客戶的特殊要求，記錄的方式是什么？在生產(chǎn)及以后的銷售 等后續(xù)環(huán)節(jié)中是否需要查詢這些記錄？ 20. 是否自動為銷售訂單分配庫存？ 21. 怎樣使銷售發(fā)票直接生成財務憑證? 4、財務（財務部） 系統(tǒng)需求調(diào)研核查問卷——IFS 資料準備 1. 崗位/部門職責說明 詳見“財務部職位描述”。 2. 部門工作流程 暫無資料 3. 業(yè)務單證、報表樣張 詳見“財務部業(yè)務單證一覽表”，此資料根據(jù)文件整理，請在‘是否使用’一欄中注 明‘用’或‘不用’，并在‘有無新增’ 一欄中填寫‘無’或‘新增內(nèi)容’，并準備相應單證、報表樣張。 4．《會計科目表》 5． 相關制度、規(guī)范文件 暫無資料 討論內(nèi)容 ***將初步答案填寫在相應問題下，待調(diào)研時，在軟件商協(xié)助下進一步修改、完善...
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