財(cái)務(wù)會計(jì)集成
財(cái)務(wù)會計(jì)集成 財(cái)務(wù)四大基礎(chǔ)模塊 ERP系統(tǒng)是分模塊的，在財(cái)務(wù)會計(jì)領(lǐng)域，一般總會有如下的4大模塊：總帳，應(yīng)收帳款， 應(yīng)付帳款和固定資產(chǎn)。如圖一所示，這四個模塊本身是相互集成的（圖中以連接模塊的 線條代表模塊間的集成），比如當(dāng)用戶對應(yīng)收，應(yīng)付和資產(chǎn)三個明細(xì)分類帳進(jìn)行操作時 ，系統(tǒng)會自動更新總分類帳中的數(shù)據(jù)。 [pic] 這四大基礎(chǔ)模塊可以構(gòu)成一個獨(dú)立的會計(jì)軟件 – 它具有和其他會計(jì)軟件一樣的特征：帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的。所謂業(yè)務(wù)處理是指 企業(yè)日常運(yùn)作的具體業(yè)務(wù)，比如根據(jù)銷售定單和定單履行情況開出銷售發(fā)票；根據(jù)采購 定單和收貨情況校驗(yàn)收到的發(fā)票；以及所有的庫存收發(fā)業(yè)務(wù)等等。而所謂帳務(wù)處理是指 財(cái)務(wù)人員根據(jù)原始憑證（包括外部的，如發(fā)票，和內(nèi)部的，如入庫單）編制會計(jì)分錄， 在系統(tǒng)中記錄下來。對于一般會計(jì)軟件而言帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的，它們之間是 通過單據(jù)在企業(yè)內(nèi)部其他部門和財(cái)務(wù)部門間的傳遞和核對完成的，同時財(cái)務(wù)人員需要利 用專業(yè)知識分析業(yè)務(wù)和編制分錄。同時除了最基礎(chǔ)的借貸，科目和金額以外，財(cái)務(wù)人員 可能還需要手工錄入一些附加信息，以利于日后做一些簡單的匯總分析，這些附加信息 是以憑證輸入時的附加字段體現(xiàn)的。圖一右下角紅色的粗箭頭代表了這種分開處理的過 程。 雖然大方向上是一致的，但是不同的軟件之間在功能上還是會有很大的差別的，圖一中 列舉了一些這四大基礎(chǔ)模塊的功能。模塊外部的紅色箭頭是需要手工輸入的功能，模塊 內(nèi)部的則是系統(tǒng)可以自動完成的功能。事實(shí)上有些功能已經(jīng)體現(xiàn)了ERP業(yè)務(wù)處理和帳務(wù)處 理統(tǒng)一的特征，比如圖一中的紅圈所示的自動付款功能。 我們將在下一章中集中介紹這四大模塊的基本功能。 集成下的財(cái)務(wù)會計(jì) 如果ERP的財(cái)務(wù)會計(jì)模塊僅僅是一般會計(jì)軟件的功能延伸和加強(qiáng)，那它不會在最近的10年 間對全球企業(yè)的財(cái)務(wù)實(shí)踐帶來如此巨大的變革。而ERP本身的集成性，決定了它的財(cái)務(wù)會 計(jì)模塊完全融入到了企業(yè)整體的流程中，圖二描述了在集成環(huán)境下的財(cái)務(wù)會計(jì)模塊。 在物流領(lǐng)域有四個基本的模塊：銷售，生產(chǎn)，采購和庫存管理，企業(yè)物流管理的流程和 功能不是本文所要討論的內(nèi)容，圖二中我們大致例舉了一些物流模塊的基本功能（在圖 中各模塊內(nèi)部）。在下面我們要著重介紹的是物流模塊和財(cái)務(wù)會計(jì)的集成關(guān)系，本章主 要介紹以下7個集成點(diǎn)：銷售開票，銷售發(fā)貨，采購收貨，發(fā)票校驗(yàn)，其他收發(fā)貨，盤點(diǎn) 和估價。 銷售開票 銷售開票的過程其實(shí)是在ERP系統(tǒng)中生成一帳開票憑證（Billing Documents）。發(fā)票，形式發(fā)票，紅字發(fā)票和貸項(xiàng)憑證都是不同類型的開票憑證。我們通 常提到的發(fā)票（如增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）是根據(jù)系統(tǒng)中的開票憑證套打出來的實(shí) 物憑證。在下文中如果不特別指明實(shí)物發(fā)票，那“發(fā)票”都是指系統(tǒng)中保存的開票憑證。 ERP系統(tǒng)是集成的，而銷售開票又是銷售流程的最后一個環(huán)節(jié)。因此發(fā)票在系統(tǒng)中不是孤 立的，它一般是參照先行的其他憑證（如銷售定單或發(fā)貨單）建立的，系統(tǒng)會根據(jù)一定 的規(guī)則自動的復(fù)制這些先行憑證的信息，從而使得開票的過程盡可能得簡單，也防止了 錯誤的產(chǎn)生。 發(fā)票的結(jié)構(gòu) 發(fā)票由一個發(fā)票抬頭和多條行項(xiàng)目構(gòu)成。在發(fā)票抬頭系統(tǒng)保存了關(guān)于整張發(fā)票的信息， 比如付款方（客戶），開票日期，整張發(fā)票的凈金額，幣種，付款條款，國際貿(mào)易條件 ，售達(dá)方（有時候付款方和售達(dá)方是不同的），價格條款（比如針對整張發(fā)票的折扣） 。行項(xiàng)目中保存了僅對該行有用的信息，比如 商品，數(shù)量，該行凈金額，重量和體積，參照憑證的編號（比如，該發(fā)票針對的發(fā)貨單 號），價格條款（比如貨款，運(yùn)費(fèi)，折扣，增值稅等等）。 可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的發(fā)票所保存的信息大大超過了實(shí)物發(fā)票所需要的，在套打?qū)嵨锇l(fā)票時 ，系統(tǒng)會根據(jù)各國家和企業(yè)的規(guī)定選取相關(guān)的信息，按規(guī)定的格式打印出來。 開票方式 從參照憑證（定單或發(fā)貨單）生成發(fā)票，系統(tǒng)提供了如下一些可能的方法： 1. 只要某些數(shù)據(jù)吻合，你可以合并多張不同的憑證（銷售定單和/或發(fā)貨單）的全部或一 部分，開出一張發(fā)票。前提條件是：首先，需要從這些參考憑證中復(fù)制的的發(fā)票抬頭 數(shù)據(jù)在這些憑證中都是一致的。其次，拆分開票的條件不成立。比如在處理到期的開 票清單時，系統(tǒng)會合并那些具有相同的客戶編號，銷售組織和開票類型的參照憑證， 如果上述的前提條件都滿足，系統(tǒng)將開出一張發(fā)票。 2. 如果你希望在某些情況下發(fā)票是分開的，比如希望同一張交貨單上的很多商品按不同的 商品組分開開票，那么可以通過定義拆分開票規(guī)則來實(shí)現(xiàn)。 3. 當(dāng)然你也可以針對每張銷售憑證開一張發(fā)票，比如每張發(fā)貨單一張發(fā)票。 在具體執(zhí)行開票時，系統(tǒng)提供了如下方法： 1. 定單或發(fā)貨單個別開票。我們可以針對整張定單，個別行項(xiàng)目或行項(xiàng)目的部分?jǐn)?shù)量進(jìn)行 個別開票。 2. 手工處理到期開票清單。我們可以使用到期開票清單來處理開票，在這種情況下財(cái)務(wù)人 員不需要針對某張銷售定單或發(fā)貨單單獨(dú)開票。我們只需要輸入選擇條件，系統(tǒng)會自 動挑選那些符合條件的定單或發(fā)貨單，生成到期開票清單。經(jīng)過手工編輯和模擬后就 可以實(shí)際開票了。 3. 后臺自動處理到期開票清單。為了減少處理時間和人力，可以將到期開票清單的處理安 排在系統(tǒng)后臺完成，比如每天下午4點(diǎn)由系統(tǒng)自動生成。 財(cái)務(wù)會計(jì)過帳 當(dāng)開票這一業(yè)務(wù)處理在系統(tǒng)中完成后，通過ERP系統(tǒng)的集成功能，在財(cái)務(wù)會計(jì)模塊會自動 生成相應(yīng)的會計(jì)分錄。圖二中“開票”標(biāo)簽所指的箭頭就代表了這種自動過帳。但是為了 增強(qiáng)靈活性，也可以對于某些類型的開票憑證自動凍結(jié)過帳，這樣在流程設(shè)計(jì)時在正式 過帳前可以加入控制點(diǎn)。而當(dāng)控制完成后，過帳也僅僅是一個按鈕的工作了。 對于會計(jì)科目，系統(tǒng)是綜合4個數(shù)據(jù)自動判斷的，它們分別是銷售組織，客戶組，商品組 和價格條款。這樣系統(tǒng)可以自動將貨款和增值稅分別計(jì)入“產(chǎn)品銷售收入”和“應(yīng)交稅金- 增值稅- 銷項(xiàng)”科目中，同樣的如果價格條款中還有運(yùn)費(fèi)和折扣，可以分別計(jì)入產(chǎn)品銷售收入的二 級科目中。此外這種科目確定的機(jī)制也使得我們可以根據(jù)銷售組織，客戶組和商品組設(shè) 置二級或三級科目。不過需要指出的是雖然系統(tǒng)提供了這些靈活性，但是在實(shí)際實(shí)施中 我們未必需要這樣做，特別是當(dāng)我們同時實(shí)施了盈利分析模塊時，此類分析將沒有必要 通過科目來完成。盈利分析將在管理會計(jì)的相關(guān)章節(jié)中具體介紹。 對于金額的確定，系統(tǒng)是根據(jù)發(fā)票中各價格條款的金額來決定的。定價功能是ERP銷售模 塊的一個非常有力也非常有趣的功能。本文不做詳細(xì)的介紹。有一點(diǎn)需指出的是我們在 實(shí)施時，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況和管理要求，決定開票時是直接從銷售定單復(fù)制價格 呢，還是允許修改或重定價（這種配置是基于發(fā)票類別的）。 對于定價功能和科目自動確定功能的一個應(yīng)用是消費(fèi)稅的計(jì)算和過帳，我們可以在銷售 定價模板中增加一增一減兩個價格條款，它們的計(jì)算規(guī)則是貨款的百分比，兩者分別指 向“產(chǎn)品銷售稅金和附加-消費(fèi)稅”和“應(yīng)交稅金- 消費(fèi)稅”科目，同時消費(fèi)稅率維護(hù)在和商品相關(guān)的定價表中。因?yàn)橄M(fèi)稅是價內(nèi)稅，所以 我們的實(shí)物發(fā)票中并不體現(xiàn)，但是財(cái)務(wù)會計(jì)上卻即時地記帳了。這個問題的另一個解決 方法是月末定期地運(yùn)行報表計(jì)算消費(fèi)稅額，并自動批輸入過帳。兩者都是可行的，也都 可以自動生成納稅申報表，前者的好處是記錄的實(shí)時性，從而有利于盈利分析。 折扣和折讓 如果銷售已經(jīng)完成，但是客戶對于產(chǎn)品的質(zhì)量或者別的方面存在異議，雙方協(xié)商以折扣 和折讓的方式處理。在系統(tǒng)中可以有如下3種處理方案： 第一：用貸項(xiàng)憑證的形式來處理折扣和折讓。貸項(xiàng)憑證在系統(tǒng)中和發(fā)票一樣，是一種不 同類型的開票憑證。貸項(xiàng)憑證可以參照發(fā)票或者貸項(xiàng)憑證申請來創(chuàng)建，而且既可以針對 整張發(fā)票也可以針對部分行項(xiàng)目，還可以針對行項(xiàng)目中的部分?jǐn)?shù)量。使用貸項(xiàng)憑證申請 ，我們可以走正規(guī)的客戶投訴和扣款流程，保證完善的內(nèi)部控制。 如果我們不準(zhǔn)備對實(shí)物發(fā)票，特別是增值稅發(fā)票做任何處理，那么通過配置，可以讓系 統(tǒng)自動生成如下會計(jì)分錄：借：產(chǎn)品銷售折扣和折讓 貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì)。 對于這種處理方法需要注意如下兩點(diǎn)：第一，貸項(xiàng)憑證沒有增值稅發(fā)票作為原始憑證， 因此在我國是不能減少增值稅銷項(xiàng)額的，因此折扣應(yīng)該給不含稅價，否則折扣中的增值 稅部分就只能由銷售方作為費(fèi)用多承擔(dān)了。但是在實(shí)際業(yè)務(wù)中這往往會使雙方的業(yè)務(wù)人 員夾纏不清，無法理解。第二，正由于貸項(xiàng)憑證沒有發(fā)票做原始憑證，在我國的實(shí)施中 可能會引起企業(yè)所得稅上的麻煩。 但這種方案的優(yōu)點(diǎn)是明顯的：它不涉及對原增值稅發(fā)票的處理，而眾所周知，這類處理 在我國是非常難的。 第二：用取消發(fā)票并重開來解決折扣和折讓的問題。 取消發(fā)票在系統(tǒng)中會生成反方向的紅字發(fā)票和沖銷會計(jì)分錄，業(yè)務(wù)人員取消原發(fā)票后重 新開票，并更改價格條款。從實(shí)物發(fā)票的角度，會有如下兩種情況： 1 如果對方能夠返還兩聯(lián)增值稅發(fā)票, 我們可以開出紅字發(fā)票，其中記帳聯(lián)作為減少銷項(xiàng)稅的原始憑證。其他三聯(lián)和返還的原 發(fā)票的兩聯(lián)應(yīng)妥善保管。 2 如果對方不能返還兩聯(lián)中的任何一聯(lián)，必須做如下操作：客戶應(yīng)從當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門取得退 貨或折扣證明單并交給銷售方。銷售方開出紅字發(fā)票，其中兩聯(lián)作為其減少銷項(xiàng)稅的原 始憑證，另兩聯(lián)交給客戶。 第三 仍然用貸項(xiàng)憑證的功能，只是通過配置，讓系統(tǒng)自動生成如下會計(jì)分錄： 借：產(chǎn)品銷售收入 借：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項(xiàng) 貸：應(yīng)收帳款-客戶明細(xì) ，金額為折扣金額。同時手工開具紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金額。再手工根據(jù)折扣后金 額重開發(fā)票。將紅字發(fā)票和重開發(fā)票同時作為貸項(xiàng)憑證的原始憑證。 需要注意的是ERP中在很多情況下使用貸項(xiàng)憑證，貸項(xiàng)憑證是直接以后續(xù)的調(diào)整金額記帳 的。但是我國增值稅管理要求對于增值稅發(fā)票變更的處理，一般都是先用紅字發(fā)票沖銷 ，隨后在對變更后的金額開具發(fā)票。所以在實(shí)施中要么仍然使用貸項(xiàng)憑證的方法，只是 手工開紅字發(fā)票和重開發(fā)票，并將兩者一起作為貸項(xiàng)憑證的原始憑證，如本節(jié)中的第三 種方案和下一節(jié)中的第二種方案。要么在ERP流程中也使用這種先沖銷，再重開的方式， 如本節(jié)中的第二種方案和下一節(jié)中的第三種方案。不過這兩種方案都避免不了紅字發(fā)票 難開的問題，這已經(jīng)不是ERP系統(tǒng)的問題，在實(shí)務(wù)中企業(yè)也會考慮其他的避免方法，比如 本節(jié)第一種方案和下一節(jié)中第一種方案，以避免開紅字發(fā)票。 退貨 對于客戶投訴的另一種解決方法是退貨。在系統(tǒng)中有3種處理方案： 第一：標(biāo)準(zhǔn)的退貨流程。首先是建立退貨憑證，退貨憑證可以是針對銷售定單或針對發(fā) 票。當(dāng)貨物實(shí)際退回時，倉庫參照退貨憑證做入庫處理，系統(tǒng)自動生成會計(jì)分錄 借：存貨 貸：產(chǎn)品銷售成本。如果需要補(bǔ)貨，那么做補(bǔ)貨的發(fā)貨處理，系統(tǒng)自動生成會計(jì)分錄 借：產(chǎn)品銷售成本 貸：存貨。這種情況不影響開票和實(shí)物發(fā)票。 第二：如果客戶不要補(bǔ)貨，而要退回貨款，那系統(tǒng)將針對退貨開出貸項(xiàng)憑證，并自動生 成如下分錄： 借：產(chǎn)品銷售收入 借：應(yīng)交稅金-增值稅-銷項(xiàng) 貸：應(yīng)收帳款- 客戶明細(xì)， 金額為退貨部分的售價。同時財(cái)務(wù)人員手工開具紅字發(fā)票，金額為原發(fā)票金額。再手工 根據(jù)退貨后余額重開發(fā)票。將紅字發(fā)票和重開發(fā)票同時作為貸項(xiàng)憑證的原始憑證。 第三：對于不要求補(bǔ)貨的退貨，我們也可以不建立退貨憑證，而直接取消原發(fā)票（對應(yīng) 紅字發(fā)票），退貨入庫后，再重新開出發(fā)票（對應(yīng)重開的增值稅發(fā)票）。 返利 返利是指根據(jù)客戶或者經(jīng)銷商在一定期間里的購買量，而定期返還給他們的款項(xiàng)。在銷 售模塊，我們需要維護(hù)返利協(xié)議。在返利協(xié)議中，必須指明： 誰可以得到返利。 返利的標(biāo)準(zhǔn)。 協(xié)議的有效期。 是否需要在會計(jì)上記提返利。同時銷售部門需要維護(hù)各種產(chǎn)品或產(chǎn)品組的返利比例。返 利比例可以是直線的，也可以是坎級的：對于越大的購買量，返利比例也越高。 銷售模塊會跟蹤所有和返利相關(guān)的開票憑證。根據(jù)返利協(xié)議計(jì)算返利的金額。在協(xié)議有 效期內(nèi)可以先定期結(jié)算部分返利，在最終結(jié)算時，系統(tǒng)會自動扣減累積的部分結(jié)算的返 利。 從財(cái)務(wù)會計(jì)的角度看，返利會有如下影響： 根據(jù)預(yù)提比例，系統(tǒng)可以自動預(yù)提返利費(fèi)用。分錄如下：借：產(chǎn)品銷售收入 或 銷售費(fèi)用 貸：預(yù)提費(fèi)用 當(dāng)返利協(xié)議結(jié)算時，系統(tǒng)會自動生成貸項(xiàng)憑證申請（Credit memo requests），申請批準(zhǔn)后，系統(tǒng)會自動生成分錄如下： 借：產(chǎn)品銷售收入 或 銷售費(fèi)用 ...
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