采購流程管理
采購流程管理 |文件編號(hào)： |生效日期： |受控編號(hào)： | |NW607103 |2000.3.20 | | |密級(jí)：秘密 |版次：Ver1.0 |修改狀態(tài)： | |總頁數(shù) |14 |正文 |6 |附錄 |8 | |編制：李曉銳 |審核：韓冬梅 |批準(zhǔn)：孟莉 | 沈陽東大阿爾派軟件股份有限公司 （版權(quán)所有，翻版必究） 文件修改控制 |修改記錄編號(hào) |修改 |修改頁碼及條款 |修改人|審核人|批準(zhǔn)人|修改日期 | | |狀態(tài) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 目錄 1. 目的 2. 適用范圍 3. 術(shù)語和縮略語 4. 規(guī)定內(nèi)容 4.1 供方的評(píng)定 4.2 采購活動(dòng)的觸發(fā) 4.3 采購實(shí)施 4.4 采購驗(yàn)收 5. 引用文件 5.1 NW607101《合格供方評(píng)定辦法》 5.2 NW607104《采購驗(yàn)收規(guī)定》 3. NW607105《庫房管理規(guī)定》 6. 質(zhì)量記錄 6.1 NR607103A“東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表” 6.2 NR607103B“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑巍?6.3 NR607103C“合同執(zhí)行本地采購申請(qǐng)單” 6.4 NR607103D“送貨驗(yàn)收單” 6.5 NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單” 6.6 NR607103F“產(chǎn)品返修單” 附錄 ：購貨合同 1. 目的 規(guī)范采購流程，明確采購責(zé)任，對(duì)采購過程進(jìn)行控制，確保本公司所采購的產(chǎn)品/服務(wù) 滿足規(guī)定的要求。 2. 適用范圍 1. 適用于本公司各部門在軟件產(chǎn)品和軟件項(xiàng)目開發(fā)過程中所需要的，且影響軟件開 發(fā)質(zhì)量的產(chǎn)品/服務(wù)（以下簡稱內(nèi)部自用品）的采購。 2. 適用于根據(jù)軟件及系統(tǒng)集成合同為客戶采購的產(chǎn)品/服務(wù)。 3. 術(shù)語和縮略語 1. 直發(fā)：為縮短交貨期和節(jié)省運(yùn)費(fèi)，采購部門按照合同執(zhí)行員申請(qǐng)將設(shè)備直接從 供應(yīng)商處發(fā)給用戶或分支機(jī)構(gòu)。 2. 自采：為縮短交貨周期，當(dāng)?shù)夭少弮r(jià)格合理，并能得到更好的服務(wù)，駐外分支 機(jī)構(gòu)在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的采購行為。 3. 購貨合同：采購部門就采購內(nèi)容與供方達(dá)成的協(xié)議。合同文本包括購貨合同、 采購訂單、及對(duì)方提供經(jīng)我方認(rèn)可的合同。 4. 規(guī)定內(nèi)容 4.1 供方的評(píng)定 1. 批準(zhǔn)采購的產(chǎn)品/服務(wù)應(yīng)從合格供方采購。采購部門負(fù)責(zé)按照NW607101《合格供方 評(píng)定辦法》對(duì)供方進(jìn)行評(píng)定，只有經(jīng)過評(píng)定合格的供方才能成為我們的合格供 方。 2. 常用產(chǎn)品采購部門應(yīng)按照比質(zhì)比價(jià)原則，評(píng)定兩家以上合格供方。 3. 為合格供方建立檔案。進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，監(jiān)督檢查，對(duì)不合格供方及時(shí)通報(bào)。 4. 將評(píng)定結(jié)果及時(shí)反饋給供方，以便更好地培養(yǎng)和確定供方，與其建立良好、穩(wěn)固 的關(guān)系。 1. 采購活動(dòng)的觸發(fā) 1. 總部采購 1. 內(nèi)部自用品的采購：采購員根據(jù)設(shè)備管理部門提交的并經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審批的 “東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表”，進(jìn)行內(nèi)部自用設(shè)備的采購； 2. 合同采購：根據(jù)公司與用戶簽定的合同中有關(guān)采購產(chǎn)品/服務(wù)的規(guī)定，由合同 執(zhí)行員負(fù)責(zé)填寫“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑巍保?jīng)其部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，直接向采購員 申請(qǐng)采購。 2. 自采 對(duì)于自用及合同中的設(shè)備，駐外分支機(jī)構(gòu)可以根據(jù)需要向合同執(zhí)行員提交“合 同執(zhí)行本地采購申請(qǐng)單”，由其組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審，并將評(píng)審結(jié)果反饋給 采購部門及申請(qǐng)部門。采購員接到合同執(zhí)行員反饋的同意自采的“合同執(zhí)行本 地采購申請(qǐng)單”后方可執(zhí)行。 2. 采購實(shí)施 4.3.1 采購員根據(jù)已批準(zhǔn)的“東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表”或“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑巍边M(jìn)行采 購。 4.3.2 實(shí)施采購時(shí)，采購部門應(yīng)與合格供方簽訂書面購貨合同。購貨合同須經(jīng)采購部 門負(fù)責(zé)人審查后，由法定代表人或其授權(quán)代理人簽字生效。合同金額在10萬元 以上，由公司總經(jīng)理或授權(quán)主管副總經(jīng)理簽字；合同金額在10萬元以下，由采 購部門負(fù)責(zé)人簽字；不允許未經(jīng)授權(quán)及超越權(quán)限在合同上簽字。 4.3.3 采購員依據(jù)購貨合同跟蹤采購活動(dòng)。采購的執(zhí)行情況與購貨合同要求不一致時(shí) ，采購員應(yīng)及時(shí)與供方協(xié)調(diào)解決，并反饋給合同執(zhí)行員以采取適當(dāng)?shù)拇胧?4.3.4 采購部門接到設(shè)備直發(fā)申請(qǐng)后安排發(fā)貨，并將“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”傳真 給用戶及分支機(jī)構(gòu)，然后憑“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”及NR607105C“商品出庫 單”辦理入庫手續(xù)。 4.3.5 采購部門收到合同執(zhí)行員已經(jīng)評(píng)審并批準(zhǔn)的自采申請(qǐng)后，區(qū)分不同情況付款。 1）金額2000元以下，由辦事處從備用金中支付，待發(fā)票返回后，報(bào)銷付款。 2）金額2000元至50000元之間，區(qū)分情況付款給辦事處或供應(yīng)商。 3）金額50000元以上，由采購部門直接與供應(yīng)商簽訂合同，并直接付款給供應(yīng) 商。 4.4 采購驗(yàn)收 4.4.1 采購產(chǎn)品到貨，可先將其放入庫房收貨區(qū)待檢，采購員填寫“送貨驗(yàn)收單”通知 檢驗(yàn)員對(duì)所購產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。 4.4.2 檢驗(yàn)員按照NW607104《采購驗(yàn)收規(guī)定》負(fù)責(zé)采購產(chǎn)品的到貨驗(yàn)收，并將驗(yàn)收結(jié)論 填寫在“送貨驗(yàn)收單”上。由庫房管理員負(fù)責(zé)保存和管理“送貨驗(yàn)收單”。 4.4.3 驗(yàn)收通過后，采購員辦理產(chǎn)品入庫手續(xù)。 4.4.4 驗(yàn)收不合格的采購產(chǎn)品，檢驗(yàn)員應(yīng)將該產(chǎn)品存放在庫房的不合格區(qū)，并及時(shí)將 該產(chǎn)品的“送貨驗(yàn)收單”交采購員備份。采購員負(fù)責(zé)按購貨合同中的約定處理。 5. 產(chǎn)品返修需經(jīng)檢驗(yàn)員/采購員故障確認(rèn)，由采購員負(fù)責(zé)按購貨合同中的約定處理 ，同時(shí)保證產(chǎn)品的及時(shí)返回并加以記錄。 6. 直發(fā)（自采）設(shè)備驗(yàn)收由駐外分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，驗(yàn)收通過后，將“設(shè)備直發(fā)（自采 ）驗(yàn)收單”提交采購員，由采購員轉(zhuǎn)交檢驗(yàn)員簽署處理意見。 5. 引用文件 1. NW607101《合格供方評(píng)定辦法》 2. NW607104《采購驗(yàn)收規(guī)定》 5.3 NW607105《庫房管理規(guī)定》 6. 質(zhì)量記錄 6.1 NR607103A“東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表” 6.2 NR607103B“設(shè)備采購?fù)ㄖ獑巍?6.3 NR607103C“合同執(zhí)行本地采購申請(qǐng)單” 4. NR607103D“送貨驗(yàn)收單” 5. NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單” 6. NR607103F“產(chǎn)品返修單” 附錄：購貨合同 　 東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表 記錄編號(hào)：NR607103A- |申請(qǐng)部門: |采購期限： |聯(lián)系電話： | |申請(qǐng)|設(shè)備名稱 |配置及性能描述 |申請(qǐng)數(shù) |備注 | |采購| | |量 | | |清單| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |用途| | |說明| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |申請(qǐng)人簽字/日期： | |部門| | |負(fù)責(zé)| | |人意| | |見 | | | | | | | | | |部長簽字/日期： | |主管| | |領(lǐng)導(dǎo)| | |意見| | | | | | | | | |主管領(lǐng)導(dǎo)簽字/日期： | |采購| | |倉儲(chǔ)| | |部執(zhí)| | |行情| | |況 | | | | | | | | | |經(jīng)辦人簽字/日期： | 1. 本頁不足記述設(shè)備配置及性能要求時(shí)，可以有附頁，格式自定?？傢摂?shù)包括本頁與所有 附頁。 第 頁/共 頁 設(shè) 備 采 購 通 知 單 記錄編號(hào)：NR607103B- 通知時(shí)間： 年 月 日 |銷售合同編號(hào)： |合同名稱： |項(xiàng)目名稱： | |簽定部門： |簽定人： |聯(lián)系方式： |項(xiàng)目負(fù)責(zé)人： | |項(xiàng)目所屬行業(yè)： |采購部合同管理員： |接到日期： | 合同采購清單 |序號(hào) |采購產(chǎn)品/服務(wù)名稱/型號(hào)(A) |數(shù)量(B|采購期限(C|出廠價(jià)(D)|交貨日期(|交貨地點(diǎn)(|采購人 |購貨合同號(hào)(H|執(zhí)行情況| | | |) |) | |E) |F) |（G） |) | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ...
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