采購(gòu)管理--采購(gòu)手冊(cè)
``````````` 1. 采購(gòu)手冊(cè)的編訂目的 采購(gòu)手冊(cè)的編訂目的 為了使公司有關(guān)采購(gòu)事務(wù)均能遵循制度辦理，便于最適當(dāng)時(shí)間、在可能范圍內(nèi)以最低 價(jià)格，向最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，購(gòu)買品質(zhì)最佳、數(shù)量最恰當(dāng)?shù)脑?、輔料、商品或服務(wù)，特 制訂本手冊(cè)。 2. 采購(gòu)的定義 采購(gòu)的定義 企業(yè)根據(jù)需求提出采購(gòu)計(jì)劃、審核計(jì)劃、選好供應(yīng)商、經(jīng)過(guò)商務(wù)談判確定價(jià)格、交貨 及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過(guò)程。 3. 適用范圍 適用范圍 1．原料：是指直接使用于生產(chǎn)之原材料，是構(gòu)成產(chǎn)品最主要的成分。通常，原料是 在產(chǎn)品的制造成本中，所占比例最高的項(xiàng)目。 （1） （2）、 （3） （4） 2．輔料：在產(chǎn)品的制造過(guò)程中，除了原材料之外所耗用的材料均屬之。 （1）油漆： （2）膠粘劑 （3）包裝：紙箱、熱收縮膜、PE纏繞膜、PE珍珠棉、防潮膜、機(jī)用打包帶、透明膠 帶、鋼卷帶、打包扣、托盤 3．燃料：煤 4．其它： （1）砂帶 （2）刀具 4. 采購(gòu)政策 一．采購(gòu)政策 1．本公司物料供應(yīng)采用集中采購(gòu)制度。 2．本公司物料采購(gòu)計(jì)劃系根據(jù)物料需求計(jì)劃而擬訂。 3．本公司對(duì)儲(chǔ)備物料采用預(yù)購(gòu)備用方式采購(gòu)，對(duì)非儲(chǔ)備物料采用現(xiàn)用現(xiàn)購(gòu)方式采購(gòu) 。 4．本公司采購(gòu)人員應(yīng)采取客觀公正之態(tài)度并保持價(jià)值觀念從事業(yè)務(wù)。 5．本公司采購(gòu)得經(jīng)由供應(yīng)商或制造商以詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)方式辦理。 6．每一購(gòu)案之供應(yīng)商或制造商，除因采購(gòu)金額微小或因事實(shí)上不可能外，應(yīng)以指定 兩家或兩家以上詢價(jià)為原則。 7．本公司采購(gòu)在必要時(shí)以訂立長(zhǎng)期合約或短期采購(gòu)合約方式辦理。是否以訂約為宜 ，及訂約有效期限之長(zhǎng)短，應(yīng)以與本公司最有利之因素考慮。 8．本公司對(duì)物料采購(gòu)應(yīng)加強(qiáng)計(jì)劃與預(yù)算之功能，以增進(jìn)效率，降低成本。 9．本公司對(duì)物料采購(gòu)應(yīng)實(shí)施市場(chǎng)調(diào)查工作，建立有關(guān)資料，作為選擇供應(yīng)商之依據(jù) 。 10．本公司對(duì)物料采購(gòu)工作之進(jìn)行，應(yīng)實(shí)施獨(dú)立之追蹤制度，以增進(jìn)工作效能。 11．本公司對(duì)物料采購(gòu)過(guò)程應(yīng)保持完整之記錄，以供充分參考運(yùn)用。 二．采購(gòu)政策之評(píng)估與修訂 采購(gòu)政策之評(píng)估作業(yè)，應(yīng)先依據(jù)公司現(xiàn)行的采購(gòu)政策，對(duì)各采購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)來(lái)源展開 研究，并列出其優(yōu)、缺點(diǎn)；其次再以“采購(gòu)項(xiàng)目”為主，針對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目的采購(gòu)政策，予 以檢討修正，進(jìn)而消除現(xiàn)有政策對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目所既存的缺點(diǎn)。在檢討修正采購(gòu)政策時(shí)，同 時(shí)應(yīng)以業(yè)種別、廠商別及零件別為基準(zhǔn)，進(jìn)行檢討其影響購(gòu)入成本的變動(dòng)因素，例如： 目前及日后的經(jīng)濟(jì)動(dòng)向市場(chǎng)變化等因素，加以思考分析，才決定是獨(dú)家采購(gòu)，還是多家 分散采購(gòu)或一般性訂購(gòu)方式，以使購(gòu)買政策具有高度彈性。 在評(píng)估采購(gòu)政策時(shí)，可使用下列檢核項(xiàng)目，進(jìn)行檢討： 1．采購(gòu)政策是否具有可配合市場(chǎng)、經(jīng)濟(jì)動(dòng)向或其交易內(nèi)容變異之彈性？ 2．中、長(zhǎng)期或年度的采購(gòu)執(zhí)行方式是否明確？ 3．在執(zhí)行訂貨前，是否已檢討集中及分散采購(gòu)等方法的優(yōu)缺點(diǎn)？ 4．交易形態(tài)能否適切的運(yùn)用，以降低采購(gòu)成本？ 5．改變訂貨量對(duì)于采購(gòu)成本會(huì)有影響嗎？ 6．是否對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)鑒？ 7．是否依供應(yīng)商評(píng)鑒結(jié)果進(jìn)行訂貨？ 8．是否積極的輔導(dǎo)或培育協(xié)力廠？ 9．對(duì)協(xié)力廠的輔導(dǎo)成果是否反映在采購(gòu)成本上？ 5. 采購(gòu)制度 采購(gòu)制度 采購(gòu)制度系指企業(yè)對(duì)采購(gòu)工作之管理。依據(jù)企業(yè)的規(guī)模、地理?xiàng)l件、產(chǎn)品種類等采取中 央集權(quán)方式的“集中制”，或是地方分權(quán)方式的“分散制”，或是兼分權(quán)與集權(quán)的混合方式 的“混合制”。 一．集中制 將采購(gòu)工作集中一個(gè)部門辦理，做到極點(diǎn)時(shí)，總公司各部門、分公司及各工廠均無(wú)采購(gòu) 權(quán)責(zé)。 （一）優(yōu)點(diǎn) 1．集中采購(gòu)可使數(shù)量增加，提高對(duì)賣方的談判力量，較易獲得價(jià)格折讓與良好服務(wù) 。 2．只有一個(gè)采購(gòu)部門，因此采購(gòu)方針與作業(yè)規(guī)則，比較容易統(tǒng)一實(shí)施。 3．采購(gòu)功能集中，減少人力浪費(fèi)；便利人才培養(yǎng)與訓(xùn)練；推行分工專業(yè)性，使采購(gòu) 作業(yè)成本降低，效率提升。 4．建立各部門共同物料的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，可以簡(jiǎn)化種類，互通有無(wú)，亦可節(jié)省檢驗(yàn)工作 時(shí)間。 5．可以統(tǒng)籌規(guī)劃供需數(shù)量，避免各自為政，產(chǎn)生過(guò)多存貨，各部門過(guò)剩物資，亦可 相互轉(zhuǎn)用。 （二）缺點(diǎn) 1．采購(gòu)流程過(guò)長(zhǎng)，延誤時(shí)效；零星、地域性及緊急采購(gòu)狀況難以適應(yīng)。 2．非共同性物料集中采購(gòu)，并無(wú)數(shù)量折扣利益。 3．采購(gòu)與使用單位分離，采購(gòu)績(jī)效較差。例如規(guī)格確認(rèn)，物品轉(zhuǎn)運(yùn)等費(fèi)事耗時(shí)。 （三）使用狀況 1．企業(yè)產(chǎn)銷規(guī)模不大，采購(gòu)量值小，全公司只要一個(gè)采購(gòu)單位來(lái)辦理，即可充分滿 足各部門對(duì)物品或勞務(wù)的需求。 2．企業(yè)各部門及工廠集中一處，采購(gòu)工作并無(wú)因地制宜之必要。或部門與需用部門 雖非同處一地，但因距離亦非遙遠(yuǎn)，通信工具相當(dāng)便捷，采購(gòu)工作集中由一單位辦理， 尚不至于影響需求時(shí)效。 3．企業(yè)雖有數(shù)個(gè)生產(chǎn)機(jī)構(gòu)，但是產(chǎn)品種類大同小異，集中采購(gòu)可以達(dá)到“以量制價(jià)” 的效果。 二．分散制 將采購(gòu)工作分散給各需用部門分別辦理。此一種制度通常使用于企業(yè)規(guī)模較大，工廠 分散與較廣區(qū)域的企業(yè)。此類企業(yè)，若采用集中制，則容易產(chǎn)生采購(gòu)上的遲延，且不易 應(yīng)付緊急需要，而購(gòu)用部門的聯(lián)系相當(dāng)困難，采購(gòu)作業(yè)與單據(jù)流程顯得漫長(zhǎng)復(fù)雜。 除了前述地理因素造成采用分散制的理由外，若散布各地的工廠，在生產(chǎn)設(shè)備、貯藏 設(shè)備、社區(qū)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任等，具有獨(dú)特的差異性時(shí)，亦以采用分散制較為適宜。 三．混合制 兼取集中、分散制優(yōu)點(diǎn)而成。凡屬共同性物料，采購(gòu)金額較大者，或進(jìn)口品等，均集 中由總公司采購(gòu)部辦理；小額、因地制宜、臨時(shí)性的采購(gòu)，則授權(quán)分公司或各廠執(zhí)行。 公司組織架構(gòu)圖參見后附圖 6. 采購(gòu)授權(quán) 采購(gòu)授權(quán) 為了圓滿執(zhí)行工作并達(dá)到目標(biāo)，采購(gòu)部門應(yīng)有下列四種決策權(quán)： 1. 供應(yīng)商之選擇。 2. 交易價(jià)格及條件之決定。 3. 采購(gòu)規(guī)范之確認(rèn)。 4． 與潛在供應(yīng)商之接觸聯(lián)系。 再就采購(gòu)部門而言，為實(shí)施分層負(fù)責(zé)，提高工作效率，通常會(huì)實(shí)施下列兩種授權(quán)措施 ： 內(nèi)部授權(quán) 采購(gòu)主管秉承上級(jí)主管或公司制度，在一定金額內(nèi)有決定采購(gòu)之權(quán)。超過(guò)此一權(quán)限， 仍需呈請(qǐng)上級(jí)主管核定。 外部授權(quán) 除了采用混合式采購(gòu)制度之外部授權(quán)狀況外，尚有對(duì)于執(zhí)行專案計(jì)劃人員之授權(quán)（不 受公司原有采購(gòu)制度之約束），或采購(gòu)部門認(rèn)定由使用部門自行辦理更為妥當(dāng)之授權(quán)。 金額較大之外部授權(quán)，采購(gòu)部門應(yīng)保留查核之權(quán)，以免發(fā)生流弊。 公司采購(gòu)核決表 | 負(fù) 責(zé) |供應(yīng)部 |技術(shù)部 |質(zhì)量部 |財(cái)務(wù)部 |公司副 |公司總經(jīng)理| |人 |負(fù)責(zé)人 |負(fù)責(zé)人 |負(fù)責(zé)人 |負(fù)責(zé)人 |總經(jīng)理 | | |權(quán) | | | | | | | |項(xiàng) 目 限 | | | | | | | |原輔材料 |復(fù)審 |復(fù)審 |復(fù)審 |復(fù)審 |復(fù)審 |核決 | |采購(gòu)合同 | | | | | | | |原輔材料 |復(fù)審 | | | | |核決 | |采購(gòu)訂單 | | | | | | | |零星材料 |復(fù)審 |復(fù)審 | |復(fù)審 | |核決 | |采購(gòu) | | | | | | | |采購(gòu)計(jì)劃 |復(fù)審 | | | | |核決 | |及預(yù)算 | | | | | | | |入庫(kù)單 |核決 | | | | | | |檢驗(yàn)單 | | |核決 | | | | |退貨單 | | | |核決 | | | |結(jié)算單 |復(fù)審 | | |核決 | | | |稅票 |復(fù)審 | | |核決 | | | 7. 作業(yè)流程 作業(yè)流程 凡企業(yè)規(guī)模愈大，采購(gòu)金額偏高者，對(duì)程序的設(shè)計(jì)愈為重視。茲將一般采購(gòu)作業(yè)的流 程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的要點(diǎn)，列述如下： 1．先后順序及時(shí)效控制 即應(yīng)注意其流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需要時(shí)限。譬如，避免同一主管對(duì)同 一采購(gòu)案件，做數(shù)次的簽核；避免同一采購(gòu)案件，在不同部門有不同的作業(yè)方式；避免 一個(gè)采購(gòu)案件會(huì)簽部門太多，影響作業(yè)時(shí)效。 2．關(guān)鍵點(diǎn)之設(shè)置 即為便于控制，使各項(xiàng)在處理中的采購(gòu)作業(yè)，在各階段均能追蹤管制。 3．劃分權(quán)責(zé)或任務(wù) 即各項(xiàng)作業(yè)手續(xù)及查核責(zé)任，應(yīng)有明確權(quán)責(zé)規(guī)定及查核辦法。譬如，請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn) 收、付款等權(quán)責(zé)均予區(qū)分。 4．作業(yè)過(guò)程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂 即注意變化性或彈性范圍以及偶發(fā)時(shí)間之因應(yīng)法則。 5．繁簡(jiǎn)或被重視的程度，應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購(gòu)各項(xiàng)的重要性或價(jià)值的大小相適應(yīng) 即凡涉及數(shù)量較大，價(jià)值較高，或易發(fā)生舞弊之作業(yè)，應(yīng)有較嚴(yán)密之處理監(jiān)督。反之 ，則可略予放寬，以求提高工作效率。 6．程序應(yīng)合時(shí)宜 即應(yīng)注意程序的及時(shí)改進(jìn)。早期設(shè)計(jì)的處理程序或流程，經(jīng)過(guò)若干時(shí)日后，應(yīng)加以檢 討，不斷改進(jìn)，以因應(yīng)組織的變更，或作業(yè)上的實(shí)際需要。 由上述采購(gòu)作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的各項(xiàng)要點(diǎn)，可以了解采購(gòu)流程對(duì)采購(gòu)作業(yè)的影響及 重要性。采購(gòu)作業(yè)基本步驟如下： 1．需求 即在采購(gòu)之前，應(yīng)先確定買哪些物料？買多少？何時(shí)買？由誰(shuí)決定等？ 2．需求說(shuō)明 即確認(rèn)需求之后，對(duì)需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運(yùn)輸及檢驗(yàn)方式等，均須 加以明確說(shuō)明，以便來(lái)源選擇及價(jià)格談判等作業(yè)，能順利進(jìn)行。 3．選擇可能的供應(yīng)來(lái)源 即就需求說(shuō)明，從原有供應(yīng)廠商中，選擇實(shí)績(jī)良好廠商，通知其報(bào)價(jià)。 4．合宜價(jià)格的決定 即決定可能的供應(yīng)商后，進(jìn)行價(jià)格的談判。 5．訂單安排 即于價(jià)格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。合約或訂單，均屬具有法律效力的書面文件 ，對(duì)買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)，須予列明。 6．訂單追蹤與稽核 即簽約訂貨之后，為求銷售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促?gòu)S 商 按規(guī)定交運(yùn)，并予嚴(yán)格驗(yàn)收入庫(kù)。 7．核對(duì)發(fā)票 廠商交貨驗(yàn)收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時(shí)，對(duì)于發(fā)票的內(nèi)容是否正確， 應(yīng)先經(jīng)采購(gòu)部門核對(duì)，財(cái)務(wù)部門才能辦理付款。 8．不符與退貨處理 即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗(yàn)收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨。并立即辦 理重購(gòu)，予以結(jié)案。 9．結(jié)案 即凡驗(yàn)收合格付款，或驗(yàn)收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項(xiàng)書面資料有無(wú) 缺失，績(jī)效好壞等，簽報(bào)高階層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示。 10．紀(jì)錄與檔案維護(hù) 即凡經(jīng)結(jié)案批示后之采購(gòu)，應(yīng)列入檔案登記編號(hào)分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā) 生問(wèn)題之查考。（檔案都有一定保管期限之規(guī)定）。 第八章 采購(gòu)表單 | | |XXXXX有限公司供應(yīng)商送貨單 NO 000084 | | | | | | | | |送貨單位 | |年 月 日 | |： |鉤稽單號(hào): | | |編 碼 |品 名 |規(guī) 格|單 位|數(shù) 量 |單 價(jià) |金 額|備 注| |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | | | | | | | | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | |　合 計(jì) |　 |　 |　 | | | |送貨人： | | | |制表人： | 三聯(lián)①存根聯(lián)②送貨聯(lián)③升達(dá)聯(lián) | | |XXXXX有限公司入庫(kù)單 NO 000084 | | | | | | | | |送貨單位 | |年 月 日 | |： |鉤稽單號(hào): | | |編 碼 |品 名 |規(guī) 格|單 位|數(shù) 量 |單 價(jià) |金 額|備 注| |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 | | | | | | | | | | | | |　 |　 |　 ...
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