采購管理手冊(doc 49)--采購中心組織結(jié)構(gòu)
第一章 采購中心組織結(jié)構(gòu) |采購中心總經(jīng)理| 采購中心副總經(jīng)理 高級采購經(jīng)理 MST經(jīng)理 采購經(jīng)理 商品后勤部經(jīng)理 MST職 員 采購助理 職 員 第二章 倉儲超市采購的定義 倉儲超市采購的英文表達(dá)是“MECHANDISE"。它有別于制造業(yè)為滿足生產(chǎn)需求而進(jìn)行的 原材料購買行為，是倉儲超市為完成商品穩(wěn)定增值和銷售而進(jìn)行的有組織、有計(jì)劃的購 買行為和配套銷售行為。它是在一定采購決策思想指導(dǎo)下進(jìn)行的一個包含市場調(diào)研，采 購方案的制定，供應(yīng)商調(diào)研，商務(wù)談判，商品的購買及商品在店面的布局?jǐn)[放展示的全 過程。 第三章 對采購人員的基本要求 （一）工作態(tài)度的要求 1. 具有很強(qiáng)的敬業(yè)精神。 2. 誠懇、認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、積極進(jìn)取。 3. 有禮有節(jié)，謙順平和地對待他人，營造和諧高效的工作氛圍。 4. 不斷學(xué)習(xí)掌握專業(yè)知識和產(chǎn)品知識。 5. 以平衡的心態(tài)對待工作中的問題和困難，尋求積極的解決方法，提高團(tuán)體協(xié)作精 神。 （二）素質(zhì)要求 1. 受過良好的高等教育。 2. 具有較高的EQ，良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力。 3. 良好的綜合素質(zhì)，如判斷力、決策力，高超的談判技巧，組織管理能力，分析解決 問題的能力，文件管理能力及文字處理能力等。 4. 熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)及商品管理系統(tǒng)。 5. 熟練掌握英語。 （三）工作紀(jì)律 1. 任何人不能以任何方式損壞公司利益和形象為結(jié)果，而謀取個人所不應(yīng)得到的利益 ，違者將嚴(yán)懲。 2. 上班：除特殊需要外，采購中心人員上正常班（8：30AM~5：30PM），每天工作時 間8小時，每周計(jì)40小時。 3. 市內(nèi)外出：SM或M離開公司到市內(nèi)辦事必須通知其AM及MST離開及預(yù)計(jì)返回時間，收 到公司呼喚時應(yīng)立即回復(fù)。 4. 外地出差：采購中心人員出差必須在二天前將出訪計(jì)劃交中心副總以上批準(zhǔn)（見出 訪計(jì)劃表），回到公司24小時內(nèi)要將出訪總結(jié)交中心總經(jīng)理或副總經(jīng)理。在外地 其間，出差人員應(yīng)每天給MST通話一次。如無特殊原因，出差人員應(yīng)及時返回， 否則應(yīng)經(jīng)中心副總經(jīng)理以上批準(zhǔn)。一般情況下，SM、M及AM不能同時出差，應(yīng)留 AM在公司處理一切事務(wù)。 5. 辦公室及會議室：來訪人員禁止進(jìn)入采購辦公室，應(yīng)充分利用會議室進(jìn)行洽談。中 心各人員必須保持辦公桌及辦公室的清潔。 6. 樣品：樣品一經(jīng)采用，應(yīng)交店內(nèi)銷售，未被采用者在二個月內(nèi)有可銷售價(jià)值的也交 由店內(nèi)出售。樣品未經(jīng)許可不可自用或送人，樣品管理必須有序（樣品保管預(yù)交 給店里銷售要有手續(xù)）。 7．工作計(jì)劃原則： 1. 根據(jù)采購工作的八個基本內(nèi)容，每四周制定例表計(jì)劃。 （2）任何對所制定計(jì)劃作出的較大修改，須向上一級經(jīng)理請求許可。 8．例會：每周一次例會，由中心副總經(jīng)理，高級采購經(jīng)理，采購經(jīng)理（出差缺席時 由其助理代表）及MST經(jīng)理參加，會議主要內(nèi)容包括： 1. 一周工作總結(jié)：與會人員簡要發(fā)言，總結(jié)一周工作。 2. 新產(chǎn)品介紹：新廠家、新產(chǎn)品應(yīng)在會議做介紹，聽取大家意見，是否接受其進(jìn) 入東方。最后由中心總經(jīng)理匯同商店作最后決定。 3. 四周工作計(jì)劃：SM及M把下四周的工作計(jì)劃表交由例會討論，聽取大家意見。 4. 由中心總經(jīng)理安排下一步工作。 5. 會議內(nèi)容由MST負(fù)責(zé)整理紀(jì)錄，并存檔備查。 9. （1）店內(nèi)工作：采購中心所有人員一律進(jìn)店，與對應(yīng)商品部門緊密配合，做好商 品進(jìn)店、擺放、展示、陳列、補(bǔ)貨、退貨等工作。要了解顧客對產(chǎn)品種類、價(jià)格 、質(zhì)量的反映, 店員對產(chǎn)品銷售情況的反映, 因此在店內(nèi)服務(wù)是最好的方式。 2. 店內(nèi)主要管理人員與采購部門視具體情況安排定期的溝通會議。 10．保密：各級人員必須嚴(yán)守公司商業(yè)機(jī)密,如：供貨商名單、供貨價(jià)格、合同條款 等。 泄密者將予嚴(yán)懲，視情節(jié)輕重, 直至開除出采購隊(duì)伍。 第四章 采購工作的基本概念和原則 1. 商品的構(gòu)成： 商品是由品種和檔位構(gòu)成的, 分為部類、大類、子類、SKU四個層次。品種的齊全指：a.大的部類都要有設(shè)置 b.大類的齊備 c.子類，即系列的配套d. SKU，即款式、花色、規(guī)格、型號的相對豐富。而且部類系列之間要講究整體的配套。檔 次的齊全指價(jià)格的齊全。倉儲超市的高、中、低檔率的配比一般為2：5：3。部門的各檔 次率的計(jì)算公式是 部門的各檔次SKU數(shù) 部門的所有SKU數(shù) 價(jià)格： （一）進(jìn)價(jià) ：指進(jìn)入系統(tǒng)的成本價(jià)，須含括運(yùn)費(fèi)、關(guān)稅、增值稅等附加成本。 1．國內(nèi)商品 1. FOB條款的情況下，我方承擔(dān)運(yùn)費(fèi)，必須要有運(yùn)輸發(fā)票。 2. CIF條款包含保險(xiǎn)費(fèi)和運(yùn)費(fèi)，它趨近或等于到店價(jià)。 3. 增值稅是我們這種正規(guī)商店在采購過程必須考慮的成本之一，在供應(yīng)商不能提供 增值稅發(fā)票，但產(chǎn)品的質(zhì)量和價(jià)位都可以接受的情況下，可要求供貨商讓利承 擔(dān)增值稅，標(biāo)準(zhǔn)是：報(bào)價(jià)(0.8547。 2．國外商品 進(jìn)價(jià)成本=CIF價(jià)或(FOB價(jià)+運(yùn)費(fèi))×(1+DUTY)×1.17 （二）零售價(jià)： 1. 東方家園零售價(jià)的概念：價(jià)格是某產(chǎn)品能夠被市場接受的價(jià)值，東方家園的產(chǎn)品價(jià)格 必須低于同一產(chǎn)品在當(dāng)?shù)氐氖忻娉山粌r(jià)格，也就是說，我們所遵從的是市場定價(jià)而 不是成本定價(jià)——天天平價(jià)。天天平價(jià)是倉儲型商店的根本。作為采購人員，我們決 定著顧客對東方的“感覺”，顧客是否感到東方的價(jià)格為最低將決定顧客是否到東方 來。我們在定價(jià)時一定要明了這一點(diǎn)，自覺地以最低成交價(jià)來衡量店內(nèi)每一樣商品 的價(jià)格，一旦有人反映某些商品的價(jià)定高了，我們必須在24小時做出修改。 2. 市場定價(jià)：市場定價(jià)考慮兩個問題，一是市場價(jià)格相抵的產(chǎn)品如何定價(jià) ，二是獨(dú)家經(jīng)營的產(chǎn)品如何定價(jià)，什么是市場能夠接受的價(jià)格。 1. 價(jià)格透明度高，敏感型產(chǎn)品在定價(jià)時，須接近或低于市場批發(fā)價(jià)，比零售價(jià)低8 ~10%。 2. 主導(dǎo)產(chǎn)品在定價(jià)時要比實(shí)際市場成交價(jià)低3~5%。 3. 獨(dú)家經(jīng)營的在定價(jià)時要根據(jù)市場接受能力提高毛利率。 3. 定價(jià)尾數(shù)規(guī)則： 1. 單價(jià)100元以上的產(chǎn)品，標(biāo)價(jià)不得有“角、分”，必須是整元。 2. 標(biāo)價(jià)的尾數(shù)必須是“6”、“8”或“9”，不應(yīng)出現(xiàn)其他尾數(shù)，例如“142元”應(yīng)改為“1 46元”或“148元”（毛利和市場競爭價(jià)特例對待）。 3. “角和分”的標(biāo)價(jià)應(yīng)為“49”、“79”、或“99”。 4. 產(chǎn)品滯銷的原因：產(chǎn)品賣不出去，有下面幾方面的原因，各采購人員要進(jìn)行分析，哪 些是你能控制的因素，哪些是不能控制的，再從可控制因素入手，不能坐等。 ——季節(jié) ——價(jià)格或檔次 ——產(chǎn)品質(zhì)量 ——配套產(chǎn)品不全 ——展示不充分 三. 滾動平均成本： 公式：滾動平均成本= 當(dāng)前庫存數(shù)量×當(dāng)前成本+新進(jìn)數(shù)量×新進(jìn)成本 當(dāng)前庫存數(shù)量+新進(jìn)數(shù)量 四. 毛利率、滾動毛利率： 公式：毛利率=（零售價(jià)-總成本）/零售價(jià) =（2-1.33）/2 =0.335=33.5% 銷售額是首先要追求的目標(biāo)，然后才是毛利率。 公式：滾動毛利率= （ 零售價(jià)-滾動平均成本） ×100% 零售價(jià) 五. 周轉(zhuǎn)率： 周轉(zhuǎn)率= 銷售額/平均庫存（零售價(jià)計(jì)） 美國HOME DEPOT平均周轉(zhuǎn)率是5。 我們可以此來推算銷售額或應(yīng)有的平均庫存。 例如： 1. 如果平均庫存量是30，000，000元（零售價(jià)計(jì)） 則：年銷售額= 平均庫存× 周轉(zhuǎn)率 30，000，000 ×5 =150，000，000元（一億五千萬） 2. 如果我們想把年銷售額提高到250，000，000（二億五千萬），則平均庫存要增 加到 = 年銷售額/5= 250，000，000/5 = 50，000，000（五千萬元） 3. 周轉(zhuǎn)率是5，也就是說每12個月/5 = 2.4個月所有庫存周轉(zhuǎn)一次，那么最大的 庫存量不應(yīng)超過三個月的銷售額。 5. 采購中心的基本程序 這里我們用下圖簡單描繪采購工作的基本程序，然后逐一展開敘說。 1. 采購決策： 1. 采購決策是一個無限發(fā)展的過程，它與市場調(diào)研、供應(yīng)商的調(diào)查是同步進(jìn)行的， 同時指導(dǎo)著采購工作的全過程。 2. 采購決策的內(nèi)容： 1. 本店的市場定位和顧客群定位。 2. 品牌和供應(yīng)商的選擇及其所占的貨架數(shù)，還有對應(yīng)的首批訂單的數(shù)量。 3. 談判的最理想條款和最低條款，主要考慮的是價(jià)格條款、運(yùn)輸條款、服務(wù)條款 。 4. 采購時間表包括什么時候與供貨商簽定合同、下訂單，貨物什么時候進(jìn)店、上 貨架、擺貨、開業(yè)等細(xì)節(jié)。 2. 市場調(diào)研 1. 市場調(diào)研的目的是解決商店的市場定位問題，包括商品的構(gòu)成、價(jià)格和顧客群定 位。 2. 市場調(diào)研的四要素 （1）品牌： 要了解市場流行、暢銷的品牌是什么，及其占市場銷售的份額；還要了解不 暢銷的品牌是什么。 （2）價(jià)格： 要了解品牌在市場上以什么樣的價(jià)格銷售，批零差價(jià)是多少，還有批零差價(jià) 的穩(wěn)定性。批零差價(jià)的穩(wěn)定性在某種程度上也反映了品牌在市場上的競爭力 。 （3）顧客群： 要了解市場消費(fèi)有哪些顧客群，占多大比率，最關(guān)心的是什么。 （4）網(wǎng)絡(luò)： 要了解供貨來源，分銷網(wǎng)絡(luò)和付款方式。 3. 調(diào)研的層次與方法： （1）宏觀市場的調(diào)研 a. 研究分析目標(biāo)行業(yè)的成功企業(yè)典范，如企業(yè)的發(fā)展，經(jīng)營理念與模式及優(yōu)勢。 b. 研究分析目標(biāo)市場的容量、增長點(diǎn)、消費(fèi)水平及生產(chǎn)力水平。 （2）微觀市場的調(diào)研 a. 外部市場調(diào)研 又稱角色調(diào)研，指采購員通過不同角色的扮演，從各種渠道了解商品在市 場上的來攏去脈，舉例如下： 個人消費(fèi)者的角色可了解到品牌、品質(zhì)和零售價(jià)位。 裝修隊(duì)的角色可了解到貨物的批發(fā)價(jià)、毛利率、貨源及競爭對手。 發(fā)展商的角色可了解到貨源并推算出成本。 供應(yīng)商的角色可了解到進(jìn)貨和銷售網(wǎng)絡(luò)。 b. 內(nèi)部市場調(diào)研 又稱市場評價(jià)，主要通過下面4個方面來反映,內(nèi)部市場是否良性發(fā)展并且 在市場上具有競爭力。 (1) 顧客群的分析 分析了解顧客群的類別,所占比率及其消費(fèi)能力。 (2) 客流量 主要反映在每天的成交單數(shù)和平均每單成交額。 (3) 銷售 (4) 賣點(diǎn) 指特別吸引顧客光臨的經(jīng)營特征。一個商店是否有賣點(diǎn)是其在競爭中 得以生存的必要因素之一。 3. 供應(yīng)商 倉儲超市的供應(yīng)商（Vendor或Supplier）是制造商（Manufacturer）或代理商(Di stributor)。通過商店，供應(yīng)商和顧客達(dá)成了商品和資金的交換。通過合作，商店 對供應(yīng)商的品牌和服務(wù)達(dá)成認(rèn)知，供應(yīng)商對商店的理念和管理達(dá)成認(rèn)知；通過對商 品的購買，商店了解顧客的要求，顧客對品牌和服務(wù)達(dá)成認(rèn)知，顧客對商店的理念 、商品結(jié)構(gòu)、價(jià)格、服務(wù)和管理達(dá)成認(rèn)知。商店根據(jù)市場和顧客群選擇正確的供應(yīng) 商，并取得正確的配套價(jià)格和服務(wù)，再以正確的配套價(jià)格和服務(wù)賣出，使所有的消 費(fèi)者成為永遠(yuǎn)的回頭客。 （一）供應(yīng)商的調(diào)查 1. 調(diào)查的目的是為了了解合作伙伴 a. 供應(yīng)商的優(yōu)勢和強(qiáng)項(xiàng)及劣勢和弱項(xiàng)，以便揚(yáng)長避短。 b. 平衡、協(xié)調(diào)、利用競爭性的供應(yīng)商間的矛盾，有利我方。 c. 適應(yīng)、改造、駕馭供應(yīng)商。 2．調(diào)查方式 a. 正面調(diào)查：指直接從供應(yīng)商處獲得的信息材料，以及通過行業(yè)查詢，參觀、談 判方式獲得的信息。 b. 側(cè)面調(diào)查：指通過與其競爭對手和企業(yè)的下屬人員的交談了解供應(yīng)商的弱點(diǎn)和 問題。 c. 延伸調(diào)查：指通過對制造商的銷售公司，經(jīng)銷商和代理商的調(diào)查，了解供應(yīng) 商的狀態(tài)和能力。 3. 調(diào)查要素 1. 資信調(diào)查 a. 企業(yè)的性質(zhì)包括工商注冊和稅務(wù)登記。 b. 投資資金狀況包括注冊資金、固定資產(chǎn)、流動資金、設(shè)備技術(shù)來源及商標(biāo)。 c. 信貸水平包括負(fù)責(zé)狀況及資產(chǎn)比率。 d. 高層管理指企業(yè)決策人的學(xué)歷、社會關(guān)系及資金等背景。 e. 企業(yè)文化的了解。 2. 市場調(diào)查 a. 市場發(fā)育程度及各級消費(fèi)評價(jià)。 b. 市場占有率及年銷售額和供求狀態(tài)。 c. 市場戰(zhàn)略包括網(wǎng)絡(luò)建立、管道、定價(jià)原則、廣告、培訓(xùn)、售后服務(wù)和地域差 異。 d. 經(jīng)常評論的競爭對手的論點(diǎn)論據(jù)。 3. 生產(chǎn)調(diào)查的目的是了解供貨商的供貨能力和水平 a. 原材料供求關(guān)系及渠道。 b. 技術(shù)設(shè)備與生產(chǎn)容量。 c. 人員素質(zhì)和質(zhì)量檢測。 d. 生產(chǎn)更新和市場轉(zhuǎn)向能力。 e. 倉儲運(yùn)輸能力和條件。 4. 調(diào)查的注意事項(xiàng) a. 調(diào)查與反調(diào)查的公平性。 b. 在對我方不重要，但對對方重要的方面要敢于讓步，以獲得更大的利益。 c. 禮為上。 d. 據(jù)理力爭。 e. 善于捕捉時機(jī)。 （二）供應(yīng)商的評估 對供應(yīng)商的評估是為了了解什么樣的供應(yīng)商是我們需要的，及供應(yīng)商的狀況。 1. 基本條件 a. 有市場（或潛在市場）、有競爭力、有暢銷率、有毛利率。 b. 有供貨實(shí)力，既有豐富的品種、有安全的庫存、有嚴(yán)格的供貨時間。 c. 能滿足商品的整體檔次要求及我方規(guī)定的最低條件和要求。 d. 直接的供貨條件。 2. 評估 (1) 體系評估 a. 供貨商的數(shù)量，管理原則是盡量控制供應(yīng)商的數(shù)量。 b. 供貨商的區(qū)域是由消費(fèi)文化及運(yùn)輸費(fèi)用與價(jià)值比決定的。 c. 市場和企業(yè)的發(fā)展水平。 (2) 成本核算指產(chǎn)品在哪里生產(chǎn)成本最低。這有時也影響了產(chǎn)品、區(qū)域設(shè)定。 (3) 檔次評估是為了解決不同檔次在商品構(gòu)成所占的比率。 (4) 銷售評估是為了解決供應(yīng)商主次關(guān)系問題，要抓住重點(diǎn)廠家和 SKU，保證及時供貨。 a. 保證及時供貨原則：對于暢銷產(chǎn)品，如果...
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