文件及信息檔案管理工作程序
文件及信息檔案管理工作程序 經營部檔案定義：經銷商合同、市場調研資料、企業(yè)整體形象宣傳資料、客戶聯系資 料（含總代理及所有專賣店）、客戶經營情況、客戶訂單（包括產品訂單、展廳設備訂 單、宣傳資料《廣告畫》訂單）、客戶書面反饋情況、經營部投標文件、量體訂制的客戶 個人資料、發(fā)貨記錄、部門合同評審資料、空白合同 、經營部會議記錄、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃、經營部制 度及工作程序文件、經營部職員出差記錄等經營資料中轉化為經營部留底備查的資料統(tǒng) 稱為經營部檔案。 1. 目的 通過對經營部檔案的管理確保公司所有經營資料的完整性并保障公司經營活動的可追 溯性與延續(xù)性，有效督導經營部職員嚴格執(zhí)行相關工作程序，并作為公開、公平考核經 營部職員工作成績的依據。 2. 適用范圍 適用于經營部所有工作人員的文檔管理，并作為經營部人員文件處理程序指導文件。 3. 管理職責 3.1經營部配備助理及信息管理員運用專用電腦及文件柜開展文檔管理工作。 3.2助理及信息管理員負責經營部文檔的電腦輸入、輸出處理及分類整理、保密管理 ，提供文檔處理意見，負責對文檔的完整性及審批程序與公司工作程序及制度的核對工 作；負責管理文檔的借閱、外調；負責客戶定單的傳真、確認工作。 3.3銷售總監(jiān)負責對助理及信息管理員的工作指導、監(jiān)督及文檔資料處理的建議工作 ，負責經營部職員經營資料的監(jiān)督管理。 3.4經營部職員按工作程序開展工作并配合助理及信息管理員工作及時提供準確、全 面的經營資料，以便于轉化為經營部文檔。 3.5財務部負責經營部合同、定單、發(fā)貨記錄等經濟類文檔的審計、統(tǒng)計、報告工作 ，負責經營部檔案管理專用電腦與財務部電腦聯網的管理工作。 3.6公司主管領導負責財務部與經營部文檔管理工作的協(xié)調及監(jiān)督；負責各類文件、 信息資料歸檔情況的監(jiān)督，負責各類文檔借閱、外調的審批及各類文檔處理的最終審批 。 4. 工作程序 4.1經營部合同必須依照公司相關要求逐級審批后簽訂結合合同評審文件方可視為有 效文件存檔。 4.2客戶訂單經逐級審批后才發(fā)貨的方可視為有效文件存檔。 4.3客戶反饋情況的書面報告、經營部職員工作總結報告、經營部工作計劃(工作報告 )經有關人員或領導批示意見后視為有效文件存檔。 4.4經營部會議記錄由參會人員簽名后作為有效文件存檔。 4.5客戶聯系資料、客戶經營情況由客戶負責人簽名后作為有效文件存檔。 4.6經營部投標文件自公司領導確認標書內容之日起存檔。 4.7量體訂制的客戶個人資料自客戶驗收產品之日起存檔。 4.8發(fā)貨記錄自倉庫發(fā)貨后傳真客戶確認之日起作為有效文件存檔。 4.9經營部職員出差記錄、經營部制度及工作程序文件由經營部負責人簽名確認后交 檔案管理員整理記錄作為有效文件存檔。 4.10助理及信息管理員將1- 9文件轉化為檔案時必須依據有效文件要求進行核對后方可進行文件轉化處理。 4.11助理及信息管理員發(fā)現不符合要求的文件應反饋至銷售總監(jiān)進行監(jiān)督協(xié)調，保障 文件的有效性。對于未按程序要求確立的文件銷售總監(jiān)應調查研究事情原因并出具說明 性文件交主管領導審批后作為該文件的補充資料一同進行歸檔處理。 4.12助理及信息管理員應對不完整的文件進行監(jiān)督并催促相關人員或領導補充完整進 行轉化并管理。 4.13助理及信息管理員應先對有效文件進行分類整理編號，并就文件名稱、文件編號 、主題內容、歸檔時間、檔案年限、存放位置等相關內容輸入專用電腦并按數據庫管理 要求進行檔案管理。 4.14助理及信息管理員的檔案柜應進行分類編號并將文檔按電腦內所示內容及存放位 置放入專用檔案柜。 4.15經營部打印資料由助理及信息管理員于專用電腦及設備進行操作，便于文件的 轉換工作。未在專用電腦中處理過的文件必須原文輸入電腦，合同原件放于檔案柜內。 4.16財務部電腦與經營部電腦檔案管理專用電腦聯網并進行維護工作。便于隨時查 閱、審核、統(tǒng)計合同、發(fā)貨單、客戶訂單等相關經濟類文檔資料。 4.17除主管領導外，借閱經營部文檔須銷售總監(jiān)同意；外調經營部文檔須經銷售總 監(jiān)同意并有主管領導簽名同意。助理及信息管理員應對借閱、外調文檔進行登記并及時 督促回收。 4.18助理及信息管理員應參照《公司機密管理程序》保證經營部文檔的保密工作，設 置電腦密碼、鎖好檔案后，保管好鑰匙。保障文檔的整潔，進行對檔案柜防潮、防蟲處 理，對電腦資料進行及時備份處理。 五、獎懲條例 5.1檔案管理員恪盡職守，保證了文件轉化為檔案資料手續(xù)的準確正遠見，保證了檔 案資料的機密性、保證了公司經營的有鏟追溯的將進行表彰及相應的經濟獎勵。 5.2經營部職員能主動、及時、準確、全面的提供文件資料進行歸檔工作，全力配合 助理及信息管理員進行工作的將進行表彰并將能此工作配合和檔案資料內體現的內容作 為經營部職員工作考核、評定工資、獎金的主要依據。 5.3對于違反檔案管理員程序條例，未按程序進行文件審批，不準確、全面提供文件 資料，未配合檔案管理員工作的將進行批評、警告及經濟處罰并作為工作不良記錄存檔 ，供工作考核、評定工資、獎金時的重要依據。 5.4對于未按照本程序進行操作的助理及信息管理員按所造成的影響和損失進行批評 、警告及相應經濟處罰，并作為工作考核、評定工資、獎金的主要依據。 5.5對于未經許可私自動用檔案管理專用電腦，私自開啟檔案柜，私自調閱檔案資料 ，私自對進行檔案資料復印、拷貝的將依照《公司機密管理程序》相關條款進行處罰并作 為不良記錄存檔。
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