文件和資料控制程序
文件和資料控制程序 | 1目的和范圍 | | | |規(guī)范質(zhì)量體系文件的編制、審核、批準、編號、備案、標識、發(fā)放、存檔、更改| |修訂以及作廢的控制要求，使質(zhì)量體系文件處于受控狀態(tài)。 | |本程序適用于公司質(zhì)量體系有關的所有文件和資料的控制。 | |2 術語 | | | |本程序引用ISO/TS16949：2002標準相關術語； | |3 職責 | | | |3.1公司辦公室是本程序的歸口管理部門，負責質(zhì)量體系文件和資料的總體控制 | |。 | |3.2技術質(zhì)量部負責技術文件的編制、更改、存檔和管理。 | |3.3各部門負責相關文件的編制、發(fā)放、歸檔、更改控制和使用控制。 | |4 程序內(nèi)容 | |4.1體系文件范圍 | |4.1.1體系文件按管理形式分為非技術類質(zhì)量體系文件（簡稱管理類體系文件） | |和技術類質(zhì)量體系文件（簡稱技術文件）。 | |4.1.2管理類體系文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、支撐性文件、質(zhì)量計劃和適用 | |的管理類外來文件等。 | |4.1.3技術文件包括設計圖紙、工藝規(guī)范、施工規(guī)范、檢驗指導書、工裝圖紙、 | |技術標準及技術軟件和外來技術文件等。 | |4.2管理類體系文件的編制、審查、審核與批準。 | |4.2.1質(zhì)量手冊由公司辦公室負責編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準。 | |4.2.2程序文件由公司辦公室組織編寫，各歸口部門負責人審查，管理者代表審 | |核、總經(jīng)理批準。 | |4.2.3各職能部門編制的支撐性文件，由編制部門負責人審核，管理者代表批準 | |。 | |4.3 文件編號 | |4.3.1 | |文件編制時應進行統(tǒng)一編號，質(zhì)量手冊由大寫英文字母和阿拉伯數(shù)字組成，其格| |式為： | | | | | | | |Q/DM ZS X | | | |版 號 | |質(zhì)量手冊代號 | |公司企業(yè)標準代碼 | | | |4.3.2 程序文件編號格式為: | |Q/DM CX ＆#215; ＆#215;＆#215; | | | | | | | | | | | | | | | | | |4.3.3 第三層次作業(yè)指導書編號格式為： | |Q/DM ＆#215; ＆#215;＆#215; | | | |發(fā)布流水號 | |發(fā)文部門代碼 | |公司企業(yè)標準代碼 | | | |發(fā)文部門代碼如下： | |部門 技術質(zhì)量部 公司辦公室 生產(chǎn)采購部 計劃財務部 銷售部 | |發(fā)文部門代碼 Q O M T S | | | |4.3.4 | |公司編制的產(chǎn)品技術文件的編號由大寫英文字母和阿拉伯數(shù)字組成。編號方法為| |： | | | |J / DM ＆#215;＆#215; ＆#215;＆#215;＆#215; — ＆#215; | | | | | | | | | | | | | |4.4 備案 | |4.4.1 辦公室對公司質(zhì)量管理文件進行登記備案，并編制《質(zhì)量管理體系文件清 | |單》進行控制。 | |4.4.2 | |技術文件由技術質(zhì)量部統(tǒng)一進行登記備案，并填寫《技術文件受控清單》進行控制| |。 | |4.4.3 | |外來產(chǎn)品圖紙、技術標準等技術文件，由技術質(zhì)量部統(tǒng)一進行登記備案，并填寫| |《外來技術文件受控清單》進行控制。 | |4.5 文件發(fā)放 | |4.5.1 | |文件的發(fā)放范圍由文件編制部門確定，質(zhì)量手冊、程序文件由公司辦公室統(tǒng)一組| |織印制和發(fā)放，其他文件由文件編制部門組織印制和發(fā)放。 | |4.5.2文件在發(fā)放前，發(fā)放部門應加蓋“受控”標記，編制《文件發(fā)放和回收登記表| |》，并由領用部門在《文件發(fā)放和回收登記表》上登記，屬換版的文件應同時收回 | |作廢的文件；無“受控”標記的體系文件為無效版本。 | |4.5.3發(fā)放的文件由文件接收部門負責管理，并正確使用。 | |4.6 文件的復印 | |文件的復印由文件編制部門負責，并根據(jù)發(fā)放范圍確定份數(shù)；復印后均需蓋“受 | |控”章，并進行文件發(fā)放和回收的登記。其他任何部門或人員不得擅自復印文件 | |。 | |4.7文件的更改 | |4.7.1 文件的更改由文件編制部門提出申請，填寫《文件更改通知單》或《技術文 | |件更改通知單》，確定更改生效日期，審核批準按本文件4.2條執(zhí)行。 | |4.7.2 | |文件的更改采用刮改、換頁、劃線、重編等方式，經(jīng)換頁方式更改的文件應換版| |（由Ⅰ版變?yōu)棰虬妗ⅱ蟀妗?，同時舊版作廢。 | |4.7.3更改后的文件發(fā)放依據(jù)原《文件發(fā)放和回收登記表》，備案按本文件4.4條執(zhí)| |行。 | |4.7.4當接到顧客工程圖樣、標準/規(guī)范更改通知時，如以更改通知單的方式傳達| |至公司，由技術質(zhì)量部組織對進行評審, | |需分發(fā)和實施的蓋“已評審”章，進行受控管理，并應轉(zhuǎn)化為《技術文件更改通知 | |單》，同時應保存該更改在生產(chǎn)中實施日期的記錄。 | |4.8 回收 | |發(fā)放新文件時，應回收舊文件，在舊文件上加蓋“作廢”標識，并在新文件《文件 | |發(fā)放和回收登記表》上作好回收登記。 | |4.9 銷毀 | |作廢的文件，必要時除由編制部門在存檔的文件原件和一份正式文本上注明“作 | |廢”標記當資料保存外，其他文件由文件編制部門負責銷毀，填寫“文件銷毀申請| |表”經(jīng)負責人批準后銷毀。 | |4.10 借閱 | |借閱文件時，應征得文件管理部門負責人的同意。 | |4.11 外來文件的控制 | |4.11.1 外來管理類體系文件的控制 | |4.11.1.1 外來的質(zhì)量體系標準、引用標準、參考手冊、作業(yè)標準等書面文件、 | |電子文本，由辦公室負責人評審通過后，在其封面或次頁蓋“已評審”章，并納入| |《質(zhì)量管理體系文件清單》，對其進行受控管理。 | |4.11.1.2 外來文件需復印發(fā)放相關部門使用時，按4.6條執(zhí)行； | |4.11.1.3辦公室每年核實外來文件版本的有效性，及時更新《質(zhì)量管理體系文件 | |清單》。 | |4.11.2 外來技術文件的控制 | |4.11.2.1外來的顧客工程圖樣標準/規(guī)范及其更改文件，由技術質(zhì)量部負責在五 | |天內(nèi)進行評審，需分發(fā)和實施的蓋“已評審”章，填寫《外來技術文件受控清單》進| |行受控管理，如評審不需分發(fā)時不納入受控和蓋章。 | |4.11.2.2 外來技術標準和顧客提供的技術標準及圖樣由技術質(zhì)量部負責收集， | |經(jīng)部門負責人批準后登記《外來技術文件受控清單》，發(fā)放相關部門和班組執(zhí)行。| |技術質(zhì)量部應關注外來標準、法規(guī)的更新狀態(tài)，及時更新《外來技術文件受控清 | |單》，保證外來文件的適時有效性。 | |4.13文件的使用和保管 | |4.13.1 各部門的文件和資料需由專人負責保管，必須保證文件的正確使用，并 | |做到文件易于查找。 | |4.13.2 文件的存放必須注意防水、防潮，任何人不得在受控文件上進行涂改或 | |擅加標記。 ...
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