文件管理控制程序1
|編制人： |評審人： |批準人： |發(fā)放日期： | | | | | | 1. 目的： 為了保證所有與質量/環(huán)境體系運行有關的場所都使用相應文件的有效版本并防止 失效/作廢文件的誤用，特制定本程序。 2. 范圍： 本程序適應于與質量/環(huán)境體系運行有關的所有文件、資料的控制。 3. 職責： 3．1總經(jīng)理負責體系的第一層次文件質量手冊/環(huán)境手冊的批準發(fā)布，管理者代表負責 第二層次文件標準各要素的程序文件的批準和發(fā)布，各職能部門的主管經(jīng)理負責 第三層次文件作業(yè)指導書的批準發(fā)布。 3．2認證部門負責質量/環(huán)境體系文件、技術文件的統(tǒng)一管理。 3．3各職能部門負責相關文件的實施及本部門涉及到的文件、資料和記錄的日常管理 。 4. 程 序 內(nèi) 容 |流程圖 |程序描述 |涉及部門 | | | | | | |1．第一層次：質量手冊/環(huán)境手冊 | | | |（描述質量/環(huán)境管理體系的綱領性文件） | | | |2．第二層次：程序文件 | | | |（描述為實施質量/環(huán)境體系要素所涉及到的各部| | | |門活動的文件） |認 證 | | |3．第三層次：作業(yè)指導文件 | | | |（詳細的作業(yè)文件、操作規(guī)程、規(guī)范、技術標準 | | | |等） | | | |第四層次：質量/環(huán)境記錄 | | | |（證實質量/環(huán)境體系有效運行的客觀證據(jù)） | | | | | | | | | | | |1．質量/環(huán)境手冊、程序文件、作業(yè)指導書及記 | | | |錄的編號方法如下： | | | |SHY（）□ -- □□ -- □□ | | | |企業(yè)代碼 職能管理 文件順序號 | | | |文件類別 部門代號 | | | |文件級別 | | | |2．文件的類別是指： | | | |（Q）為質量管理體系文件 | | | |（E）為環(huán)境管理體系文件 |認 證 | | |3．文件級別即文件的層次分類； | | | |4．管理部門代號： | | | |01—市場管理部 02—資材部 03—生產(chǎn)部 | | | |04—品質管理部 05—物流部 06—信息部 | | | |07—財務部 08—人力資源部 09—認證 | | | |10—技術部 11—營養(yǎng)咨詢部 12—行政部 | | | |質量手冊、程序文件不分部門；例如：《文件控制| | | |和管理程序》的編號應為：SHY（Q+E）2-04 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |各職能部 | | | |門 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |認 證 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |認 證 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |認 證 | | | | | | | |各相關部 | | | |門 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |認 證 | | | | | | | |各相關部 | | | |門 | | | | | | | | | | |1．質量/環(huán)境手冊由認證部門組織編寫，管理者 | | | |代表審核，總經(jīng)理批準發(fā)布； | | | |2．程序文件由各職能部門編制，認證部門審核，| | | |管理者代表批準發(fā)布； | | | |3．作業(yè)指導書與技術文件由各職能部門編制，經(jīng)| | | |主管經(jīng)理批準發(fā)布，但須報認證部門統(tǒng)一管理； | | | |4．質量/環(huán)境記錄由產(chǎn)生部門自行設計格式，交 | | | |認證部門審查并統(tǒng)一編號，各部門統(tǒng)一管理。 | | | |1、文件的控制狀態(tài)分為“受控”和“非受控”兩類，| | | |受控文件是指文件的審批、發(fā)放、使用、更改、 | | | |作廢等均納入體系且按規(guī)定進行管理的文件； | | | |2、加蓋紅色“受控”章的文件為受控文件，無紅色| | | |“受控”章的文件為非受控文件，加蓋“存檔” 章 | | | |的文件是認證部門的存檔文件；受控文件不允許 | | | |隨意復印。 | | | | | | | |1、體系文件的發(fā)放，由認證部門按照質量體系《 | | | |文件發(fā)放范圍一覽表》所規(guī)定的范圍發(fā)放，第三層| | | |次文件的發(fā)放范圍由原文件制定部門確定、經(jīng)認 | | | |證認可后按其范圍下發(fā)。 | | | |2、發(fā)放時由認證部門填寫《文件發(fā)放登記表》，收| | | |文人簽字確認。 | | | |3、已下發(fā)的受控文件，使用部門不得隨意復印，| | | |如有需要則上報認證部，由認證加印并蓋“受控” | | | |章后按文件發(fā)放流程下發(fā)。 | | | |4、已失效的受控文件由認證部按原發(fā)放范圍統(tǒng)一| | | |收回，并填寫《文件回收登記表》，具體處置辦法 | | | |按有關規(guī)定執(zhí)行。 | | | | | | | |文件評審指的是對受控文件的充分性、合理性、 | | | |有效性及可操作性進行審核與評價。 | | | |1、評審時機的確定： | | | |● 正常情況下，每年1月份對體系文件進行一次 | | | |評審。如遇換版審核、組織機構發(fā)生重大調整、 | | | |國家法律法規(guī)或行業(yè)標準發(fā)生變化、文件缺乏可 | | | |操作性和適用性等特殊情況時，應視具體情況適 | | | |當增加文件評審的次數(shù)。 | | | | | | | |● | | | |各部門作業(yè)指導書及技術文件，由該程序的主要 | | | |負責部門根據(jù)下列情況隨時組織文件評審： | | | |當組織機構發(fā)生重大調整時；國家法律法規(guī)或行 | | | |業(yè)標準發(fā)生變動時；開發(fā)了新工藝或設備更新時 | | | |；按原文件操作已無法滿足實際要求時。 | | | |2、文件評審的實施： | | | |文件的評審由認證組織實施，主要負責部門主持 | | | |評審會議，該程序涉及的所有職能部門共同參與 | | | |討論并提出建議、確定流程，主管部門負...
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