物美集團大宗采購工作指南
物美集團大宗采購工作指南 說明：大宗采購是指超過各業(yè)態(tài)公司總銷售額1％或全年采購金額超過2000萬人民幣的品 項。 1. 目的 建立和執(zhí)行這個制度是為了建設物美集團高水平的采購環(huán)境，提高供應商的素質和 供貨質量，保證商品供貨的穩(wěn)定，防止發(fā)生質量意外事故，同時可以降低采購成本，防 止采購中的徇私舞弊。但對象可口可樂、寶潔、聯(lián)合利華、花王、達能、帕爾瑪特這樣 物美沒有議價能力的供應商，可能也不能采取這套工作指南。 這套工作指南的特點是在制度管理部設置第三方詢價（至少需兩人）和大宗采購監(jiān) 督員（至少需三人，其中一人負責監(jiān)督計劃制定、監(jiān)督流程控制、監(jiān)督要點設定；一人 負責監(jiān)督過程復核、資料審查；一人負責資料收集、檢驗、鑒別。） 2. 工作流程圖 采購流程圖 3. 相關各方職責 1．集團總裁 （1）。主持供應商資格認證和大宗采購合同評審，控制會議進程，協(xié)調各種矛盾和沖突 。保證工作按既定程序和標準完成。 （2）。聘請供應商資格認證和大宗采購合同評審的咨詢專家。 （3）。參考各種信息，形成決議，確定合格供應商，批準大宗采購合同的簽約和執(zhí)行。 2．認證委員和評審委員： 主要由四個業(yè)態(tài)公司總經理，四個業(yè)態(tài)公司采購總監(jiān)、集團財務部總監(jiān)、集團制度管理 部總監(jiān)、集團法律事務部總監(jiān)以及其他聘請人員組成。 根據(jù)咨詢專家調查報告，評價意見，供應商自報材料，第三方詢價報告，其他調查報告 和信息，具體工作人員的現(xiàn)場說明，投票決策。 3．大宗采購監(jiān)督人員： （1）。執(zhí)行和監(jiān)控的關鍵點：供應商認證；合同議價；合同執(zhí)行監(jiān)控。 （2）。執(zhí)行和監(jiān)控的內容： a. 檢查是否按程序完成工作 *.供應商認證程序：核實文件、實地調查、資質評估、會審、儲備、簽約、汰換等等 。 *.合同議價程序：預算、調查、準備、詢價、談判、審查、第三方詢價控制、核準 、簽約、記帳等等。 *.合同執(zhí)行監(jiān)控程序：時間、數(shù)量、質量、價格、運輸、保險、返傭、贊助、促銷 、生產流程控制、異常預警、汰換、合同修改、追索等等。 b. 檢查工作標準是否達到 *.供應商認證工作標準：規(guī)模、管理、質量、裝備、合作度、價格、能力、競爭力評 價等等。 *.合同議價工作標準：雙贏，長期合作，附加條件優(yōu)惠，價格理想（市場平均價）， 其他代價低，風險可控等等 *.合同執(zhí)行監(jiān)控工作標準:完成率，可靠性，異常率等等。 c. 檢查預定工作方法是否執(zhí)行，應用的工具是否完整和合格 d. 檢查工作是否按時完成 *.供應商認證工作時間表 *.合同議價工作時間表 *.合同執(zhí)行工作監(jiān)控時間表 e. 檢查所附圖、表、單是否規(guī)范、完整 *.供應商認證所附圖、表、單： *.合同議價所附圖、表、單： *.合同執(zhí)行監(jiān)控所附圖、表、單： f. 現(xiàn)場調查供應商 g. 現(xiàn)場巡查配送、驗收、質檢、收貨、運輸、庫存等等、 4．第三方詢價人員： （1）。定期對樣本商品進行市場調查和網(wǎng)絡查詢； （2）。協(xié)調各下屬單位采購與銷售在進貨價格高低上的扯皮，以便分清責任，精確考核 ； （3）。為監(jiān)督控制采購合同議價提供依據(jù)； （4）。實時掌握競爭對手的經營企圖等等。） 5．大宗采購績效考核人員 按物美集團績效考核辦法進行考核。 6．大宗采購咨詢專家 主要由物美內部有經驗的采購人員、財務人員和店鋪銷售人員組成，由集團總裁聘 請，給一定報酬，定期輪換。 主要負責現(xiàn)場調查供應商的資質、規(guī)模、質量管理水平、衛(wèi)生管理水平、生產管理 水平、運營管理水平、配送能力、財務狀況等等，并作出個人評價，以供集團決策。 4. 程序和方法 1．供應商資格認證 （1）。供應商資格認證準備 （2）。投寄招標文件 （3）。檢核投標文件 （4）。樣品檢驗和評估 （5）。供應商現(xiàn)場調查 （6）。供應商資格評估 （7）。會審 （8）。投寄供應商入圍通知 2．大宗采購合同評審 （1）。大宗采購合同評審準備 （2）。供應商報價 （3）。議價和第三方詢價 （4）。其他附加條款 （5）。專家審核 （6）。會審 （7）。核實 a. 預算 b. 價格 c. 法律 （8）。簽約 3．大宗采購合同執(zhí)行 （1）。供貨時間和數(shù)量控制 （2）。商品質量和衛(wèi)生控制 （3）。商品價格、包裝、規(guī)格、品種搭配和品項控制 （4）。運輸、配送、保險、返傭和贊助控制 （5）。商品促銷計劃控制 （6）。商品生產流程控制 （7）。異常預警、汰換 （8）。合同修改 （9）。退貨和索賠 4．大宗采購合同支付 （1）。單據(jù)核實 （2）。對帳 （3）。審核 a. 預算 b. 第三方詢價 c. 質檢 （4）。傳票 （5）。劃款 5. 主要表單 1．供應商資格認證 （1）。供應商資格認證準備工作清單格式 （2）。大宗采購招標邀請格式 （3）。供應商投標文件格式 （4）。樣品檢驗和評估表格式 （5）。對供應商現(xiàn)場調查清單格式 （6）。供應商資格認證評估表格式 2．大宗采購合同評審 （1）。大宗采購合同評審準備工作清單格式 （2）。大宗采購合同專家審核表格式 （3）。簽約程序傳票格式 （4）。大宗采購合同要點 為降低工作成本和磨合成本，盡量使用物美原來的工作程序和表單，這樣可以盡快 的取得成效。 附錄：主要表單格式 1．供應商資格認證 （1）。供應商資格認證準備工作清單格式 供應商資格認證準備工作清單 （2）。大宗采購招標邀請格式 物美集團大宗采購招標邀請書 編號; （3）。供應商投標文件格式 物美集團大宗采購供應商投標書 編號： （4）。樣品檢驗和評估表格式 物美集團大宗采購樣品檢驗和評估表 編號： （5）。對供應商現(xiàn)場調查清單格式 物美集團大宗采購對供應商現(xiàn)場調查清單 編號： （6）。供應商資格認證評估表格式 物美集團供應商資格認證評估表 編號： 2．大宗采購合同評審 （1）。大宗采購合同評審準備工作清單格式 大宗采購合同評審準備工作清單 （2）。大宗采購合同專家審核表格式 物美集團大宗采購合同專家審核表 編號： （3）。簽約程序傳票格式 物美集團大宗采購合同簽約程序 編號 （4）。大宗采購合同要點 物美集團根據(jù)自己具體情況，對不同的種類的商品，應分別制定制式合同。但大宗 采購合同有一些要點要注意： a.商品的品種、規(guī)格和數(shù)量:商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應規(guī)定 顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時， 可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。 b.商品的質量和包裝:合同中應規(guī)定商品所應符合的質量標準，注明是國家或部頒標準； 無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨，并要封樣待查并要封樣待查。；對 于副、次品應規(guī)定出一定的比例，并注明其標準；對實行保換、保修、保退辦法的商品 ，應寫明具體條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志、及包裝物 的處理等，均應有詳細規(guī)定。 c.商品的價格和結算方式:合同中對商品和價格的規(guī)定要具體，規(guī)定作價的辦法和變價處 理等，以及規(guī)定對副品、次品的折扣辦法；規(guī)定結算方式和結算程序。 d.交貨期限、地點和發(fā)送方式:交（提）貨期限（日期）要按照有關規(guī)定，并考慮雙方的 實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式（送貨、代 運、自提）。 e.商品驗收辦法:合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地 點。 f.違約責任：簽約一方不履行合同，違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽 訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金： *未按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品； *未按合同規(guī)定的商品質量標準交貨； *逾期發(fā)送商品，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。 g．合同的變更和解除條件:在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解 除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況，都應在合同中予以規(guī)定。 　　除此之外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切 實際，更有效力。 在我們的實際工作中，發(fā)現(xiàn)大宗采購合同有以下風險： a.主體沒有訂立合同的資格，沒有實際履行能力,主要表現(xiàn)形式為：訂立合同的一方根 本沒有提供法人資格證明；合同一方雖提供了《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》，但為副本或復印件 ，其實為偽造的證明；合同一方提供了正式的《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》但其實際虛報注冊資 本，無實有資金，并沒有實際履行能力;合同一方在訂立合同時雖提供了正式的《企業(yè)法 人營業(yè)執(zhí)照》，但因未參加工商局年檢已被吊銷營業(yè)執(zhí)照;代理人超越代理權限，以被代 理人名義簽訂買賣合同。 b. 合同中由于用詞不準確，導致雙方經常有爭議，常見的有：質量約定不明確； 履行地點不明確； 付款期限不明確；違約責任不明確；付款方式不明確；履行方式不明確；計量方法不明 確；檢驗標準不明確等等。 ----------------------- 后備供應商數(shù)據(jù)庫:出入庫操作規(guī)范，數(shù)據(jù)庫管理操作規(guī)范 銷售模塊訂貨 訂單處理操作規(guī)范： 新品開發(fā)操作規(guī)范： 老品補貨 老品新合同 新品 供應商資格認證操作規(guī)范：認證計劃、認證標準、認證程序、認證方法、認證結果處置 、認證表格匯總 新店商品規(guī)劃鋪底訂貨操作規(guī)范： 第三方詢價模塊 庫存充足 采購合同作業(yè)操作規(guī)范：預算、調查、準備、詢價、談判、審查、第三方詢價控制、核 準、簽約、記帳 促銷計劃訂貨操作規(guī)范： 庫存不足 配送模塊 配送指令 合同執(zhí)行操作規(guī)范：時間、數(shù)量、質量、價格、運輸、保險、返傭、贊助、促銷、生產 流程控制、異常預警、汰換、合同修改、追索 預算模塊 結算支付申請操作規(guī)范： 執(zhí)行模塊 集團信息系統(tǒng)：采購品項數(shù)量和價格、市場價格、供應商數(shù)據(jù)、合同執(zhí)行數(shù)據(jù)、預算數(shù) 據(jù)、結算數(shù)據(jù) 監(jiān)控模塊 （1）。完成分店鋪商品規(guī)劃 （2）。完成新開店鋪計劃和商品規(guī)劃 （3）。完成大宗采購招標計劃 （4）。印刷大宗采購招標邀請書 （5）。印刷供應商投標書 （6）。印刷樣品檢驗和評估表 （7）。印刷供應商現(xiàn)場調查清單 （8）。印刷供應商資格認證評估表 （9）。印刷供應商資格認證會審表 （10）。印刷供應商入圍通知 交貨時間： 數(shù)量、交貨批次： 規(guī)格、包裝： 品項： 促銷條件： 交貨地點： 退貨條件： 支付條件： 支付方式： 驗收辦法： 衛(wèi)生標準： 質量標準： 初審合格 招標流程 供應商提供樣品 供應商投標 招標邀請 對供應商現(xiàn)場調查 樣品合格 樣品檢驗和評估 專家評估 發(fā)入圍通知書 認證合格 供應商資格認證委員會會審 進入大宗采購合同談判程序 聯(lián)絡電話： 領取投標文件地點 截標時間 招標時間 法人代表： 電話： 公司地址： 公司名稱： 生產許可證 衛(wèi)生許可證 稅務登記號碼： 營業(yè)執(zhí)照號碼： 代理許可證： 注冊資金： 員工人數(shù)： 生產工廠： 經營品項： 生產設備清單 質量管理體系認證文件 三年銷售記錄和主要客戶 三年財務報表 衛(wèi)生檢疫證號 產權證明 管理制度 配送能力 品項、商標、生產廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、交貨時間、交貨批次、交貨地點、質量保 證、衛(wèi)生保證、退貨保證、結算要求等等 投標品項 促銷安排 返傭、贊助承諾 配送承諾 報價 投標日期 保證人電話 代理人電話 投標人電話 樣品送審公司名稱： 公司地址： 電話： 安全許可證 衛(wèi)生許可證 稅務登記號碼： 營業(yè)執(zhí)照號碼： 生產許可證： 生產工藝： 員工人數(shù)： 生產工廠： 送審品項： 生產設備清單 質量管理體系認證文件 主要客戶 保質期 衛(wèi)生檢疫證號 檢驗地點、設備、技術 檢驗時間 送審時間 品項、商標、生產廠家、規(guī)格、包裝、數(shù)量、功能、口感、目視外觀、質量、衛(wèi)生、保 質期、成分、有毒物質等等 檢驗項目結果 檢驗結論 采購監(jiān)督簽名 檢驗員簽名 專家評分 1. 核實營業(yè)執(zhí)照（到當?shù)毓ど叹趾藢崳?2. 核實稅務登記證（到當?shù)囟悇站趾藢崳?3. 核實衛(wèi)生許可證（到當?shù)匦l(wèi)生部門核實） 4. 核實產權證明（到當?shù)赝恋鼐?、房產局核實，機器設備要求供應商提供原始發(fā)票，到原 生產廠家核實。） 5. 銀行存款核實，要求供應商提供每月隨機抽取三天得銀行對帳單，共計十二個月，到銀 行核實。 6. 應收應付要求供應商提供清單，發(fā)函或電話核實。 7. 測試質量控制系統(tǒng)的有效性。 8. 測試衛(wèi)生檢疫控制系統(tǒng)的有效性。 9. 檢查原料進貨渠道。 10．考察現(xiàn)場管理。 11．核實目前主要客戶的真實性。 12．抽查管理制度執(zhí)行的有效性。 13．評估設備水平、生產能力。 14．評估工藝路線和操作方法。 15．評估設備、儀器維護水平。 16．過去供應其他公司是否按期，是其他否有不良記錄。 17．供應商領導的個人評價, 人品、性格;組織能力;計劃能力;執(zhí)行能力;控制能力。 18．表格 a.規(guī)模:.資產及結構，重點是分析資產質量 b.負債及結構，重點是分析債權人結構 c.生產設備和工藝，重點是分析質量和產能 d.員工人數(shù)及結構，重點是分析管理水平 e.行業(yè)水平，重點分析競爭力和發(fā)展?jié)摿?f.效益、/銷售收...
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