物資管理程序
ZS/CX/SW01 物資管理程序，2003年9月26日生效 0 目的 對物資采購過程、進(jìn)貨檢驗和試驗過程、采購/顧客提供產(chǎn)品、易燃、易爆、有害有毒、 油品及化學(xué)品的標(biāo)識、搬運、貯存和發(fā)放過程實施控制，確保所提供的物資符合工程質(zhì) 量、社會環(huán)境和職業(yè)安全健康管理的要求。 1 適用范圍 適用于集團(tuán)公司工程項目所需主要物資的控制和管理。 2 術(shù)語和定義 2.1 本程序中的術(shù)語采用GB/T19000-2000標(biāo)準(zhǔn)、GB/T24001-1996標(biāo)準(zhǔn)、GB/T28001- 2001標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語。 2.2 項目部:包括工程項目部在內(nèi)的集團(tuán)公司在某工程上進(jìn)行管理的派出機(jī)構(gòu)。 2.3 采供部門:指集團(tuán)公司在某工程上實施采購職能的單位或部門。 3 職責(zé) 3.1 設(shè)物部 3.1.1 負(fù)責(zé)擬制并督導(dǎo)本程序文件的執(zhí)行； 3.1.2 負(fù)責(zé)定期整理公布“合格供方名錄”； 3.1.3 對集團(tuán)公司工程項目物資的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查; 3.2 項目部 3.2.1貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司制定的各項物資管理規(guī)定； 3.2.2負(fù)責(zé)制定本項目的《物資管理實施規(guī)則》； 3.2.3組織本工程項目所需主要物資的招標(biāo)采購活動； 3.2.4負(fù)責(zé)甲方供應(yīng)物資申請計劃的審核、自采主要物資采購計劃的審批及工程完工后的 材料結(jié)算和價差清算； 3. 2.5組織對本項目物資質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理工作實施監(jiān)督、檢查； 3.2.6負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、處理本項目經(jīng)理部的供需關(guān)系. 3. 采供部門 3.3.1負(fù)責(zé)實施集團(tuán)公司工程項目的主要物資采購供應(yīng)并對采購物資的質(zhì)量負(fù)責(zé); 3.3.2參與項目經(jīng)理部組織的招標(biāo)采購；負(fù)責(zé)簽訂“工礦產(chǎn)品購銷合同”，與用料單位簽訂 內(nèi)部“物資供應(yīng)合同”；定期公布顧客提供物資和招標(biāo)采購物資清單； 3.3.3收集、整理合格供方評價資料，編制“合格供方名錄”報項目部審批；定期對合格供 方進(jìn)行質(zhì)量跟蹤和復(fù)評； 3.3.4 編制顧客提供物資的申請計劃和自購物資的采購計劃，報項目部審批，并組織實施采購 。 3.3.5在特殊情況下，其物資采購職責(zé)經(jīng)項目經(jīng)理部審批后可書面委托有關(guān)單位采供部門 組織采購； 3.3.6負(fù)責(zé)所有采購及顧客提供物資的驗收、進(jìn)貨檢驗和試驗、搬運、貯存和發(fā)放工作； 3.6.7負(fù)責(zé)物資采購、運輸、保管過程中環(huán)境和職業(yè)健康安全管理工作。 3.3.8配合項目經(jīng)理部做好甲方供應(yīng)物資的結(jié)算及價差清算工作。 4 工作程序 4.1 物資采購 物資采購依據(jù)集團(tuán)公司《物資供應(yīng)辦法》、《物資招標(biāo)采購辦法》實行 “法人采購、公開招標(biāo)、采管分離、多方監(jiān)督”的采購原則和“集中供應(yīng)、分層管理”的供 應(yīng)管理方式。 4.1.1 物資供方的選擇、評價準(zhǔn)則： a)采供部門根據(jù)所需采購的物資和招標(biāo)活動的安排進(jìn)行市場調(diào)查，對主要材料的每個品 種選擇兩家以上供方，并對其生產(chǎn)能力、交貨能力、產(chǎn)品信譽(yù)、質(zhì)量、價格、服務(wù)和歷 史業(yè)績等進(jìn)行現(xiàn)場評價或函件調(diào)查取證，收集相關(guān)資質(zhì)材料。 b)調(diào)查供方的質(zhì)量體系保證能力、遵守法律法規(guī)的情況； c)調(diào)查供方的顧客滿意程度或其他用戶的使用經(jīng)驗； d)如果供方是經(jīng)銷單位，還應(yīng)根據(jù)需要評價其經(jīng)銷產(chǎn)品的生產(chǎn)單位; e)對產(chǎn)品的樣品進(jìn)行評價；特別對一次性采購或購買量較小的一般性產(chǎn)品，在采購前對 產(chǎn)品樣品進(jìn)行直觀驗證或試用，并做出評價； f)采供部門根據(jù)選擇和評價情況，填制“物資供方調(diào)查及評定記錄”，并根據(jù)招標(biāo)結(jié)果和 對供方做出的評價結(jié)論，建立“合格供方名錄”，經(jīng)采供部門負(fù)責(zé)人審核后報項目部審批 ，據(jù)以組織采購，并于每年元月、七月報設(shè)物部備案。 4.1.2 合格供方的管理 a)采供部門對合格供方進(jìn)行動態(tài)管理。確因工程需要臨時增加“合格供方名錄”以外的供 方時，執(zhí)行4.1.1，并及時經(jīng)項目部審核批準(zhǔn)，報設(shè)備部備案； b)對合格供方定期進(jìn)行質(zhì)量跟蹤和復(fù)評，每半年一次；采供部門通過對自己的用戶進(jìn)行 調(diào)查和對供方提供的各項資料進(jìn)行評定，填寫“供方質(zhì)量跟蹤及復(fù)評記錄”；發(fā)現(xiàn)所供物 資有質(zhì)量不合格，或某些檔案資料失效時，應(yīng)及時向該供方反饋，視其整改和提供資料 的情況確定是否繼續(xù)充當(dāng)合格供方; c)設(shè)物部隨時掌握各項目部合格供方的動態(tài)情況，并督促新增合格供方的評價選擇和上 報備案；每年元月、七月公布集團(tuán)公司“合格供方名錄”。 4.1.3采購信息管理 a)項目部嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司《物資供應(yīng)辦法》和《物資招標(biāo)采購辦法》，組織有關(guān)單位對主 要物資實行招標(biāo)采購； b)采供部門編制主要物資申請（采購）計劃報項目部審批； c)采供部門根據(jù)合格供方評價和招標(biāo)結(jié)果，考慮價格、交貨期、運輸方式、運距等因素 ,選擇最優(yōu)采購方案并征求用料單位意見后，與合格供方簽訂“工礦產(chǎn)品購銷合同”；項目 部督促采供部門與需方簽訂“物資供應(yīng)合同”，嚴(yán)格實行合同供應(yīng)，并建立采購合同清單 ； d)當(dāng)合格供方不能滿足合同要求或零星購置時，可在“合格供方名錄”以外的供方處采購 ,但必須按本程序4.1.1的規(guī)定進(jìn)行評價,確認(rèn)能滿足合同要求時方可進(jìn)行采購； e)如果采購物資的運輸委托外單位承包時，執(zhí)行4.1.1，對其進(jìn)行評價確定為合格供方后 ，與之簽訂運輸承包合同或協(xié)議。 f)采購合同應(yīng)滿足《合同法》及集團(tuán)公司《物資管理細(xì)則》中有關(guān)規(guī)定和要求，明確采購產(chǎn) 品的驗證方式，規(guī)定雙方權(quán)利、義務(wù)、違約責(zé)任及解決合同糾紛方式。 4.1.4 采購物資的驗證 a)當(dāng)組織或顧客要求在供方現(xiàn)場實施驗證時，采供部門須在采購合同中就驗證安排、形 式、內(nèi)容及放行方法做出規(guī)定； b)采供部門在接收采購產(chǎn)品時對采購物資/顧客提供物資進(jìn)行數(shù)量、規(guī)格、外觀質(zhì)量、隨 貨技術(shù)證件等進(jìn)行驗收，確認(rèn)無誤后填制收料單并簽字； c)采供部門不能把顧客對供方產(chǎn)品的驗證視作供方對質(zhì)量進(jìn)行了有效控制的依據(jù),采供部 門仍須按規(guī)定進(jìn)行驗證。 4.2 產(chǎn)品標(biāo)識和可追溯性 4.2.1 項目部在開工前應(yīng)明確顧客提供物資品種及有可追溯性要求的物資，采供部門及各工區(qū) 物資部門根據(jù)要求制定實施措施； 4.2.2 采供部門和各工區(qū)對采購/顧客提供物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、批/爐號、供方及檢驗和 試驗狀態(tài)等內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)識； 4.2.3 標(biāo)識方式可以用插掛標(biāo)簽、劃分存放地點、記錄標(biāo)識等方式；注意識別和保護(hù)標(biāo)識，防 止不同類型的產(chǎn)品混用。 4.3 進(jìn)貨檢驗和試驗 4.3.1 項目部技術(shù)部門根據(jù)合同要求，在工程項目開工前應(yīng)制定進(jìn)入工程主體的主要材料（如 鋼材、水泥及外加劑、防水材料等）的試驗要求和試驗計劃，確定進(jìn)貨檢驗和試驗的操 作方式（如組建/指定中心試驗室、確定試驗部門和采供部門職責(zé)等）；如果委外試驗， 則執(zhí)行4.1.1，對受委托方的試驗資質(zhì)、信譽(yù)、試驗?zāi)芰Φ确矫孢M(jìn)行評價，確定為合格供 方后，方可委托試驗。 4.3.2 采供部門根據(jù)項目部下達(dá)的試驗要求和試驗計劃及有關(guān)試驗規(guī)范，對采購/顧客提供的主 要材料進(jìn)行送檢或委托經(jīng)授權(quán)的部門送檢； 4.3.3 試驗部門對送檢樣品進(jìn)行物理/化學(xué)性能試驗，在得出試驗結(jié)果而未完成試驗報告之前， 試驗部門通過在送檢通知單上簽字或電話通知采供部門試驗結(jié)果； 4.3.4 試驗報告填寫完整后，其原件/加蓋試驗單位套紅印章的復(fù)印件由試驗部門分發(fā)給采供部 門和各工區(qū)有關(guān)部門； 4.3.5 采供部門應(yīng)建立進(jìn)貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳，并及時統(tǒng)計備查 4.3.6 緊急放行 a) 構(gòu)成工程實體的采購產(chǎn)品不準(zhǔn)緊急放行; b) 其它采購產(chǎn)品緊急放行時執(zhí)行相關(guān)文件。 4.4 不合格品/糾正措施 4.4.1 采供部門對采購物資或顧客提供物資，經(jīng)直觀驗證或進(jìn)貨檢驗和試驗后發(fā)現(xiàn)不符合采購 合同或試驗標(biāo)準(zhǔn)或有關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和使用要求時，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識、隔離、評審、記錄，并填 寫“采購不合格品報告”； 4.4.2 應(yīng)立即通知有關(guān)供方，進(jìn)行協(xié)商處置，處置結(jié)果應(yīng)由項目部確認(rèn)；屬顧客提供的不合格 物資，應(yīng)向項目部報告，由項目部向顧客報告，由顧客負(fù)責(zé)自行處理； 4.4.3 如果經(jīng)常發(fā)生采購的產(chǎn)品不合格，采供部門應(yīng)分析原因，制定糾正措施，并由負(fù)責(zé)人批 準(zhǔn)實施；項目部負(fù)責(zé)跟蹤驗證糾正措施的實施情況； 4.4.4 項目部應(yīng)經(jīng)常收集采購不合格品的信息，并將處置過程和結(jié)果以及相關(guān)記錄報設(shè)物部備 案。 4.5 物資搬運、貯存和發(fā)放 4.5.1 對采購產(chǎn)品和顧客提供的產(chǎn)品的搬運、貯存和發(fā)放，應(yīng)執(zhí)行《物資管理細(xì)則》和《鐵路物資 技術(shù)保管規(guī)程》中有關(guān)規(guī)定； 4.5.2 根據(jù)被搬運產(chǎn)品的特點，選用適宜的搬運設(shè)備、工具、搬運方法和防護(hù)措施，必要時采 供部門負(fù)責(zé)人應(yīng)先對搬運人員進(jìn)行培訓(xùn)，防止產(chǎn)品被損壞、腐蝕和污染等。 4.5.3 根據(jù)產(chǎn)品特性，選擇適宜的場地、庫房或容器進(jìn)行貯存；對入庫貯存的物資應(yīng)嚴(yán)格驗收 ，做好物資驗收記錄，憑證資料必須齊備并妥善保管；應(yīng)建立物資收、發(fā)、存明細(xì)帳， 做到帳、卡、物相符，并定期盤點，做好“物資月循環(huán)自點記錄”；對顧客提供產(chǎn)品應(yīng)單 獨存放保管，單獨建帳管理； 4.5.4 應(yīng)做到發(fā)放物資必須憑證齊全，手續(xù)完備,并執(zhí)行定（限）額發(fā)料；發(fā)放物資應(yīng)堅持先進(jìn) 先出原則，有貯存期限要求的物資應(yīng)在限期內(nèi)發(fā)放，超過限期的應(yīng)重新檢驗合格后使用 。發(fā)放中應(yīng)做好產(chǎn)品保護(hù)或轉(zhuǎn)移。 4.5.5 對顧客提供產(chǎn)品在搬運、貯存和發(fā)放過程中發(fā)生丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時向項 目部報告，由項目部向顧客報告。顧客要求復(fù)議時由項目部牽頭，會同有關(guān)部門與顧客 進(jìn)行復(fù)議，查明原因，分清責(zé)任，做好記錄，及時處理。 4.6 數(shù)據(jù)分析 4.6.1 采供部門每月對收、發(fā)、存動態(tài)進(jìn)行統(tǒng)計，作為編制物資計劃等管理工作的依據(jù) ； 4.6.2 設(shè)物部應(yīng)經(jīng)常收集項目部有關(guān)物資管理信息,并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析,以尋求改進(jìn)機(jī)會。 4.7 對易燃、易爆、有害有毒、油品及化學(xué)品的采購、標(biāo)識、搬運、貯存和發(fā)放，執(zhí)行《危險 物品管理規(guī)定》。 4.8 對易燃、易爆、有害有毒、油品及化學(xué)品在管理和使用過程中的環(huán)境和職業(yè)安全管理執(zhí) 行有關(guān)程序和作業(yè)文件；出現(xiàn)緊急情況時，執(zhí)行《應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)程序》。 4.9 項目部應(yīng)經(jīng)常組織檢查本程序及有關(guān)物資管理辦法、作業(yè)文件的執(zhí)行情況，并將檢查結(jié) 果和存在的問題以書面形式通報項目部所有單位，同時報設(shè)物部一份備案。 4.10 設(shè)物部應(yīng)通過各種方式經(jīng)常A類工程項目物資的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理情況進(jìn)行 監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，形成記錄并進(jìn)行分析，尋找改進(jìn)機(jī)會。 4.11 物資管理過程中產(chǎn)生的各項記錄執(zhí)行《記錄控制程序》。 5 相關(guān)/支持性文件 5.1 鐵路物資技術(shù)保管規(guī)程； 5.2 鐵路物資倉庫技術(shù)管理規(guī)定； 5.3 物資管理規(guī)則; 5.4 物資供應(yīng)辦法; 5.5 物資招標(biāo)采購辦法； 5.6 危險物品管理規(guī)定； 5.7 中華人民共和國合同法； 5.8 應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)程序； 5.9 記錄控制程序。 6 相關(guān)記錄 6.1 物資申請計劃； 6.2 物資采購計劃； 6.3 物資供方及調(diào)查評定記錄及其檔案資料； 6.4 合格供方名錄； 6.5 合格供方跟蹤與復(fù)評記錄； 6.6 采購產(chǎn)品有關(guān)技術(shù)證件； 6.7 試驗報告 6.8 進(jìn)貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳； 6.9 物資驗收記錄 6.10 物資月循環(huán)自點記錄 6.11 物資收、發(fā)、存明細(xì)帳及相關(guān)憑證 6.12 采購不合格品報告 7 附表/附錄 7.1 物資供方調(diào)查及評定記錄; 7.2 合格供方名錄; 7.3 合格供方跟蹤與復(fù)評記錄; 7.4 進(jìn)貨檢驗和試驗情況統(tǒng)計臺帳； 7.5 物資月循環(huán)自點記錄. 7.6 采購不合格品報告 S/CX/SW01-1 物資供方調(diào)查及評定記錄 單位： 檔案號： |供方全稱 | |法人代表 | | |營業(yè)執(zhí)照 | |稅務(wù)登記號| | |1、企業(yè)狀況| | |(經(jīng)營范圍、| | |生產(chǎn)、供貨 | | |、質(zhì)保能力 | | |及信譽(yù)等) | | |2、提供本產(chǎn)| | |品的歷史情 | | |況（含供方 | | |及其他顧客 | | |情況） | | |3、綜合評價| | | | | | | | | | | | | ...
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