財務管理--備用金及借款管理規(guī)定
備用金及借款管理規(guī)定 摘自《永2004財（規(guī)）字第04004號》 為了防止資金流失，加強資金管理，提高工作效率，現(xiàn)就集團備用金管理規(guī)定如下： 一、備用金 為保證日常臨零支付而單獨儲備的現(xiàn)金。備用金分定額備用金、臨時備用金、出納備 用金三種。定額備用金是指因支出頻繁等原因而需要周轉的現(xiàn)金，具有時間長、比較固 定的特點；臨時備用金是指因臨時性的需要而借支的現(xiàn)金，具有一次性、時間較短的特 點；出納備用金是指因結算需要而準備的庫存現(xiàn)金，具有金額較大、流轉快的特點，一 般不超過規(guī)定限額。 二、定額備用金和臨時備用金的申請審批、歸還手續(xù) 1. 定額備用金和臨時備用金的申請審批、歸還手續(xù) 1) 借支：借款人填寫《借款暫支單》申請簽名——部門主管或經理審核——分公司總經理（職能 中心總監(jiān)）批準——財務經理（財務總監(jiān)）審批——財務管理中心總監(jiān)（超過限額或規(guī)定 范圍外）——總裁（超過限額或規(guī)定范圍外）——出納審核付款 注： A、在獨立核算單位財務部借支的，還需獨立核算單位會計審核（上海分公司獨立核算 門店除外） B、會計核算設置科目：“其他應收款---定額備用金---部門/XX人”；“其他應收款--- 臨時備用金---部門/XX人” 2) 歸還：借款人歸還現(xiàn)款或以報銷費用抵沖或工資獎金中內扣——出納收款歸還《借款暫支 單》還款收據(jù)聯(lián)。 注： 出納收到還款后，必須在《借款暫支單》上加蓋收訖章；出納和還款人都必須在《借 款暫支單》還款財務聯(lián)和還款收據(jù)聯(lián)上簽字。 2. 出納備用金的申請審批手續(xù) 出納填寫《資金申請單》并簽名——結算主管審核——財務部經理——財務管理中心總監(jiān)（ 集團總部出納，分公司超過規(guī)定限額）——填寫基本戶銀行支票或經特批后至門店領?。?限上海分公司和總部出納） 三、定額備用金 1. 定額使用備用金的對象、用途和金額限制 |定額使用備用金的 |用 途 |限制金額 | |對象 | | | |門店收銀 |收銀找零周轉使用 |1000元/人 | |門店財務主管 |臨時急需費用類支出使|3000元/店 | | |用 | | |行政采購 |零星采購需要使用 |2000元/人 | |非商業(yè)類零星材料 |零星采購需要使用 |2000元/人 | |采購 | | | |物流配件采購 |零星采購需要使用 |上海分公司5000元/崗位； | | | |其他分公司3000元/崗位 | |配送部門外叫車 |配送中經常性臨時外叫|上海分公司5000元； | | |車 |其他分公司3000元/集中配 | | | |送區(qū) | |其他 |其他支出頻繁等原因需|1000元/人 | | |要備用金的人員 | | 2. 定額備用金申請程序 1) 部門主管就其借支事由的真實性、必要性進行初審； 2) 分公司總經理、職能中心總監(jiān)對借支必要性進行復審，并對本部門借支款進行總體監(jiān)督 ； 3) 財務經理對合理性負責審核，根據(jù)前期現(xiàn)金使用作出分析，按現(xiàn)金管理制度作出是非判 斷。 4) 超出規(guī)定范圍（超過控制金額，控制金額小于2000但借支額2000元以上），必須報總部 財務管理中心財務總監(jiān)審批。 5) 超過規(guī)定金額（5000元及以上）必須報總部總裁審批。 3. 定額備用金管理 1) 根據(jù)工作需要、管理需要原則進行辦理；備用金額度根據(jù)支出業(yè)務變化，對使用對象和 用途范圍半年審定一次 2) 定額備用金實行專人借支專人負責的辦法，不得全部或部分轉借或以臨時備用金性質借 支他人； 3) 定額備用金作為個人借支入帳，以定額備用金形式反映； 4) 定額備用金必須借款時間最長不超過半年，每半年清理一次，如需繼續(xù)借用的，重新辦 理申請審批手續(xù)。 5) 因人員調動或離職等原因造成定額備用金責任人更換的，必須辦理變更手續(xù)，變更方式 采用借還二條線，即原責任人辦理還款，新責任人辦理借款，財務賬作相應調整。 6) 分公司財務部必須于每月月末對門店財務主管定額備用金進行實地盤點，并編制《現(xiàn)金 盤點表》；門店財務主管必須定期對收銀備用金進行實地盤點，作好盤點記錄。 四、臨時備用金 1. 臨時備用金范圍 1) 因公司業(yè)務需要暫支款，包括差旅費、臨時采購款、行政臨時事務借支等工作性質的一 次性借支款； 2) 門店臨時性活動的借支； 3) 理賠等事故性質借支； 4) 押金等性質借支； 5) 因生活困難而暫支款； 6) 其他經批準的暫支款。 2. 臨時備用金支付方式 包括：現(xiàn)金、支票、其他銀行結算方式 3. 臨時備用金申請程序 1) 個人提出申請，必須真實詳細的注明借支事由、金額、歸還時間，出差性質的必須注明 出差事由、地點； 2) 部門主管就其借支事由的真實性、必要性進行審核； 3) 職能中心總監(jiān)、分公司總經理對本部門借支款進行總體監(jiān)督； 4) 財務經理就金額的合理性進行審核，出納對審批手續(xù)和前期借款清查審核 □ 未轉正員工控制借支； □ 經常性違反結算紀律的員工控制借支； □ 根據(jù)事由控制借支金額的標準； □ 其他財務要求。 5) 超過規(guī)定金額（2000元及以上）必須報總部財務管理中心總監(jiān)審批。 6) 超過規(guī)定金額（5000元及以上）必須報總部總裁審批。 7) 借支范圍內后兩種非業(yè)務需要借支不分金額大小，均須報總部財務管理中心總監(jiān)審批。 4. 臨時備用金管理 1) 以支票等銀行結算方式借款的，必須在銀行結算票據(jù)上簽收，并在《借款暫支單》上注明 票據(jù)號碼； 2) 理賠、押金等性質借支，在取得對方單位正式收據(jù)后，可以及時辦理轉帳手續(xù)； 3) 具體借支人為借支款項的責任人，轉借或其他情況而沒有辦理相關財務手續(xù)的，財務不 予承認； 4) 部門審核主管為各種臨時性備用金歸還的第一管理人，必須監(jiān)督經辦人及時辦理相關報 帳歸還手續(xù)； 5) 以現(xiàn)金方式借款的，一般情況下由借款人以現(xiàn)金方式歸還，或以本人發(fā)生的費用報銷抵 沖。 6) 生活困難等原因借支的，按原核定的歸還時間進行催收； 7) 各分公司財務部結算科為臨時備用金的管理部門；出納必須于每月5號前清理臨時性個 人備用金借款，并以文字方式通告當事人；門店由財務主管負責協(xié)肋催收。 8) 需要臨時借款的一般在分公司財務部借支；非獨立門店一律不得從定額備用金中借支； 借款人獨立核算單位的，在辦妥審批手續(xù)后，可在獨立核算財務部借支（上海獨立核 算門店除外）。 9) 各部門員工變更或離職必須及時辦理清帳手續(xù)，人事部門有義務及時通知財務部門清帳 ，否則造成的損失由相關部門負責。 五、出納備用金 1. 出納備用金的申領： 1) 出納領取備用金要求開具基本戶銀行支票，不得從銷售款中坐支； 2) 如因特殊情況，需要調用門店現(xiàn)金的，由出納提出《領款申請單》，經分公司財務經理（ 財務總監(jiān)）批準后，以支票換現(xiàn)金形式到門店領用；門店財務主管必須憑手續(xù)完整的 《領款申請單》和支票調換現(xiàn)金，《領款申請單》由門店財務主管歸檔備查，《領款申請單 》上必須有領用日期、金額、調換支票賬號及號碼、經辦人、審批人、審批日期、門店 名稱等。本項只適用于上海分公司和集團總部；其他分公司因特殊情況需要調用的， 填寫《領款申請單》經財務總監(jiān)審批后方可執(zhí)行。 2. 出納備用金的金額控制 1) 獨立門店出納備用金控制金額為3000元 2) 上海分公司及集團總部出納備用金控制金額為40000元 3) 其他分公司出納備用金控制金額為20000元 3. 出納備用金的管理 1) 出納備用金的使用者只能是財務部門出納員； 2) 出納備用金必須注意安全第一原則，有專用保險柜存放現(xiàn)金，并且存放地點符合公安、 公司安全管理原則； 3) 保險柜隔夜存放現(xiàn)金額不得超過控制金額，特殊情況需要超出的，必須向財務管理中心 申請報批后才能實行； 4) 特殊情況下的大額存放，必須及時向主管領導反映，以便采取相應的安全措施； 5) 出納備用金必須日清月結，每天核對帳實數(shù)據(jù)； 6) 出納備用金的直接責任人為當事現(xiàn)金出納員，結算主管及財務經理負管理責任。 7) 分公司財務部必須于每月月末對出納備用金進行實地盤點，并編制《現(xiàn)金盤點表》。 六、罰則 1) 分公司財務部未經批準私自擴大備用金使用范圍或定額備用金限額的，視情節(jié)輕重對分 公司財務部經理處100元以上罰款。 2) 出納在審批手續(xù)不全情況下借支備用金的，按借支金額10%處罰，情節(jié)嚴重者直接除名 。 3) 出納、門店財務主管無任何手續(xù)或白條抵庫，私自借款的，一律除名。 4) 到期臨時備用金借款未及時收回的，也無法提供其他特批書面報告的，每發(fā)現(xiàn)一筆，對 出納扣罰100元。 5) 各級財務部主管負責對所屬單位備用金定期盤點（一個月不少于一次），因未及時盤點 而出現(xiàn)的損失承擔連帶責任；對于備用金盤點損失，一律由責任人賠償；盤點盈余， 交分公司財務部作掛賬處理，無法查明原因的，進行賬務處理，列入“營業(yè)外收入”科 目。 6) 臨時備用金超過歸定時間不歸還，每逾期一天按3‰計息，并在歸還借款時付清；因長期 出差在外無法回借款地歸還的或其他特殊原因需要續(xù)借的，必須提出書面報告，并經 部門經理證明，分公司總經理或職能中心總監(jiān)批準后免于罰息。 7) 若借款人拒不歸還情況下（超過歸還時間一個星期），由出納提出申請經批準后，在工 資獎金中扣收借款額和逾期利息。人事部門必須配合做好工作，如人事部門未作扣款 處理，每次處罰200元，造成損失的，由責任人承擔。 8) 財務部對借款人的借款信用進行評定，對于逾期還款或拒不還款等人員，嚴格控制以后 借款甚至取消借款資格。 9) 借款人員發(fā)生人事異動或離職，人事部未書面通知財務部確認清賬，造成借款無法收回 的，由人事部承擔借款損失。 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |借 款 暫 支 單 | | | |付 款 聯(lián) | |NO：000001 | |申請部門： |申請人：| | |申請日期： 年 | | | | | |月 日 | |借款事 |　 |原因： □ | |由 | |因個人 | | | |□ 因公司 | |申請金 | yen：______________ |歸還日期 | 年 月 日 | |額 | | | | |借款金 |大寫： 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元|yen：__________ | |額 |角 分 | | |還款方 |　 | |式 | | |部門主 |　 |總經理/ |　 |財務部經|　 | |管 | |總監(jiān) | |理 | | |財務總 |　 |主管總裁|　 |借款人簽|　 | |監(jiān) | | | |收 | | |還款后 |　 |還款人簽|　 | |出納簽 | |章 | | |章 | | | | 《借款暫支單》每本五十份 該借款暫支單一式三聯(lián) 第一聯(lián) 白 付款聯(lián) 財務付款憑證附件 第二聯(lián) 紅 還款入帳聯(lián) 財務收款憑證附件 第三聯(lián) 黃 還款收據(jù)聯(lián) 借款歸還交還款人 七、備用金及借款管理的補充規(guī)定 摘自《永2004財（規(guī)）字第0011號》 為適應公司發(fā)展速度、規(guī)模及管理的需要，現(xiàn)對永2004（財）字第004號“備用金及借 款的規(guī)定”（本節(jié)前第六點內容）作如下修改補充： 一、業(yè)務所需備用金及借款在審批權限內由分公司總經理、各職能中心總監(jiān)以及分公司 下屬區(qū)域經理負責審批。 二、審批權限，職能中心總監(jiān)和分公司總經理為5000元（含），分公司下屬區(qū)域經理為 3...
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