信息溝通控制程序
Standard Success Groups Ltd.
標(biāo)準(zhǔn)志成集團(tuán)有限公司
信息溝通控制程序 受控狀態(tài)
文件編號 SS-COP-004 版 本 A
頁 號 1/3 生效日期 2004-4-8

1-0 目的
為了及時、準(zhǔn)確地收集、傳遞及反饋有關(guān)信息，作好信息的管理，特制定本程序。
2-0 適用范圍
適用于公司內(nèi)部信息的溝通與處理，以及與外部各方的信息交流。
3-0 職責(zé)
3-1 采購部、營業(yè)部、品管部、工程部、人力資源部等負(fù)責(zé)對相關(guān)方信息的收集。
3-2 各部門負(fù)責(zé)工作范圍內(nèi)信息的傳遞與溝通。
3-3 HK部分信息溝通由HK管理代表負(fù)責(zé)；東莞工廠部分由品管部和文控中心負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)建立信息庫，保存和管理相關(guān)的信息。
3-4 HK管理代表和集團(tuán)總經(jīng)理負(fù)責(zé)緊急信息的處理。
4-0 程序
4-1 信息的分類
4-1-1 外部信息包括：
a．質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、商檢局、驗貨公證行、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及反饋的信息；
b．政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類信息，如質(zhì)量法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等；
c．相關(guān)方（客戶、供應(yīng)商、計量機(jī)構(gòu)、媒體等）反饋信息及其投訴等；
d．其它外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關(guān)質(zhì)量改進(jìn)技術(shù)、質(zhì)量管理等方面的信息。
4-1-2 內(nèi)部信息包括：
a． 正常信息，如質(zhì)量方針（目標(biāo)）及完成情況、測量和監(jiān)控記錄、內(nèi)部審核與管理評審報告以及體系正常運(yùn)行時的其它記錄等；
b． 不符合或潛在信息，如體系內(nèi)部審核的不合格報告，糾正和預(yù)防措施報告單等；
c． 緊急信息，如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故等情況下的信息與記錄；
d． 其它內(nèi)部信息（如員工的建議等）。
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信息溝通控制程序 受控狀態(tài)
文件編號 SS-COP-004 版 本 A
頁 號 2/3 生效日期 2004-4-8

4-2 信息的收集、處理與溝通工具
信息可采用書面資料、質(zhì)量記錄、公告欄、內(nèi)部刊物、討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊、互聯(lián)網(wǎng)等溝通的工具或方式予以傳遞。
4-2-1 外部信息的收集與處理
4-2-1-1 品管部和文控中心負(fù)責(zé)質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、商檢局、驗貨公證行、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測、檢查結(jié)果及反饋信息的收集，由文控中心傳遞到公司相關(guān)部門，當(dāng)監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時，按照《糾正和預(yù)防控制程序》的要求進(jìn)行處理。
4-2-1-2 政策法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)類的資料信息由人力資源部、工程部負(fù)責(zé)收集、更新、整理，交文控中心保存，詳見《質(zhì)量文件控制程序》。
4-2-1-3 采購部、營業(yè)部、工程部分別負(fù)責(zé)與原材料、船務(wù)公司、計量所等服務(wù)供方進(jìn)行信息溝通，對其提供的產(chǎn)品質(zhì)量施加影響，營業(yè)部還負(fù)責(zé)與客戶的信息溝通，以滿足客戶各方面要求；品管部負(fù)責(zé)與公司上級主管部門、媒體等的溝通，了解相關(guān)的信息。上述相關(guān)方反饋的信息，可由對應(yīng)部門以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》的形式傳遞給品管部和文控中心組織處理，HK部分傳遞于HK管理代表統(tǒng)籌。對來自上述相關(guān)方投訴的處理詳見《糾正和預(yù)防控制程序》。當(dāng)對方有要求時，應(yīng)在一周內(nèi)給予處理。
4-2-1-4 各部門直接從外部獲取的其它類信息，如質(zhì)量改進(jìn)技術(shù)，質(zhì)量管理信息等，在一周內(nèi)以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋到品管部和文控中心，與HK有關(guān)的部分反饋于HK管理代表，由其負(fù)責(zé)分類、整理，根據(jù)需要傳遞到相關(guān)部門。
4-2-2 內(nèi)部信息的收集與處理
4-2-2-1 正常信息的處理：各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息；品管部和文控中心按照相應(yīng)程序文件的規(guī)定向有關(guān)部門傳遞質(zhì)量方針目標(biāo)及其完成情況、內(nèi)部審核結(jié)果、更新的法律法規(guī)等信息。
4-2-2-2 不符合或潛在信息的處理詳見《糾正和預(yù)防控制程序》。
4-2-2-3 緊急信息，如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故時，HK部分由發(fā)現(xiàn)部門迅速傳遞給HK管理代表，東莞工廠傳遞給總經(jīng)理、廠營運(yùn)經(jīng)理組織處理，可采用電話、傳真等方
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式緊急溝通。
4-2-2-4 其它內(nèi)部信息，提供者可以《信息聯(lián)絡(luò)處理單》反饋給品管部和文控中心進(jìn)行處理。
4-3 信息庫的建立和應(yīng)用
4-3-1 品管部和文控中心負(fù)責(zé)建立公司的信息資料庫，不斷匯集各方面反饋回的信息，按照信息載體的不同（如紙張、磁碟、光碟、膠片、聲像制品等），提供相應(yīng)適宜的環(huán)境分別存放，統(tǒng)一保存；并參照圖書分類的方式，進(jìn)行整理分類，制成索引，確保已獲取信息的完整性和可用性。
4-3-2 文控中心根據(jù)合同評審、設(shè)計開發(fā)、采購、生產(chǎn)、檢驗等不同過程的需要，提供各部門所需信息相應(yīng)的拷貝，各部門也可根據(jù)索引，在文控中心調(diào)閱所需的信息，品管部和文控中心負(fù)責(zé)組織各部門對上述各類信息進(jìn)行歸納、分析，尋找體系持續(xù)改進(jìn)的機(jī)會。
4-4 對體系運(yùn)行過程中各類記錄的控制，詳見《質(zhì)量記錄控制程序》。
4-5 各部門健全收發(fā)文制度，對接收傳遞的信息予以記錄。
5-0 參考文件
糾正和預(yù)防控制程序。
質(zhì)量文件控制程序。
質(zhì)量記錄控制程序。
6-0 參考記錄
信息聯(lián)絡(luò)處理單。
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