神碼培訓(xùn)教材之三----應(yīng)付.應(yīng)收賬款
應(yīng)付帳款模塊基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn) 標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)付帳款流程是通過(guò)A/P、MM模塊，把供應(yīng)商主數(shù)據(jù)作為明細(xì)科目進(jìn)行未清項(xiàng)管理 的核算流程。其按付款的性質(zhì)分為應(yīng)付貨款、預(yù)付貨款；按付款的對(duì)象分為集團(tuán)內(nèi)應(yīng)付 款和集團(tuán)外應(yīng)付款；按付款的內(nèi)容分為應(yīng)付貨款、應(yīng)付關(guān)稅款、應(yīng)付海關(guān)代征增值稅款 等。采購(gòu)人員報(bào)銷貨款等發(fā)票時(shí)記入該帳戶的貸方，付款時(shí)記入該帳戶的借方，并對(duì)該 科目進(jìn)行清帳（核銷）處理。在發(fā)票報(bào)銷的同時(shí)系統(tǒng)將完成進(jìn)項(xiàng)稅的核算。 1. 基本概念 1. 有關(guān)組織結(jié)構(gòu)的概念 1. 采購(gòu)組織： *對(duì)多個(gè)或單個(gè)工廠采購(gòu)的基本組織單位。 *為工廠采購(gòu)物料或服務(wù)時(shí)，同供應(yīng)商進(jìn)行談判的組織單元，并負(fù)責(zé)整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)。 *一個(gè)采購(gòu)組織可以給分配給一個(gè)或多個(gè)公司代碼，可以為一個(gè)或多個(gè)工廠提供采購(gòu) 服務(wù)。 *所有采購(gòu)訂單的下達(dá)和執(zhí)行都要指定采購(gòu)組織。 *現(xiàn)有系統(tǒng)將采購(gòu)組織設(shè)在子公司一級(jí)，現(xiàn)有LTL、LNL、LAS、樣板采購(gòu)組織、職能 部門五個(gè)采購(gòu)組織. 2. 采購(gòu)組： *負(fù)責(zé)特定采購(gòu)活動(dòng)的個(gè)人或一組人，是執(zhí)行采購(gòu)的最小單位。 *是各種采購(gòu)情況的統(tǒng)計(jì)、分析的基本單位。 *目前采購(gòu)組基本按各事業(yè)部的業(yè)務(wù)分類設(shè)置,將一個(gè)事業(yè)部對(duì)應(yīng)一個(gè)或多個(gè)采購(gòu)組。 *例如神州數(shù)碼公司軟件部設(shè)有: LTL-微軟-軟件、LTL-IBM-軟件、LTL-CA- 軟件、LTL-ORACAL-軟件。 3. 工廠： *在公司代碼層次下，能夠生產(chǎn)產(chǎn)品、提供服務(wù)或分銷貨物的組織單元。 *物料需求計(jì)劃在工廠層次進(jìn)行。 *是物料評(píng)估的基本層次，相同物料在不同工廠價(jià)格不同。 *是成本核算的最低層次。 *可以有價(jià)（數(shù)量、金額）管理或無(wú)價(jià)（數(shù)量）管理，一個(gè)工廠不能同時(shí)進(jìn)行有價(jià)和 無(wú)價(jià)管理。 *現(xiàn)有系統(tǒng)中工廠對(duì)應(yīng)我公司的事業(yè)部層次，一個(gè)工廠對(duì)應(yīng)一個(gè)事業(yè)部. **現(xiàn)有系統(tǒng)為每個(gè)子公司設(shè)置了一個(gè)零價(jià)工廠，事業(yè)部根據(jù)實(shí)際情況在零價(jià)工廠設(shè)置 庫(kù)存地。目前我公司的維修備件和研發(fā)材料需要進(jìn)入零價(jià)工廠。 4. 庫(kù)存地： *在工廠層次下區(qū)分不同物料存儲(chǔ)的組織單位。 *從物理/邏輯上，把不同狀態(tài)的物料分開(kāi)。 *各種出庫(kù)、入庫(kù)操作都基于庫(kù)存地點(diǎn)。 *現(xiàn)有系統(tǒng)物理庫(kù)存地基本根據(jù)實(shí)際庫(kù)存地設(shè)置，邏輯庫(kù)存地設(shè)有商品庫(kù)、材料庫(kù)、 成品庫(kù)、索賠庫(kù)等。例如：藍(lán)靛廠商品庫(kù)、濟(jì)南待修庫(kù)。 5. 公司代碼、采購(gòu)組織、工廠、采購(gòu)組的關(guān)系。 庫(kù)存 采購(gòu) 集團(tuán) 集團(tuán) 公司代碼1 公司代碼2 采購(gòu)組織1 采購(gòu)組織2 工廠1 工廠2 采購(gòu)組1 采購(gòu)組2 庫(kù)存地1 庫(kù)存地2 （二）有關(guān)主數(shù)據(jù)的概念: 1、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)： *包括一般數(shù)據(jù)、公司代碼數(shù)據(jù)和采購(gòu)組織數(shù)據(jù)。 *一般數(shù)據(jù)包括名稱、地址、國(guó)家、增值稅號(hào)、銀行、聯(lián)系人等，在集團(tuán)層。 *公司代碼（財(cái)務(wù)）數(shù)據(jù)包括統(tǒng)馭科目、付款條件等，在平臺(tái)層。 *采購(gòu)組織數(shù)據(jù)包括訂單貨幣、付款條件、貿(mào)易條件、合作伙伴（供貨方、開(kāi)發(fā)票方、訂 購(gòu)方等），在子公司層。 2、物料主數(shù)據(jù)： *包含了物料在業(yè)務(wù)中需要的所有數(shù)據(jù)。 *是采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)、存儲(chǔ)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的起始點(diǎn)，也是它們的核心。也就是說(shuō)，物 料主數(shù)據(jù)將會(huì)影響系統(tǒng)中與物料相關(guān)的操作。 *它包括：基本視圖、分類視圖、采購(gòu)視圖、銷售視圖、MRP生產(chǎn)視圖、存儲(chǔ)視圖、財(cái) 務(wù)視圖。 （三）、有關(guān)采購(gòu)定單的概念。 1.采購(gòu)訂單類型： *不同性質(zhì)的采購(gòu)業(yè)務(wù)通過(guò)不同的訂單類型來(lái)完成。 *系統(tǒng)中的訂單類型包括NB-標(biāo)準(zhǔn)、NA-普通、RT-索賠、UB-轉(zhuǎn)儲(chǔ)、NC-零價(jià)。 索賠：是采購(gòu)購(gòu)訂單的一種類型。 *物料收貨后經(jīng)過(guò)使用，因質(zhì)量等其他問(wèn)題需要退回供應(yīng)商，供應(yīng)商再提供質(zhì)量好的物料 。因?yàn)樗素浳锊荒軐?duì)應(yīng)原采購(gòu)訂單，需要重新建立采購(gòu)訂單屬于索賠業(yè)務(wù)。 *索賠業(yè)務(wù)一般不產(chǎn)生應(yīng)付帳款，在有些情況下會(huì)產(chǎn)生應(yīng)付索賠差價(jià)款。 *索賠時(shí)會(huì)發(fā)生不能返物而返款的情況，在這種情況下通過(guò)銷售模塊進(jìn)行收款，物料將進(jìn) 行模擬收貨和發(fā)貨處理。 2.項(xiàng)目類別： *指采購(gòu)物料的來(lái)源。 *系統(tǒng)按來(lái)源將采購(gòu)訂單分為標(biāo)準(zhǔn)、L-外協(xié)、K-寄存等。 寄存：*在創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)，項(xiàng)目類別選擇‘K-寄存’。 *采購(gòu)人員與供應(yīng)商談好價(jià)格（采購(gòu)信息記錄），按照該價(jià)格將供應(yīng)商的物料存放 在我公司（不是我公司的資產(chǎn)）。我公司因業(yè)務(wù)需要，將寄存物料消耗或轉(zhuǎn)為自 有資產(chǎn)。我公司定期將已耗用或已轉(zhuǎn)為自有資產(chǎn)的某供應(yīng)商寄存物料結(jié)算清單打 印出來(lái)并送交供應(yīng)商，之后收到供應(yīng)商依據(jù)結(jié)算清單開(kāi)具的發(fā)票進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)和 付款清帳。 *寄存采購(gòu)訂單的收貨不產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證。針對(duì)寄存采購(gòu)訂單收貨時(shí)將物料收到不屬 于我公司資產(chǎn)的特殊庫(kù)存狀態(tài)。 *只有當(dāng)寄存物料轉(zhuǎn)為自有資產(chǎn)或耗用時(shí)才產(chǎn)生相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。 *寄存結(jié)算時(shí)如果遇到實(shí)際發(fā)票與結(jié)算價(jià)格有差異，則需要先按結(jié)算價(jià)格做發(fā)票校驗(yàn) 再?zèng)_銷，然后在A/P模塊手工錄入結(jié)算憑證。 3.科目設(shè)定類型： *指采購(gòu)的目的。 *系統(tǒng)按目的分為1-備件采購(gòu)、2-研發(fā)采購(gòu)、3-辦公用品采購(gòu)、A-固定資產(chǎn)采購(gòu)、Z- 銷售訂單采購(gòu)。 *根據(jù)核算的需要，不同的目的將記入不同的會(huì)計(jì)科目。 （四）、其他相關(guān)概念。 1. 基于收貨的發(fā)票校驗(yàn)： 收貨后才可以做發(fā)票報(bào)銷。 2.預(yù)付定金請(qǐng)求： *用于做限額借款憑證。 *是一種注釋性的項(xiàng)目。 *雖然在系統(tǒng)中是一種憑證，但實(shí)際上是一張未記帳的單行項(xiàng)憑證。 3.統(tǒng)馭科目： *是一個(gè)帶有明細(xì)帳的總帳科目，所有的數(shù)據(jù)在錄入明細(xì)帳時(shí)同時(shí)更新統(tǒng)域科目的余 額。 *現(xiàn)有系統(tǒng)中設(shè)置了以下應(yīng)付帳款的統(tǒng)馭科目： 1150100 預(yù)付帳款-集團(tuán)外 1150200 預(yù)付帳款-集團(tuán)內(nèi) 1151100 預(yù)付帳款-購(gòu)置固定資產(chǎn) 2030100 應(yīng)付帳款-集團(tuán)外 2030200 應(yīng)付帳款-集團(tuán)內(nèi) 2020100 應(yīng)付票據(jù) 2060000 集團(tuán)內(nèi)應(yīng)付款 9930200 預(yù)付定金請(qǐng)求 4.特別總帳標(biāo)志： *為了實(shí)現(xiàn)對(duì)一個(gè)供應(yīng)商同時(shí)進(jìn)行應(yīng)付帳款、預(yù)付帳款、集團(tuán)內(nèi)應(yīng)付款、預(yù)付定金請(qǐng) 求的核算，將應(yīng)付帳款作為該供應(yīng)商的基本統(tǒng)馭科目，其他統(tǒng)馭科目通過(guò)不同的特別 總帳標(biāo)志區(qū)分出來(lái)。 *例如：現(xiàn)有系統(tǒng)中將203開(kāi)頭的科目設(shè)為基本統(tǒng)馭科目，特別總帳標(biāo)志‘A’的統(tǒng)馭科目為 ‘1150100’或‘1150200’；特別總帳標(biāo)志‘B’的統(tǒng)馭科目為‘1151100’；特別總帳標(biāo)志‘R’的 統(tǒng)馭科目為‘2060000’；另外，為了實(shí)現(xiàn)付款和采購(gòu)訂單關(guān)聯(lián)的功能，將特別總帳標(biāo)志‘ D’的統(tǒng)馭科目仍設(shè)為‘203’開(kāi)頭的科目。 5.帳戶組： *標(biāo)明供應(yīng)商的分類，不同的帳戶組的供應(yīng)商有不同的字段選擇及編號(hào)范圍。 *現(xiàn)有系統(tǒng)將供應(yīng)商分為10-集團(tuán)內(nèi)供應(yīng)商；20-集團(tuán)外國(guó)內(nèi)供應(yīng)商；30- 集團(tuán)外國(guó)外供應(yīng)商；40-臨時(shí)供應(yīng)商。 6.容差組： *規(guī)定了付款金額與報(bào)銷金額在清帳時(shí)的差額范圍。 *清帳時(shí)付款與報(bào)銷的差額在此范圍之內(nèi)，差額記入‘營(yíng)業(yè)外收支-超收欠付’。 *應(yīng)付帳款的容差組為103，容差為10元或欠款的1%，兩者取小。 7.排序碼： *在會(huì)計(jì)憑證的供應(yīng)商行項(xiàng)目中，系統(tǒng)對(duì)‘定位’字段的缺省值。 *決定供應(yīng)商行項(xiàng)目的排列順序。 *如果該供應(yīng)商主要發(fā)生與采購(gòu)訂單有關(guān)的業(yè)務(wù)，一般選擇014- 采購(gòu)訂單號(hào)+行項(xiàng)目號(hào)，其它情況選擇 001-記帳日期+憑證號(hào)。 8.物料評(píng)估類： *決定了物料的庫(kù)存會(huì)計(jì)科目。 *現(xiàn)有系統(tǒng)中的評(píng)估類有：1221-主要材料1222-輔助材料1340-商品1341-維修備件1361- 自制產(chǎn)品1362-自制軟件。 2. 業(yè)務(wù)情景介紹： 1、標(biāo)準(zhǔn)：創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)》創(chuàng)建物料主數(shù)據(jù)》創(chuàng)建采購(gòu)訂單-》批準(zhǔn)-》收貨-》收發(fā)票- 》付款-》清帳 2、寄存：創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)》創(chuàng)建信息記錄》采購(gòu)訂單并批準(zhǔn)》收貨》將寄存物料轉(zhuǎn)為自有 或消耗》寄存結(jié)算》顯示行項(xiàng)目》顯示余額》付款并清帳》顯示行項(xiàng)目》顯示余額 3、索賠： A。索賠無(wú)差價(jià)： ①發(fā)出的物料能夠全部返回。 創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)，發(fā)貨單價(jià)=物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，收貨單價(jià)=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)，應(yīng)付帳 款崗對(duì)索賠采購(gòu)訂單進(jìn)行零值清帳處理。 ②向供應(yīng)商發(fā)出物料后，供應(yīng)商全部不能返回物料。 創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)，發(fā)貨單價(jià)=物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，收貨單價(jià)=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)。采購(gòu)人員將 物料發(fā)出，當(dāng)?shù)弥?yīng)商不能返回物料時(shí)，在系統(tǒng)中針對(duì)索賠采購(gòu)訂單模擬收貨同時(shí) 創(chuàng)建銷售訂單并模擬發(fā)貨，對(duì)銷售訂單收款，應(yīng)付帳款崗對(duì)索賠采購(gòu)訂單進(jìn)行零值清 帳處理。 ③向供應(yīng)商發(fā)出物料后，供應(yīng)商只能返回部分物料。 創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)，發(fā)貨單價(jià)=物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，收貨單價(jià)=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)。采購(gòu)人員將 物料發(fā)出，當(dāng)?shù)弥?yīng)商只能返回部分物料時(shí)，先將返回部分做收貨處理，再對(duì)不能 返回的物料在系統(tǒng)中針對(duì)索賠采購(gòu)訂單模擬收貨,同時(shí)創(chuàng)建銷售訂單并模擬發(fā)貨，對(duì)銷 售訂單收款，應(yīng)付帳款崗對(duì)索賠采購(gòu)訂單進(jìn)行零值清帳處理。 B．索賠有差價(jià)： ①發(fā)出的物料能夠全部返回。 創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)，發(fā)貨單價(jià)=物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，收貨單價(jià)=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)+差價(jià)。 采購(gòu)人員將物料發(fā)出，應(yīng)付帳款崗對(duì)索賠采購(gòu)訂單進(jìn)行發(fā)票、付款處理。 ②向供應(yīng)商發(fā)出物料后，供應(yīng)商全部不能返回物料。 創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)，發(fā)貨單價(jià)=物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，收貨單價(jià)=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)+差價(jià)。采購(gòu)人 員將物料發(fā)出，當(dāng)?shù)弥?yīng)商不能返回物料時(shí)，在系統(tǒng)中將索賠采購(gòu)訂單的收貨行項(xiàng) 目單價(jià)改為發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)，模擬收貨同時(shí)創(chuàng)建銷售訂單并模擬發(fā)貨，對(duì)銷售訂單收 款，應(yīng)付帳款崗對(duì)索賠采購(gòu)訂單進(jìn)行發(fā)票、付款處理。 ③向供應(yīng)商發(fā)出物料后，供應(yīng)商只能返回部分物料。 創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)，發(fā)貨單價(jià)=物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，收貨單價(jià)=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)+差價(jià)。采購(gòu)人 員將物料發(fā)出，當(dāng)?shù)弥?yīng)商只能返回部分物料時(shí)，在系統(tǒng)中將索賠采購(gòu)訂單的收貨 行項(xiàng)目拆成實(shí)際返回和不能返回兩個(gè)行項(xiàng)目，實(shí)際返回的行項(xiàng)目單價(jià)=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià) 維護(hù)，不能返回的行項(xiàng)目單價(jià)=（供應(yīng)商索要的差價(jià)- 其他行項(xiàng)目的合計(jì)金額）/數(shù)量。將返回部分做收貨處理，再對(duì)不能返回的物料在系統(tǒng) 中針對(duì)索賠采購(gòu)訂單模擬收貨,同時(shí)創(chuàng)建銷售訂單并模擬發(fā)貨，對(duì)銷售訂單收款，應(yīng)付 帳款崗對(duì)索賠采購(gòu)訂單進(jìn)行發(fā)票、付款處理。 C. 索賠物料發(fā)出后不能返回物料，給出返款額度，體現(xiàn)在下次采購(gòu)中。 創(chuàng)建采購(gòu)訂單時(shí)，發(fā)貨單價(jià)=物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，收貨單價(jià)=發(fā)貨物料標(biāo)準(zhǔn)價(jià)。采購(gòu)人員將 物料發(fā)出，當(dāng)?shù)弥?yīng)商不能返回物料時(shí)，在系統(tǒng)中刪除收貨行項(xiàng)目，當(dāng)發(fā)生下一筆 采購(gòu)時(shí)，將采購(gòu)的物料維護(hù)進(jìn)索賠采購(gòu)訂單，應(yīng)付帳款崗根據(jù)差價(jià)進(jìn)行發(fā)票、付款處 理。 D. 零價(jià)值工廠的索賠 建議物料的出入通過(guò)借用歸還流程，如果發(fā)生補(bǔ)款差價(jià)直接通過(guò)A/P模塊核算。收到 發(fā) 票時(shí)，借記：研發(fā)材料 或 維修備件消耗，貸記：XX供應(yīng)商；付款時(shí)，借記：XX供應(yīng)商，貸記：銀行存款或現(xiàn)金。 3. 業(yè)務(wù)流程圖：（見(jiàn)后） 4. AP業(yè)務(wù)流程簡(jiǎn)介： 1. 原始單據(jù)審核批 對(duì)接收的原始單據(jù)（貨款類借款單和相應(yīng)的報(bào)銷單）進(jìn)行審核。檢查采購(gòu)報(bào)銷單、采 購(gòu)借款單、用款申請(qǐng)表上的內(nèi)容，確保金額、業(yè)務(wù)范圍編號(hào)、供應(yīng)商等信息一致；查詢 采購(gòu)訂單歷史信息，確保該筆借款和報(bào)銷符合公司財(cái)務(wù)制度；檢查單據(jù)的批準(zhǔn)人是否有 足夠的授權(quán)；原始單據(jù)后所附的發(fā)票是否真實(shí)有效；要求填列的選項(xiàng)填列是否完整；書 寫是否規(guī)范等。審核人員根據(jù)制度和規(guī)定對(duì)單據(jù)的合理性、正確性做判斷。對(duì)審核不能 通過(guò)的單據(jù)，交經(jīng)辦人重新辦理相關(guān)手續(xù)。 2.結(jié)算 根據(jù)已通過(guò)審核的借款單，付給借款單上填列的款項(xiàng)，如果是限額支票，應(yīng)填列對(duì)應(yīng)的 限額，付給支票時(shí)應(yīng)在用途欄列示借款用途。付款后需登記詳細(xì)的記錄如借款人、借款 日期、部門、支票號(hào)等，方便報(bào)銷時(shí)查找此借款單。 若為現(xiàn)金借款， 出納人員需先判斷借款單與報(bào)銷單是否匹配。在匹配的前提下，如借款金額與報(bào)銷金額 相符，在報(bào)銷單上加蓋“轉(zhuǎn)帳付訖”章；若借款金額小于報(bào)銷金額且補(bǔ)給現(xiàn)金，填寫“尾款 支出憑單”，加蓋“現(xiàn)金付訖”章；若借款金額大于報(bào)銷金額應(yīng)收回現(xiàn)金，填寫“收據(jù)”加蓋 “現(xiàn)金收訖”章。并將結(jié)算后的單據(jù)交由會(huì)計(jì)人員入帳。 3.預(yù)制限額借款 如果采購(gòu)人員的借款是限額借款，會(huì)計(jì)人員根據(jù)采購(gòu)借款單的信息，在系統(tǒng)中錄入限 額借款憑證并將系統(tǒng)產(chǎn)生的憑證號(hào)記錄在借款單上。 借：9930200 XX供應(yīng)商 憑證類型：KA-預(yù)付定金請(qǐng)求（有采購(gòu)訂單） 或借：2030100 XX供應(yīng)商 貸：102 銀行存款（無(wú)采購(gòu)訂單） 憑證類型：KZ-采購(gòu)付款。 4.發(fā)票校驗(yàn) 收到供應(yīng)商的采購(gòu)發(fā)票，將發(fā)票內(nèi)容與收貨、采購(gòu)訂單情況進(jìn)行比較，正確無(wú)誤后記 入應(yīng)付帳款并將系統(tǒng)產(chǎn)生的憑證號(hào)記錄在報(bào)銷單上。 借：9920000 收貨/收發(fā)票 借：2210100 應(yīng)交增值稅-進(jìn)項(xiàng)稅 貸：2030100 XX供應(yīng)商 （有采購(gòu)訂單） 或借：4040101 費(fèi)用（辦公用品及消耗） 借：2210100 應(yīng)交增值稅-進(jìn)項(xiàng)稅 貸：2030100 XX供應(yīng)商 （無(wú)采購(gòu)訂單） 憑證類型：KR-采購(gòu)發(fā)票或KG-采購(gòu)沖紅發(fā)票。 5、付采購(gòu)訂單應(yīng)付款 如果該項(xiàng)采購(gòu)是通過(guò)采購(gòu)訂單進(jìn)行...
神碼培訓(xùn)教材之三----應(yīng)付.應(yīng)收賬款