組織結(jié)構(gòu)指導(dǎo)書(shū)
KS-ERP組織結(jié)構(gòu)指導(dǎo)書(shū) 廣州市科思電腦系統(tǒng)有限公司編制 2002.11.08 KS-ERP組織結(jié)構(gòu)指導(dǎo)書(shū) 3 第一章 組織結(jié)構(gòu)概述 3 組織結(jié)構(gòu) 4 第二章 部門(mén)職能 5 一、采購(gòu)部門(mén)職能 5 二、貨品管理部門(mén)職能 5 三、質(zhì)量管理部門(mén)職能 6 四、銷(xiāo)售部門(mén)職能 6 五、財(cái)務(wù)部門(mén)職能 6 六、行政人事部門(mén)職能 7 第三章 關(guān)鍵崗位工作說(shuō)明書(shū) 7 一、采購(gòu)部門(mén)主管 7 二、采購(gòu)員 8 三、貨品管理主管 9 四、貨品管理員 10 五、倉(cāng)庫(kù)主管 11 六、倉(cāng)庫(kù)管理員 12 七、質(zhì)量主管 13 八、質(zhì)量檢驗(yàn)員 14 九、銷(xiāo)售部門(mén)經(jīng)理 15 十、財(cái)務(wù)部門(mén)經(jīng)理 16 十一、會(huì)計(jì) 17 十二、出納 18 十三、行政主管 19 十四、人事管理員 20 KS-ERP組織結(jié)構(gòu)指導(dǎo)書(shū) 一個(gè)企業(yè)導(dǎo)入科思KS- ERP后，將實(shí)行新的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)流程的正確執(zhí)行，主要就靠科學(xué)、合理的組織結(jié)構(gòu)。 看起來(lái)組織結(jié)構(gòu)是企業(yè)的行政問(wèn)題，實(shí)際上，導(dǎo)入了ERP系統(tǒng)后，組織結(jié)構(gòu)必然要考慮E RP業(yè)務(wù)流程，重新調(diào)整、優(yōu)化企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)。本指導(dǎo)書(shū)幫助企業(yè)在導(dǎo)入ERP系統(tǒng)后，如 何根據(jù)ERP業(yè)務(wù)流程，迅速合理的調(diào)整企業(yè)組織結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)ERP系統(tǒng)的運(yùn)行，從組織上 保證ERP的成功實(shí)施。 本指導(dǎo)書(shū)結(jié)合科思KS-ERP軟件KS- ERP的業(yè)務(wù)流程，建議企業(yè)如何設(shè)置部門(mén)，各部們應(yīng)設(shè)置的職位與人員，各職位人員的職 責(zé)與任務(wù)等。因此，本指導(dǎo)書(shū)也是務(wù)實(shí)的。 第一章 組織結(jié)構(gòu)概述 管理信息系統(tǒng)集合規(guī)范管理和先進(jìn)的運(yùn)作模式,給企業(yè)帶來(lái)的雙重效益早已為大家所 認(rèn)同,這也是眾多企業(yè)如此關(guān)注企業(yè)信息化建設(shè)的原因.中小企業(yè)要實(shí)現(xiàn)其做大做強(qiáng)的目 標(biāo).沒(méi)有規(guī)范的管理和高效的運(yùn)作模式是不可以想象的.在中國(guó),中小企業(yè)信息化建設(shè)的道 路并不是很平坦的.很多企業(yè)為此浪費(fèi)了不少的人力、物力、財(cái)力,且收效甚小,從而導(dǎo)致 對(duì)信息化建設(shè)失去信心,對(duì)管理軟件產(chǎn)生畏懼心理.追究其原因主要在于一方面企業(yè)著眼 眼前,強(qiáng)調(diào)現(xiàn)狀,而軟件供應(yīng)商強(qiáng)調(diào)軟件的先進(jìn)性而忽視實(shí)用性,很難將管理軟件的設(shè)計(jì)思 想與企業(yè)的現(xiàn)實(shí)很好結(jié)合;另一方面,有些軟件供應(yīng)商出于商業(yè)目的,一味的服從于客戶(hù)的 非原則性要求,背離軟件本身設(shè)計(jì)的出發(fā)點(diǎn)進(jìn)行程序設(shè)計(jì),使軟件缺科學(xué)性和對(duì)環(huán)境變化 的適應(yīng)能力,同樣沒(méi)能很好的實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果. 我們應(yīng)該明白，僅僅購(gòu)買(mǎi)一套先進(jìn)適用的管理軟件尚不足以使一個(gè)企業(yè)建立規(guī)范科學(xué) 的管理體系，反過(guò)來(lái),企業(yè)缺乏一定的管理體系也不能更好的發(fā)揮管理軟件所具有的功能 。.企業(yè)在上馬管理信息系統(tǒng)之前,需要構(gòu)建自身的管理平臺(tái)以配合軟件實(shí)施.如同飛機(jī)需 要有平坦的跑道才能起飛一樣。許多大型企業(yè)ERP軟件的實(shí)施失敗.就在于盲目的夸大管 理軟件對(duì)企業(yè)管理優(yōu)化的作用,沒(méi)能充分認(rèn)識(shí)實(shí)施管理軟件系統(tǒng)與改善企業(yè)管理之間的關(guān) 系.管理軟件是以業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向,企業(yè)本身卻很難在電腦上開(kāi)展實(shí)際業(yè)務(wù)動(dòng)作，軟件設(shè) 計(jì)是建立在一定的管理規(guī)范之上,為企業(yè)提供了業(yè)務(wù)如何進(jìn)行(HOW),但實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)還需 求知道何人(WHO),何時(shí)(WHEN),何地(WHERE)等諸多相關(guān)要素,這些在軟件產(chǎn)品中無(wú)法提供 ,需要在實(shí)施環(huán)節(jié)結(jié)合軟件平臺(tái)加以明確。 .組織結(jié)構(gòu)的規(guī)劃和設(shè)計(jì)，就是以客戶(hù)為線(xiàn)索.以業(yè)務(wù)為核心,以流程為依據(jù)，重新整 合業(yè)務(wù)、流程、組織的關(guān)系，搭建一個(gè)通暢的管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了中小型企業(yè)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù) 一體化的管理目標(biāo). 本指導(dǎo)書(shū)為中小企業(yè)在實(shí)施科思KS- ERP時(shí)，提供一套切實(shí)可行,易于實(shí)施的管理解決方案,設(shè)計(jì)一套管理平臺(tái)以構(gòu)建企業(yè)組織 ,規(guī)范管理從而支撐ERP的運(yùn)行。. 本指導(dǎo)書(shū)總體設(shè)計(jì)思想,旨在構(gòu)建支撐運(yùn)行的管理平臺(tái),以配合軟件的實(shí)際應(yīng)用,針對(duì)中小型企業(yè)的管理特點(diǎn),給了 組織結(jié)構(gòu)基本模型,業(yè)務(wù)流程和相關(guān)管理規(guī)范及制度.其中組織結(jié)構(gòu)部分根據(jù)業(yè)務(wù)分工的 不同,明確了各部門(mén)崗位的職責(zé),以期在組織結(jié)構(gòu)上為軟件的實(shí)施提供保障.業(yè)務(wù)流程給出 了業(yè)務(wù)具體的流程描述.通過(guò)聯(lián)單的運(yùn)用結(jié)合軟件平臺(tái)上的操作有效的組織實(shí)施業(yè)務(wù)活動(dòng) 中從計(jì)劃到財(cái)務(wù)處理的整個(gè)過(guò)程.除包括軟件所涉及核心業(yè)務(wù)流程以外本方案同時(shí)提供了與開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的管 理規(guī)范及制度. 這里需要說(shuō)明的是本指導(dǎo)書(shū)旨在給出一個(gè)中小型企業(yè)指導(dǎo)性的管理解決方案.故所涉 及到的組織結(jié)構(gòu)中的部門(mén)只是為了方便業(yè)務(wù)流程的說(shuō)明和管理規(guī)范的描述而給出.在實(shí)際 運(yùn)用中,企業(yè)尚需要針對(duì)自身的具體情況進(jìn)行適當(dāng)?shù)穆毮芙M合和流程調(diào)整. 組織結(jié)構(gòu) 作為一般的商業(yè)企業(yè),其主要的職能是貨品采購(gòu)，銷(xiāo)售和財(cái)務(wù)管理,因此,企業(yè)主要的 管理對(duì)象和管理過(guò)程也是圍繞這三項(xiàng)內(nèi)容展開(kāi),在對(duì)貨品采購(gòu)，銷(xiāo)售和財(cái)務(wù)進(jìn)行管理的基 礎(chǔ)上,配合相應(yīng)的職能管理部門(mén)。一般而言,對(duì)于中小型商業(yè)企業(yè)而言,物品的采購(gòu)管理和 質(zhì)量控制是相當(dāng)重要的,市場(chǎng)方面的關(guān)鍵管理職能有營(yíng)銷(xiāo)管理和銷(xiāo)售管理.除財(cái)務(wù)管理外 ,企業(yè)還應(yīng)具備人力資源管理和行政管理等管理職能. 為實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo),保證企業(yè)資源的有效利用與業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展,企業(yè)應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的部門(mén) ,并設(shè)立相應(yīng)的職位對(duì)各環(huán)節(jié)和職能進(jìn)行協(xié)調(diào)和管理.但是,部門(mén)并等于職能,中小型企業(yè) 根據(jù)新的業(yè)務(wù)流程,可以將相關(guān)的職能加以整合,使之符合一個(gè)緊湊的組織框架.隨著企業(yè) 的發(fā)展?fàn)畲?一些職能可以分離出來(lái),成立專(zhuān)門(mén)的部門(mén). 在職能合并的過(guò)程中,很多本應(yīng)部門(mén)承擔(dān)的職能就可能集中在個(gè)人尤其是管理者身上 ,特別是在企業(yè)規(guī)模不是很大,不需要成立專(zhuān)門(mén)的銷(xiāo)售管理部門(mén)和市場(chǎng)管理部門(mén)對(duì)銷(xiāo)售和 市場(chǎng)進(jìn)行管理的時(shí)候,銷(xiāo)售管理職能就集中在銷(xiāo)售部經(jīng)理的身上,而營(yíng)銷(xiāo)規(guī)劃和市場(chǎng)策略 制定則集中在總經(jīng)理和銷(xiāo)售經(jīng)理的身上,但基本的職能并未減少,承擔(dān)者可以是部門(mén),也可 以是個(gè)人,企業(yè)應(yīng)該按照自已的實(shí)際情況靈活調(diào)整，不同的企業(yè),隨自身戰(zhàn)略及內(nèi)外部環(huán) 境等因素的不同,組織結(jié)構(gòu)各不相同。方案不可能給出完全適合某一特定企業(yè)的組織結(jié)構(gòu) ,下面的組織結(jié)構(gòu)圖更多的是起指導(dǎo)示范作用. 說(shuō)明: 1. 嚴(yán)格來(lái)說(shuō),上面的組織結(jié)構(gòu)圖是”職能結(jié)構(gòu)圖”.它給出了企業(yè)正常運(yùn)行所必須的職能分布 . 2. 虛線(xiàn)方框 表示末在科思KS-ERP企業(yè)引擎中出現(xiàn)的部門(mén)與職能. 3. 當(dāng)企業(yè)規(guī)模較小時(shí),某些職能不一定由部門(mén)承擔(dān),而可能由部門(mén)經(jīng)理等高層管理人員暫時(shí) 承擔(dān),發(fā)展到一定階段時(shí),才可能獨(dú)立出來(lái),成立相應(yīng)管理部門(mén).。 企業(yè)崗位編制隨企業(yè)發(fā)展階段,企業(yè)規(guī)模和企業(yè)關(guān)鍵職能的不同而有很大的區(qū)別.如在 創(chuàng)業(yè)階段,企業(yè)生存至上,人力資源管理和行政管理職能相對(duì)較弱,崗位編制較少;企業(yè)規(guī) 模較大時(shí),人力資源管理和行政管理職能相對(duì)較弱,崗位編制較少;企業(yè)規(guī)模較大時(shí),人力 資源管理職能就可能逐漸加強(qiáng)，需要有專(zhuān)人分別進(jìn)行人事管理、薪酬管理、績(jī)效考核管 理和培訓(xùn)管理等；在以市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)為關(guān)鍵職能的企業(yè)中，就需要有獨(dú)立的市場(chǎng)管理部和銷(xiāo) 售管理部，相應(yīng)的崗位大增加。 影響企業(yè)崗位編制的主要因素有： 1. 企業(yè)發(fā)展階段 2. 企業(yè)規(guī)模 3. 企業(yè)關(guān)鍵職能的功能等。 企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行崗位設(shè)置，最先進(jìn)的末必是最好的，最適合自已的才 是最好的。 第二章 部門(mén)職能 一、采購(gòu)部門(mén)職能 1. 尋找貨品供應(yīng)來(lái)源，對(duì)每種貨品的供貨渠道加以調(diào)查和掌握 2. 建立供應(yīng)商的檔案，負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的考核 3. 對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格、品質(zhì)、交貨期、交貨量等作出評(píng)估 4. 掌握公司主要貨品的市場(chǎng)價(jià)格起伏狀況，了解市場(chǎng)走勢(shì) 5. 采購(gòu)訂單的擬訂及供應(yīng)商的選擇（*） 6. 依采購(gòu)合約或協(xié)議控制協(xié)調(diào)交貨期，負(fù)責(zé)采購(gòu)具體業(yè)務(wù) 7. 進(jìn)料品質(zhì)、數(shù)量異常的處理 8. 督辦退貨業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)內(nèi)外部門(mén)之間的聯(lián)系與協(xié)調(diào)（*） 9. 過(guò)期與報(bào)廢物品的預(yù)防與處理。 二、貨品管理部門(mén)職能 1. 貨品請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃的制定與督辦：（*） 2. 過(guò)期與報(bào)廢物品的預(yù)防、控制及處理 3. 受理退貨申請(qǐng)（*） 4. 貨品盤(pán)點(diǎn)工作的開(kāi)展 5. 貨品的運(yùn)輸調(diào)度 6. 倉(cāng)庫(kù)管理 7. 庫(kù)房存量控制。 1. 倉(cāng)庫(kù)職能 1. 依據(jù)訂購(gòu)單點(diǎn)收貨品，并按倉(cāng)庫(kù)管理制度檢查數(shù)量 2. 將驗(yàn)收好的貨品按指定位置預(yù)以存放 3. 存放場(chǎng)所應(yīng)整理、整頓、清潔，符合5S要求，防止品質(zhì)發(fā)生變異 4. 依據(jù)領(lǐng)料單或備料單配備和發(fā)放貨品：（*） 5. 貨品出入庫(kù)記錄與定期盤(pán)存：（*） 6. 進(jìn)倉(cāng)、退貨的執(zhí)行（*） 7. 不良貨品的定期處理。 三、質(zhì)量管理部門(mén)職能 1. 編制質(zhì)量管理規(guī)范 2. 嚴(yán)格控制貨品的采購(gòu)質(zhì)量 3. 嚴(yán)格控制貨品入庫(kù)的質(zhì)量 4. 原料、半貨品、貨品的質(zhì)量檢驗(yàn) 5. 客戶(hù)質(zhì)量反饋的調(diào)查處理 四、銷(xiāo)售部門(mén)職能 1. 組織銷(xiāo)售預(yù)測(cè)和分析 2. 擬訂各項(xiàng)銷(xiāo)售計(jì)劃 3. 分解銷(xiāo)售計(jì)劃，并下達(dá)執(zhí)行 4. 訂單處理，銷(xiāo)售發(fā)貨、退貨處理（*） 5. 組織有關(guān)計(jì)劃調(diào)整工作 6. 跟蹤銷(xiāo)售計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程 7. 分析控制銷(xiāo)售進(jìn)度 8. 協(xié)調(diào)銷(xiāo)售計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃的關(guān)系 9. 協(xié)調(diào)銷(xiāo)售計(jì)劃執(zhí)行和預(yù)算之間的關(guān)系 10、進(jìn)行基本銷(xiāo)售分析并提交相關(guān)職能部門(mén) 11、辦理銷(xiāo)售對(duì)帳、單據(jù)往來(lái)以及交易記錄等工作 12、管理商業(yè)渠道的帳戶(hù)，更新交易記錄 13、檢查并處罰銷(xiāo)售人員的違紀(jì)行為。 五、財(cái)務(wù)部門(mén)職能 1. 根據(jù)本公司的核算及管理需要制定并及時(shí)修訂會(huì)計(jì)科目體系 2. 制定本公司的內(nèi)部財(cái)務(wù)控制制度 3. 制定本公司的會(huì)計(jì)核算的操作規(guī)程 4. 匯總、審核原始憑證，編制記帳憑證 5. 電腦錄入記帳憑證，并自動(dòng)生成明細(xì)帳、總帳、各相關(guān)報(bào)表 6. 核算成本 7. 現(xiàn)金、銀行的日常收支業(yè)務(wù) 8. 日常工資結(jié)算，個(gè)人所得稅扣除 9. 銷(xiāo)售人員業(yè)務(wù)提成核算及發(fā)放 10、稅務(wù)申報(bào)、年度審計(jì)等 11、進(jìn)行成本控制、費(fèi)用控制 12、制定信用政策，記錄往來(lái)備查帳簿，定期進(jìn)行帳齡分析 13、制定本公司的財(cái)務(wù)評(píng)價(jià)與考核制度并進(jìn)行管理，協(xié)同業(yè)務(wù)員催收應(yīng)收帳款 14、編制預(yù)算（銷(xiāo)售、費(fèi)用、財(cái)務(wù)等），下達(dá)預(yù)算至各部門(mén) 15、協(xié)同業(yè)務(wù)員催收應(yīng)收帳款 16、分析預(yù)算編制的合理性，監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行 17、根據(jù)分析結(jié)果，調(diào)節(jié)整預(yù)算、信用政策等事項(xiàng) 18、定期統(tǒng)計(jì)、計(jì)算各相關(guān)、重要經(jīng)濟(jì)指標(biāo) 19、提供高層管理者的決策支持（如進(jìn)行可行性分析等） 20、負(fù)責(zé)完成本公司的會(huì)計(jì)檔案管理。 六、行政人事部門(mén)職能 1. 規(guī)范行政事務(wù)管理體系的范圍和內(nèi)容 2. 明確行政事務(wù)管理在企業(yè)管理中的溝通協(xié)調(diào)職能，通過(guò)對(duì)公司內(nèi)部文件上傳下達(dá)和公司 內(nèi)部的會(huì)議管理工作，加強(qiáng)各部門(mén)之間的信息溝通和交流，協(xié)調(diào)各部門(mén)的工作關(guān)系 3. 完善公司行政事務(wù)管理規(guī)章制度 4. 完善企業(yè)行政事務(wù)管理制度，嚴(yán)格要求按制度辦事，提高行政事務(wù)部門(mén)的工作效率 5. 根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略制定公司人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃，并由此制訂公司人力資源管理工作計(jì)劃 ，進(jìn)行崗位管理、人事管理、培訓(xùn)管理和薪酬及獎(jiǎng)勵(lì)管理。 第三章 關(guān)鍵崗位工作說(shuō)明書(shū) 一、采購(gòu)部門(mén)主管 |工作說(shuō)明書(shū) | |資料編號(hào) 編制日期 | |崗位名稱(chēng) |采購(gòu)部門(mén)主管 |所屬部門(mén) |采購(gòu)部門(mén) | |直接上級(jí) | |工資等級(jí) | | |下屬崗位 |采購(gòu)業(yè)務(wù)員 |關(guān)聯(lián)部門(mén) | | |工作摘要 |負(fù)責(zé)采購(gòu)人員及采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理 | |工作內(nèi)容 |參照規(guī)范 | |采購(gòu)訂單的擬訂（*） |《訂單采購(gòu)流程一》 | |貨品供應(yīng)商的尋找、資料的收集及開(kāi)發(fā)工作 |《訂單采購(gòu)流程二》 | |與供應(yīng)商的比價(jià)、議價(jià)談判工作 |〈采購(gòu)?fù)素浟鞒獭?| |對(duì)舊供應(yīng)商的價(jià)格、產(chǎn)能、品質(zhì)、交期的審核工作|〈貨品采購(gòu)辦法〉 | |，以確定原供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力 |〈盤(pán)點(diǎn)管理辦法〉 | |及時(shí)跟蹤掌握價(jià)格行情變化及品質(zhì)情況，以期提升|〈供應(yīng)商管理辦法〉 | |產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購(gòu)成本 | | |采購(gòu)計(jì)劃編排，貨品之訂購(gòu)及交期控制 | | |部門(mén)員工的管理培訓(xùn)工作 | | |與供應(yīng)商以及其他部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)等。 | | |任職資|學(xué)歷 |大專(zhuān)以上學(xué)歷 | |格 | | | | |技能 |一定的溝通、談判能力 | | |經(jīng)驗(yàn) |兩年以上工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉貨品行情 | |使用設(shè)|電腦 | |備 | | |補(bǔ)充說(shuō)| | |明 | | 二、采購(gòu)員 |工作說(shuō)明書(shū) | |資料編號(hào) 編制日期 | |崗位名稱(chēng) ...
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