職業(yè)經(jīng)理人如何進(jìn)行行政管理
[pic] 市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，高效率的行政管理能夠創(chuàng)造有序的內(nèi)部環(huán)境，為企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有 力的支持。因此掌握一定的行政管理知識(shí)，也是經(jīng)理人必備的技能之一。本書旨在幫助 經(jīng)理人全面掌握現(xiàn)階段企業(yè)進(jìn)行行政管理的相關(guān)內(nèi)容，詳細(xì)介紹了會(huì)議管理、文書管理 、印章與檔案管理、出差與禮儀管理、辦公與環(huán)境管理，設(shè)備與物料管理、車輛... 第一章 會(huì)議管理 技能點(diǎn)1 如何了解會(huì)議的類型 　　主 題 詞 行政管理·會(huì)議管理·會(huì)議類型 　　適用情景 當(dāng)需要了解會(huì)議的類型及相關(guān)內(nèi)容時(shí)，查看此技能。 　　7 技能描述 　　會(huì)議的類型多種多樣。不同的會(huì)議其內(nèi)容與功能也大相徑庭。選擇不同的會(huì)議方式 應(yīng)根據(jù)會(huì)議的目的或目標(biāo)而定。同時(shí)，不同的會(huì)議類型對(duì)會(huì)議召開的時(shí)間、地點(diǎn)的需要 也有所不同。 　　所以，在我們考慮采用何種會(huì)議程序時(shí)，應(yīng)該首先明白所籌劃的是什么樣的會(huì)議。 　　1．會(huì)議的類型 　　下面是一些主要的會(huì)議類型： 　?。?）董事會(huì)會(huì)議。由公司董事會(huì)成員出席，定期召開。一般在董事會(huì)專用的會(huì)議室 由董事長(zhǎng)召集或由董事長(zhǎng)授權(quán)委托的人召集，討論涉及企業(yè)發(fā)展的重大事項(xiàng)和戰(zhàn)略、政 策等。 　?。?）公司股東年會(huì)。每年召開一次，由公司的股東就重大問題進(jìn)行討論，表決通過 董事會(huì)提交的事項(xiàng)，形成股東大會(huì)決議。 　?。?）管理人員會(huì)議。由公司經(jīng)營決策層人員參加，討論解決企業(yè)經(jīng)營管理的具體問 題。 　?。?）研討會(huì)議。這一類型的會(huì)議目的是收集信息并進(jìn)行務(wù)虛，在進(jìn)行過程中應(yīng)尤其 注重開放式、民主式的意見交流與意見反饋。 　?。?）專業(yè)會(huì)議。在一定范圍內(nèi)就某一具體領(lǐng)域的具體問題進(jìn)行專題討論，一般規(guī)模 較大。 　?。?）員工大會(huì)。全體員工參加，一般由主發(fā)言人做主題報(bào)告。 　?。?）銷售會(huì)議。安排銷售工作、布置銷售任務(wù)、總結(jié)銷售工作的專門會(huì)議。 　?。?）產(chǎn)品、成果發(fā)布會(huì)。向消費(fèi)者介紹及推廣某種新產(chǎn)品，或?qū)δ稠?xiàng)成果予以宣傳 、發(fā)布。 　?。?）獎(jiǎng)勵(lì)、表彰會(huì)議。表彰、獎(jiǎng)勵(lì)工作出色的員工為主要內(nèi)容的會(huì)議，是企業(yè)的一 種重要的激勵(lì)手段。 　　（10）培訓(xùn)會(huì)議。培養(yǎng)提高員工素質(zhì)的專門會(huì)議，這一類會(huì)議的時(shí)間往往不止一天 ，需要時(shí)間、地點(diǎn)、人員集中。有時(shí)在培訓(xùn)結(jié)束后還要進(jìn)行一定的考核。 　?。?1）其他一些特殊會(huì)議。為了與企業(yè)員工建立良好的溝通方式，經(jīng)常有一些茶話 會(huì)、晚餐會(huì)及一些娛樂活動(dòng)。這樣的會(huì)議應(yīng)注意選擇適宜的環(huán)境和場(chǎng)所。 　　2．常見例會(huì)類型 　　一般來說，在企業(yè)的各個(gè)部門中，例會(huì)是最為常見的，以下是15種最常見的例會(huì)類 型： 　　（1）企業(yè)規(guī)劃會(huì)議； 　　（2）資金會(huì)議； 　?。?）行政技術(shù)會(huì)議； 　?。?）降低成本會(huì)議； 　?。?）經(jīng)營分析會(huì)議； 　?。?）質(zhì)量分析會(huì)議； 　?。?）生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議； 　?。?）產(chǎn)品對(duì)策會(huì)議； 　?。?）索賠會(huì)議； 　?。?0）IMC會(huì)議（經(jīng)理人懇談會(huì)）； 　?。?1）安全衛(wèi)生管理會(huì)議； 　?。?2）科（部）長(zhǎng)會(huì)議； 　?。?3）部門事務(wù)會(huì)議； 　?。?4）班組會(huì)議； 　?。?5）行政事務(wù)會(huì)議。 　　總之，職業(yè)經(jīng)理人針對(duì)不同的情況，可以采用不同的會(huì)議類型。但會(huì)議的大體程序 和需要注意的問題是基本相同的和可以相互借鑒的，這就要求經(jīng)理人充分把握會(huì)議的共 性和個(gè)性，使二者有機(jī)地結(jié)合起來。 　　9 牢記要點(diǎn) 　　會(huì)議的主要類型包括： 　　_ 企業(yè)常見會(huì)議的類型 　　_ 企業(yè)常見例會(huì)的類型 　　. 實(shí)踐練習(xí) 　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 　　試列舉出您身邊幾個(gè)不同類型的會(huì)議，指出每個(gè)會(huì)議的特點(diǎn)所在，并找出適宜的會(huì) 議籌劃管理方法。 技能點(diǎn)2 如何做好會(huì)前準(zhǔn)備 　　主 題 詞 行政管理·會(huì)議管理·會(huì)前準(zhǔn)備 　　適用情景 當(dāng)需要著手進(jìn)行會(huì)議準(zhǔn)備時(shí)，查看此技能。 　　7 技能描述 　　會(huì)議管理作為一個(gè)過程管理，會(huì)前準(zhǔn)備是其第一個(gè)步驟。 　　通常，大型會(huì)議的準(zhǔn)備往往需要按照嚴(yán)格的程序進(jìn)行。一般來說，企業(yè)的會(huì)前準(zhǔn)備 有以下工作： 　　1．確定與會(huì)者 　　作為會(huì)議的主體，與會(huì)者的確定無疑是十分重要的。出于對(duì)會(huì)議成本的控制，應(yīng)該 控制與會(huì)者數(shù)量。但這種控制不以降低會(huì)議的目的和效果為代價(jià)。所以，確定與會(huì)者應(yīng) 該考慮以下因素： 　?。?）與會(huì)者是不是必要成員； 　?。?）與會(huì)者是否直接參與會(huì)后執(zhí)行； 　?。?）與會(huì)者是否有利于會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)； 　?。?）與會(huì)者是否具有達(dá)成某項(xiàng)決議的能力； 　?。?）與會(huì)者是否能全身心地投入； 　　（6）與會(huì)者是否會(huì)對(duì)他人造成妨礙，從而影響會(huì)議的整體成效。 　　2．選擇開會(huì)的時(shí)間 　　選擇合適的開會(huì)時(shí)間，確保與會(huì)者可以按時(shí)出席，積極參與，從而取得好的效果。 因此，選擇開會(huì)時(shí)間應(yīng)該考慮以下因素： 　?。?）調(diào)查了解與會(huì)者方便的時(shí)間段，盡量不打亂與會(huì)者原來的時(shí)間計(jì)劃安排； 　?。?）注意選準(zhǔn)會(huì)議中心人物的最佳開會(huì)時(shí)間段，確保其能夠集中精力，安心開會(huì)； 　?。?）開會(huì)時(shí)間盡量不要與企業(yè)重要的經(jīng)營活動(dòng)發(fā)生沖突，避免打亂企業(yè)正常的運(yùn)行 秩序，影響效益； 　　（4）盡量開短會(huì)，可以保證參會(huì)者精力旺盛，達(dá)到最佳的開會(huì)效果。 　　3．選擇開會(huì)的地點(diǎn) 　　會(huì)場(chǎng)的選擇是否合適，會(huì)議地點(diǎn)的物質(zhì)條件、環(huán)境氛圍等都會(huì)對(duì)與會(huì)者的情緒產(chǎn)生 影響。而且，選擇會(huì)議地點(diǎn)還要考慮到硬件設(shè)施的條件。所以，應(yīng)考慮： 　?。?）會(huì)址與參會(huì)人員距離不宜太遠(yuǎn)； 　?。?）會(huì)場(chǎng)的環(huán)境是安靜的場(chǎng)所； 　?。?）會(huì)場(chǎng)有足夠的照明設(shè)施，并保持良好的通風(fēng)及適宜的溫度； 　?。?）通訊聯(lián)系方便，保證信息流通順暢； 　?。?）會(huì)場(chǎng)的空間必須合適，過于空曠和過于狹窄都會(huì)影響會(huì)議效果。 　　4．會(huì)場(chǎng)布置 　　作為會(huì)前準(zhǔn)備的重要內(nèi)容之一，會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)著重注意做好以下幾方面的工作： 　　（1）合理安排會(huì)場(chǎng)空間，既要便于與會(huì)者進(jìn)出通暢，又要保持會(huì)場(chǎng)緊湊的格局； 　?。?）認(rèn)真細(xì)致地做好會(huì)議用品發(fā)放及設(shè)備的調(diào)試工作，登記清晰，管理統(tǒng)一。 　　（3）按照會(huì)議的性質(zhì)和領(lǐng)導(dǎo)的要求正確安排會(huì)議座次，做到方便溝通和討論。其主 要方式有以下三種： 　?、?單向傳遞信息會(huì)議的座位排列方式； 　?、?雙向溝通交流會(huì)議的座位排列方式； 　?、?多向溝通交流會(huì)議的座位排列方式。 　　5．?dāng)M訂會(huì)議日程 　　擬訂會(huì)議日程，即擬訂會(huì)議的程序表，是為了讓與會(huì)者事先對(duì)會(huì)議有所了解，以便 提前做好準(zhǔn)備。 　　一般來說，會(huì)議日程由會(huì)議籌備部門提出草案，經(jīng)會(huì)議主席審定后確定，包括：會(huì) 議內(nèi)容、討論事項(xiàng)、與會(huì)者姓名、會(huì)議的時(shí)間地點(diǎn)、會(huì)議事宜的時(shí)間分配等。 　　會(huì)議的日程安排必須考慮以下因素： 　?。?）優(yōu)先安排重要或緊急的事項(xiàng)； 　　（2）合理分配各項(xiàng)議案及事項(xiàng)的會(huì)議時(shí)間，為重要事項(xiàng)留出充足的時(shí)間； 　?。?）會(huì)議議程不宜過于復(fù)雜，內(nèi)容不宜過多； 　　（4）提前把會(huì)議日程通知與會(huì)者，并發(fā)送相關(guān)的資料，以縮短會(huì)議做出決策的時(shí)間 ，提高會(huì)議效率。 　　6．會(huì)議通知 　　在確定了會(huì)議的議題、召開的時(shí)間、地點(diǎn)和場(chǎng)所等事宜后，應(yīng)該及早印發(fā)會(huì)議通知 。其內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議內(nèi)容以及日程等，并且應(yīng)提示與會(huì) 者盡早給予明確答復(fù)，或返還出席會(huì)議的回執(zhí)，以便于統(tǒng)計(jì)與會(huì)者名單。 　　以上關(guān)于會(huì)議的相關(guān)介紹是職業(yè)經(jīng)理人需要格外注意的，雖非?，嵥?，卻能保證會(huì) 議的成功與有效。 　　9 牢記要點(diǎn) 　　會(huì)前準(zhǔn)備的工作事項(xiàng)有： 　　_ 確定與會(huì)者 　　_ 選擇開會(huì)時(shí)間 　　_ 選擇開會(huì)地點(diǎn) 　　_ 進(jìn)行會(huì)場(chǎng)布置 　　_ 擬訂會(huì)議日程 　　_ 發(fā)布會(huì)議通知 　　. 實(shí)踐練習(xí) 　　請(qǐng)您做下面的實(shí)踐練習(xí)題： 　　1．請(qǐng)您認(rèn)真分析一下目前貴公司有哪些會(huì)議是必需的，哪些是可有可無的，哪些是 對(duì)照上文可以取消的。 　　2．請(qǐng)您總結(jié)一下自己身邊的會(huì)議準(zhǔn)備現(xiàn)狀，看看其中還有哪些方面應(yīng)該改進(jìn)？ 技能點(diǎn)3 如何做好會(huì)前檢查 　　主 題 詞 行政管理·會(huì)議管理·會(huì)前檢查 　　適用情景 當(dāng)需要對(duì)會(huì)議準(zhǔn)備工作進(jìn)行最后檢查時(shí)，查看此技能。 　　7 技能描述 　　在會(huì)議的籌備階段及準(zhǔn)備工作結(jié)束后，必須做出全面的檢查，以免出現(xiàn)疏漏，從而 保證會(huì)議的質(zhì)量和效果。 　　所以，全面的會(huì)前檢查是會(huì)議管理必不可少的一部分。它主要包括以下兩個(gè)方面的 檢查： 　　1．會(huì)議籌備期檢查 　　（1）會(huì)議目的： 　?、?本次會(huì)議是否確實(shí)需要召開？ 　?、?開會(huì)的議題是否明確？ 　?。?）會(huì)議事項(xiàng)： 　?、?開會(huì)的時(shí)機(jī)、時(shí)間是否恰當(dāng)？ 　?、?開會(huì)的地點(diǎn)、環(huán)境是否合適？ 　　③ 會(huì)議邀請(qǐng)的對(duì)象是否合適？ 　?。?）會(huì)議通知： 　?、?與會(huì)者是否已經(jīng)得到通知？ 　?、?是否已經(jīng)將會(huì)議的宗旨、議題通知與會(huì)者？ 　?、?是否要求與會(huì)者事先準(zhǔn)備有關(guān)資料？ 　　④ 與會(huì)者是否已經(jīng)就議題做好準(zhǔn)備？ 　?。?）會(huì)議準(zhǔn)備： 　?、?是否已經(jīng)擬訂好會(huì)議議題的進(jìn)行順序及會(huì)議時(shí)間的分配？ 　?、?準(zhǔn)備工作是否已經(jīng)完全就緒？ 　?、?所準(zhǔn)備的文件資料是否真實(shí)、準(zhǔn)確？ 　?、?是否已經(jīng)安排好了會(huì)議記錄？ 　?、?是否需要使用相關(guān)設(shè)備？ 　　2．會(huì)議活動(dòng)細(xì)節(jié)檢查 　　（1）活動(dòng)的宗旨； 　?。?）活動(dòng)的范圍； 　?。?）預(yù)算； 　?。?）招待對(duì)象的層次； 　?。?）總?cè)藬?shù)（查會(huì)議通知的回執(zhí)）； 　?。?）活動(dòng)的日期及時(shí)間（注意避免與其他同業(yè)的活動(dòng)沖突）； 　?。?）活動(dòng)天數(shù)； 　?。?）籌備單位； 　?。?）活動(dòng)負(fù)責(zé)人； 　　（10）各項(xiàng)活動(dòng)的明細(xì)分工表； 　　（11）會(huì)場(chǎng)的預(yù)定； 　?。?2）制作來賓名冊(cè)（姓名、地址、公司名稱、電話、職銜等）； 　?。?3）會(huì)議活動(dòng)邀請(qǐng)函（應(yīng)在活動(dòng)日期的2~3個(gè)星期前寄達(dá)給對(duì)方）； 　?。?4）紀(jì)念品； 　?。?5）交通工具； 　?。?6）酬謝費(fèi)； 　?。?7）會(huì)場(chǎng)布置； 　　（18）宴會(huì)的形式； 　　（19）飲料供應(yīng)； 　　（20）煙酒； 　?。?1）菜單的印刷； 　?。?2）花飾布置； 　?。?3）園景制作； 　?。?4）看板及標(biāo)示板； 　?。?5）拍照及攝像； 　?。?6）會(huì)議桌的選擇； 　?。?7）座位順序（是否突出主賓、是否便于會(huì)議交流）； 　　（28）胸章及名牌； 　　（29）服務(wù)員的著裝； 　　（30）新聞報(bào)道（文字及攝影）； 　　（31）資料的收發(fā)； 　?。?2）住宿安排； 　　（33）特設(shè)專用柜臺(tái)； 　　（34）費(fèi)用支付（住宿、餐飲、電話費(fèi)等）； 　　（35）用餐安排； 　　（36）服務(wù)柜臺(tái)的工作； 　　（37）節(jié)目表演的總預(yù)算； 　?。?8）新的工廠、公司落成的慶祝喜宴； 　?。?9）展覽展示； 　?。?0）全部活動(dòng)費(fèi)用。 　　總之，會(huì)前檢查作為行政管理的重要一環(huán)，是職業(yè)經(jīng)理人義不容辭的工作內(nèi)容，對(duì) 其應(yīng)予以充分地關(guān)注，并在相關(guān)工作中切實(shí)予以貫徹落實(shí)。 　　9 牢記要點(diǎn) 　　會(huì)前檢查包括： 　　_ 會(huì)議籌備期檢查 　　_ 會(huì)議活動(dòng)細(xì)節(jié)檢查 　　. 實(shí)踐練習(xí) 　　請(qǐng)檢查您的會(huì)前檢查狀況如何： 　　1．您是否認(rèn)識(shí)到會(huì)前檢查的重要性？請(qǐng)結(jié)合您目前的工作，思考和分析一下它的重 要性是如何在日常工作中體現(xiàn)出來的？ 　　2．您在進(jìn)行會(huì)前檢查時(shí)是否首先考慮到會(huì)議的必要性和目的性？如果您還沒有養(yǎng)成 這樣的思考習(xí)慣，請(qǐng)您予以改進(jìn)。最好能結(jié)合某次具體會(huì)議，看看會(huì)前檢查對(duì)您開好會(huì) 議是否有極大的幫助。 　　3．您所做的會(huì)前檢查是否全面、實(shí)際？請(qǐng)您就已做的檢查內(nèi)容再次予以反思，看看 有沒有更好的檢查方式？ 技能點(diǎn)4 如何處理好會(huì)中事務(wù) 　　主 題 詞 行政管理·會(huì)議管理·會(huì)中事務(wù)處理 　　適用情景 當(dāng)需要了解會(huì)議中的相關(guān)事務(wù)及處理方法時(shí)，查看此技能。 　　7 技能描述 　　在會(huì)議進(jìn)行的過程中，往往有許多會(huì)務(wù)工作需要處理。而這些會(huì)務(wù)工作的質(zhì)量高低 ，會(huì)直接影響到會(huì)議的進(jìn)程和效率。 　　可以說，處理好會(huì)中事務(wù)是會(huì)議管理的最重要環(huán)節(jié)，它為會(huì)議的成功進(jìn)行提供了條 件和保證。 　　一般來說，會(huì)務(wù)工作包括以下幾個(gè)方面： 　　1．會(huì)議簽到 　　會(huì)議簽到是為了準(zhǔn)確及時(shí)統(tǒng)計(jì)會(huì)議的出席人數(shù)。一般來說，與會(huì)者進(jìn)入會(huì)場(chǎng)都要簽 到。并且，有些會(huì)議只有在達(dá)到規(guī)定的人數(shù)后才能召開。而準(zhǔn)確及時(shí)的人數(shù)統(tǒng)計(jì)也為會(huì) 議工作的有序安排提供了方便。 　　會(huì)議簽到一般形式有： 　?。?）簿式簽到。簿式簽到是指與會(huì)者在專門準(zhǔn)備好的簽到簿上簽名，表示到會(huì)。一 般來說，簽到簿應(yīng)包含姓名、職務(wù)、單位等內(nèi)容。采用簿式簽到的方法，名單容易保存 ，方便查找，可廣泛應(yīng)用于小型會(huì)議。而對(duì)于大型的會(huì)議來說，簽到的人數(shù)眾多，容易 擁擠，簿式簽到則不太方便。 　?。?）卡式簽到。卡式簽到是指工作人員事先把簽到卡分發(fā)給每位與會(huì)者，與會(huì)者在 卡上寫好自己的名字，在進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)交給工作人員，表示到會(huì)。一般來說，簽到卡應(yīng)注 明會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、座位號(hào)等內(nèi)容?？ㄊ胶灥捷^為方便，不會(huì)造成簽到時(shí)的擁擠 ，但是，往往不方便查找人員。一般多用于大中型會(huì)議。 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