職務(wù)分析推進
職務(wù)分析推進（案） (管理部) 2003.4.11 1．目 的 客觀上使每個人明確所分擔的業(yè)務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)負荷，成為調(diào)整業(yè)務(wù)和確保適當人力的 評價基準，對于定型性的業(yè)務(wù)，制定“工作手冊”，使其標準化，改善業(yè)務(wù)程序并且積 累業(yè)務(wù)Know-How（專有技術(shù)）。 2．推進步驟 （1）1，2次業(yè)務(wù)機能分類（樣式1） ● 公司的全部業(yè)務(wù)按大的機能分類 —大的機能：企劃/人事/總務(wù)/財務(wù)/生產(chǎn)/設(shè)施/購買/品質(zhì)/營業(yè)/技術(shù) ● 按大的功能第1次分類和第2次分類 （例）大的機能：生產(chǎn)——第1次分類：生產(chǎn)管理/資材管理/生產(chǎn)/生產(chǎn)技術(shù) （例）第1次分類：生產(chǎn)管理——第2次分類：生產(chǎn)管理/工程（藝）管理/進度管理/ 出廠管理/設(shè)變和BOM管理/運營生產(chǎn)管理系統(tǒng)/工藝外協(xié)管理 （2）第3，4次業(yè)務(wù)機能展開（樣式2） ● 將第2次分類的業(yè)務(wù)更詳細地分第3次，第4次2級，展開機能。第4次分出的業(yè)務(wù) 應(yīng)達到個人的最小單位業(yè)務(wù)。 （例）第2次分類：生產(chǎn)管理——第3次分類：生產(chǎn)企劃/生產(chǎn)實績/大營業(yè) 第3次分類：生產(chǎn)企劃——第4次分類：確立年事業(yè)計劃/確立月生產(chǎn)計劃/確立 周生產(chǎn)計劃/作成MRP和RUN （3）確定個人業(yè)務(wù)負荷 ● 第4次分類：按業(yè)務(wù)別和個人別作成業(yè)務(wù)記錄表（樣式3） 體現(xiàn)月、年業(yè)務(wù)發(fā)生頻率/1次處理所需時間/總的所需時間 （4）以課為單位作成業(yè)務(wù)MAP（樣式4） ● 以個人別業(yè)務(wù)記錄表為根據(jù)對于第3次、第4次業(yè)務(wù)確定以課為單位的綜合業(yè)務(wù)負 荷——體現(xiàn)按課為單位業(yè)務(wù)優(yōu)先度/投入時間比重/個人貢獻等。 （5）作成工作手冊 ● 以機能展開表，個人業(yè)務(wù)記錄表，課單位業(yè)務(wù)MAP等為基礎(chǔ)，主要對于定型業(yè)務(wù)作 成工作手冊。 體現(xiàn)業(yè)務(wù)處理步驟、業(yè)務(wù)推進要領(lǐng)、管理要點，用于使任何人都能容易掌 握業(yè)務(wù)要領(lǐng)，找出改善要點、積累業(yè)務(wù)Know How(專有技術(shù))。 （樣式5：JOB NOTE 項目選定表，樣式6：JOB NOTE） 3．按階段作成要領(lǐng) （1）將公司全部業(yè)務(wù)分類為10個大的機能并賦予代碼 —企劃（A）：長短期事業(yè)計劃，研討新的事業(yè)項目，經(jīng)營分析，改善經(jīng)營革新，預(yù) 算管理，調(diào)查分析，對內(nèi)外廣告，情報管理等 —人事（H）：人事企劃/管理/行政、工資/福利、各種教育等 —總務(wù)（G）：一般總務(wù)、環(huán)保/安全等 —財務(wù)（C）：會計、資金、財務(wù)管理等 —生產(chǎn)（P）：生產(chǎn)、生產(chǎn)管理、資材管理、生產(chǎn)技術(shù)等 —設(shè)施（F）：設(shè)施投資企劃/執(zhí)行（工程管理）、設(shè)備（建筑物、機械裝置、公用 設(shè)施）管理等 —購買（B）：內(nèi)資購買、外資購買、外協(xié)企業(yè)管理、國產(chǎn)化、改善物流等 —品質(zhì)（Q）：品質(zhì)管理（外協(xié)/工藝管理，品質(zhì)保證，試驗測定 …） 檢查（進口檢查/工藝檢查/產(chǎn)品檢查 …）等 —營業(yè)（M）：營業(yè)、營業(yè)管理、整備、配件 —技術(shù)（E）：研究開發(fā)（產(chǎn)品企劃/性能開發(fā)/用途開發(fā)/產(chǎn)品開發(fā)…）、 技術(shù)管理（技術(shù)情報管理/知識產(chǎn)權(quán)/項目日程管理…） （2）按大的機能第1，2次業(yè)務(wù)分類 —研討各部門/課的業(yè)務(wù)在10個大的機能中屬哪一種，并按樣式1（第1，2次業(yè)務(wù)機能分 類表）第1次分類之后將業(yè)務(wù)第2次再分類。這時特定部門/課的業(yè)務(wù)也可能同屬于 2個以上大的機能類中。 （3）第3，4次業(yè)務(wù)分類 —按樣式2（業(yè)務(wù)機能展開表）將第2次業(yè)務(wù)分別分解為第3次業(yè)務(wù)，第3次業(yè)務(wù)重新分解 為最終第4次業(yè)務(wù)。 * 賦予業(yè)務(wù)代碼的方法：按大的分類代碼用4位數(shù) —“生產(chǎn)”機能的第1次業(yè)務(wù)4個中如果第2次分類的業(yè)務(wù)為“生產(chǎn)管理”，代碼為“P2”。 生產(chǎn)管理（P2）業(yè)務(wù)的第2次業(yè)務(wù)中如果第3個業(yè)務(wù)為“Attachment 管理”，代碼為“P23”。“P23”業(yè)務(wù)的第3次業(yè)務(wù)9個中第5個業(yè)務(wù)為“Attachment資材 管理” 代碼為“P235”?！癙235”業(yè)務(wù)的第4次業(yè)務(wù)8個中，如果第4個業(yè)務(wù)為Attachment和作 成所需要部品購買要求書，代碼為“P2354”。 （4）作成個人業(yè)務(wù)記錄表 —將樣式3：（個人業(yè)務(wù)記錄表）按個人作成后，由擔當課長確認。包括定型性和非 定型性業(yè)務(wù)的所有業(yè)務(wù)，每月不定期發(fā)生的情況要記錄，每年發(fā)生的次數(shù)和所 需時間，必須要記錄業(yè)務(wù)結(jié)果發(fā)生的文件名。 （5）作成業(yè)務(wù)MAP —將樣式4（業(yè)務(wù)MAP）按業(yè)務(wù)以課為單位作成。這是按“個人業(yè)務(wù)記錄表”綜合顯示 的，如果將1個第4次業(yè)務(wù)由2個以上分擔時，可以知道第4次業(yè)務(wù)所需全部時間 ，并且可以掌握以課為單位履行業(yè)務(wù)時的優(yōu)先度，所需時間比重和每個人的貢 獻。可以使用相同樣式綜合以課為單位的“業(yè)務(wù)MAP”，可以掌握部門的業(yè)務(wù)現(xiàn)況 。 （6）作成工作手冊 [1]工作手冊定義 為了履行賦予課的業(yè)務(wù)，對于單位業(yè)務(wù)具體的處理方法、順序、管理要點、管 理基準等，以可視的方式表現(xiàn)，使業(yè)務(wù)得以正確履行而作成的辦公指南。 [2]作成目的 —不論是誰都能易于高效率處理業(yè)務(wù)達到資料化，標準化。 —為了掌握業(yè)務(wù)的現(xiàn)象并且改善業(yè)務(wù)作為工具使用，反映改善事項，不斷地修定 達到積累業(yè)務(wù)的Know How效果。 —可用于新入社員工的OJT教育和輪崗。 [3]作成范圍 —雖然基本上以單位業(yè)務(wù)的全部為對象，一次性的定型業(yè)務(wù)要按重要度順序作 成。 —對于定型業(yè)務(wù)作成工作手冊之后，要對于所有定型業(yè)務(wù)，非定型業(yè)務(wù)另行安排 ，作成“業(yè)務(wù)手冊”。 * 定型業(yè)務(wù)：對于一定周期內(nèi)反復進行的業(yè)務(wù)以各種樣式和情報為基礎(chǔ)，確定了 處理程序和順序的業(yè)務(wù)。 * 非定型業(yè)務(wù)：非定期并且更多地需企劃，思考和判斷的和例外情況多的業(yè)務(wù)。 [4] 選定業(yè)務(wù)對象 利用樣式5（工作手冊項目選定表）確定先后順序，然后針對各業(yè)務(wù)對象與作成 擔當確定完成時間。 [5] 工作手冊樣式作成方法 樣式6（工作手冊）的2個樣式中（樣式6- A）要以業(yè)務(wù)處理程序為重點作成，（樣式6- B）要以業(yè)務(wù)推進要領(lǐng)、例外事項和采取措施內(nèi)容為重點作成。 ① 樣式6-A —工作手冊No：記載工作手冊的代碼 —業(yè)務(wù)處理程序：將業(yè)務(wù)處理流程作成一目了然的FLOW CHART 形式（在電算FLOW CHART 記號中共同使用顯示“Yes/No”的‘◇’圖形和生成業(yè)務(wù)結(jié)果的文件記號‘ ’） —管理要點：記載關(guān)于業(yè)務(wù)處理檢查項目，管理項目，管理基準等。 ② 樣式6-B 業(yè)務(wù)推進要領(lǐng)：不易用Flow Chart 顯示的作業(yè)方法，業(yè)務(wù)量（所需時間、處理件數(shù)、頻率、文件數(shù)）等要按業(yè)務(wù) 順序羅列記錄詳細的作業(yè)內(nèi)容。這時將番號統(tǒng)一按下列方法賦予 1．……………………… （1）……………………… ①…………………………………………………………………………………… ②………………………………………………………………………………… 2．……………………… —特記事項：記錄發(fā)生例外事項時的處理方法或步驟，業(yè)務(wù)處理注意事項等。 [6]工作手冊的檢查和認可 根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容由擔當或課長作成工作手冊，但完成后擔當課長對于依據(jù)下列內(nèi) 容檢查完成度并且修改不足事項。 1. 可用度 —后任者（或新入社職員）僅憑工作手冊能履行業(yè)務(wù)嗎？ —用了易于理解的用語作成了嗎？ 2. 文章的形態(tài) —作成的文章是否包含了5W2H1B Why（目的/理由），What（內(nèi)容/需要作什么？），When（時機），Who（誰/ 分擔、協(xié)助關(guān)系？），Where（場所），How （什么順序/什么方法），How Much（什么程度時間/期間），But（但是這種情況下，例外事項如何處理 ？） —簡潔并按步驟作成了嗎？ —是否記錄了要點和容易失誤之處？ —記號或番號的使用是否有效果？ 3. 視覺效果 —使用了圖解和實物樣品等與否？ * 最終由部長與其他部門研討業(yè)務(wù)關(guān)系等之后認可工作手冊。 [7]使用和管理工作手冊 ①工作手冊中始終要收錄最新情報 管理方法、樣式等有變更時要及時修正 ②利用工作手冊實施業(yè)務(wù)改善和工作交接 ③被認可的工作手冊按個人以課為單位作成文檔保管 （按業(yè)務(wù)特性作成工作手冊需注意之處） * 使用樣式多的業(yè)務(wù) —并行使用Flow Chart /樣式的文件名，記載保管場所/明確樣式的使用目的。 * 檢查、確認多的業(yè)務(wù) —檢查、確認的目的、方法/必須記載可以防止失誤的Know-How（專有技術(shù)） * 已決定了處理終了時限（交貨期）的業(yè)務(wù) —將業(yè)務(wù)的內(nèi)容與時間（日期）對比顯示——記載對應(yīng)時間（日期）另行處理的內(nèi)容 。 * 判斷多或者根據(jù)判斷處理形態(tài)多樣的業(yè)務(wù)。 —將Decision Tree（審批機構(gòu)）在工作手冊內(nèi)作成/按不同處理型態(tài)將順序、方法在樣式中 記載。 * 畫面處理業(yè)務(wù)（PC使用業(yè)務(wù)） —按不同階段附畫面/說明畫面和輸入方法/在樣式中輸入的情況，與樣式對應(yīng)的輸 入方法、技術(shù)/按樣式輸入以后與業(yè)務(wù)流程連接關(guān)系的技術(shù)。
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